采购流程管理制度
为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门之间的配合，特质订本制度。
一、请购及规定
1、请购单(见样表1、表2)
2、请购单提报规定
(1)请购单应按照表格要素填写完整、清晰、由公司领导审核批准后报采购部门;
(2)固定资产采购应填写固定资产申请表提报;
(3)其他材料设备及工程项目物料采购填写物料采购申请表提报。
(4)请购部门在提报采购申请单时应要求采购部门签字，请购部门须备份储存。
(5)涉及请购数量过多时可附件清单形式进行提交，清单的电子文档也需一并提报。
(6)遇急需采购物资，公司领导不在的情况，可以电话或短信形式请示，征得同意后提报采购部，签字确认手续后补。
(7)如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须做出书面说明。
(8)请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。
二、请购单接收及分发规定
1、请购的接收要点
(1)采购部在接收请购单时应检测请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过公司领导审批;
(2)接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图纸技术物料不全不采购，库存已超储存的物资不采购;
(3)通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存;
(4)对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。
2、请购单的分发规定
(1)对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理;
(2)对于紧急请购物料应优先处理;
(3)无法于请购部门需求日期办妥的，应在接收采购单2日内及时通知请购部门;
(4)重要的项目采购应征求公司相关领导的建议后采购。
3、采购周期的规定
(1)单次采购金额预算在3000元以下的零星采购项目或者预算在3000元以下可市区采购的物资及产品的采购，采购周期不得超过5天;
(2)单次采购金额预算在1万元以上的项目比价采购，采购周期不应超过10天;
(3)单次采购金额预算在20万元以上的项目，采购部自行招标或竞价谈判采购，采购周期不应超过30天;
(4)单次采购金额预算在100万以上的项目可委托代理招标公司代
理招标采购周期不应超过40天;
(5)请购部门应按照以上(1)--(4)条中规定的时间提前提交请购单，采购部如未能按时完成采购任务时应向公司领导说明原因;
(6)遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略;
三、询价及其规定
1、询价请应认真审阅请购单的名称、规格、数量、了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时与请购部门沟通。
2、属于相同类型或者属性近似的产品应整理、归类集中打包采购;
3、所有的采购项目必须向生产厂家或者服务商直接询价，原则不能通过其代理或各种中介机构询价;
4、对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品;
5、询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价;
6、除固定资产外单次采购预算金额在1000元以下项目可以自行采购，单次采购预算金额在1000元以上的所有项目都应要求至少四家供应商参与比价或者招标采购;单次采购金额预算价格20万元以上的项目应由采购部组织招标或竞价，公司相关领导参与监督;单次采购金额预算价格在100万元以上的项目由公司领导决定是否委托第三方机构代理招标;
7、比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力，具有提供或完成我公司项目所需物资的能力;
8、比价采购或招标采购应按照(表3)格式进行询价。
四、比价、议价
1、对供应商的供应商能力，交货时间及产品服务质量进行确认;
2、对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低。
3、收到供应单位第一次报价或进行开标后应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格。
4、重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过需进行实地考察了解供应商的各方面实力。
5、比价、议价汇总后应按(表4)填写列出供应商报价、工期、质量、付款方式及其他选用条件理由，征得相关领导签字同意。
6、如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或者重新处理;
五、合同的签订及其规定
合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。
1、合同正文应包含的要素
(1)合同名称、编号、签订时间、签订地点：
(2)采购物品名称、规格品牌、数量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认图纸;
(3)包装要求;
(4)合同总额应含税、含运费，特殊情况应注明;
(5)付款方式;
(6)工期;
(7)质量保证;
(8)质量要求及规范;
(9)违约责任和解决纠纷的办法;
(10)双方的公司信息;
(11)其他约定
2、合同签订注意事项
(1)如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任;
(2)拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低;
(3)质保期一定要明确，尽量要求厂商延长产品质保期;
(4)详细约定发票的提供时间及要求;
(5)针对不同的合同约定不同的付款方式;
(6)与初次合作的单位合作时应少付预付款或不付预付款;
(7)违约责任一定要详细、具体;
(8)比价/招标汇总表巡检完后可进行合同签订工作;
(9)合同签订按(表5)进行巡签审查;
(10)签订的合同自留备份，原件交于财务部门;
六、付款及合同执行
1、合同按照(表6)签巡付款。
2、按照进度付款的采购项目合同必须确保质量合格后方可付款;
3、财务部门接到付款审批单后在2天内付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况延期付款的应及时通知采购部相关人员;
4、已签订合同由采购项目负责人负责跟进执行，执行期间及时掌握情况。
篇2:工程物资采购管理制度
工程物资采购管理制度
一、主要内容与适用范围
本制度规定本公司的物资采购和管理工作内容及要求。
本制度适用于本公司内的材料采购、验收等管理工作。
二、工作职责
1、材设科是本公司工程材料设备和管理的归口管理部门。
2、施工单位具体实施工程材料设备的采购、验收发放使用等管理工作。
三、物资管理要求
1、按照批准的物资采购计划和文件，按质量准确采购各项目部所需的工程材料、工程设备，遵守国家有关法律法规，执行本公司《采购控制程序》的有关规定。
2、材料采购实行分级管理，物资种类分为：
重要物资：钢材、水泥、商品砼、设备。
主要物资：砂、石类、红砖、门窗、防水材料、电焊条、管材、电线电缆等各类地方材料。
辅助物资：其他建筑材料、燃料、周转材料等。
3、材料采购计划编制：
A、工程项目需用材料清单。
B、工程项目进度表(如遇计划更改，应补充计划表)，在需用材料清单中应注明品种、规格、数量、质量要求以及供货时间等内容。各使用单位每月应提前将所需材料清单按物资种类报送质量科 组织采购。
C、材设科接到需用材料清单应结合库存情况，统一策划，分别编制材料采购计划。
D、重要材料采购计划须经公司经理或各施工项目部负责人进行审核批准后实施，主要材料及其它材料采购计划由各施工项目部负责组织实施。
E、物资采购后要准确、及时、迅速地验收物资，做到合理保管，妥善养护，减少保管损耗，使物资安全存放。
4、材料采购合同
(1)材料采购的供方一般应在单位颁发的合格分承包方名单中确定，质量科检查监督。
(2)各种材料采购合同，由质量科负责签订，经理办检查监督。
(3)材料采购合同必须符合《经济合同法》有关规定，尽量采用国家标准合同文本。
(4)对违反合同，不能按质按时供货的分承包方，各单位应及时上报质量科，由质量科提出处理意见，并报主管领导批准后予以通报除名。如该承包方从名册中除名，此部门在一年内不得使用。
5、材料的验证
(1)根据采购合同和生产要求，必要时质量科应组织质检员不定期的到分承包方(供方)货源处进行验证，发现问题及时提出改进要求，确保供方按质、按量、按时供货，这种验证也可在采购文件中约定，但不能作为进货验收时的依据。
(2)如工程合同中规定(质量科)需对分承包(供方)物资进行验证工作，但不能代替材料部门的验证，也不能减轻本公司履行合同责任。
(3)材料进货验证的分级管理
重要材料、主要材料的进货验证由施工单位项目部负责，质量员验证，其它材料的进货验证，应由施工单位委派的仓库保管员验证、负责。
(4)材料进货验证必须按合同条款进行，根据分承包提供的有关规格、数量、质量等证明文件，清点查验进库(工地)材料，材料验证人员填写"物资验收记录"具体执行《生产和服务提供控制程序》及《过程和产品测量和监视程序》。
(5)需作复试检验的材料，由各使用单位及时送试验室。根据复试检验报告作好有关标识工作。
(6)在进货检验中发现不合格材料，应及时按规定作出不合格品的处理工作，并按《不合格品控制程序》进行控制。
篇3:酒店物品采购管理制度
酒店物品采购管理制度(十一)
为了加强物品采购的管理，防止库存积压、造成滞销、超期变质等损失，结合酒店的实际情况，特制定本制度。
1、采购人员须认真学习《合同法》及有关法律和酒店规定，不得因合同条款订立不当而给酒店带来损失。合同在签订前须由经办人填写合同签订申请书，报酒店总经理批准，方可签署。
2、采销合同由专人统一编写、登记、编制、发送和保存。所有合同必须保留正本两份，一份交财务部做付款凭证，另一份交由相关部门合同管理人员留档备查。
3、物品的采购：
3.1物品的采购，按每月使用计划及合理库存的需要，经营业部门经理审核后报总经理批准，不得因提前或拖延采购而影响营业，也应避免因超计划采购带来积压或损失。
3.2采购人员采购物品时，应根据请购单的数量、规格、质量要求、用途，审核同意后报总经理审批，方可采购。管理用物品的采购,如固定资产、仪器、工具、办公用品等,各部门应填写请购单，经所购物品的部门经理审核后，报总经理批准后统一购买。
3.3办理购物付款时，应附付款申请单、购销合同、请购单，已经总经理审批的付款计划或购货合同执行情况表，报财务部审核后，方可付款。
3.4财务部门在办理付款时应核实付款手续是否齐全，否则财务有权拒付，并要求补齐相关手续。
3.5采购人员报销时，应办理入库单，入库单内容必须填写清楚齐全，如需要质检的物品，应附质检部门的审签手续。根据财务要求，发票应在开出一个月内报销，逾期未报销给公司造成损失的，由采购经办人承担，该部门经理负同等责任。
3.6采购、库管人员按季度对库房存货情况进行分析，对库存物品的积压、变质、沉淀要列表清查、处理，对造成不必要的损失负直接责任。
4、成本部每月2日前将截止到上月末的库存物品(包括各分库)盘点情况汇总表报财务部，并对库存物品现状如短缺、毁损等列示清楚，及时处理，减少不必要的损失。如是人为因素给酒店造成损失，当事人要承担责任。
5、采购人员不得营私舞弊，吃回扣贪污，假公济私，如发现有上述行为，将严厉追究当事人经济或刑事责任。
6、本制度由财务部制定并负责解释。