公司电子邮件管理制度
1.0 总则
公司开通Intemet电子邮件服务，目的是为了更好地促进公司员工工作的内外交流。公司的电子信息网络，无论对内对外均不得传递与本人工作无关的内容，违者视情节轻重给予批评、降薪、降职、辞退处分。
2.0 邮件服务器管理
办公室统一管理公司的电子服务器并负责电子邮件的开户、使用、维护和监督检查工作。
3.0 邮件开户须知
申请电子邮件开户必须首先填写“电子邮件开户申请表”，并在并在保密承诺书一栏中签字，然后交部门经理审核签字后，将申请表交到办公室邮件管理人员处开户，邮件管理员开户完成后填写“电子邮件开户回执”，并通知申请人。回执单上包含配置邮件客户终端软件所需信息和用户使用规则。
4.0 电子邮件使用规程
4.1 用户应当定期检查自己的邮箱，并取走邮件，以保证有户的邮箱只占用合理的磁盘空间。每个用户的邮箱不能大于10M，对于超过10M的邮箱，管理员有权删除邮箱中的两个月以前的旧邮件，以保证用户邮箱在10M以下。由于不遵守此项规定而不能造成的损失由用户自己负责。
4.2 禁止向异地发送大于2M的电子邮件，严禁使用FIDMAIL下载软件和使用电子邮件订阅新闻、杂志、论坛等。技术杂志由公司统一订阅，图书室集中管理，申请订阅者需首先填写“电子杂志订阅申请表”，然后提交图书室订阅，公司驻外机构可由系统主管审批后另行处理。
4.3 在公司内部使用电子邮件只能使用在公司开户的电子邮件地址，不可擅自使用其他任何邮件地址。
4.4 严禁转发有危害社会安全的言论和政治性评论文章的邮件及一切无聊邮件。
4.5 发送保密资料邮件，按资料级别不同分别对待。
4.5.1 秘密级：需由部门经理同意加密发送，由部门对资料的安全负责。
4.5.2 机密级：由部门经理签字同意，将发送的资料交办公室审核、存档，并由办公室负责发送。
4.5.3 绝密级：禁止在网上发送
5.0 监督检查工作
公司员工使用公司电子邮件需要接受办公室的监管，系统会自动将部分用户收发电子邮件的副本保存。以便监督、检查和备案。
6.0 块规处罚
6.1 对于异地发送超过2M的大邮件，使用FIDMAIL下载软件或未经批准用邮件订阅报刊、新闻、论坛的员工和情节严重程度，处于500—800元的罚款。
6.2 转发有危害社会安全的言论或政治性评论文章的邮件，以及其他与工作无关的邮件的员工，首次发现作降薪处理，再次发现作降职处理，三次发现作辞退处理。
6.3 在公司内部使用非公司电子邮件地址，罚款200元。
6.4任何使用电子邮件泄露公司商业秘密，一经发现视情节严重，处以降薪直至辞退的处理，造成恶劣影响或损失严重的，公司还将依法追究其法律责任。
7.0 附则
本条例的解释权属办公室，如有疑问，可向办公室提出咨询。
篇2:客户服务信函(电子邮件)
如何写客户服务信函(电子邮件)
信函的目的
(1)成功地向客户表达你的意图;
(2)有效地促使客户采取行动;
(3)处理客户所抱怨的问题;
(4)对客户的询问作出答复;
(5)告之公司的相关事宜。
信函的技巧
随着互联网的发展，很多企业的信函都是以电子邮件的形式发送的。什么时候企业需要用服务信函呢?
◆一般来说，在你需要大面积宣传你的某一项服务时;
◆或者说需要向所有的客户通报公司的一些服务和产品时;
◆或者说告之一些已经改善的地方;
◆再有就是针对客户具有代表性、典型性的投诉。
标准的解决方式、解决方案就可能是写服务信函。很多IT公司，他们自己设有网站，网站每天收到大量邮件。这些邮件是客户写过来的，需要网站进行回复，如果不回复，以后就再也没有人给你写信了。网站的一个重要的工作就是写服务信函。
信函的技巧有点类似于满意度的调查：
◆首先要吸引客户的注意力。因为人们对广告的注意力的集中时间往往只有4-11秒钟。因此，信函的内容要简短，要能够说明意图。
◆另外一个叫发出行动号召。什么是行动号召呢?是对客户的一种请求。比如说在结尾的时候说："如果您还有什么问题的话，请您直接拨打我们的客户投诉热线，或请您拨打我们的客户服务热线",或者说："如果您感兴趣的话，请在几月几号之前到我们店来进行购买。"
如何通过信函告诉客户坏消息
什么叫告诉客户坏消息?就是很多客户写信或者打电话要求索赔、退货、换货，企业又不能满足这些需求的时候，就需要写一封信回答客户，回这封信时，就有重要的技巧，是分几个步骤完成的。
◆第一步叫做铺垫。得先做铺垫，不能直截了当地告诉客户："对不起，您的要求我们不能满足".应尽可能委婉地告诉客户一些坏消息。比如说："亲爱的某某先生，我们已经收到了您要求退款的来信，并且仔细考虑了这件事情",或者"仔细研究了这件事情".这么写的目的是什么呢?就是让客户感到对他很重视。如果直接说"我们已经收到了您要求退款的来信，对不起，我们不能退款，按照规定我们不能退",客户会觉得自己根本不受重视，而先说"仔细考虑了这件事情",客户会觉得自己的要求得到了重视，尽管没有被接受，但也受到了重视。
◆做完铺垫以后，开始转折，就是要做好让客户失望的准备。需要用一些中立的事实，以避免感情冲突。什么叫中立的事实?比方说"因为您当时买的是特价品，因为您买的时候是最便宜的，所以没办法退货".要避免使用容易伤害客户感情的话，尽可能用一些中立的事实语言来表达。这是告诉他原因，为什么不能够退。
◆然后再重新修好，给客户一些补偿，重新建立良好的关系。比如说："但考虑到您的实际情况，我们可以给您调换一部。"最后再给他重新修好的一个补偿。
◆最后是行动号召，号召客户采取行动，以结束这封信："假如您方便的话，请带上原始发票到营业厅来办理换机手续。我们再次感谢您对我们的信任和惠顾，谢谢。"这叫结束语。结束语是一个行动号召。如果你根本就不能满足客户的要求，也要说"对于您的损失我们非常遗憾，希望您今后继续为我们提供宝贵意见，我们会努力地改善服务，尽可能做到让您满意",类似这样委婉的话。
【总结】
这一讲的主要内容：
一是客户服务满意度的调查表格怎么写，它的作用是什么。
二是关于客户服务的信函，特别是你如何把一些信息传达给客户。这些都属于客户服务的技巧。
篇3:公司电子邮件管理制度
公司电子邮件管理制度
1.0 总则
公司开通Intemet电子邮件服务，目的是为了更好地促进公司员工工作的内外交流。公司的电子信息网络，无论对内对外均不得传递与本人工作无关的内容，违者视情节轻重给予批评、降薪、降职、辞退处分。
2.0 邮件服务器管理
办公室统一管理公司的电子服务器并负责电子邮件的开户、使用、维护和监督检查工作。
3.0 邮件开户须知
申请电子邮件开户必须首先填写“电子邮件开户申请表”，并在并在保密承诺书一栏中签字，然后交部门经理审核签字后，将申请表交到办公室邮件管理人员处开户，邮件管理员开户完成后填写“电子邮件开户回执”，并通知申请人。回执单上包含配置邮件客户终端软件所需信息和用户使用规则。
4.0 电子邮件使用规程
4.1 用户应当定期检查自己的邮箱，并取走邮件，以保证有户的邮箱只占用合理的磁盘空间。每个用户的邮箱不能大于10M，对于超过10M的邮箱，管理员有权删除邮箱中的两个月以前的旧邮件，以保证用户邮箱在10M以下。由于不遵守此项规定而不能造成的损失由用户自己负责。
4.2 禁止向异地发送大于2M的电子邮件，严禁使用FIDMAIL下载软件和使用电子邮件订阅新闻、杂志、论坛等。技术杂志由公司统一订阅，图书室集中管理，申请订阅者需首先填写“电子杂志订阅申请表”，然后提交图书室订阅，公司驻外机构可由系统主管审批后另行处理。
4.3 在公司内部使用电子邮件只能使用在公司开户的电子邮件地址，不可擅自使用其他任何邮件地址。
4.4 严禁转发有危害社会安全的言论和政治性评论文章的邮件及一切无聊邮件。
4.5 发送保密资料邮件，按资料级别不同分别对待。
4.5.1 秘密级：需由部门经理同意加密发送，由部门对资料的安全负责。
4.5.2 机密级：由部门经理签字同意，将发送的资料交办公室审核、存档，并由办公室负责发送。
4.5.3 绝密级：禁止在网上发送
5.0 监督检查工作
公司员工使用公司电子邮件需要接受办公室的监管，系统会自动将部分用户收发电子邮件的副本保存。以便监督、检查和备案。
6.0 块规处罚
6.1 对于异地发送超过2M的大邮件，使用FIDMAIL下载软件或未经批准用邮件订阅报刊、新闻、论坛的员工和情节严重程度，处于500—800元的罚款。
6.2 转发有危害社会安全的言论或政治性评论文章的邮件，以及其他与工作无关的邮件的员工，首次发现作降薪处理，再次发现作降职处理，三次发现作辞退处理。
6.3 在公司内部使用非公司电子邮件地址，罚款200元。
6.4任何使用电子邮件泄露公司商业秘密，一经发现视情节严重，处以降薪直至辞退的处理，造成恶劣影响或损失严重的，公司还将依法追究其法律责任。
7.0 附则
本条例的解释权属办公室，如有疑问，可向办公室提出咨询。