1.0目的
对公司内部行政公文处理进行有效的控制和管理。
2.0范围
适用于物业集团各部(室)及所属各物业公司(管理处)的公文处理。
3.0职责
3.1 物业集团副总经理负责对物业集团行政公文的签发及对物业集团各部门签报(或报批)文件的审核,总经理负责审批。
3.2 行政管理总部经理负责对物业集团行政公文的审核。
3.3 行政秘书负责物业集团行政公文的呈批、编号、打印、发放、保管、整理、归档以及报批件的呈批。
3.4 各物业集团职能部门和各物业公司(管理处)负责人负责本单位所呈报行政公文的校对、审核。
3.5 各物业集团职能部门和各物业公司(管理处)负责人负责报批件(签报)的意见签注及本单位(部门)相关文件的拟稿和保管。
4.0 工作内容
4.1 物业集团行政公文权限管理
4.1.1 物业集团所属物业公司(管理处)以及物业集团本部各部室之间相互行文(即平行文),均采取函的形式自行行文。
4.1.2 物业集团有隶属关系的单位(部门)要按照层级关系采用相应的上行文或下行文,正确行文。
4.1.3 物业集团本部部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向物业集团各物业公司(管理处)行文。
4.1.5 原则上不允许越级行文,极其特殊或紧急情况需要越级行文的,在越级行文的同时要报告或抄送直接上级单位。
4.2 草拟行政公文
4.2.1 拟写公文必须符合党和国家的政策、法律、法规,符合恒大集团有关精神和规定;
4.2.2 事实清楚,观点明确,表达准确,结构严谨,条理清楚,字词规范,标点正确,精练简短。
4.2.3 公文文种根据行文的目的、发文单位职权和与主送单位的行文关系确定。
4.2.4 人名、地名、数字、引文要认真核实,力求准确。引用公文应先引标题,后引发文字号。
4.2.5 拟制公文,对于涉及其他部门(单位)职权范围内的事项,主办部门(单位)应主动与有关部门(来自:)沟通协商,取得一致意见方可行文;如对重要事项有分歧,可事先由主办部门(单位)牵头,以签报的形式加注双方建设性意见,报上级主管领导协调裁定后方可拟制公文。
4.3 物业集团收文管理
4.3.1 物业集团收到各物业公司(管理处)上报的需要办理的公文,行政管理总部由行政秘书登记后附上《收文处理单》,送交行政管理总部经理进行审核。审核的重点是:是否符合行文规则;内容是否符合国家法律、法规及集团有关规定;涉及其他部门或单位职权的事项是否已协商、会签;文种使用、公文格式是否规范等。
4.3.2 经审核,对符合本规定的公文,由行政管理总部及时在《收文处理单》上提出拟办意见,送物业集团有关领导批示(阅知)或者交有关部门(单位)办理,需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文,应当明确办理时限。
4.3.3 承办部门(单位)收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求(来自:)办理,确有困难的,应当及时予以说明。对不属于本部门(单位)职权范围或者不宜由本部门(单位)办理的,应当及时退回行政管理总部并说明理由。
4.4 物业集团发文管理
4.4.1 审核:
a. 以物业集团名义发文,完成公文草拟后,附上《发文处理单》,由主办部门(单位)负责人认真初审,确认无误后签字;随后送交有关部门(单位)对未经签报的一般性事项进行会签;会签完成后由经办人送交行政管理总部经理审核签字,最后呈报物业集团总经理签发。
b. 公文审核的重点是:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,是否符合国家有关政策法规和上级有关精神。
4.4.2 复核(校对):公文正式印制(缮印)前,由行政秘书负责进行复核,重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一规范等;复核完成后打印出校对件一份及时通知公文主办部门(单位)拟稿人或经办人进行校对签字。
4.4.3 复核(校对)完成后即可进行缮印、用印、登记、分发。
4.4.4 对印章的使用具体按《印章管理规定》执行。
4.5 物业集团行文的归档和保存
4.5.1 物业集团内部行政公文由行政管理总部专人统一收发、审核、用印、归档和销毁。
4.5.2 各物业公司(管理处)行政公文由各部门负责整理、归档。
4.5.3 物业集团各职能部门、物业公司(管理处)对其他部门发来的文件须建立《收文处理登记表》。
4.5.4 公文复印件作为正式公文使用时,应在复印件签上“与原件相符”字样并加盖证明章。
4.5.5 公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。
4.5.6 不具备归档和存查价值的公文,经鉴别并经行政管理总部经理批准,予以销毁。
4.5.7 销毁秘密(来自:)公文应当到指定场所由二人以上监销,保证不丢失、不漏销。其中销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。
4.5.8 工作人员调离工作时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
5.0 相关文件
5.1《印章管理规定》(WI-7.2-02-01)
6.0 记录表格
6.1《收文处理单》(QR-4.2.3-02-01)
6.2《收文处理登记表》(QR-4.2.3-02-02)
6.3《发文处理单》(QR-4.2.3-02-03)
6.4《发文签收表》(QR-4.2.3-02-04)
篇2:工会审计业务公文处理规定
工会审计业务公文处理规定
第一条 为规范审计业务公文处理工作，根据审计署《审计机关公文处理的规定》和《全国总工会机关公文处理办法》及补充规定，制定本规定。
第二条 审计业务公文种类
1、审计通知 适用于工会经费审查委员会(以下简称经审会)及工会经费审查委员会办公室(以下简称经审会办公室)在实施审计前向被审计单位通知有关实施审计的事项。
2、审计报告适用于审计组对审计事项实施审计后，就审计工作情况和审计结果向派出机构提出的书面文书。
3、审计意见 适用于经审会及经审会办公室审定审计报告后，对审计事项作出评价，向被审计单位提出改进财务收支管理的意见。
4、审计决定
5、审计建议
6、审计结果报告
7、复议受理通知
8、不受理复议裁定通知
9.复议决定
第三条 公文一般由发文机关、发文字号、标题、主送机关、正文、页号、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送(抄报)等部分组成。
第四条 公文用纸一般为16开型(长260毫米、宽184毫米;左侧装订)。
第五条 审计业务文书文头规定如下：发文机关用全称，字体为2号宋体，文书名称字体为0号宋体，发文字号为3号仿宋体，发文字号下www.aishibei.com的细实线长140毫米，宽约1毫米。
发文机关、文书名称字体和细实线均为红色。
公文管理标识域上下间距为50毫米。
发文机关标识域上下间距为30毫米。
发文字号标识域上下间距为25毫米。
细实线与发文字号标识域下线重合，距左白边(订口)为25毫米，距右白边(翻口)为19毫米。
第六条 文字从左至右横写、横排。文件标题用2号宋体，正文用3号仿宋体。每页排19行，每行25个字。主题词按发文机关规定标注。主题词位于(抄报)抄送机关上方，用三号黑体字。主题词、(抄报)抄送下的细实线长度同正文字行长度相等。
第七条 审计业务公文由审计业务公文文头标明发文机构的领导签发并加盖相应的公章。
第八条 审计报告征求意见书、审计工作底稿等按审计公文用纸及文本规定处理。
第九条 对已签发的公文文稿，不得擅自改动。必须人作改动的，经原签发领导人同意，并在改动处注明。
第十条 印章要指定专人管理，严格按签批手续用印。
第十一条 发出审计业务公文应当登记，认真核对。必须按照规定程序，在规定时效内送达有关单位和个人。审计报告;
第十二条 公文处理完毕，应根据发文机关档案管理的有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。
第十三条 没有归档和存查价值的公文，要及时销毁，杜绝外传。
第十四条 本规定第二条第4款至第9款另行规定。
第十五条 本规定由全国总工会经费审查委员会负责解释。
第十六条 本规定自发布之日起试行。