档案管理审查报告
根据20XX年《集团公司档案管理基本制度》第二十六条规定,于每季度末对集团公司及所属企业档案资料进行检查监督,现出具报告如下:
一、集团公司档案管理
1、集团公司档案资料室按各所属企业分别建立档案,各公司资料已分别按照:证照类、合同协议类、报告类、盖章留底资料类、决议性文件类、工程资料类、其他类等进行分类存档。
2、所属企业办理的各类证照原件已及时交集团公司档案室归档,如因需要保留原件者,须办理登记手续。
3、所属各企业的合同经办人在签署盖章手续完成后,已将合同原件一份连同合同审批单,当天移交档案室存档。
4、所属企业(除物业公司)的盖章留底资料由印章管理员每月整理移交档案室。
5、决议性文件按程序编号报批下发,盖章原件及审批同意稿交档案室保管。
6、公司各单位根据业务需要借用档案资料时,必须填写《文件借阅单》,经须部门负责人及总裁办负责签字后方可借阅,机密档案须经总裁审批同意才可借用,严格按照档案管理基本制度办理。
7、各单位如因工作需要须查阅档案资料,均能够及时准确提供。
8、档案资料清单于4月份提交,目前已提交部门负责审核。
以上为档案管理工作的简述,今后仍将严格按照《集团公司档案管理基本制度》进行。须完善地方:①加强档案的系统化科学化管理,借鉴ISO先进管理经验www.aishibei.com,找出适合我司的具可操作性的管理方法予以改进实施。②加强多页文件的管理,对多页资料加盖页码章,从而提高档案保管的准确性、真实性。
二、所属企业档案管理
因部份所属企业总经办尚未建立,内部档案管理员未有指定。因此,目前除物业公司外,其他公司的一切资料均由集团公司档案管理员整理归档。
一)凯意达公司
1、凯意达公司资料极大部分涉及嘉福花园小业主资料,由凯意达公司售后服务主管直接负责。各类合同协议经盖章生签字后均能及时交档案室,按照租赁合同、留底合同、面积协议、违约金协议、家私电器协议、其它协议等分门别类建档,目前正在为业主办理房产证,对此类资料的系统化管理,保证了办证的资料齐备及过程顺畅。
2、其它资料如房地产项目、部门报告等,均由凯意达公司指定的档案管理员(朱伟英)负责归档,以满足公司内部人员查阅。
二)XX物业管理公司
1、公司设有总经办,公司的所有文件资料均由总经办负责人负责管理。
2、能认真执行档案管理基本制度,各项工作做得较好。证照、合同类均能
及时交集团公司档案室。
3、能按照集团公司档案室要求编制文件清单,按照文件类别注明编号、文
件名称、单位、数量、有效日期等。
从对所属企业档案管理工作的检查情况看,需完善地方:
1、今后有必要尽快建立公司内部档案室或指定档案管理员(未建立总经办
的公司)。随着各所属企业职能的不断完善和业务的开展,文件资料也随之增加,要保证资料的及时归档及完整性保存。
2、建立会议纪要档案。各所属企业应严格按照企业管理基本制度规定,对
公司内部各种会议,包括工作、司务、专题等,均要指明会议记录人,并及时出具会议纪要经公司负责人签名确认后上报集团公司总裁阅,同时作好会议纪要存档以备查。
特此报告。
总裁办:
篇2:档案管理制度
档案管理制度
1、公司档案：公司章程、规划、年度计划、经营情况、统计资料、财务审计、会议记录、决议、决定、委任书、聘书、协议、合同、项目方案、可行性研究报告、通知、房地产产权证、工程图纸文件和涉及土地、施工的各类文件、批复、工程竣工档案资料以及员工薪资、人事档案等具有保存和参考价值的文件材料。
2、档案由专人负责管理，并明确具体责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。
3、人事档案
(1),员工个人档案。在职员工个人档案由公司负责保管;离职员工档案保存期限为一年;列为储备人才的人员资料，保存期限为半年。
(2),其它人事资料。公司规章制度资料永久保存;有关章程制订的文件保存五年;有关员工任用、岗位变动的文件保存一年;工资表及奖金、补贴等相关资料保存二年。
四、其它档案的保存期限
(一)永久保存
1、有关仪式、庆典、纪念的重要文件;
2、建筑物的新建、改建及增建的文件和工程竣工档案资料及图纸、资料;
3、土地取得及处分的重要文件(土地证、土地评估资料);
4、建筑物取得及处分的重要文件(房产证、房产评估资料);
5、公司章程。
6、建设设计与重大的计改的图纸资料。
(二)保存10年
1、有关年度及每月的决算文件;
2、有关账目的决算记录及整理的重要文件(总决算表、现金收支表);
3、有关账目传票的记录;
4、有关收入、支出的原始凭证;
5、有关财产的评估及折旧的文件;
6、有关税收方面的文件;
7、重要的统计资料。
(三)保存五年
1、会议记录、纪要、决议;
2、有关政府法令的文件;
3、有关诉讼的文件;
4、有关政府机关重要的许可申请及报告文件;
5、有关政府机关的指示及各种命令传达书;
6、有关重要的合同、契约、协定及备忘录文件;
7、有关劳动协约及工会协定的文件;
8、有关经营协议及团体联系的文件;
9、有关贷款的重要文件;
10、有关投资及融资的重要文件。
(四)保存三年
1、经营会议、部门会议、办公会议记录;
2、发文薄、收文薄;
3、有关规定的制定，及施行的文件;
4、有关政府机关的许可、申请许可及报告的文件;
5、有关安全管理的文件;
6、有关转账整理的文件。
(五)保存二年
1、有关登记简易的文件;
2、有关和政府机关交涉联络的文件;
3、有关简易的契约协定及备忘录文件;
4、有关建筑物及保存物品、火灾保险的文件;
5、有关银行存款及转账存款的文件。
五、档案借阅
1、公司领导借阅非密级档案，可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。
2、公司其他人员借阅档案，经主管领导批准，并办理借阅手续。
3、借阅的档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借。如工作需要摘录和复制，密级档案必须由总经理批准方可摘录和复制;一般内部档案资料由各部门领导批准方可摘录和复制。
六、档案的销毁
1、任何部门或个人无权随意销毁公司档案材料。
2、按规定需要销毁时，密级档案须经总经理批准，一般内部档案须经主管领导批准后方可销毁。
3、经批准销毁的档案，由档案管理员填写销毁清单，专人监督销毁。
篇3:档案管理规定
档案管理规定
第一章 总则
第一条 为加公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本规定。
第二条 本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有办存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
第三条 公司及各部门、员工有保护档案的义务。
第四条 档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。
第二章 档案机构及其职责
第五条 公司各部门指定专人负责档案管理工作(即资料员)。
第六条 档案工作由公司总经理统一领导，办公室负责接收，收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由办公室保管的档案和提供其利用工作，并监督各部门、各下属子公司、各参股公司、各合资合作公司的档案工作。
第七条 办公室应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。
第三章 档案的管理
第八条 整理办法：
1. 方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷。
2. 步骤：
A. 收集
文书档案：当年立前一年的卷，并预立当年的卷。
企业科技档案类：立竣工工程卷，未竣工工程资料整理成册。
B. 整理 根据分类和成立时间整理。
C. 分类 根据下述分类方法分类
D. 立卷 区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期。
第九条 过程管理：
1. 属于公司保管的档案：公司及各下属子公司的各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作，并在事件结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交办公室保管，任何人不得据为己有。
2. 属部门保管的档案：在每季头一个月十日前汇编成册上报办公室，各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交办公室。
第十条 监督：办公室根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，来监督各部门及各部门档案的管理工作。
第十一条 销毁：须报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。
第十二条 公司档案的分类及编号：指定资料员经办公室培训后，按有关档案分类及编号要求操作。
第十三条 在业务中对外签署的各种经济合同按《合同管理规定》处理。
第十四条 借阅：因公司需要借阅文档的，应填好档案查阅单，员工不得随意外带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经办公室核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。
第十五条 分级查阅：具体的查阅分档，公司拥有绝对的制定权。
第四章 档案备份制度
第十六条 公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。
第十七条 各部门应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案，按《计算机管理办法》管理。
第十八条 备份盘与源盘应分开存放，公司的备份盘应在公司外保存。
第五章 处理条例
第十九条 有下列行为之一，据情节轻重，给予 50~500 元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：
1. 毁损、丢失或擅自销毁企业档案
2. 擅自向外界提供、抄摘企业档案
3. 涂改、伪造档案
4. 未及时上报归档或管理不善的档案管理者
5. 未按手续就借阅、外带者或越级查阅者(档案管理者同罚)
第六章 责任
第二十一条 本制度适用于伟凡公司各员工各部门。
第二十二条 本制度监督责任部门为公司办公室，第一责任人为各部门指定的资料员;
第二责任人为资料员所在部门的部门经理。