建材公司印章管理制度
GCIMC/MC0102-2013
编制：业务负责人
审核：部门负责人
批准：主管领导
1.目的
加强印章管理，确保印章管理工作规范开展，有效防范风险。
2.适用范围
适用于全公司范围内各部门、各单位(不含子公司)的印章管理工作。
3.职责
3.1 公司办公室是印章管理业务的主管部门，负责该制度的编制、修订和解释，并对制度的执行过程实施指导和监督检查。
3.2 公司各印章使用部门和单位负责该制度的贯彻落实。
4.定义和说明
4.1定义
印章是在经营管理活动中行使职权、明确权利义务关系的重要凭证和工具。本公司印章包括：
4.1.1机构章：指刻有公司、各部门、各单位等机构名称的印章。如公司公章，机关各部门、基层各单位公章，基层生产单位各科室公章等。
4.1.2组织章：指刻有公司党委、纪委、工会、团委等组织名称的印章。如公司党委章、纪委章、工会章、团委章，基层党支部章、工会章、团支部章等。
4.1.3签名章：指刻有公司相关人员姓名的印章。如公司法定代表人名章，财务负责人名章，基层各生产、经营单位负责人名章等。
4.1.4专用章：指具有特定用途的印章。如公司合同专用章、财务专用章、资金管理专用章、质量检验专用章等。
4.1.5其它印章：主要指工程承包项目相关印章。
4.2说明
未在公务活动过程中使用的个人名章不在本制度约束范围内。
5.工作程序
5.1 印章刻制
5.1.1印章刻制工作由公司办公室统一负责，不允许私自刻章。
5.1.2各部门、各单位需刻制印章时，须向公司办公室提交经由主管领导签字同意的书面报告，报告须写明印章用途、规范名称、材质要求等。报告经公司办公室主任审核、公司总经理审批通过后，由公司办公室选择具备相应资格的机构刻制印章。
5.1.3补刻、更换印章，程序同5.1.2。其中，印章在出现丢失、损毁等情况时，各部门、各单位还应在书面报告中说明情况经过。
5.2印章领取
5.2.1各部门、各单位领取印章时，须办理领用登记手续，填写《印章领取、回收登记表》GCIMC/MC0102-01。
5.2.2领取补刻、更换的印章前，印章保管人员应先将旧印章交还公司办公室。
5.3印章备案
5.3.1各部门、各单位须对本部门、本单位在用印章进行登记备案，填写《在用印章登记表》GCIMC/MC0102-02。该表一式两份，一份自行保存，一份报公司办公室备案。
5.3.2对在用印章进行登记时，须将印章印模附登记表的背面，填写《在用印章印模备案表》GCIMC/MC0102-03，并妥善保管备案记录。
5.4印章启用
本公司印章通过两种方式启用：
5.4.1经公司正式发文成立的机构或组织，其印章须经公司正式发文后方可启用，印章启用时间以文件规定的时间为准。
5.4.2其余印章在办理领取登记手续后即可启用，印章启用时间以办理领取登记手续的时间为准。
5.5印章使用
5.5.1用印审批
a)使用印章，应严格执行使用审批程序。本制度重点对以下印章的使用审批权限作出规定，具体要求如下:
1)公司公章，党委、纪委、工会、团委章：
——各类正式发文，须经公司分管领导签发。
——各类外报资料，须经用印部门(单位)主管领导批准。
2)合同专用章：
——经过公司《合同管理制度》GCIMC/MC2002-2012规定的审批程序，且对方单位已先行用印。
——因特殊情况我方先行用印时，印章管理人员必须在《用印登记表》GCIMC/MC0102-04中进行备注说明，同时注明合同(协议)的返还时间。
3)各部门、各单位公章：
——须经本部门、本单位负责人批准。
4)工程承包项目相关印章：
——由工程管理公司负责建立相关制度，并严格按照制度规定管理印章。制度须报公司办公室备案。
5)作废印章：
由公司办公室印章管理人员统一负责使用，使用前须经办公室主任同意。
b)使用公司公章,还需遵循以下规定：
1)原则上不得携带公司公章外出，确因业务需要携带外出用印时，必须事先请示公司总经理，经总经理批准后由公司办公室印章管理人员携带印章外出。归来后用印部门(单位)必须补办用印登记手续。
2)不得在空白纸上使用公司公章，如因工作需要或其它特殊情况确需用印时，必须事先请示公司总经理，经总经理批准后方可用印，并在用印记录上进行详细说明。
3)不得私自使用公司公章。
5.5.2 用印登记
a)凡涉及对外业务的印章在使用时必须保留记录，填写《用印登记表》GCIMC/MC0102-04。 b)财务专用章按照《财务管理制度》的相关规定保留使用记录。
5.6印章作废
5.6.1印章停止使用时即视为作废，各部门、各单位须立即将作废印章交回公司办公室，填写《印章领取、回收登记表》GCIMC/MC0102-01，并在本部门、本单位《在用印章登记表》GCIMC/MC0102-02上进行标识。
5.6.2经公司正式发文启用的印章须经公司发布印章作废文件后方可作废，印章作废时间以文件规定的时间为准;其余印章在办理回收登记手续后既视为作废，作废时间以办理回收登记手续的时间为准。
5.6.3公司办公室负责保管作废印章，并进行登记备案，填写《作废印章登记表》GCIMC/MC0102-05。
5.7印章销毁
作废印章保管期限为五年，保管期满，经原印章使用部门(单位)同意、公司办公室主任审核、公司总经理审批后予以销毁，填写《印章销毁审批表》GCIMC/MC0102-06。
5.8印章保管
5.8.1 职责
a)机构章
1)公司公章由公司办公室指定专人保管。
2)机关各部门公章由各部门负责人保管。
3)基层各单位及其下属科室公章由单位负责人参照公司印章保管的权限指定专人保管。
b)组织章
1)公司党委、纪委、工会、团委章由具有相应管理职责的部门指定专人保管。
2)下属组织章由该组织指定专人保管。
c)签名章
1)公司法定代表人名章、财务负责人名章由具有相应管理职责的部门指定专人保管。
2)基层各生产、经营单位负责人名章(两枚)一枚由各单位责任会计保管，另一枚由各单位负责人保管。
d)专用章
除公司指定的部门外，其余均由业务主管部门指定专人保管。
5.8.2说明
各部门、各单位印章保管人员交接印章时，须办理交接手续，填写《印章交接登记表》GCIMC/MC0102-07，该表一式两份，一份自行保存，一份报公司办公室备案。同时，在本部门《在用印章登记表》GCIMC/MC0102-02中进行标识。
6.责任追究
6.1由于私自使用公司公章造成的损失，由印章管理部门负责人承担管理责任，罚款200元;印章管理人员承担直接责任，罚款500元。
6.2由于印章丢失、人为损毁等造成的损失，由印章保管人员全部承担，并处罚款300元。
7.记录
7.1《印章领取、回收登记表》GCIMC/MC0102-01
7.2《在用印章登记表》GCIMC/MC0102-02
7.3《在用印章印模备案表》GCIMC/MC0102-03
7.4《用印登记表》GCIMC/MC0102-04
7.5《作废印章登记表》GCIMC/MC0102-05
7.6《印章销毁审批表》GCIMC/MC0102-06
7.7《印章交接登记表》GCIMC/MC0102-07
8.附则
8.1本制度是公司印章管理业务的基本制度，各部门、各单位必须严格遵照执行。
8.2本制度自2013年1月6日起正式实施。
篇2:印章管理审查报告
印章管理审查报告
根据20XX年企业管理基本制度第十章规定,于每季度末对集团公司及所属企业行政公章的使用情况进行审查,现出具报告如下:
一、总裁秘书处保管行政公章(XX投资、XX物流、XX生物保健、凯意达、凯达、凯达地下停车场)
1、用印登记本上要求经办人明确注明用印时间、资料名称、用途,重要资料还要求部门领导签名确认,从而保证了每次用印情况清楚明了。
2、用印留底资料由原档案管理员每月末统一分类归档一次,改为在盖章时由印章管理员即时分类,从而提高了管理的时效性,也便于盖章资料的查询。
3、重要经济合同、协议等在盖章后由经办人直接将一份原件交档案管理员归档,由档案管理员按档案管理办法编号归档,从而保证了公司重要文献的有据可依有据可查。
4、财务资料如会计报表、融资资料等需由财务部留存原件的,则在登记本上注明"原件留财务部"字样。重要融资资料经总裁指示可直接知会总裁同意即可办理盖章。
5、物流中心空白报关清单盖章时要在登记本上注明清单编号,使用后由工程部统一整理将底单或复印件交回集团公司,经印章管理员核实后交档案管理员归档。
6、遇总裁不在公司而急需盖章时,均能由经办人电话请示总裁,经总裁授意印章管理员同意盖章后方用印,留存复印件或原件www.aishibei.com,登记本上注明"电话请示同意",事后由总裁补批。
以上为本月执行得较好的地方,流程上进行相应调整也使印章管理更完善更具操作性,今后仍将严格执行印章管理制度。同时,要在加盖页码印记方面予以加强,对多页资料加盖页码章,从而提高档案保管的准确性。
二、物业管理公司行政公章
于2002年底对物业管理公司行政公章进行检查后,对未按制度执行部分提出了改正意见,物业管理公司也加强了此方面的管理。因物业公司负责人变动及缺岗,对印章管理造成一定不便。但总体来说,物业公司总经办对印章管理执行较好。
1、所有用印资料都在《印章使用登记表》上进行了登记,并根据资料情况标明份数。
2、所有用印均有公司负责人签名同意。
3、用印资料均有留存原件或复印件。
4、经济合同、协议经合同审批程序后,经总经理签字后登记用印,原件或复印件及时交集团公司档案管理员归档。
需完善部分:
1、用印资料登记时对资料名称或内容要点进行标注,使之更简明清楚,一目了然。
2、用印留底资料要进行适当分类。
3、遇公司负责人不在需用印时,需进行电话请示,事后及时补签。
特此报告。
总裁办:
篇3:公司财务印章的管理
公司财务印章的管理
1 严禁一人保管支付款项所需的全部印章，财务印章一般应由以下人员保管：
(1)企业法人名章由指定出纳员保管。
(2)财务专用章由指定的会计人员保管。
(3)发票专用章、现金收(付)银行收(付)章由财务部部长保管。
2 财务专用章、法人名章、发票专用章应按规定用途和范围内用印，不准交由非负责人用印，不准在空白纸张上用印，违反上述规定罚款200元。
3 印章一般不得携带出公司使用，确因工作需要携带出公司使用的，必须经财务主管领导审批并登记，违者罚款200元并追究法律责任。
4 启用、封存或销毁财务印章，应当填制财务印章启用、封存或销毁表，经公司法定代表人审批后，方可办理启用、封存或销毁，并做出记录。
5 财务印章应当随会计人员的交接办理交接手续，并写出书面材料。