酒店采购部案例：有效沟通=节约成本
本月初，我接到“酒店电梯维保”《项目外协立项审批表》，由于刚完成俱乐部电梯维保立项工作，所以在接到这份立项工作后，我并未与工程部深入地了解酒店电梯现状，而是完全按照工程部提供的电梯资料清单，和政府相关技术监督部门提供的指导价与供应商进行洽谈，最终按照政府指导价中最低的标准与供应商谈好了价格，我想这次可以很有效率地完成这项工作了，没想到在我提交该项目价格审核表时，部门总监听说今年维保费用上涨后,并未说什么,只是让我将所有资料上交给她,她想认真看一下。我心里也没多想，认为新总监刚上任可能是想多了解一下项目情况而已。
没想到过了一会后，总监让我进办公室问我知不知道酒店扶梯有六台不使用的情况，一下子就把我问住了，因为工程部在提交《项目外协立项审批表》时并未写明此情况，我脸一下子红了，说不出话来。原来，总监为了降低采购成本，与工程部郑总监深入了解了酒店电梯现状，在沟通中发现了这个问题。
事后，我立即前往工程部了解情况，原来这几台扶梯酒店一直都未使用(但还需维保和年审)，只是因手续问题就没有报停。了解到这个情况后，我立即与供应商进行协商，是否可以将这六台暂停使用的扶梯费用减免，但得到的答案是不行。因为国家特种设备监督局授权与电梯行业协会给出了最低行业指导价，如不按此价格执行,第一是无法办理电梯的年审手续，第二是供应商将会受到严厉的经济处罚，所以供应商不同意我的这个要求。
怎么办呢?如果公司白白交了这笔费用那不是很亏，我手里拿着那份政府指导价反复琢磨，突然想起来，电梯有两种维保方式，一种是全保(即包工包料)，另一种是标准保(只包工不包料)，全保的价格要比标准保的价格高百分之四，由于酒店电梯使用频率较高，所以选择的是全保方式，如果能将这几台使用频率较低的电梯用标准保，那六台电梯每年可以节约九千元。于是，我将这个想法告诉了总监，并与工程部沟通，觉得这个方案可行，于是，我再次与供应商沟通和协商，经过双方一番唇枪舌战，供应商终于将该项目价格降了下来。
点评：
案例中，“我”犯了本位***错误，未与使用部门和技术部门进行有效沟通，即提交项目价格审批表;后在部门负责人的影响下，拿起沟通的武器，掌握了充实的背景资料，通过谈判，使电梯维保项目一年节省9000元。由此告诉我们，只有学会有效沟通，掌握全面的信息资源，才会提高我们的工作效率，降低经营成本。
篇2:酒店物品采购管理制度
酒店物品采购管理制度(十一)
为了加强物品采购的管理，防止库存积压、造成滞销、超期变质等损失，结合酒店的实际情况，特制定本制度。
1、采购人员须认真学习《合同法》及有关法律和酒店规定，不得因合同条款订立不当而给酒店带来损失。合同在签订前须由经办人填写合同签订申请书，报酒店总经理批准，方可签署。
2、采销合同由专人统一编写、登记、编制、发送和保存。所有合同必须保留正本两份，一份交财务部做付款凭证，另一份交由相关部门合同管理人员留档备查。
3、物品的采购：
3.1物品的采购，按每月使用计划及合理库存的需要，经营业部门经理审核后报总经理批准，不得因提前或拖延采购而影响营业，也应避免因超计划采购带来积压或损失。
3.2采购人员采购物品时，应根据请购单的数量、规格、质量要求、用途，审核同意后报总经理审批，方可采购。管理用物品的采购,如固定资产、仪器、工具、办公用品等,各部门应填写请购单，经所购物品的部门经理审核后，报总经理批准后统一购买。
3.3办理购物付款时，应附付款申请单、购销合同、请购单，已经总经理审批的付款计划或购货合同执行情况表，报财务部审核后，方可付款。
3.4财务部门在办理付款时应核实付款手续是否齐全，否则财务有权拒付，并要求补齐相关手续。
3.5采购人员报销时，应办理入库单，入库单内容必须填写清楚齐全，如需要质检的物品，应附质检部门的审签手续。根据财务要求，发票应在开出一个月内报销，逾期未报销给公司造成损失的，由采购经办人承担，该部门经理负同等责任。
3.6采购、库管人员按季度对库房存货情况进行分析，对库存物品的积压、变质、沉淀要列表清查、处理，对造成不必要的损失负直接责任。
4、成本部每月2日前将截止到上月末的库存物品(包括各分库)盘点情况汇总表报财务部，并对库存物品现状如短缺、毁损等列示清楚，及时处理，减少不必要的损失。如是人为因素给酒店造成损失，当事人要承担责任。
5、采购人员不得营私舞弊，吃回扣贪污，假公济私，如发现有上述行为，将严厉追究当事人经济或刑事责任。
6、本制度由财务部制定并负责解释。
篇3:酒店采购部工作基本要求
酒店采购部工作基本要求
1. 所有采购项目均需董事会签批授权及酒店财务部批准同意
2.所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质,月结类物品每月每一类至少有三家供货商提供报价单
3.所有采购物品的品质须保持一惯稳定
4.采购部工作人员须对自己采购物品的价格和品质负责
5.采购部须每半个月一次通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取酒店使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库,以书面形式汇报给酒店财务部及董事会
6.所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品采购部须登记归档并妥善保管,有人员变动时须全部列入移交.上述资料及采购人员自购物品价格信息采购部每天须录入至采购部价格信息库.
7.采购时间要求:一般物品采购时间为3天;急用物品当天必须采购回来;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部门须提前一个月下单采购
8.采购部禁止采购任何未下申购单的物品,否则财务部将不予以报销
9.禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜
10. 采购部负责跟进各协作厂商的货款及时签批支付事宜.对到期的应付帐款,酒店应及时支付,以建立酒店良好形象,维护酒店财务信誉,同时也为日后的采购工作提供便利.