家具公司物料采购管理条例
目的：降低采购成本、提升采购质量、保证采购时效、保障公司正常运营
适用：原材料采购、辅助材料采购、办公耗材采购、临时性物料采购、其它采购
保密：普通
关键词：工作职责 采购流程 处理方法 责任 激励
主(抄)送：总经理室 副总经理室 厂长室财务室 仓库 本司各生产与职能部门
管理条例如下：
第一条 采购员的主要工作职责
1、做好采购5R(合适的供应商、合适的品质、合适的时间、合适的价格、合适的数量)管理。
2、采购单的下达。
3、物料交期的控制。
4、材料市场行情的调查。
5、查证进料的品质和数量。
6、进料品质和数量异常情况的处理。
7、与供应商进行有关沟通与协调。
8、公司交办的其它事项。
第二条 采购的基本原则：成本效益原则、物料质量原则、进度配合原则、公平竞争原则、集中采购原则。
第三条 采购流程
1、收集信息：采购前，采购员必须根据公司所需采购物料的种类，利用现有的资料、公开征求、同行业介绍、专业刊物、采购专业顾问公司或协会、产品展示会、供应商自荐等方式收集所需供应商的信息，并根据其价格、品质、服务、地理位置、存货政策、柔性等情况等进行分析，符合要求的，列入合格供应商(合格供应商的标准：优秀的企业领导人、高素质的管理人员、稳定的员工群体、良好的机器设备、良好的技术、良好的管理制度、良好的地理位置等)，并报仓库存档。
2、询价、比价、议价：采购员必须根据采购计划要求，采取多家供应商报价的方式，进行成本分析，价格分析，市场调研来确定采购目标价，并报总经理核准，仓库备档。
3、评估、索样、决定：采购员必须对供应商进行评估，再索取样品进行对比分析，并根据市场行情，分析质量状况和价格变动情况，决定对物美价廉的物料进行购买。并协助仓库做好样品管理。
4、请购、订购：各部门根据实际需求，填写请购单，经相关权限人员核实批准后，报送仓库;仓库人员根据各部请购物料的种类、数量、日期等信息进行分类整理，做好采购计划，以集中采购的原则，通知采购员向合格供应商发出订购信息。
5、协调、沟通、催交：采购员根据采购计划，及时有效地与供应商进行协调与沟通(如品质标准、交货日期、退货协议等等)，确保物料按时到达，不得因为品质、数量、交期等原因影响公司正常运营。
6、进货检收：采购回来的物料(包括供应商送货上门的)，采购员应及时通知质检人员进行检验，仓库人员对合格物料进行清点入库或直接移交给用料部门。
7、退货：7.1)对合格率未达到要求的批量拒收退货;
7.2)对良莠不齐的部分拒收退货;
7.3)对在生产使用过程中发现的不良品的退货;
8、整理付款：采购物料验收合格后，由质检、仓库等相关人员在进货单上签字确认，呈总经理核准，财务付款。月结的记入台账报核;现金采购的由采购员在财务挂账预支后核销。
第四条 采购员原则上不能接受供应商的吃喝宴请以及礼物，无法拒绝的应征得公司同意后方可应邀或将礼物上缴公司。否则，予以吃喝宴请以及礼物金额的三倍的处罚。
第五条 严禁采购员索取或接受回扣。如违反禁条，经查实后，予以回扣数额的三倍的处罚，情节严重的，交司法机关处置。
第六条 采购事故的处理方法与责任
1、非采购员采购不当的。比如下单采购贴皮板、虎脚、雕刻件等，而客户取消订单或改变材质等原因造成的不良采购的，处理方法如下：A，若供应商还未进行订单的正式生产，由采购员与供应商协调取消此单，请其帮忙将所订原材料用于其它产品的生产。B，若供应商已进行了生产，要求供应商提供准确的生产数量，再协调看此种物料是否会在今后的生产中使用，若将来有用，只需与供应商协调将送货期推后即可。若不可能再用，应尽快与供应商协调以成本价将物料金额算清，并考虑物料报废后是否有利用价值，同时向客户索取已生产物料的赔偿金，尽可能将损失降到最低。责任由公司承担(类似采购事故参照此条执行)。
2、如果供应商交期无法达成时，采购员应先发改善通知书，强烈要求供应商改善，可根据交期未达成而影响公司生产情况的程度，给予扣款或延迟付款，以督导并强制供应商改善，若供应商无法改善，应及时报告并建议更换新的供应商。若既不报告又处理不当时，因而影响公司正常运作的，由采购责任人负担相关损失费用。
3、第二条第7款的退货事项由采购员负责办理。如果7.1)、7.2)中的情形退货未成而对公司造成的损失概由当事采购员承担。
4、由于质检人员的检测失误，致使不良品入库或无法使用，又没法做退货处理的，由质检责任人员与采购责任人分别承担80%和20%的损失。
5、如果某供应商对其所供应的某一物料价格提出上涨时，不管上涨的幅度是否符合市场行情，采购员必需做一个完整的市场调查，核实价格，了解行情，请供应商重新列出成本分析表与报价单，呈报总经理核准，仓库备档后方可实施采购。否则，上涨部分由采购责任人承担。
第七条 采购激励
采购员应充分利用广泛的采购资源、运用询比议价技巧，在不影响品质与公司正常运作的前提下，最大限度地将采购成本降到最低。如果在材料市场没有大的变化的情况下，按原计划进行的物料采购，对于比目标价低出的部分，公司给予当事采购员差价的20%的奖励。
第八条 本制度由各部门负责人与相关人员配合行政人事部监督落实执行。
第九条 行政人事部对本制度享有最终解释权。
第十条 本制度经厂长审核, 呈总经理核准后生效，修订时亦同。
行政人事部
拟制: 审校: 审核: 核准：
篇2:采购物料寻商问价商家招标情况分析报告
东 莞 市 x x 物 业 服 务 有 限 公 司
关于公司采购物料寻商问价商家招标情况分析报告
从二月底、三月初开始，工程部、行政部、仓库管员一起到xx各处寻商问价，“货比三家”，走访询问了十来家商铺。物料品种、价格差额不大，共拿回来8份物品价格表，其中包括：工程方面四份，办公用品文具类二份，清洁用品二份，具体情况如下，仅供参考。
A.客户服务中心清洁用品类：
1.店名：xx颂兴批发部地址：xx镇xx路98号
2.店名：东莞xx清洁机械用品联系人：黄小姐 电话：xxxxxxx，xxxxxxx
B.办公室文具用品类：
1.店名：xx文具店联系人：马xx(老板)电话：xxxxxxxxx
2.店名：xx太诚文具行 联系人：卢小姐(老板) 电话：xxxxxxx，xxxxxxx
C.工程材料、电器物品类：
1.xxxx五金电工器材店 联系人：王xx(老板) 电话：xxxxxxx，xxxxxxx，xxxxxx。
2.xx电工、照明器材商店 联系人：何xx(老板) 电话：xxxxxxxxxx，xxxx。
3.xx照华电气工程有限公司 联系人：曾xx 电话：xxxxxx，xxxxxx，xxxxxx。
4.xx电器五金行 联系电话：xxxxxxx
通过市场调查、行情分析、价格了解，和xx一致看法，目前价格是临时的，价格幅度变化是有时间性、季节性、行情性变化的，不是一口价、固定价，而是活动价。几个商铺比较，衡量了一下，认为“xxxx电气有限公司”和“xx电器五金行”两家商行可以，财力、物料品种齐全，价格适宜，信誉好。xx、xx营业执照等证件齐全，xx前身是xx供电公司下属，1992年公司开业。综上所述，我们认为公司采购物料供应商招标应考虑以上两家公司优先。以上看法分析，对否?供请参考。
后附详细情况表8份。
行政人事部：xxx
xxx
篇3:物料采购流程
物料采购流程
一、物料采购计划流程
物料采购计划由供应部经理负责。
(一)物料采购计划作业流程(图24-4)
(二)各步骤的操作方法
①生产厂生产计划：取得生产厂生产计划，确定各种物料的消耗量;
②物料库存情况：取得物料库存情况报表，确定各种物料库存情况;
③确定保险储备量：根据每天消耗情况和订货周期，确定保险储备量;
④提出采购计划草案：根据生产计划、物料库存情况和保险储备量，编制采购计划草案;
⑤组织讨论：组织本部门采购人员就采购计划草案进行讨论，报生产事业部副总经理审批(10万元以上的采购计划);
⑥分送采购计划：将批准后的采购计划分送财务部和生产厂。
二、物料采购
物料采购由供应部经理和采购员负责。
(一)物料采购作业流程(图24-5)
(二)物料采购各步骤的具体操作方法
①市场调查：通过互联网或其他渠道，调查了解低聚糖厂和酒厂所用主要原料和包装材料的供应商状况、市场供求状况和价格状况;
②选择供应商：根据市场调查情况，提出供应商选择方案，报供应部经理决定供应商，对主要原料、主要包装材料和机器设备一般要实行招标的方式确定供应商;
③签订合同：供应商确定后，与其商谈供货的各种细节问题，并提出合同草案，报采购部经理审批;
④运输和验收：需要本公司承运的货物，联系运输车辆，组织货物运输;无论是本公司承运还是供应商送来的货物到达时，本岗位都要参与货物的验收，确保入库的货物与合同所规定的货物相一致;
⑤付款：根据购货合同和本公司现金流转状况，从供应商处取得相关票证，在本公司内部办理付款手续;
⑥供应商评价：根据和供应商业务交往的情况，分析评价是否继续与该供应商保持业务关系。
三、物料采购合同管理
物料采购合同管理由供应部经理直接负责。
(一)物料采购合同管理流程(图24-6)
(二)各步骤的具体操作方法
①签约前的管理：采购合同签订前，本岗位审阅合同条款，确保合同条款维护本公司利益;
②履约中的管理：按采购业务人员归集采购合同，并及时提醒采购业务人员履行合同中的条款;
③履约后的管理：将履约后的合同按供货单位分类归档，并妥善保管。
四、物料采购台账管理
物料采购台账管理由采购员负责。
(一)先收货后付款方式下的采购台账管理
(1)该方式下的采购台账管理流程图如图24-7。
(2)采购台账按供货单位设置，其具体格式如表24-3所示。
表24-3 采购台账
(3)各步骤的具体操作方法如下：
①取得入库单：货物到达后，本岗位人员参与验收，并取得入库单;
②登记台账：根据入库单登记采购台账中的“收货”栏;
③取得发票：收取或催收供货方的增值税专用发票或其它发票;
④登记台账：根据发票登记采购台账中的“发票”栏，并将发票交财务部;
⑤汇款证明单：根据采购人员意见，开具支付采购货款的“汇款证明单”，报相关人员批准;
⑥登记台账：根据付款后的“汇款证明单”，登记采购台账中的“付款”栏;
⑦后续付款：对未付货款编制“汇款证明单”，报相关人员批准，并根据付款后的“汇款证明单”登记采购台账中的“付款”栏;
⑧编制采购报表：根据采购台账编制如下三种采购报表，报供应部、财务部和生产事业部副总经理：货到款清采购情况表;货到款项部分支付采购情况表;货到款未付采购情况表。
(二)先付款后到货方式下的采购台账管理
(1)该方式下的采购台账管理流程图如图24-8。
(2)采购台账按供货单位设置，其格式同上。
(3)各步骤的具体操作方法如下：
①汇款证明单：根www.aishibei.com据采购人员意见和采购合同，开具预付采购货款的“汇款证明单”，报相关人员批准;
②登记台账：根据“汇款证明单”将预付货款在采购台账中的“付款”栏中予以登记;
③取得入库单：货物到达后，本岗位人员参与验收，并取得入库单;
④登记台账：根据入库单登记采购台账中的“收货”栏;
⑤取得发票：收取或催收供货方的增值税专用发票或其它发票;
⑥登记台账：根据发票登记采购台账中的“发票”栏，并将发票交财务部;
⑦汇款证明单：根据采购人员意见和采购合同，开具支付余款的“汇款证明单”，报相关人员批准;
⑧登记台账：根据付款后的“汇款证明单”登记采购台账中的“付款”栏;
⑨编制采购报表：根据采购台账编制如下三种采购报表，报供应部、财务部和生产事业部副总经理：款清货到采购情况表;款项部分支付货到采购情况表;款付货未到采购情况表。