1.0 目的
对质量管理体系文件进行统一管理与有效的控制,以确保使用质量管理体系文件的部门均能得到相应文件的有效版本。
2.0 范围
适用于质量管理体系《质量手册》、《程序文件》、《作业文件》的编制、审核、批准、发布、发放及标识的管理。其他类别文件如通告、通知等不在此程序适用范围内。
3.0 职责
3.1 总经理负责《质量手册》、《程序文件》及外来文件使用的批准。
3.2 管理者代表负责组织编写和审核《质量手册》和《程序文件》,批准《作业文件》。
3.3 各部门负责人负责编写或组织编写并审核本部门的《作业文件》。
3.4 全面质量(来自:)管理办公室负责组织对质量管理体系文件的发放控制。
3.5 全面质量管理办公室负责质量管理体系文件的存档及外来文件的获取、签收、存档。
3.6 全面质量管理办公室负责收集有关物业管理外来文件及审核。
3.7 工程维护部经理负责对所收集的工资技术资料的审核、管理。
4.0 工作内容
4.1 文件编号
4.1.1 体系文件架构
第一层文件:质量手册 第二层文件:程序文件 第三层文件:作业文件
4.1.2 质量手册用QM(即英文Quantity Manual的简称)表示,编号为:
QM-××(发放编号)。
4.1.3 程序文件用QP(即英文Quantity Program的简称)表示,编号为:
序号 标准要素号 程序文件代号
4.1.4 作业文件用WI(即英文Working Instruction的简称)表示,编号为:
作业文件序号 标准要素号或程序文件编号 作业文件代号
4.2 编写与审批
4.2.1质量手册, 全面质量管理办公室负责组织相关人员编写,管理者代表负责质量手册的审核,总经理负责质量手册的批准。
4.2.2程序文件,管理者代表负责程序文件的审核,总经理负责程序文件的批准。
4.2.3作业文件,各部门负责审核,由管理者代表批准。
4.3 文件版次
文件的最初版本状态用A表示,修改状态用0。若文件进行改版,则版本状态依据改版的次数依次变更为:B、C、D、E……;若文件进行修改,则修改状态(来自:)依据修改的次数依次变更为:1、2、3、4……。文件的修改总量累计达到50%或经过第10次修改时,应对文件实施改版,即版本序号变更为下一个英文字母,而修改状态变更为0。
4.4 文件受控
4.4.1 受控文件,发给本组织成员的体系文件均为受控文件,在封面上盖“受控文件”印章;
4.4.2 非受控文件,发给本组织外的质量手册为非受控文件,不收回,不负责修改。
4.5 文件发放与回收
4.5.1 文件的发放、回收都需要填写《收发文件登记表》。
4.5.2 如文件分为两层发放,每一层都需要填写《收发文件登记表》。
4.5.3 由于工作的需要或原文件丢失、破损,需要补发文件时,应按下列规定办理。
a. 申请方填写《文件补发审批单》经所在部门负责人审核,经管理者代表批准方可予以补发。
b. 文件补发需执行文件发放的相关规定。
4.6 文件保管与复印
4.6.1 受控文件不得借用、外传,更不能丢失损坏,如丢失损坏须向文件管理部门申请补发。
4.6.2 使用人一旦离开公司,应将其文件交回公司。
4.6.3 分发给各部门的体系文件,各部门负责人为保管第一责任人,应按规定做好部门
内部文件发放范围的控制,须复印文件时,必须经部门负责人同意后方可复印, 并将分发号填写在《收发文件登记表》中。
4.7 文件评审与修改
4.7.1 文件每年在管理评审会上进行评审,必要时做出修改决定。
4.7.2 文件需要更改时,应由部门负责人书面向全面质量管理办公室反映。
4.7.3 全面质量管理办公室根据评审会决议及部门负责人的反映情况,组织人员对文件进行修改,修改内容由管理者代表批准。
4.7.4 修改方式
4.7.4.1 大改,即绝大部分内容需要修改时,由全面质量管理办公室组织相关人员进行换版修改;
4.7.4.2 中改,即某一文件局部需要修改时,由全面质量管理办公室组织人员进行修改,并将修改的某一页印成新的文件页,页眉左上方注明修改次数;
4.7.4.3 小改,即原文件个别内容需要修改时,由文件使用人按《文件更改通知单》要求,直接在原文上改。
4.7.5 小改与中改在文件发放时,需填写《文件更改通知单》。
4.8 文件作废处理
4.8.1 对旧版质量管理体系文件,由全面质量管理办公室在发放新文件时对旧版文件进行回收,加盖作废印章后(来自:)留一份存档备查,其余填写《文件销毁申请表》,经管理者代表批准后统一销毁。
4.8.2 如作废文件须留做参考,一定要在该文件封面上加盖“作废留用”章。
4.9 外来文件
4.9.1 全面质量管理办公室负责收集物业管理的有关法律法规,进行集中保管,并在文件上加盖公章,供公司员工借阅。
4.9.2 全面质量管理办公室每年将收集的适用的法律法规文件交全面质量管理办公室主任对其适宜性、充分性进行审核,批准后执行。全面质量管理办公室加盖“受控文件”章,并登记在《外来政策法规文件清单》上。
4.9.2 各物业公司管理处对需向业户公开的外来文件,其范围、程序按《提供给顾客文件控制程序》执行。
5.0 相关文件
5.1《提供给顾客文件控制程序》(QP-4.2.3-03)
6.0 记录表格
6.1《收发文件登记表》(QR-4.2.3-01-01)
6.2《文件更改通知单》(QR-4.2.3-01-02)
6.3《外来政策法规文件清单》(QR-4.2.3-01-03)
6.4《质量管理体系文件清单》(QR-4.2.3-01-04)
6.5《文件销毁申请表》(QR-4.2.3-01-05)
6.6《文件补发审批单》(QR-4.2.3-01-06)
篇2:文件控制程序
文件控制程序
1.目的
对与组织质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。
2.范围
适用于与质量管理体系有关的文件控制。
3.职责
3.1 总经理负责批准发布质量手册。
3.2 管理者代表负责审核质量手册。
3.3 各部门负责相关文件的编制、使用和保管。
3.4 质量部负责对现有体系文件的定期评审。
3.5 各部门资料员负责本部门与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。
4 程序
4.1 文件分类及保管
4.1.1 质量手册(包含了所有过程控制的程序文件)，由质管部备案保存。
4.1.2 公司第二级质量管理体系文件分为两类：
a)部门工作手册，作为各部门运行质量管理体系的常用实施细则：包括管理标准(部门管理制度等);工作标准(岗位责任制和任职要求等);技术标准(国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等);部门质量记录文件等。由各相关部门自行保存并报质管部备案存档。
b)其他质量文件：可以是针对特定产品、项目或合同编制的质量计划、设计输出文件或其他标准、规范等，文件的组成应适合于其特有的活动方式。由各相应的业务部门保存、使用。
4.1.3 公司级管理性文件，如各种行政管理制度、部分外来的管理性文件，包括与质量管理体系有关的政策，法规文件等，由办公室保存。
4.2 文件的编号
4.2.1 质量管理体系文件的编号
a)质量手册
公司名称代号-ZS-版次，手册中各章节号区分。
例如：XX-ZS-01，表示公司质量手册第1版。
b)质量记录：主要使用部门代号-质量手册中的文件章节号-记录编号
例如：ZG-5.6-01，表示质管部在质量手册中第5.6章《管理评审控制程序》中的第1个质量记录文件。
c)各部门其他质量文件：部门代号-文件顺序号-年号
例如：YX-05-20**，表示营销部于20**年发放的第5号文件。
d)设计、工艺文件的编号按《设计、工艺文件管理规定》执行。
4.2.2 各部门代号规定如下：
营销部：YX，质管部：ZG，开发部：KF，生产部：SC，行政部：XZ，办公室：BG，
供应部：GY，人事部：RS。
4.3 文件的编写、审核、批准、发放
文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的：
a)质量手册由质管部负责组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布，由质管部负责登记、发放;
b)各部门工作手册由各部门经理组织编写、汇总，由管理者代表审核，报总经理批准，质管部负责登记、发放;
c)应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本。文件的发放、回收要填写《文件发放、回收记录》。
4.4 文件的受控状况
文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控，由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面右上角加盖表明其受控状态的印章，并注明分发号。
4.5 文件的更改
a)质量手册由质管部组织更改，填写《文件更改申请》，经管理者代表审核，上报总经理批准后更改，由质管部发放。质管部应保留文件更改内容的记录;
b)其他文件的更改由各相应主管部门填写《文件更改申请单》，经原审批部门审批，再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。如果指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料;
c)所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。
4.6 文件的领用
a)文件使用者应填写《文件发放、回收记录》，经相应主管部门负责人审批方可领用。
b)因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件;因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效;发放部门作好相应发放签收记录。
4.7 文件的保存、作废与销毁
4.7.1 文件的保存
a)与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风，安全的地方;
b)各部门文件由本部门资料员保管。质管部每季度对各部门文件保管情况进行检查;
c)对受控文件，各部门资料员应及时填写本部门使用文件的《部门受控文件清单》。每三个月应将清单副本报质管部备案，如内容没有变化，应通知质管部;
d)任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。
4.7.2 文件的作废与销毁
a)所有失效或作废文件由相关部门资料员及时从所有发放或使用场所撤出，加盖“作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用;
b)对要销毁的作废文件，由相关部门填写《文件销毁申请》，经管理者代表批准后，由质管部授权相关部门销毁。
4.7.3 文件的借阅、复制
借阅、复制与质量管理体系有关的文件，应填写《文件借阅、复制记录》，由相关部门负责人按规定权限审批后向资料管理人借阅、复制。复制的受控文件必须由资料管理人登记编号。
4.8 外来文件有控制
4.8.1 收到外来文件的部门，需识别其适用性，并控制分发以确保其有效。
4.8.2 质管部负责收集相关国家、行业、国际标准的最新版本，统一编号、加盖受控印章，分发到相关部门使用，并把旧标准收回。
4.8.3 各部门要把上述标准及其他与质量管理体系有关的外来文件填入“部门受控文件清单”，并报质管部备案。
4.9 每年三月由质管部组织对现有质量管理体系文件进行定期评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改，执行4.5条款规定。
4.10 对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。
4.11 作为质量记录的文件应执行《质量记录控制程序》。
4.12 设计、工艺文件的管理应执行《设计、工艺文件管理规定》。
5 相关文件
5.1 《质量记录控制程序》
5.2 《设计、工艺文件管理规定》
6 质量记录
6.1 《文件发放、回收记录》。
6.2 《文件借阅、复制记录》。
6.3 《部门受控文件清单》。
6.4 《文件更改申请》。
6.5 《文件销毁申请》。
篇3:质量体系文件控制程序
文件控制程序
1.目的
通过对质量体系运行有关文件的控制，确保在项目的开发建设过程中能得到和使用相关的有效文件。
2.范围
本程序适用于公司所有与质量活动有关的文件控制，包括外来文件和资料。
3.职责
3.1 工程部是文件控制的主管部门，主要负责：
a.指导、监督各部门对文件控制的执行情况;
b.质量手册和质量管理作业文件的归口管理工作。
3.2 总经理工作部负责公司的档案管理工作以及图书、标准、规范、信函传真等外来文件和资料的归口管理工作;
3.3 各部门负责分管范围内的文件管理工作;
3.4 项目部负责图纸及工程项目的有关文件的归口管理工作。
4.控制程序
4.1 受控文件的范围：
4.1.1 用以指导质量体系运行的文件和资料，包括质量手册、程序文件和质量管理作业文件;
4.1.2 用以指导项目具体运作的文件和资料;
4.1.3 外来文件和资料，包括：法律法规、标准、规范等图书资料以及信函、传真等其它外来文件和资料。
4.2 文件和资料的编制与审批
4.2.1根据质量体系文件中的有关规定，由文件的归口管理部门负责编制文件，并由规定的授权人进行审核和批准：
a.《手册》和程序文件由工程部编制，管理者代表审核，公司总经理批准;
b.质量管理作业文件由各归口管理部门编制，部门经理审核，管理者代表批准;
c.项目运作性文件由归口管理部门编制，根据各业务活动的有关规定，由相应人员进行审核和批准。
d.外来文件由总经理工作部负责审核、登记，由总经理工作部经理或分管副总经理批准下发。
4.2.2 文件的编写要求，执行Q/TZH-WI-007《质量体系文件编写导则》的规定。
4.3 文件的标识与发放
4.3.1文件的编制部门依据Q/TZH-WI-006《文件编码规定》所规定的范围和方法，对文件进行编号。
4.3.2 对质量手册和质量管理作业文件，需加唯一性标识以识别，对合同、工程图纸以及其它项目运作性文件，具备授权人签字或盖章后即为有效，日常使用的法律法规等资料，不需加盖受控章。
4.3.3根据文件的发放范围，由发放部门做好发放登记，填写"文件发放登记表"。公司内部编制的文件，可在文件的原件上加盖发放章，登记发放情况。
4.3.3 各部门资料员负责签收文件，填写"文件接收登记表"。
4.4 文件的更改
4.4.1 文件需要更改时，由更改部门填写"文件更改申请/通知单"，说明更改的理由和内容，并由原审批人审批，当原审批人因故不能审批时，应向指定的审批人提供审批所需要的背景资料。
4.4.2 文件的原编制部门负责将审批通过的"文件更改申请/通知单"发至各部门资料员。
4.4.3 各部门资料员根据"文件和资料更改申请/通知单"进行更改，在文件的"更改记录"中做好记录。对于局部改动，采用手写更改方式，并在更改处注明更改状态，以字母"G"加顺序数字表示，如"G3"代表本文件和资料的第三处更改。如一页中有多处改动或考虑到文件的完美性，可采用换页的方式进行修改。文件经过多次修改或主要内容修改后，应换版发行。
4.4.4对图样的修改，执行Q/TZH-WI-010《图纸管理规定》。
4.5 文件的保存与回收
4.5.1 对归档文件和资料的保存和管理，执行Q/TZH-TY-WI-008《档案管理办法》。
4.5.2对各部门保存的文件资料，由部门资料员负责妥善保管，防止污损遗失，保存期限为一般为3年，超过保存期的，由各部门资料员负责进行销毁并做好记录。
4.5.3 受控文件不得随意复印，需要时，应向其归控管理部门申请，批准后，方可进行复制。
4.5.4文件换版后，由原发放部门负责将作废版本进行回收，并进行记录，对作废的文件和资料需保留以备参考时，应加盖"作废"章予以标识。
4.6 外来文件的控制
4.6.1对外来文件，由接收部门负责进行签收、登记和处理，纳入到受控文件的管理范围。
a)上级机关下发的行政和管理性文件以及房地产开发的法律法规，由总经理工作部负责签收登记，交分管领导签批后贯彻实施;
b)工程施工技术类文件，由工程部负责保存和处理，对建筑施工类的国家、地区和行业标准、工艺、技术规范等，由工程部审核其是否为有效版本，并提供有效版本清单，发放项目部使用。
c)项目经营运作的有关文件和顾客提供的文件等，由策划营销中心负责处理。
4.6.2 各部门按照分工管理范围，负责主动收集相应的外来文件(如：最新颁布的法律法规、技术标准、规范、上级政府主管部门的有关政策等)，并对文件的落实情况进行相应的跟踪。
4.7 项目部负责工程项目的图纸使用管理，执行Q/TZH-WI-010《图纸管理规定》。
4.8 总经理工作部负责公司的档案管理，各部门按分工做好本部门的档案管理工作，执行Q/TZH-WI-008《档案管理办法》。
4.9 总经理工作部负责公司的信函管理，做好信函的收发和处理工作，执行Q/TZH-WI-011《信函管理办法》。
4.10 总经理工作部负责公司的图书资料管理，执行Q/TZH-WI-009《图书资料管理办法》。
4.11 工程部负责对各部门的文件控制情况进行日常的监督检查，并结合质量管理体系审核以及整改等工作，进行检查指导。
5.质量记录
5.1 QR05-01 文件发放登记表
5.2 QR05-02 文件接收登记表
5.3 QR05-03 文件借阅登记表
5.4 QR05-04 文件更改申请/通知单
5.5 QR05-05 受控文件清单
6.支持性文件
6.1 Q/TZH-WI-006《文件编码规定》
6.2 Q/TZH-WI-007《质量体系文件编写导则》
6.3 Q/TZH-WI-008《档案管理办法》
6.4 Q/TZH-WI-009《图书资料管理办法》
6.5 Q/TZH-WI-010《图纸管理规定》
6.6 Q/TZH-WI-011《信函管理办法》
6.7 Q/TZH-WI-012《文件受控专用章管理规定》