质量记录的控制
1.目的
确保质量管理体系中的质量记录保存完好，并利于快速查寻。
2.适用范围
为质量管理体系有效运行、产品符合规定要求提供证据的记录。
3.职责
3.1行政部负责编制本公司的质量记录控制程序，负责培训并监督该程序的执行。
3.2各部门或人员应认真学习和掌握该程序并按规定执行。
4.措施和方法
4.1 质量记录的填写
4.1.1从事质量活动的人员要按发布的《质量记录控制清单》及其表格附件中相应的表格格式使用。填制时只能用钢笔、签字笔、圆珠笔，不能用铅笔填写。
4.1.2质量记录在填写时应有记录人员签名并有日期，记录情况应实是求是，做到字迹清晰，内容完整，数据真实。生产过程的控制记录和检验记录不得更改。如因笔误而需更改，应清晰划改，并在更改处签上更改人名字。
4.2质量记录的标识
4.2.1为了保证质量记录有唯一性标识，对每一份质量记录都有表式均设有唯一性编号，具体执行《文件编写导则》。
4.3质量记录格式的更改
4.3.1质量记录格式的更改应《文件控制程序》中的4.9条款实施。更改后的格式要在实施前及时调整《质量记录控制清单》及其表格附件，使其保持为有效版本的文件。
4.4质量记录的收集、归档
4.4.1质量记录由各部门自行收集及保管，每月应对收集上来的质量记录进行分类编目和对名称和时间标识，以利于查询和追溯。如有存于电脑上或磁盘上的质量记录，也应在文件目录上或磁盘上按此要求进行标识。并归案存放，填制"质量记录归档清单".各部门根据质量管理体系要求本部门填制的质量记录，形成"质量记录清单",以利于质量记录的管理。
4.5质量记录的保存期与贮存
4.5.1各质量记录的保存期限根据程序文件中质量记录的保存年限规定执行。根据质量记录的不同性质作用，将质量记录的保存期分为长期、一年期。如培训、考核记录，在培训对象在岗时，应为长期保存。
4.5.2各类质量记录应有专人专柜保管，确保质量记录的完好无损。同时做好防火、防潮、防虫害等工作。
4.5.3存于电脑中的质量记录，要做好防病毒。如有进行备份，对备份磁盘要做好防潮、光、压。
4.5.4外来质量记录如顾客投诉或产品检验记录，由各责任部门整理、归档，并按本程序要求做好管理和保管工作。
4.6质量记录的借阅
4.6.1归档的质量记录必须严格保管，借阅时必须经本部门领导批准后借阅，借阅时填写"质量记录借阅登记表",标明归还时间并及时索回。
4.6.2所有质量记录的原件一律不外借，合同条件下要提供给顾客的记录，须经本部门领导审核分管副总批准，并使用复印件。
4.7质量记录的处理
质量记录达到规定的保存年限后，由各部门统一交行政部并由行政部进行登记，填制"质量记录销毁申请单".经总经理批准后统一由行政部销毁。
5.相关文件
《文件控制程序》
《质量记录控制清单》
《文件编写导则》
6.质量记录 保管部门 保管时间
6.1质量记录归档清单 行政部 长期
6.2质量记录清单 各部门 长期
6.3质量记录销毁申请单 行政部 1 年
篇2:质量记录控制程序
质量记录控制程序
1.目的
对质量管理体系所要求的记录予以控制
2.范围
适用于为证明产品符合要求和质量管理体系有效运行的记录
3.职责
3.1质管部负责监督、管理各部门的质量记录。
3.2各部门资料员负责收集、整理、保管本部门的质量记录。
3.3档案室负责保管超过一年的质量记录。
3.4各部门负责人负责批准本部门编制的质量记录格式。
4.程序
4.1 各部门资料员负责收集、整理、保存本部门的质量记录。
4.2 质量记录的标识编号
质量记录的标识编号按《文件控制程序》执行。
4.3 质量记录填写
4.3.1 质量记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改;如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用单杠划去;各相关栏目负责人签名不允许空白。
4.3.2 如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。
4.4 质量记录的保存、保护
4.4.1 各部门的资料员必须把所有质量记录分类，依日期顺序整理好，存放于通风、干燥的地方，所有的质量记录保持清洁，字迹清晰。各部门按规定的期限保存记录，对于保存一年以上的记录交档案室保存。
4.4.2 质管部编制《质量记录清单》，将公司所有与质量管理体系运行有关的记录汇总，包括名称、编号(版本)、保存期、使用部门等内容，交管理者代表审批，并汇集备案记录的原始样本。各部门应将本部门使用的质量记录清单作为部门工作手册的附录，并汇总本部门的质量记录原始样本。
4.4.3 质管部每三个月要检查一次各部门质量记录的使用、管理情况。
4.5 质量记录发放、借阅和复制
a) 各部门填写《文件发放、回收记录》，向质管部领用所需记录空白表;
b) 各部门保管的质量记录应便于检索，需借阅或复制者要经相应部门负责人批准并填写《文件借阅、复制记录》，由记录管理人登记备案。
4.6 质量记录的销毁处理
质量记录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁时，由档案室主管填写《文件销毁申请》交质管部审核，报管理者代表批准，由授权人执行销毁。
4.7 记录格式
4.7.1 各部门的质量记录格式，由各部门经理负责组织编制，部门经理审批，交质管部备案。
4.7.2 各相关部门可根据工作需要提出记录格式设计更改，执行《文件控制程序》有关文件更改的规定。
5 相关文件
《文件控制程序》。
6 质量记录
6.1 《质量记录清单》。
6.2 《文件发放、回收记录》。
6.3 《文件借阅、复制记录》。
6.4 《文件销毁申请》。
篇3:地产质量体系：质量记录控制程序
地产质量体系：质量记录控制程序
1.目的
通过对质量记录的控制和管理，为产品符合规定要求及质量体系的有效运行提供客观证据。
2.范围
适用于公司质量体系运行和项目开发建设全过程质量记录的控制。
3.职责
3.1 工程部负责质量记录的设置，编制质量记录清单，监督检查各部门的执行情况。
3.2 各部门负责所分管质量活动中质量记录的管理，并按规定进行有关记录的移交。
3.3 总经理工作部负责公司的档案管理工作。
4.控制程序
4.1 质量记录的设置
4.1.1 工程部负责对质量体系文件中涉及的质量记录进行汇总，编制质量记录清单和表格样式，具体见Q/TZH-WI-034《质量记录表格样式汇编》。
4.1.2 当质量记录需要进行增加和删除时，由使用部门提出申请，填写"质量记录变更申请单"，阐明理由，属表格形式的要提供表样，报工程部审批后开始启用。
4.1.3 工程部负责对批准使用的质量记录进行编号，并将其列入质量记录清单。
4.2 质量记录的编号
质量记录的编号由设置编号和填报编号两部分组成：
4.2.1 质量记录的设置编号位于记录左上方，其结构为：QRSS-XX
其中：QR-表示质量记录
SS-XX该记录顺序号
4.2.2 质量记录的填报编号位于记录右上方，其结构为：
MMM-SS-XXX
其中：MMM-填报部门代号，各部门的代号见Q/TZH-WI-006《文件编码规定》;
SS-填报年号
XXX-填报的顺序号
4.3 质量记录的填写要求做到：
a.字迹清楚，表达明确;
b.真实、客观、准确、及时地反映活动的过程和结果;
c.具备记录人的签字和填写的日期;
4.4 质量记录的传递
4.4.1由各部门资料员负责按照质量记录的传递路线，进行质量记录的传递。
4.4.2质量记录的传递，以相关人员在记录上的签字、档案移交记录表、盒内文件清单等形式作为传递过程的记录，必要时，可登记"质量记录发放登记台帐"和"质量记录接收登记台帐"。
4.5 质量记录的收集、贮存和归档
4.5.1 各部门资料员负责收集整理质量记录，在专门位置存放，进行保管和维护，以备查阅。
4.5.2 根据Q/TZH-WI-008《档案管理办法》的要求，由部门资料员负责对质量记录进行整理归档。
4.5.3 总经理工作部负责对归档后的质量记录进行管理，保存期限按Q/TZH-WI-008《档案管理办法》的规定执行。
4.5.4 各部门保管的质量记录的保存期限为五年，逾期可自行销毁处理。
4.6 质量记录的查阅
查阅人员需查阅质量记录时，应征得部门负责人同意后，方可进行查阅。当顾客提出查阅要求时，由接待部门征得工程部的同意后，为顾客提供有关的质量记录。
5.质量记录
5.1 QR19-01 质量记录变更申请单
5.2 QR19-02 质量记录发放登记台帐
5.3 QR19-03 质量记录接收登记台帐
6.支持性文件
6.1 Q/TZH-WI-006《文件编码规定》
6.2 Q/TZH-WI-008《档案管理办法》
6.3 Q/TZH-WI-034《质量记录表格样式汇编》