酒店会议中心服务员工作流程
一、会议中心服务员的迎送工作
会议中心承担着召开国内外重大会议的任务,需要接待来自不同地区的参加会议者,因此这一类服务工作的“善始善终”往往表现在车站、机场、码头的迎送环节上。迎送工作的有关事项如下:
(1)认真研究客人的基本资料。准确了解客人的名字、相貌特征(如事先有照片的话),弄清楚客人的身份、来访目的、与本组织的关系性质和程度,以及其他背景材料。
(2)确定迎送规格。根据以上资料,结合本组织的具体情况,确定迎送规格。对较重要的客人,应安排身份相当、专业对口的人士出面迎送;亦可根据特殊需要或关系程度,安排比客人身份高的人士破格接待,或安排副职、助理出面。对于一般客人,由公关部派员迎送即可。
(3)做好迎送准备工作。比如,与有关交通部门联系,核实客人的班机或车船班次、时间;安排好迎送车辆;预先为客人准备好客房及膳食;如果对所迎接的客人不熟悉,需要准备一块迎客牌子,写上“欢迎×××先生(小姐、女士)”以及本组织的名称;如需要,可准备好鲜花等。
(4)严格掌握和遵守时间。无论迎送,均需提前到达机场、车站或码头,不可迟到。要考虑到中途交通与天气原因。如送行时客人需办理托运或登机手续,可由公关部派员提前前往代办。
(5)迎接与介绍。接到客人后,即表示欢迎或慰问,然后相互介绍。通常先将前来欢迎的人员介绍给来宾;或自我介绍,并递上名片。客人初到一般较拘谨,应主动与客人寒暄,话题宜轻松自然,如客人的旅途情况,当地的风土人情、气候特点、旅游特色,客人来访的活动安排、筹备情况、有关建议,以及客人可能关心的其他问题。除客人自提的随身小件行李外,应主动帮助客人提行李。
(6)妥善安排。客人抵达住地后,尽可能妥善安排,使客人感到宾至如归。如向客人提供活动的日程计划表、本地地图和旅游指南;向客人介绍餐厅用膳时间及主要的接待安排,了解客人的健康情况及特殊需要(如回程机、车、船票);到达后不要马上安排活动,迎接人员不必久留,以便让客人更衣、休息和处理个人事务;分手前应该约好下次见面的时间及联系方法等。
二、会议服务基本环节的操作细则
会议的种类很多,服务的环节要根据会议种类而确定。
1.会前准备工作
会前准备是工作中的重要环节,目的在于使会议服务人员做好充分的思想准备和完善的物质准备。
(1)了解会议基本情况。服务员接到召开会议的通知单后,首先要掌握以下情况:出席会议的人数;会议类型、名称;主办单位;会议日程安排;会议的宾主身份;会议标准;会议的特殊要求及与会者的风俗习惯。
(2)调配人员、分工负责。会前,主管人员或经理要向参加会议服务的所有人员介绍会议基本情况,说明服务中的要求和注意事项,进行明确分工。使所有服务员都清楚地知道工作的整体安排和自己所负责的工作,按照分工,各自进行准备工作。
①服务员根据会议的类型、性质、人数,结合会议厅(室)的具体情况整体安排会场布局。同时根据与会者的风俗习惯和特殊要求调整厅(室)内的各种装饰艺术品、宣传用品,搞好会议厅(室)内外的清洁卫生。
②维修人员检查照明、音响、视频、空调等设备,根据会议要求增添新的设备冬夏季要调整好室温,注意通风。
(3)准备会议需用物品。
①茶水具。
a.茶具要求:
第一,挑选茶具要注意选择花纹、式样、颜色、型号配套的茶具。
第二,茶具不得有破损,必须干净,每套茶杯下面要有垫盘。
第三,茶杯要按会议人数配放,每人一套。还要准备适量备用杯。
b.水具要求:
第一,不用不保温的暖水瓶。
第二,暖水瓶一般3~4名与会人员配备1个。
第三,如果与会人数较多,或会场服务不方便,可适当增加一些暖水瓶。
c.茶叶:
第一,袋装茶叶,每个杯子配放一袋,并有适量的备用茶。
第二,散装茶叶可事先放入杯中,待宾客就坐后直接冲泡开水。
②签到桌及文具用品。
a.在大厅门口处或会议室入口处准备好签到桌、笔、纸或簿。
b.如会议要求配备信纸、便笺、圆珠笔或红蓝铅笔等,要每人一份整齐地摆放在会议桌上。
③水果饮料。 根据会议标准,有时还要备有不同的饮料和水果。水果要经过挑选,事先洗净、装盘、摆放整齐。
各项用品均应在会议前30分钟准备妥当。
2.会议服务程序
会议开始前30分钟,服务员要各就其位准备迎接会议宾客。如果与会者是住在本旅店的客人,只需在会议室入口处设迎宾员;如果与会者不在此住宿,还应在本店大厅门口处设迎宾员欢迎宾客,并为客人引路。
(1)宾客到来时,服务员要精神饱满、热情礼貌地站在会议厅(室)的入口处迎接客人。配合会务组人员的工作,请宾客签到、发放资料、引领宾客就坐。然后送上香巾、茶水。
(2)会议进行中间适时续水。服务动作要轻、稳,按上茶服务规范进行。
(3)会议过程中,服务员要精神集中,注意观察与会者有无服务要求。
(4)会议如设有主席台,应有专人负责主席台的服务。在主讲人发言时,服务员要随时为其添茶续水、送香巾等。
(5)会议结束时,服务员要及时提醒客人带好自己的东西。
3.会议结束
(1)宾客全部离开会场后,服务员要检查会场有无客人遗忘的物品。如发现宾客的遗留物品要及时与会务组联系,尽快转交失主。
(2)清理会场要不留死角,特别留意有无未熄灭的烟头,避免留下事故隐患。
(3)清扫卫生,桌椅归位,撤下会议所用之物,分类码放整齐。关闭电源、关好门窗,再巡视一遍,确认无误后撤出锁门。
4.服务中的注意事项
(1)如宾客表示会议期间不用服务时,服务员要在会场外面值班,以备客人需要代办其他事务。
(2)会议进行中,如果有电话找人,服务员应问清被找人的单位、姓名,然后很有礼貌地通知被找客人。如果不认识要找的人,应通过会务组人员去找。绝不可以在会场高喊宾客姓名。
三、团体会议的接待
1.住前接待
(1)预订。旅店在办理会议订房时要问清会议种类、名称、总人数、用房间数、接待标准、进离店日期、结账方式、所需会议服务要求、有无特殊需要等。并要详细登记会议联系人的电话、姓名、地址等项事宜,以
(2)确认。在会议订房确定之后,直到会议进住之前的这段时间内,可根据会议规模和要求与对方进行联系,进一步确认对会议设施和会议服务的具体要求。包括会议团体宾客名单、会议安排、餐饮要求、有无少数民族宾客及客人回程的机、车、船票的时间和票类要求等。
2.接待准备
总服务台将整理好的会议有关资料,包括会议种类、会议人数、日程安排、团体宾客名单(性别、年龄)、会议服务要求等及时送交经理或主管。以便他们会同有关部门制定接待方案。具体做法如下:
(1)落实接待部位和人员。楼层和客房要调整好班次,保证与会议进程同步的适时服务、应急服务。
(2)后勤部要做好客房设备、设施的检修保养,并根据会议特殊需要进行调整。
(3)供应部要做好所需物品和原材料准备。
(4)各接待部门均需按接待任务制定相应的具体接待方案上报经理或主管审查,待批准后着手实施。
3.接待实施
会议接待员要积极配合会务组或生活组工作。视旅店及会议规模的具体情况设立会议标志。大型会议还要留出机动房间以备急用。会议进住当天接待人员要各就各位,一切准备就绪。
(1)宾客到达时,会议接待员要提前到位,大堂经理要出面迎客表示欢迎之意,并致简短的欢迎词,预祝会议成功,客人生活愉快。
(2)会议接待员或经理当晚要向宾客征询意见,询问有无要求,对服务是否满意。
(3)配合会议接待,旅店要有管理人员值班,便于及时处理各种突发情况。
(4)会议团体住宿期间,服务员要根据会议日程安排,做好主动服务。积极观察宾客中有无需要特殊照顾和生活习惯较为特殊的人员,随时提供相应的服务。
4.接待结束
会议接待结束前,经理要亲自看望与会人员,征求意见、建议,表示诚挚的谢意,并赠送名片或纪念品。
宾客离店的当天,经理或大堂经理同接待员送客人上车,致欢送词,祝宾客旅途愉快,欢迎大家再次光临。目送客车远去。
篇2:会议室管理服务工作规程
1、目的
规范公司会议服务操作,确保树立公司良好形象。
2、适用范围
适用于会议室控制管理及对内、对外会议服务工作的管理工作。
3、职责
3.1办公室主任负责对会议室及会议服务工作的监督管理。
3.2办公室负责会议室全面管理和受理会议使用部门及顾客的各类会议要求,并负责会场布置,安排会议服务人员。
3.3设备部负责会议室照明、空调、音响等设备、设施的运行、维护工作。
3.4业务部负责会议室开、关门、供水、茶叶、茶杯的供应,协助办公室布置会场和会议室保洁工作。
3.5工程部负责会议室墙面、门窗、锁具等设施的维修、维护工作。
4、工作程序 4.1会议室管理
4.1.1 使用会议室业务受理
A、办公室人员接到用户的《会议申报单》后,根据《会议申报单》的要求(申报部门、申报时间、会议名称、会议室拟用时段、拟开会地点及会议室、参会人数、会议安排意见等)填写《会议受理服务单》。
B、根据《会议申报单》内容,办公室人员应立即电话联系会议申报部门及顾客,详细了解会议使用情况及其他要求。
C、办公室以《会议申报单》和电话联系的会议使用情况为准,填写《会议受理服务单》,详细写明会议使用部门、 联系人、电话、会议事由、注意事项、是否需要会议服务、受理部门、受理时间、经办人、送会议服务单时间、执行部门音响、设备的运行是否需要监护等内容后,立即将《会议受理服务单》送至业务部、设备部。
D、业务部针对《会议受理服务单》的内容在会议召开前做好供水、茶叶、茶杯、桌椅等准备工作。
E、设备部针对《会议受理服务单》的内容在会议召开前做好照明、空调、音响等准备工作。
4.1.2 会场布置及安排
A、接用户会议室会场布置要求后,办公室立即联系相关单位、部门,按顾客要求布置会议桌椅;检查会议室清洁、供水是否完备;照明、空调、音响是否能正常运行;及顾客所需的准备会标、座次牌、签到台、花卉、水果、观叶植物、茶叶、纸杯等会议所需物品。
B、办公室负责在会议召开前将会场布置完毕,并通知使用会议室的顾客查看会场,按用户要求对会场作出调整以便满足用户要求。
4.2会议室服务工作
4.2.1 会议服务
大会议室应提前开门,会议开始前20分钟再次确认;小会议室提前30分钟开门,会议开始前10分钟再次确认。
4.2.2 设备部人员必须提前30分钟到达大会议室,开启音响、空调、并保证其正常运行。
4.2.3 会议服务人员必须着装整齐、在会议召开前20分钟到达现场;在会议使用中,必须每15分钟倒1次茶水,大会议室召开会议,会务人员不能擅自离开,对会议室出现的紧急情况能做好相应处理,并及时向办公室负责人汇报。
4.2.4 会议使用完毕后,会议服务人员应电话通知业务部、设备部负责人对会议室进行清理,并向办公室汇报会议室使用情况,重要会议应向总经理室通报。
4.3办公室负责随时做好会议服务回单的收集、整理工作,检查会议室使用是否正常,如有异常,及时更改、整顿,以利于为业主提供更加完善的服务。
5、相关文件及记录
5.1《会议室使用登记表》(LYWG/QR—046)
5.2《庆通公司会议受理服务单》(LYWG/QR—007)
篇3:会议服务工作规程
会议服务工作程序:
领受任务 会前准备 会前检查 引领登记 会场服务
休会服务 会后清理 注意事项 汇报总结
1、领受任务
(1) 会议名称 (2)会议性质 (3)与会人数 (4)会议期限 (5)会议休息时间表 (6)会议活动范围 (7)准备内容 (8)注意事项
2、会前准备
(1)会标 (2)音响 (3)主席台 (4)茶具饮品 (5)登记台 (6)签到薄 (7)休息安排(8)服务员配备 (9)会场清洁 (10)接手纪念品、礼品(发放) (11)会场指示牌 (12)礼仪演习彩排
3、会前检查
根据表格列项检查、设备设施、会议物品
4、引领登记
(1)准备大厅指示牌、引领员、电梯引领员、会场引领员、指示牌
(2)登记根据请柬、门票等发放纪念品
5、会场服务
1)主席台香巾、饮品服务、果盘、会场贵宾饮品、香槟服务
2)会场秩序维持服务(清理闲杂人员)
3)清洁服务
4)委托代办服务
5)出会场的引领服务(先生,请问需要帮助吗)
6)应急情况处理(火灾疏散、禁坐电梯、失窃、当事人询问笔录、相关人询问笔录、停电、溢水、电梯停机、急症救护)
6、会后清理
1)撤会议物品,桌椅、餐具
2)清理与会人员遗留物并登记
3)清洁会场
4)撤出带入会场物品
5)查对清理纪念品、礼品
6)检查清理情况
7)关闭动力电器设备
8)服务人员撤出,锁闭会议厅
7、汇报总结
1)向主办方主办人员汇报会议情况,遗留物品,剩余礼品,征求意见,说明情况
2)会后总结专题会(部门经理,会议服务人员参加)
二、会议接待服务标准:
1、服务员上岗前要按规定化妆、修饰,认真整理工装、工牌,仪容仪表端庄、整洁、精神饱满;
2、会前三十分钟准时到达会场;
3、迎宾站立时保持正确站姿,真诚微笑;
4、会场内卫生整洁,会场所需物品摆放整齐、美观;
5、来宾到达时要热情迎候,依次接待;
6、给来宾提供服务要主动、热情、耐心、周到,回答来宾问题要得体、明确;
7、给来宾引位要及时,客人入座后1分钟内需倒上茶水,递上香巾;
8、会议进行中,每隔10——15分钟,及时增添茶水;
9、会议进行中,服务员应站在合适的位置,悉心观察会场状况;
10、送客人时,要及时提醒客人拿好物品,并道“请走好”;
11、会后清理工作要及时、仔细。