1.0 目的
为规范物业集团采购程序和控制项目外包或外委过程,确保物品采购和外委、外包工程在运作、项目管理或服务等方面符合质量要求,特制定本程序。
2.0 范围
2.1物业管理范围内所需的物品(固定资产除外)。
3.0 职责
3.1 物业公司(管理处)行政管理部是采购工作的主要责任部门。行政管理部设专职采购员具体负责采购工作。
3.2 全面质量管理办公室((来自:)以下简称"全质办")负责对物业集团本部、各物业公司(管理处)的采购活动进行检查和监督。
3.3 物业集团各部(室)的采购计划参照以上的程序进行申报,经物业集团负责人审批后,交物业管理总部行政管理部采购员进行采购。
4.0 工作内容
4.1 采购物品的分类和工程项目的外包、外委规定
4.1.1 采购物品的分类
a.工程维修过程中所需的设备和维修工具;
b.保安所需的安管工具;
c.日常保洁用品以及园林、绿化所需设备;
d.日常办公用品以及办公设备;
e.必要的消防设施和设备。
4.1.2 外包项目
a.生活水池的清洗;
b.化粪池的保洁;
c.电梯维护。
4.1.3 外委项目
a.户内维修中工程量较大,工程维护部不能自己完成的项目。
b.工程维护部公共设施的一些工程量大的,自己不能完成的项目。
c.高低压供电设备的维护。
4.2 物品采购的申报程序:
4.2.1一般采购活动必须严格按照申报、审批、采购的程序进行。
4.2.2物业公司(管理处)各部(室(来自:))必须于每月25日前申报下月的采购计划,填写《采购物品月计划审批表》,经楼盘负责人审批签字后交采购员进行采购。
4.2.1非计划内的临时采购必须填写《采购物品审批表》,经物业集团负责人或楼盘负责人审批后交采购员进行采购。
4.3 物品采购的时效
4.3.1 通用物品的采购,采购员必须在接单次日起的三天内,与固定供货商联系送货事宜,并完成送货。
4.3.2 有具体时间要求的,按照规定时间完成采购工作。
4.3.3 如遇紧急情况需要采购一般物料的,由使用部门的负责人在征得楼盘负责人的口头同意后,由采购员和使用部门的有关人员一起进行现场采购。事后使用部门再以专题报告的形式上报楼盘负责人审批,凭楼盘负责人的签字办理报销手续。
4.3.4 涉及采购某些专利技术产品和市场垄断产品的,由使用部门说明相关情况,并以专题报告的形式上报楼盘负责人或物业集团负责人审批后进行采购。
4.4 物品采购程序
4.4.1采购员在采购物品时,应按所购物品相关质量要求采购所需物品。
4.4.2采购员采购物品时,应按照《分供方评审与管理控制程序》中的相关规定选择评审合格的分供商,经楼盘负责人同意,签定合同购买物品。
4.4.3固定资产采购
4.4.3.1物业集团各部(室)、所属物业公司(管理处)各部(室)需要申购固定资产(系 统产品附属的设施设备除外)的,必须以专题报告的形式上报。
4.4.3.2固定资产申购的审批必须严格按照相关的权限进行。
4.4.3.3申购报告经审批的最高领导审批后(来自:),由各物业公司(管理处)采购员、使用部 门以及第三方分别按照《分供方评审与管理控制程序》寻找分供方,最后由楼盘负责人根据产品价格、产品质量组织进行开标。采购员根据开标结果进行采购。
4.5 项目外包或项目外委程序
4.5.1 采购员应按照《分供方评审与管理控制程序》中的相关规定选择合适的分供商,经楼盘负责人同意后,方可签定合同。
4.6 物品采购的验证和外包(外委)项目的质量验收
4.6.1 采购的验证
仓库管理员负责对采购的物品检查、验货、入库、建立仓库台帐,如果涉及到专业设施应该与相关部门的技术人员一起验收,对物品的质量至少要验“合格证”,无“合格证”者一律退货。
4.6.2 外包(外委)项目的质量验收
工程项目外包的质量由工程维护部与有关部门进行验收,并提交验收报告。
4.6.3 因采购物品不合格而退货时,各物业公司(管理处)的采购员负责填写《退货记录单》。
5.0相关文件
5.1《物业集团采购管理制度》(WI-7.4-01-01)
5.2《设备设施综合管理程序》(QP-6.3-01)
5.3《合同评审控制程序》(QP-7.2-02)
5.4《分供方评审与管理控制程序》(QP-7.4-02)
5.5《仓库管理程序》(QP-7.5.5-01)
5.6《不合格服务控制程序》(QP-8.3-01)
6.0 记录表格
6.1《采购物品月计划审批表》(QR-7.4-01-01)
6.2《采购物品审批表》(QR-7.4-01-02)
6.3《退货记录单》(QR-7.4-01-03)
篇2:采购控制程序
采购控制程序
1.目的
对采购过程及供方进行控制，确保所采购的产品符合规定要求。
2.适用范围
适用于对生产所需的原材料采购、外协加工及供方提供服务的控制;对供方进行选择、评价和控制。
3.职责
3.1 供应部
a)负责按公司的要求组织对供方进行评价，编制《合格供方名录》，并对供方的供货业绩定期进行评价，建立供方档案;
b)负责制定采购计划，执行采购作业。
3.2 开发部
负责编制采购物资技术标准及《采购物资分类明细表》。
3.3 质管部
负责对采购物次的进货验证。
3.4 管理者代表批准《供方评定记录表》。
3.5 总经理批准《月采购计划》。
4 程序
4.1 采购物资分类
开发部负责制定采购物资技术标准及《采购物资分类明细表》，根据其对随后的实现过程及其输出的影响，将采购物资分为三类：
a)重要物资：构成最终产品的主要部分或关键部分，直接影响最终产品使用或安全性能，可能导致顾客严重投诉的物资;
b)一般物资：构成最终产品非关键部位的批量物资，它一般不影响最终产品的质量或即使略有影响，但可采取措施予以纠正的物资;
c)辅助物资：非直接用于产品本身的起辅助作用的物资，如一般包装材料等。
4.2 对供方的评价
4.2.1 供应部根据采购物资技术标准和生产需要，通过对物资的质量、价格、供货期等进行比较，选择合格的供方，填写“供方评定记录表”。对同类的重要物资和一般物资，应同时选择几家合格的供方。供应部负责建立并保存合格供方的质量记录。根据《采购物资分类明细表》规定的产品类别，明确对供方的控制方式和程度。
4.2.2 对有多年业务往来的重要物资的供方，应提供充分的书面证明材料，可以包括以下内容，以证实其质量保证能力：
a)体系认证证书;
b)本组织对供方质量管理体系进行审核的结果;
c)本组织及供方其他顾客的满意程度调查;
d)供方产品的质量、价格、交货能力等情况;
e)供方的财务状况及服务和支持能力等。
4.2.3 对第一次供应重要物资的供方，除提供充分的书面证明材料外，还需经样品测试及小批量试用，测试合格才能供货：
a)新供方根据提供的技术要求提供少量样品;
b)质管部对样品进行验证，出具相应的验证报告，并填写《供方评定记录表》中相应栏目，反馈给供应部;
c)样品如不合格可再送样，但最多不能超过两次;
d)样品验证合格后，供应部通知供方小批量供货;经质管部进货验证合格后，交生产部试用，并由质管部出具相应试用后的验证报告，填写《供方评定记录表》中相关栏目，反馈给供应部;
e)小批量进货验证或试用不合格则取消其供货资格。样品验证、小批量试用均合格的供方经营管理者代表批准后，可列入《合格供方名录》。
4.2.4 对于一般物资供方，需要经过样品验证和小批试用合格，各相关部门提供评价意见，管理者代表批准，可列入《合格供方名录》。
4.2.5 对于批量供应的辅助物资，质管部在进货时对其进行验证，并保存验证记录，合格者由管理者代表批准后，即可列入《合格供方名录》。对零星采购的辅助物资，其进货验证记录即为对此供方的评价。
4.2.6 供方产品如出现严重质量问题，供应部应向供方发出《纠正和预防措施处理单》，如两次发出处理单而质量没有明显改进的，应取消其供货资格。
4.2.7 供应部每年对合格供方进行一次跟踪复评，填写《供方业绩评定表》，评价时按百分制，质量评分占60%，交货期评分占20%，其他(如价格、今后服务等)占20%。评定总分低于60(或质量评分低于48)，应取消其合格供方资格;如因特殊情况留用，应报管理者代表批准，但应加强对其供应物资的进货验证，并执行4.2.6条款。连续第二次评分仍不及格，应取消其供货资格。
4.2.8 对外协加工的供方控制，也应执行上述条款规定。
4.2.9 对服务供方的控制
为公司提供服务的供方，如运输公司、检测、培训机构等，也应经评价合格后方可向公司提供服务。对国家授权的计量试验室，可不再做服务质量评价。
4.3 采购
4.3.1 采购计划
供应部根据生产部的《月生产计划》及库存情况编制《月采购计划》，经总经理批准后实施采购。对于临时采购的物资，相关部门填写《临时采购要求单》，报总经理批准，交供应部实施。
4.3.2 采购实施
a)供应部根据批准《月采购计划》、《临时采购要求单》，按照采购物资技术标准在《合格供方名录》中选择供方并进行采购;
b)第一次向合格供方采购重要和一般物资时，应签定《采购合同》，明确品名规格、数量、质量要求、技术标准、验收条件、违约责任及供货期限等。
c)供应部根据需要将相应的技术要求作为合同附件提供给供方;
d)采购前采购员应核实提供给供方技术的要求是否有效，将《采购单》交供应部经理确认后实施采购。
4.4 采购信息
4.4.1 采购文件
4.4.1.1应包括拟采购产品的信息：
a)对产品的质量要求(可直接引用各类标准或提供规范、图样等技术文件);
b)对产品的验收要求;
c)其他要求，如价格、数量、交付等。
4.4.1.2 适当时还包括：
a)对供方的产品、程序、过程、设备、人员提出有关批准或资格鉴定的要求，如对供方产品的安全认证要求，对加工过程、设备及人员要求、委托检测的服务要求等;
b)适用的质量管理体系要求。
4.4.2 本公司的采购文件包括《月采购计划》、《临时采购要求单》、《采购物资分类明细表》、《采购单》、《采购合同》及附件等，由供应部保管。采购文件发放前，应由相应的发放部门负责人对其要求是否适当进行审批。
4.5 采购产品的验证
4.5.1 对采购的产品可以有如下几种验证方式：
a)由质管部进行进货验证;
b)由顾客在本公司现场实施验证;
c)由本公司在供方现场实施验证;
d)由顾客在供方现场实施验证;
对后两种情况，供应部应在采购文件中规定验证的安排和产品放行的方法。
4.5.2 验证活动可包括检验、测量、观察、工艺验证、提供合格证明文件等方式。根据《采购物资分类明细表》，在相应的检验规程中规定不同的验证方式。
4.5.3 顾客的验证不能免除本公司提供合格产品的责任，也不能排除其后顾客拒收的可能。
5 相关文件
5.1 《改进控制程序》。
5.2 《过程和产品的测量和监控程序》。
5.3 《采购物资分类明细表》。
6 质量记录
6.1 《供方评定记录表》。
6.2 《合格供方名录》。
6.3 《供方业绩评定表》。
6.4 《纠正和预防措施处理单》。
6.5 《月采购计划》。
6.6 《临时采购要求单》。
6.7 《采购单》。
6.8 《采购合同》。
篇3:质量体系：采购控制程序
质量体系：采购控制程序
7.4.1 总则
7.4.1.1通过对采购过程的控制，确保能够选用合格的供方和采购的材料、设备质量满足项目开发建设的要求。
7.4.1.2职责
a) 工程部负责公司的工程招标工作，对设计、施工、监理等供方进行评价、选择和验证;
b)、物资采购中心负责物资采购工作，对材料设备的供方进行评价、选择和验证;
c)、策划营销中心负责营销策划代理单位和物业管理单位的招标工作，并对其进行评价、选择和验证;
d)、项目部参与对供方的评价、选择和验证，并对采购材料设备的质量进行检验控制;
7.4.1.3采购控制的主要活动包括：规划设计招标、工程施工招标、工程监理招标、营销策划代理招标、前期物业管理招标以及设备材料的招标和采购等。
7.4.2供方的评价
对其提供的产品影响到工程关键质量的供方，如：工程施工、监理、设计、策划等单位以及大型设备的供方，公司将按以下方式进行评价和控制。
7.4.2.1 工程部、物资采购中心和策划营销中心根据职责范围，负责结合工程招标，收集各种供方的有关信息资料，组织有关部门进行评价，评价的准则参照以下原则：
a)供方的企业规模、资质和经营状况应与其所投标的或提供的产品(服务)的要求相适应;
b)供方在其所在的专业领域内，具备一定的社会声誉，并有着一定的成功业绩;
c)供方具备持续提供合格产品的能力，能够提供其质量保证体系有效运行的证据;
d)与公司有过历史合作的供方，应具备良好的历史合作经历。
关于对供方具体的评价准则，在每次招标的招标文件和评标办法中予以详细规定，执行Q/TZH-WI-044《工程招投标管理制度》。
7.4.2.2 对供方的评价要填写"供方评价表"，由参与评价的有关人员填写评价意见并签字。供方经评价合格后，由各分管部门负责编制合格供方的名册，包括供方的名称、主要业务范围、资质等级以及联系方式等。名册由管理者代表审核，总经理批准。同时，各分管部门负责对名册中的合格供方建立合格供方档案，内容包括：
a)供方的名称和企业概况;
b)主要工作业绩证明资料;
c)相应的资质等级证书复印件;
d)质量管理体系运行情况的证明资料;
e)与公司以往的合作情况等。
7.4.2.3各分管部门在适当的时机，要组织对供方进行重新评价，并根据评价的结果，确定对供方控制的程度和方式。
7.4.2.4重新评价的准则主要包括：
a)供方应保持良好的社会声誉、企业信誉、经营状况和规定的企业资质;
b)供方提供的产品或服务能够持续满足规定的要求;
c)供方的质量管理体系保持良好的运行;
d)不发生重大的质量事故和其它责任事故。
7.4.2.5 对供方的重新评价一般每季进行一次，由分管部门组织有关部门填写"供方考评表"进行考评。根据评价的结果，确定对供方控制的程度和方式，对持续保持评价合格的供方，可放宽至每半年评价一次，供方在全部完成其外包任务后进行最终评价。
7.4.2.6 对在重新评价中不合格的供方，公司将责令其进行整改，并按照评价准则进行中心评价，整改后仍不能满足评价准则的，报经公司分管领导批准后，根据合同规定，终止其外包合同，并在合格供方名册中删除。
7.4.3采购过程
7.4.3.1 严格执行《招投标法》的规定，坚持公开、公平、公正和诚实信用的原则。采用公开招标和邀请招标的方式进行。
7.4.3.2各分管部门负责组织有关部门编制招标文件，确定投标单位，依法成立评标委员会，组织召开评标会，确定中标单位。
7.4.4.4在确定中标单位后规定的期限内，由分管部门办理合同签定前的巡签审批工作，与中标单位签定书面分合同。
7.4.4.5 工程招标的具体管理方式执行Q/TZH-WI-044《工程招投标管理制度》。
7.4.4.6 物资采购的具体规定执行Q/TZH-WI-049《物资采购管理办法》。
7.4.4采购文件
7.4.4.1采购文件包括采购合同、招标文件、招标合同以及所涉及和运用的技术验收标准和图纸等。在实施采购前，要对采购文件的适宜性进行评价，对招标文件的审批和办理合同巡签等都作为评价的方式。
7.4.4.2采购合同和招标合同按照公司《合同管理制度》的规定进行签定，合同中应明确采购产品有关质量要求及验收的条款，必要时，对供方的过程、设备及程序、人员资格和质量管理体系的要求予以规定。
7.4.4.3 采购文件由各分管部门负责管理，各使用部门按相关规定使用和保存。
7.4.4.4招标文件和采购合同的具体规定，执行Q/TZH-WI-044《工程招投标管理制度》和Q/TZH-WI-049《物资采购管理办法》。
7.4.5 采购的验证
7.4.5.1各分管部门按照职责分工负责组织对供方提供的服务或产品的质量情况进行检验和验证。
7.4.5.2 项目部负责材料设备的进场验收，执行Q/TZH-WI-015《材料设备管理制度》，对关键设备和物资，应在采购合同中规定监造和验证的要求，由物资采购中心派员到供方现场进行监造和验证。
7.4.5.3 对外包单位(设计、监理、施工等单位)提供服务的情况，由项目部负责日常的监督检查，并定期进行评价。
7.4.5.4合同有要求时，顾客或其代表有权在现场对供方的服务和产品质量进行验证。顾客的验证不能免除公司的质量责任，也不能排除其后顾客的拒收。
7.4.5.5 对供方提供的服务或产品质量经验证，不能满足合同规定时，公司将依据法律规定终止合同，造成损失的依法进行索赔，并重新进行招标或采购。
7.4.5.6个分管部门根据各类供方验证的结果，对合格供方名册进行调整。