1、目的
规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求,确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。
2、适用范围
适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。
3、职责
3.1 各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。
3.2 综合管理部负责业主档案的管理与控制。
3.3 办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。
3.4 办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。
4、相关文件
《文件控制程序》 Q/PH-QP-4.2.3
《质量记录控制程序》 Q/PH-QP-4.2.4
5、工作程序和管理办法
5.1 文件的产生
5.1.1 各相关部门根据工作需求编写文件。
5.1.2总经理助理对文件进行审核。
5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放,作为非受控文件生效。
5.1.4办公室对生效的文件印制,必须使用[印制文件登记表](QR-WD01-02-01)。
5.2文件、资料的类别
5.2.1 受控文件
a)内业资料;
b)图纸资料;
c)按照质量体系的控制要求进行管理的文件;
d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件;
e)与服务过程有关的合同协议;
f)业主档案(如:公共合约、用户登记表等,属于业主财产,由综合管理部管理与控制,具体执行[顾客财产控制程序]Q/PH-QP-7.5.4)。
管理与控制具体执行[文件控制程序]( Q/PH-QP-4.2.3)。
5.2.2非受控文件
与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理,办公室应对其进行分类和编码,以便于归档,根据目前公司现有的非受控文件,可分为:
a)内行文、外行文: 1
b)未被质量体系引用的外来文件: 2
c)与服务过程无关的合同协议: 3
d)未被质量体系引用的法律法规: 4
e)行业标准性文件: 5
f)照片、录像带:6
g)电脑贮存:7
5.3文件、资料目录的索引号
X-X.X-XX
文件盒编号
同号柜序列号
文件柜编号
文件类别编码
5.4文件、资料归档与管理
5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档,并汇总到办公室统一管理。
5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。
5.4.3办公室负责对文件、资料的管理和保护,文件、资料应分门别类包装和存放,对于需存档的文件、资料要及时存档,并建立[存档备案资料目录](QR-WD01-02-02),注明文件类别、索引号、份数等,如用必要还应有内容说明。并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索,便于对文件资料的保管。
5.5 文件、资料的发放
5.5.1文件应按各职能部门工作性质和范围发放,由办公室制定[文件分发登记表](QR-WD01-02-03),注明发放范围、数量、分发号等,并要求领用人在[文件分发登记表]上签领,以便对发放的文件进行统计和检查。
5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失,发现文件误发时应立即追回,同时作好文件的补救工作。
5.6 文件资料的调用、借阅与归还
5.6.1借阅者应在[文件、资料借阅登记表](QR-WD01-02-04)上详细注明文件、资料的编号和图号,并按时归还和办理归还手续
5.6.2借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。
5.6.3借阅的文件、资料归还时,办公室应对文件资料是否完好进行检查,若文件、资料受损的,借阅者应阐述受损原因,并在[文件、资料借阅登记表]的备注栏上注明,因人为因素造成的应追究当事人的责任。
5.6.4机密性文件的调用与借阅规定
a)A级机密文件资料:公司年度计划、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议,公司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。
b)B级机密文件资料:业主档案,公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。
c)C级机密文件资料:内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的调用与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。
d)行业主管借阅文件、资料的仅限于B级机密和C级机密文件、资料。
e)业主(用户)因工作需要借阅文件、资料的,仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文件。
f)外来单位借阅、调用文件、资料的限于国家执法部门,如公安机关、检察机关、法院等单位因工作和侦破案件需要的,可以给予协助与配合,但在此之前应检验和登记来访单位和人员的证明文件和相关证件,由办公室主任向总经理请示后亲自办理。
g)以上文件资料的调用与借阅按5.5.1 、5.5.2和5.5.3条款执行。
5.7 文件的复制、破损和丢失
5.7.1未经允许,不得随意复印公司的文件资料,如因工作需要复印文件,须经办公室主任批准,并在[文件复印登记表](QR-WD01-02-05)上填写复印文件的名称,复印数量,并签名。
5.7.2文件使用人应对文件妥善保管,当文件破损严重影响使用或丢失时,应填写[文件补发申请表](QR-WD01-02-06),由办公室主任批准,办理更换手续。补发新文件时应收回破损文件,并应给予新的分发号,新的分发号延续原来文件分发号。
5.8 文件、资料的更新
文件增加条款和更新时应及时更换,保证在使用处获得有效版本。
5.9 文件的作废与销毁
5.9.1内容不适用于公司运行或超过有效期限的文件,经过总经理过期审批后给予作废或销毁处理。
5.9.2在分发过程中发现文件遗失或在使用过程中文件破损严重和丢失的,应向上级汇报,经总经理审批后,给予作废处理。
5.9.3 作废文件盖作废章,留一至两份备案,其余销毁。文件销毁处理时需两个人进行,一人实施,一人监督。
5.9.4办公室对于作废和销毁的文件,应在[作废、销毁文件登记表](QR-WD01-02-07)上注明作废或销毁文件的编号、版本号和分发号作废,并向各部门书面发布作废声明,防止误用。
6、使用的记录表格
| 序号 | 名称 | 编号 | 存放地点 | 存放时间 |
| 1 | [印制文件登记表] | QR—WD01—02—01 | 办公室 | 一年 |
| 2 | [存档备案资料目录] | QR—WD01—02—02 | 办公室 | 长期 |
| 3 | [文件分发登记表] | QR—WD01—02—03 | 办公室 | 一年 |
| 4 | [文件、资料借阅登记表] | QR—WD01—02—04 | 办公室 | 一年 |
| 5 | [文件复印登记表] | QR—WD01—02—05 | 办公室 | 一年 |
| 6 | [文件补发申请表] | QR—WD01—02—06 | 办公室 | 一年 |
| 7 | [作废、销毁文件登记表] | QR—WD01—02—07 | 办公室 | 一年 |
起草人: 审核人: 审批人:
日 期: 日 期: 日 期:
篇2:物业公司文件资料管理制度
1、目的
规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求,确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。
2、适用范围
适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。
3、职责
3.1 各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。
3.2 综合管理部负责业主档案的管理与控制。
3.3 办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。
3.4 办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。
4、相关文件
《文件控制程序》 Q/PH-QP-4.2.3
《质量记录控制程序》 Q/PH-QP-4.2.4
5、工作程序和管理办法
5.1 文件的产生
5.1.1 各相关部门根据工作需求编写文件。
5.1.2总经理助理对文件进行审核。
5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放,作为非受控文件生效。
5.1.4办公室对生效的文件印制,必须使用[印制文件登记表](QR-WD01-02-01)。
5.2文件、资料的类别
5.2.1 受控文件
a)内业资料;
b)图纸资料;
c)按照质量体系的控制要求进行管理的文件;
d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件;
e)与服务过程有关的合同协议;
f)业主档案(如:公共合约、用户登记表等,属于业主财产,由综合管理部管理与控制,具体执行[顾客财产控制程序]Q/PH-QP-7.5.4)。
管理与控制具体执行[文件控制程序]( Q/PH-QP-4.2.3)。
5.2.2非受控文件
与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理,办公室应对其进行分类和编码,以便于归档,根据目前公司现有的非受控文件,可分为:
a)内行文、外行文: 1
b)未被质量体系引用的外来文件: 2
c)与服务过程无关的合同协议: 3
d)未被质量体系引用的法律法规: 4
e)行业标准性文件: 5
f)照片、录像带:6
g)电脑贮存:7
5.3文件、资料目录的索引号
X-X.X-XX
文件盒编号
同号柜序列号
文件柜编号
文件类别编码
5.4文件、资料归档与管理
5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档,并汇总到办公室统一管理。
5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。
5.4.3办公室负责对文件、资料的管理和保护,文件、资料应分门别类包装和存放,对于需存档的文件、资料要及时存档,并建立[存档备案资料目录](QR-WD01-02-02),注明文件类别、索引号、份数等,如用必要还应有内容说明。并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索,便于对文件资料的保管。
5.5 文件、资料的发放
5.5.1文件应按各职能部门工作性质和范围发放,由办公室制定[文件分发登记表](QR-WD01-02-03),注明发放范围、数量、分发号等,并要求领用人在[文件分发登记表]上签领,以便对发放的文件进行统计和检查。
5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失,发现文件误发时应立即追回,同时作好文件的补救工作。
5.6 文件资料的调用、借阅与归还
5.6.1借阅者应在[文件、资料借阅登记表](QR-WD01-02-04)上详细注明文件、资料的编号和图号,并按时归还和办理归还手续
5.6.2借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。
5.6.3借阅的文件、资料归还时,办公室应对文件资料是否完好进行检查,若文件、资料受损的,借阅者应阐述受损原因,并在[文件、资料借阅登记表]的备注栏上注明,因人为因素造成的应追究当事人的责任。
5.6.4机密性文件的调用与借阅规定
a)A级机密文件资料:公司年度计划、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议,公司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。
b)B级机密文件资料:业主档案,公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。
c)C级机密文件资料:内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的调用与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。
d)行业主管借阅文件、资料的仅限于B级机密和C级机密文件、资料。
e)业主(用户)因工作需要借阅文件、资料的,仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文件。
f)外来单位借阅、调用文件、资料的限于国家执法部门,如公安机关、检察机关、法院等单位因工作和侦破案件需要的,可以给予协助与配合,但在此之前应检验和登记来访单位和人员的证明文件和相关证件,由办公室主任向总经理请示后亲自办理。
g)以上文件资料的调用与借阅按5.5.1 、5.5.2和5.5.3条款执行。
5.7 文件的复制、破损和丢失
5.7.1未经允许,不得随意复印公司的文件资料,如因工作需要复印文件,须经办公室主任批准,并在[文件复印登记表](QR-WD01-02-05)上填写复印文件的名称,复印数量,并签名。
5.7.2文件使用人应对文件妥善保管,当文件破损严重影响使用或丢失时,应填写[文件补发申请表](QR-WD01-02-06),由办公室主任批准,办理更换手续。补发新文件时应收回破损文件,并应给予新的分发号,新的分发号延续原来文件分发号。
5.8 文件、资料的更新
文件增加条款和更新时应及时更换,保证在使用处获得有效版本。
5.9 文件的作废与销毁
5.9.1内容不适用于公司运行或超过有效期限的文件,经过总经理过期审批后给予作废或销毁处理。
5.9.2在分发过程中发现文件遗失或在使用过程中文件破损严重和丢失的,应向上级汇报,经总经理审批后,给予作废处理。
5.9.3 作废文件盖作废章,留一至两份备案,其余销毁。文件销毁处理时需两个人进行,一人实施,一人监督。
5.9.4办公室对于作废和销毁的文件,应在[作废、销毁文件登记表](QR-WD01-02-07)上注明作废或销毁文件的编号、版本号和分发号作废,并向各部门书面发布作废声明,防止误用。
6、使用的记录表格
| 序号 | 名称 | 编号 | 存放地点 | 存放时间 |
| 1 | [印制文件登记表] | QR—WD01—02—01 | 办公室 | 一年 |
| 2 | [存档备案资料目录] | QR—WD01—02—02 | 办公室 | 长期 |
| 3 | [文件分发登记表] | QR—WD01—02—03 | 办公室 | 一年 |
| 4 | [文件、资料借阅登记表] | QR—WD01—02—04 | 办公室 | 一年 |
| 5 | [文件复印登记表] | QR—WD01—02—05 | 办公室 | 一年 |
| 6 | [文件补发申请表] | QR—WD01—02—06 | 办公室 | 一年 |
| 7 | [作废、销毁文件登记表] | QR—WD01—02—07 | 办公室 | 一年 |
起草人: 审核人: 审批人:
日 期: 日 期: 日 期:
篇3:物业管理有限公司企业简介
物业管理有限公司企业简介
1公司实力：
河南XX物业管理有限公司成立于1994年，是国家建设部认定的物业管理一级资质企业，现为中国物业管理协会常务理事单位。
公司秉承"追求卓越、坚忍图成"的企业精神，坚持"物业管理、尽善尽美"的质量方针，专业提供全方位的物业管理服务、房屋租售、工程完善配套服务，获得了业主的一致赞誉，在社会上树立了良好的企业形象。
1998年8月，公司率先在河南省行业内通过ISO9002：1994第三方国际质量体系认证，成为河南省第一家获此殊荣的物业管理企业，在规范化管理方面迈出了关键的一步。公司的质量体系及各项运作模式日趋完善，从业人员的质量意识、服务意识得到极大提高，各方面均取得了优异的成绩。由公司管理的"金水花园"、"XX广场"、"XX城市花园"等小区多次被评为河南省、郑州市"文明住宅小区"、"十佳住宅小区"、"卫生先进小区"等殊荣。1997年-20**年，"金水花园"、"XX城市花园"先后荣获国家建设部"全国物业管理优秀住宅小区"、"全国物业管理示范住宅小区"之行业最高荣誉。
公司凭借多年锤炼和沉淀的品牌、人才、管理模式、资金以及客户资源等优势，不断引入国内外先进物业管理理念，注重环境和社区氛围的营造，丰富公司的省域化和时代化内涵，塑造物业管理品牌。
通过多年的努力，公司在市场上取得了骄人的业绩，在物业管理行业中奠定了坚实的基础，成为省内最具规模和极负盛誉的专业物业公司之一。
2.管理团队：
公司实行董事会领导下的总经理负责制，本着"高效、精干、务实"的原则，按照"定机构、定岗位、定编制、定职责、定工资"的"五定"工作要求，建立了现代企业管理机制。公司汇聚了一批优秀管理人才，高层管理人员90%以上为MBA 学历，中层管理员工具有本科学历的占40%， 100%获得全国物业管理专业培训资格证书。
姓名职位证书 XX
集团财务总监兼物业总经理 XX
副总经理 XX
副总经理 XX
总助 X
总助 X
总助 X
部门主管 X
部门主管 X
部门主管 X
部门主管
3.物业服务网：
公司20**年底启动省域化发展战略，经过3年的运作，先后在濮阳、商丘、新乡、南阳、三门峡、驻马店等13个地市成立物业分公司，为公司规模化发展奠定了坚实的基础，其管理的小区服务规范、运作成熟，迅速成为当地物业管理行业的一面旗帜。
4.管理理念：
4.1企业精神： 追求卓越 坚忍图成
4.2企业特征： 守信用 负责任 走正道 务正业
4.3认知定位： 中原物业管理"金牌管家"
4.4企业理念： 根植中原 造福百姓
4.5质量方针： 物业管理 尽善尽美
4.6服务理念： 细节体现尊贵
5.服务目标：
"持续满足客户不断增长的需求"是XX人的一贯追求，我们将高扬规模化发展、信息化管理、专业化管理企业发展战略旗帜，继续做河南物业管理行业的领跑者，为物业管理行业做出新的贡献，为城市化进程做出不懈努力和追求。
目前，公司管理组织机构图见下图所示：
如上图所示，公司采用了总经理全权责任制的垂直指挥职能与职能部门的专业职能相结合的管理体制。这样既保证了公司总经理对各部门的直接领导指挥，充分掌握全局情况，把握主方向，正确决策，又能够放手授权给公司职能部门去协调、指导、监督具体工作的执行。而作为基层作业层的各个业务部门，则能够在各职能部门的指导、监督和考核下依据明确的目标和要求开展工作。
1.6管理业绩
管理业绩
我公司目前的物业服务面积达300万平方米，物业类型有多层、小高层、高层、别墅、商业，共27个服务项目，其中郑州市有6个服务项目，地市18个服务项目。有关管理业绩如下：
时间荣誉称号荣誉证
1997年"金水花园"获"全国城市物业管理优秀住宅小区"称号
1998年
"金水花园"被省精神文明建设指导委员会授予"省级文明社区示范点"的光荣称号
1998年
公司内部质量认证体系通过英国摩迪国际有限公司(AOQC)ISO9002国际标准第三方认证，成为省内第一家采用国际质量标准进行管理的物业公司
2000年"金水花园"被金水区人民政府评为"绿化达标生活区"
2000年公司被评为"消费者信得过物业管理公司"
2000年公司当选为中国物业管理协会常务理事单位
20**年城市花园通过河南省建设厅组织的"河南省物业管理示范住宅小区"的验收
20**年 荣获郑州市房地产管理司颁发的20**年度物业管理企业"先进单位"
20**年获得郑州市消费者协会颁发的"二零零一年度郑州市物业管理企业先进单位"称号
20**年XX广场荣获"郑州市物业管理示范大厦" 称号
20**年
城市花园荣获中华人民共和国建设部颁发的"全国物业管理示范住宅小区"
20**年建苑小区荣获"郑州市物业管理示范住宅小区"
20**年XX广场荣获"河南省物业管理示范大厦" 称号
20**年
获得郑州市消费者协会颁发的"二零零二年度郑州市消费者信得过物业管理公司"称号
20**年公司顺利通过ISO9001：2000版的换版认证工作
20**年
荣获由金水区人民政府颁发的"20**年度创建文明城区先进单位"称号
20**年荣获郑州市消费者协会颁发的"20**年度诚信单位"称号
20**年异地服务项目濮阳XX城市花园荣获了由濮阳市房地产管理局颁发的"濮阳市优秀管理住宅小区"称号
20**年
濮阳XX城市花园荣获了由河南省建设厅颁发的"河南省物业管理示范住宅小区"的称号
20**年荣获郑州物业与房地产协会颁发的"郑州市物业管理名企20强"称号
20**年荣获XX集团颁发的"先进集体"奖
20**年荣获XX集团颁发的"协作精神奖"
20**年 我公司被国家建设部认定为一级资质物业管理企业，成为目前河南省内唯一的一家一级资质企业。
20**年我公司荣获金水区人民政府颁发的"区级文明单位"称号
20**年金水花园荣获郑州物业与房地产协会颁发的"郑州市物业管理十佳社区"称号
20**年我公司员工张俊杰荣获"郑州市优秀外来就业青年荣誉称号"
20**年金水花园荣获"20**十大服务型小区"
20**年城市花园荣获"20**十大环保型小区"
1.7现时管理的物业
现时管理的物业
1.7.1郑州项目
物业名称面积(㎡)图片
金水花园西区100,000
金水花园东区90,000
XX广场50,000
城市花园350,000
建苑小区50,000
XX新天地·桂园150,000
郑州森林半岛400,000
郑州联盟新城500,000
1.7.2地市项目
物业名称面积(㎡)图片
濮阳XX绿色家园70,000
新乡XX绿色家园80,000
商丘XX绿色家园60,000
驻马店XX绿色家园350,000
南阳XX绿色家园70,000
三门峡XX绿色家园50,000
许昌XX帕拉帝奥130,000