如何写客户服务信函(电子邮件)
信函的目的
(1)成功地向客户表达你的意图;
(2)有效地促使客户采取行动;
(3)处理客户所抱怨的问题;
(4)对客户的询问作出答复;
(5)告之公司的相关事宜。
信函的技巧
随着互联网的发展，很多企业的信函都是以电子邮件的形式发送的。什么时候企业需要用服务信函呢?
◆一般来说，在你需要大面积宣传你的某一项服务时;
◆或者说需要向所有的客户通报公司的一些服务和产品时;
◆或者说告之一些已经改善的地方;
◆再有就是针对客户具有代表性、典型性的投诉。
标准的解决方式、解决方案就可能是写服务信函。很多IT公司，他们自己设有网站，网站每天收到大量邮件。这些邮件是客户写过来的，需要网站进行回复，如果不回复，以后就再也没有人给你写信了。网站的一个重要的工作就是写服务信函。
信函的技巧有点类似于满意度的调查：
◆首先要吸引客户的注意力。因为人们对广告的注意力的集中时间往往只有4-11秒钟。因此，信函的内容要简短，要能够说明意图。
◆另外一个叫发出行动号召。什么是行动号召呢?是对客户的一种请求。比如说在结尾的时候说："如果您还有什么问题的话，请您直接拨打我们的客户投诉热线，或请您拨打我们的客户服务热线",或者说："如果您感兴趣的话，请在几月几号之前到我们店来进行购买。"
如何通过信函告诉客户坏消息
什么叫告诉客户坏消息?就是很多客户写信或者打电话要求索赔、退货、换货，企业又不能满足这些需求的时候，就需要写一封信回答客户，回这封信时，就有重要的技巧，是分几个步骤完成的。
◆第一步叫做铺垫。得先做铺垫，不能直截了当地告诉客户："对不起，您的要求我们不能满足".应尽可能委婉地告诉客户一些坏消息。比如说："亲爱的某某先生，我们已经收到了您要求退款的来信，并且仔细考虑了这件事情",或者"仔细研究了这件事情".这么写的目的是什么呢?就是让客户感到对他很重视。如果直接说"我们已经收到了您要求退款的来信，对不起，我们不能退款，按照规定我们不能退",客户会觉得自己根本不受重视，而先说"仔细考虑了这件事情",客户会觉得自己的要求得到了重视，尽管没有被接受，但也受到了重视。
◆做完铺垫以后，开始转折，就是要做好让客户失望的准备。需要用一些中立的事实，以避免感情冲突。什么叫中立的事实?比方说"因为您当时买的是特价品，因为您买的时候是最便宜的，所以没办法退货".要避免使用容易伤害客户感情的话，尽可能用一些中立的事实语言来表达。这是告诉他原因，为什么不能够退。
◆然后再重新修好，给客户一些补偿，重新建立良好的关系。比如说："但考虑到您的实际情况，我们可以给您调换一部。"最后再给他重新修好的一个补偿。
◆最后是行动号召，号召客户采取行动，以结束这封信："假如您方便的话，请带上原始发票到营业厅来办理换机手续。我们再次感谢您对我们的信任和惠顾，谢谢。"这叫结束语。结束语是一个行动号召。如果你根本就不能满足客户的要求，也要说"对于您的损失我们非常遗憾，希望您今后继续为我们提供宝贵意见，我们会努力地改善服务，尽可能做到让您满意",类似这样委婉的话。
【总结】
这一讲的主要内容：
一是客户服务满意度的调查表格怎么写，它的作用是什么。
二是关于客户服务的信函，特别是你如何把一些信息传达给客户。这些都属于客户服务的技巧。
篇2:客户服务信函(电子邮件)
如何写客户服务信函(电子邮件)
信函的目的
(1)成功地向客户表达你的意图;
(2)有效地促使客户采取行动;
(3)处理客户所抱怨的问题;
(4)对客户的询问作出答复;
(5)告之公司的相关事宜。
信函的技巧
随着互联网的发展，很多企业的信函都是以电子邮件的形式发送的。什么时候企业需要用服务信函呢?
◆一般来说，在你需要大面积宣传你的某一项服务时;
◆或者说需要向所有的客户通报公司的一些服务和产品时;
◆或者说告之一些已经改善的地方;
◆再有就是针对客户具有代表性、典型性的投诉。
标准的解决方式、解决方案就可能是写服务信函。很多IT公司，他们自己设有网站，网站每天收到大量邮件。这些邮件是客户写过来的，需要网站进行回复，如果不回复，以后就再也没有人给你写信了。网站的一个重要的工作就是写服务信函。
信函的技巧有点类似于满意度的调查：
◆首先要吸引客户的注意力。因为人们对广告的注意力的集中时间往往只有4-11秒钟。因此，信函的内容要简短，要能够说明意图。
◆另外一个叫发出行动号召。什么是行动号召呢?是对客户的一种请求。比如说在结尾的时候说："如果您还有什么问题的话，请您直接拨打我们的客户投诉热线，或请您拨打我们的客户服务热线",或者说："如果您感兴趣的话，请在几月几号之前到我们店来进行购买。"
如何通过信函告诉客户坏消息
什么叫告诉客户坏消息?就是很多客户写信或者打电话要求索赔、退货、换货，企业又不能满足这些需求的时候，就需要写一封信回答客户，回这封信时，就有重要的技巧，是分几个步骤完成的。
◆第一步叫做铺垫。得先做铺垫，不能直截了当地告诉客户："对不起，您的要求我们不能满足".应尽可能委婉地告诉客户一些坏消息。比如说："亲爱的某某先生，我们已经收到了您要求退款的来信，并且仔细考虑了这件事情",或者"仔细研究了这件事情".这么写的目的是什么呢?就是让客户感到对他很重视。如果直接说"我们已经收到了您要求退款的来信，对不起，我们不能退款，按照规定我们不能退",客户会觉得自己根本不受重视，而先说"仔细考虑了这件事情",客户会觉得自己的要求得到了重视，尽管没有被接受，但也受到了重视。
◆做完铺垫以后，开始转折，就是要做好让客户失望的准备。需要用一些中立的事实，以避免感情冲突。什么叫中立的事实?比方说"因为您当时买的是特价品，因为您买的时候是最便宜的，所以没办法退货".要避免使用容易伤害客户感情的话，尽可能用一些中立的事实语言来表达。这是告诉他原因，为什么不能够退。
◆然后再重新修好，给客户一些补偿，重新建立良好的关系。比如说："但考虑到您的实际情况，我们可以给您调换一部。"最后再给他重新修好的一个补偿。
◆最后是行动号召，号召客户采取行动，以结束这封信："假如您方便的话，请带上原始发票到营业厅来办理换机手续。我们再次感谢您对我们的信任和惠顾，谢谢。"这叫结束语。结束语是一个行动号召。如果你根本就不能满足客户的要求，也要说"对于您的损失我们非常遗憾，希望您今后继续为我们提供宝贵意见，我们会努力地改善服务，尽可能做到让您满意",类似这样委婉的话。
【总结】
这一讲的主要内容：
一是客户服务满意度的调查表格怎么写，它的作用是什么。
二是关于客户服务的信函，特别是你如何把一些信息传达给客户。这些都属于客户服务的技巧。
篇3:客户服务部工作调整方案
客户服务部工作调整方案
为了进一步优化xx客户服务部的工作制度，全面提升客户服务的质量，体现客户服务的价值，更好地为业主服务，并及时解决业主的日常生活需要，特对客户服务部员工工作调整如下：
一、人员：
1、前台客服助理;
2、物业助理
二、班次
1、前台客服助理 (早班08：00---16:00 ;中班13：00-21：00)
2、物业助理 (早班08：30---17:30 ;中班13：00-21：00)
三、人员安排
1、前台客服助理 5人
分为二班制，每班2人，其中一个顶休
2、物业助理 7人
分为二班制，早班6人，中班1人
具体安排
A幢区域负责人：
E幢区域负责人：
B幢区域负责人：
园区区域负责人：
以上A、B、C幢物业助理每星期轮流一天，上中班。
星 期星期一星期二星期三星期四星期五星期六星期日
中班人员
四、注意事项
1、客户服务部员工严格按照此方案执行;
2、客户服务部员工严格按照排班表执行;
3、特殊情况必须提前一天申请呈报;
4、中班人员必须履行好自己的职责，对装修单元进行检查清场;
5、中班人员解决业主日常工作的投诉;
5、中班人员检查夜晚园区的照明系统。
客户服务部
二0**年十一月二十二日