行政办文书岗位说明书
| 岗 位 |
标 识 信 息 |
岗位名称 | 行政办文书 | 隶属部门 | ||
| 岗位编码 | XZ04 | 直接上级 | 行政办主任 | |||
| 工资等级 | 直接下级 | |||||
| 可轮换岗位 | 行政办秘书 | 分析日期 | ||||
| 工作概述 | 负责公司日常行政事务管理，确保公司事务不受影响。 | |||||
| 工 作 职 责 与 任 务 |
1．负责公司会议记录及纪要整理，保证会议室清洁、有序。 2．负责公司图书、报刊装订、上架 3．负责公司文件档案的整理、传递、归档。 4．负责公司信息收集的整理和公司对外宣传工作，做到全面、及时、完整。 5．完成上级交给的其他任务。 |
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| 工作 绩效标准 |
1．会议记录全面，思路清晰，要点明确。 2．文档的管理整洁、有序、科学、合理。 3．图书管理完整无损，报刊装订整齐，资料保管齐全。 4．信息收集及时，对外宣传资料准备全面，发布及时，效果突出。 |
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| 岗 位 工 作 关 系 |
（一）内部关系 1．所受监督：在行政事务方面，接受主任的指示和监督。 2．所施监督：文件档案、图书借阅实施监督。 3．合作关系：在文档管理、图书管理及信息收集等方面，与员工发生协作关系。 （二）外部关系 1．在对外宣传方面与政府及相关部门发生联系。 2．在信息收集方面与客户发生联系。 |
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| 工 作 权 限 |
1．会议的记录权和纪要的整理权。 2．文档、图书的管理权。 3．信息收集的报告权。 4．公司对外宣传权。 |
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| 工作时间 | 在规定时间内上班，有时需要加班加点。 | |||||
| 工作环境 | 在办公室 | |||||
| 任 职 要 求 |
知识及 教育水平要求 |
拥有文书、计算机及经济管理方面的专业知识，了解房地产基本知识。熟悉计算机软件应用与操作。 | ||||
| 技能要求 | 文书工作的处理能力，较强的文字书写能力。熟悉行政事务管理工作程序。 | |||||
| 工作经验要求 | 专科以上学历，计算机、中文或经济管理专业。二年以上相关工作经验。 | |||||
| 基本素质要求 | 身体健康、精力充沛、责任心强、仔细认真的个人特征。女性，30岁以下。 | |||||
篇2:文书管理制度
文书管理制度
(一)文印室管理规定
第一条公司的文件，分发部门及存档文件必须打印。内部递传的简单请示报告或其他不需打印的文件，一律不予打印。
第二条公司发文，需由起草人定稿抄正，经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。一般文件的打印、复印、传真，须经所在部门负责人签字同意后才予办理;
第三条私人资料，不得在公司打印、复印或用公司传真机递送，以免影响公司的正常工作。
第四条文印室工作人员应认真做好本职工作，按时完成任务。对收到的文件资料，应及时给有关部门、人员送发，或及时通知有关人员到文印室领取，不得延误。
第五条文印室人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件。
第六条文印室对送来打印、复印、传真的文件资料，应做好登记，并在月终作统计核算。属业务部门的，由各部门承担费用;属行政、管理部门的，统一归列行政开支。
第七条文印室工作人员初次违反上述规定的，给予批评或处50元以下罚款，屡教不改给公司造成不良的社会影响或较大经济损失的，处50元以上500元以下罚款，并责令其书面检查，视认识程度决定是否留用或除名。
(二)文书管理制度
一、公司行文是企业请示、报告、商洽工作、向下传达决定、批复处理问题、指导工作的重要形式。
二、公司行文要做到规范、准确、及时，并实行统一管理。
三、公司行文的程序为：拟搞、审核(部门领导)、签发(公司领导)、打印、分发、登记、归档、销毁。
四、行文与打印管理
1、公司行文由业务承办人起草，在发文稿申请表中须有文件标题、发送范围、印制份数、拟稿单位与拟稿人，部门负责人签名、标定日期和密级;部门负责人审定，总经理签字同意后打印发文。
2、经总经理批准签发的文稿交行政部统一编号打印，由起草人校对(对文稿内容、质量负责)修正后，及时送交给有关部门和人员，或由行政部发出。
3、打印人员不得截留文件，或将打印、复印、传真等行文中的有关商业秘密或企业管理规定中须保密的事项透露给他人。
五、发文管理
1、公司发文由行政部统一编号、存档。有领导批示的，还应附批示件。
2、部门和个人收文应在行政部发文登记册中签名。
3、公司制度、规定、决定、决议、纪要、任命以及向政府有关部门的请示、报告等以红头文件印发，其他文件通常用普通纸印发。
4、公司内部文件，各部门应妥善保管，年终由行政部统一收回处理。
六、收文管理
1、公司收文的处理程序为：收文、分文、记录、传送、归档。
2、公司收文由行政部统一负责：收到发来文件后，应先做好归类、登记，根据文件的内容，分送有关领导阅示和主办部门处理后，收回归档。
3、急件或涉及商业机密的传真应由专人处理。
七、所有文件收取发放，必须有登记、签收手续。
篇3:文书档案立卷归档制度
文书档案立卷归档制度
(一)总则
第一条 根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作,特制定本制度。
第二条 归档的文件材料必须按年度立卷,本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料,都要按照本制度的规定,分别立卷归档。
第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。
(二)文件材料的收集管理
第四条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员,负责管理本部门的文件材料,并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。
第五条 凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。
第六条 一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时,必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。
2.本公司召开会议,由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续,档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。
第七条 各部门专(兼)职文书的职责:
1.了解本部门的工作业务,掌握本部门文件材料的归档范围,收集管理本部门的文件材料。
2.认真执行平时归档制度,对本部门承办的文件材料及时收集归卷,每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕,并向档案室办好交接签收手续。
3.承办人员借用文件材料时,应积极地提供利用,做好服务工作,并办理临时借用文件材料登记手续。
(三)归档范围
第八条 重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
第九条 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
第十条 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
第十一条 本公司的请示与上级机关的批复。
第十二条 本公司反映主要职能活动的报告、总结。
第十三条 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
第十四条 信访工作材料。
第十五条 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
第十六条 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
第十七条 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
第十八条 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
(四)平时归卷
第十九条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料,由专(兼)职文书集中统一保管。
第二十条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务,编制平时文件材料归卷使用的"案卷类目"。"案卷类目"的条款必须简明确切,并编上条款号。
第二十一条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料,收集齐全,加以整理,送交本部门专(兼)职文书归卷。
第二十二条 专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料,按照"案卷类目"条款,放入平时保存文件卷夹内"对号入座",并在收发文登记薄上注明。
(五)立卷(案卷质量要求)
第二十三条 为统一立卷规范,保证案卷质量,立卷工作由相关部室兼职档案员配合,档案室文书档案员负责组卷、编目。
第二十四条 案卷质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
第二十五条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第二十六条 在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开,文电应合一立卷;绝密文电单独立卷,少数普通文电如果与绝密文有密切联系,也可随同绝密文电立卷。
第二十七条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年,其它文件的立卷按照有关规定执行。
第二十八条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
第二十九条 卷内文件材料应按非列顺序,依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。
第三十条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。
第三十一条 有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明,也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。
第三十二条 案卷封面,应逐项按规定用毛笔或钢笔书写,字迹要工整、清晰。
第三十三条 案卷的装订和案卷各部分的排列格式:
案卷装订。装订前,卷内文件材料要去掉金属物,对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷,案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
第三十四条 案卷各部分的排列格式:软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表),以案卷号排列次序装入卷盒,置于档案柜内保存。
第三十五条 本制度自印发之日起实施。