二中文书处理制度
一、文书工作总体要求
1、深入实际，精简发文。
2、准确认真，保证质量。
3、办文迅速，提高效率。
4、安全稳妥，保守秘密。
二、收文的处理
学校收文处理采取先拟办、批办再分发、承办。
1、外来文件签收和登记工作由学校办公室负责，对标有具体人员亲收或亲启的来文由其本人启封，其余均由校长办公室负责人启封，其他人不得随意拆封。除一些纯事务性的临时便条、日常开会通知、各种公开和内部不保密的出版物可以不登记外，其余的一些正常往来文件、内部使用文件都应一一登记。
2、校长办公室负责人认真阅读文件后，提出拟办意见，拟办意见应写在文件处理单上，不得随手在文件上写画。
3、校级领导对文件进行轮阅，阅后署上姓名和日期;对需处理的文件，根据拟办意见由相关校级领导提出批办意见，批办意见签署在“文件处理单”的“批办意见”栏内，并署上批办人姓名和批办日期。
批办意见要明确、妥当，具体要求：
(1)对只需阅知的，批明传阅或传达范围以及由谁负责，在什么时间组织传达。
(2)对需贯彻执行的，要指出贯彻的具体措施。
(3)对需要办理和答复的，要批明承办部门和人员的期限，必要时批明处理这份文件的原则、方法和要求。
4、办公室根据批办意见将文件分发到部门负责人，部门负责人将轮阅情况、处理意见签署在“有关处室意见”栏内，署上姓名和日期，并于指定的日期内将文件退还办公室。
5、办公室对需催办的文件，根据重要程度和缓急时限，适时进行督促检查，即做好催办工作，催办方式可以采取电话催办、上门催办和文字催办。
6、办公室对处理完毕的文件做好注办工作。简要说明文件处理结果，并注明是否归档。
三、发文的处理。
发文的处理工作主要有拟稿、核稿、签发、编号、注发、缮印、核对、盖印、登记、装封、发送等一系列工作程序。
1、校领导、校办、部门负责人在拟稿之前，须到办公室领取Z市第二中学文稿签发纸，并在签发纸拟稿人栏签上自己的姓名和日期，拟稿纸张必须是标准文稿纸，拟稿时须知：
(1)公文的基本格式：由版头、密级、紧急程度、文号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、主题词、抄送机关、印制版记组成。
版头：学校行政为“Z市第二中学文件”，学校党总支为“中共Z市第二中学总支委员会文件”，学校工会为“教育工会Z市第二中学文件”，学校团委发文为“共青团Z市第二中学委员会文件”。
密级：公文的秘密等级，标注于公文首页左上角。
紧急程度：对公文送达和办理时间要求的紧急文件，应当注明“特急”、“加急”。
文号：由学校代字、发文年度和发文顺序号组成，标于版头下方居中或者左下方。
签发人：标注在文号右侧，“签发人”后面标注签发人姓名。
标题：由学校名称、公文主题和文种组成，位于文号下方。
主送机关：主要受理公文的机关。位于正文上方，顶格排印。
正文：情况要确实，观点要明确，条理要清楚，层次要分明，文字要精练，书写要工整，标点要准确。篇幅要力求简短。
附件：正文之后落款之前标明附件名称，内容附在主件之后，与主件装订在一起。
发文机关署名：用全称或规范化简称，位于正文右下方。
成文日期：一般为领导签发日期，写明年月日，位于发文机关署名正下方。
印章：即学校公章，在公文末尾发文机关和日期上，骑年压月。
主题词：能准确表达公文主题的名词或名词性词组。
抄送机关：除主送机关外，其他需要告知公文内容的机关或部门。位于主题词正下方。
印制版记：由公文印发机关名称、印发日期和份数组成，位公文末页下端。
2、人名、地名、数字、引文要准确，时间要写全。人名一般根据实际情况，写明他的职务和身份;在文件中地名一般都要写全称，不用简称，县以下不为人们所熟知的地名，应冠以省名、县名;文件中的数字，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数字外，一般用汉字书写，在同一文件中，数字的使用应前后一致;引文不得随意删改，引用其他文件，应注明发文时间、机关、标题和文号;时间要写具体的年月日。
3、用词要准确、规范，在使用简称时，应先用全称，并加以说明，不写不规范的字。
4、正确选择文种。根据国务院办公厅[1993]81号《国家行政机关公文处理办法》规定文书分类共有12类13种，其中学校常用的公文及适用范围是：
(1)通知：适用于批转和转发文件、发布规章、传达要求下级办理和需周知或共同遵守的事项、任免和聘用干部、召集会议等。
(2)通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神。
(3)报告：适用于上行文，向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见和建议、答复上级机关询问。报告应在事后或工作中进行，不能带请示事项，也不需上级答复。
(4)请示：适用于上行文，向上级机关请求指示或批准。请示应一文一事，要事先请示，不允许事后请示，可以反映情况，但要求上级给予答复。
(5)会议纪要：适用于记载和传达会议议定的事项和主要精神。
(6)通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
5、拟稿完成之后签发之前，由部门负责人或办公室负责人对所拟公文进行审核，审稿人在文件签发纸“审稿人”栏签上自己的名字和日期。
6、核稿后进行签发工作，学校行政发文由校长签发，党总支发文由党总支书记签发。签发文件应在签发纸“签发人”栏内签写“发”、“印发”、“急发”等字样，并签上姓名和年月日。受领导委托代行签发时要注明“某某代签”。
7、签发后，由办公室进行编号和注发，即在文件签发纸上上注明文号、密级、缓急时限、主送机关、抄送机关、印制份数。注发人签上自己的姓名和时间。
8、文件注发后，由办公室或核稿人交打印室进行缮印，并明确校对的时间。缮印工作包括初次打印、校对后修改及装订工作。
缮印要注意以下几点：
(1)必须以签发的定稿为依据，不得擅自改动。
(2)机密文件由校办负责缮印。
(3)必须在指定的时间里完成缮印工作，不得拖延。
(4)使用统一的校对符号进行校对，并注明校对人姓名。
(5)由打印室根据打印份数对文稿印制成的正规文件进行装订后，交办公室。
9、办公室对文件加盖公章，并进行发文登记。对外发文，根据发文送报对象确定发文份数;对内发文，学校工作计划、总结、规章制度、奖金分配方案等发至每一位教职工，学校一些活动通知、干部任免、职务评聘、机构成立等发至中层、教研组、年级组。党总支工作计划、总结、规章制度等发至每一位党员及入党积极分子，重大活动通知、换届选举等发至各党支部。
10、文件发送，由文件发生部门负责，发送完毕，应向办公室登记发送的时间及发送人的姓名。
篇2:文书管理制度
文书管理制度
(一)文印室管理规定
第一条公司的文件，分发部门及存档文件必须打印。内部递传的简单请示报告或其他不需打印的文件，一律不予打印。
第二条公司发文，需由起草人定稿抄正，经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。一般文件的打印、复印、传真，须经所在部门负责人签字同意后才予办理;
第三条私人资料，不得在公司打印、复印或用公司传真机递送，以免影响公司的正常工作。
第四条文印室工作人员应认真做好本职工作，按时完成任务。对收到的文件资料，应及时给有关部门、人员送发，或及时通知有关人员到文印室领取，不得延误。
第五条文印室人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件。
第六条文印室对送来打印、复印、传真的文件资料，应做好登记，并在月终作统计核算。属业务部门的，由各部门承担费用;属行政、管理部门的，统一归列行政开支。
第七条文印室工作人员初次违反上述规定的，给予批评或处50元以下罚款，屡教不改给公司造成不良的社会影响或较大经济损失的，处50元以上500元以下罚款，并责令其书面检查，视认识程度决定是否留用或除名。
(二)文书管理制度
一、公司行文是企业请示、报告、商洽工作、向下传达决定、批复处理问题、指导工作的重要形式。
二、公司行文要做到规范、准确、及时，并实行统一管理。
三、公司行文的程序为：拟搞、审核(部门领导)、签发(公司领导)、打印、分发、登记、归档、销毁。
四、行文与打印管理
1、公司行文由业务承办人起草，在发文稿申请表中须有文件标题、发送范围、印制份数、拟稿单位与拟稿人，部门负责人签名、标定日期和密级;部门负责人审定，总经理签字同意后打印发文。
2、经总经理批准签发的文稿交行政部统一编号打印，由起草人校对(对文稿内容、质量负责)修正后，及时送交给有关部门和人员，或由行政部发出。
3、打印人员不得截留文件，或将打印、复印、传真等行文中的有关商业秘密或企业管理规定中须保密的事项透露给他人。
五、发文管理
1、公司发文由行政部统一编号、存档。有领导批示的，还应附批示件。
2、部门和个人收文应在行政部发文登记册中签名。
3、公司制度、规定、决定、决议、纪要、任命以及向政府有关部门的请示、报告等以红头文件印发，其他文件通常用普通纸印发。
4、公司内部文件，各部门应妥善保管，年终由行政部统一收回处理。
六、收文管理
1、公司收文的处理程序为：收文、分文、记录、传送、归档。
2、公司收文由行政部统一负责：收到发来文件后，应先做好归类、登记，根据文件的内容，分送有关领导阅示和主办部门处理后，收回归档。
3、急件或涉及商业机密的传真应由专人处理。
七、所有文件收取发放，必须有登记、签收手续。
篇3:文书档案立卷归档制度
文书档案立卷归档制度
(一)总则
第一条 根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作,特制定本制度。
第二条 归档的文件材料必须按年度立卷,本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料,都要按照本制度的规定,分别立卷归档。
第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。
(二)文件材料的收集管理
第四条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员,负责管理本部门的文件材料,并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。
第五条 凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。
第六条 一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时,必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。
2.本公司召开会议,由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续,档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。
第七条 各部门专(兼)职文书的职责:
1.了解本部门的工作业务,掌握本部门文件材料的归档范围,收集管理本部门的文件材料。
2.认真执行平时归档制度,对本部门承办的文件材料及时收集归卷,每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕,并向档案室办好交接签收手续。
3.承办人员借用文件材料时,应积极地提供利用,做好服务工作,并办理临时借用文件材料登记手续。
(三)归档范围
第八条 重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
第九条 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
第十条 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
第十一条 本公司的请示与上级机关的批复。
第十二条 本公司反映主要职能活动的报告、总结。
第十三条 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
第十四条 信访工作材料。
第十五条 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
第十六条 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
第十七条 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
第十八条 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
(四)平时归卷
第十九条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料,由专(兼)职文书集中统一保管。
第二十条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务,编制平时文件材料归卷使用的"案卷类目"。"案卷类目"的条款必须简明确切,并编上条款号。
第二十一条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料,收集齐全,加以整理,送交本部门专(兼)职文书归卷。
第二十二条 专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料,按照"案卷类目"条款,放入平时保存文件卷夹内"对号入座",并在收发文登记薄上注明。
(五)立卷(案卷质量要求)
第二十三条 为统一立卷规范,保证案卷质量,立卷工作由相关部室兼职档案员配合,档案室文书档案员负责组卷、编目。
第二十四条 案卷质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
第二十五条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第二十六条 在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开,文电应合一立卷;绝密文电单独立卷,少数普通文电如果与绝密文有密切联系,也可随同绝密文电立卷。
第二十七条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年,其它文件的立卷按照有关规定执行。
第二十八条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
第二十九条 卷内文件材料应按非列顺序,依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。
第三十条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。
第三十一条 有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明,也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。
第三十二条 案卷封面,应逐项按规定用毛笔或钢笔书写,字迹要工整、清晰。
第三十三条 案卷的装订和案卷各部分的排列格式:
案卷装订。装订前,卷内文件材料要去掉金属物,对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷,案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
第三十四条 案卷各部分的排列格式:软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表),以案卷号排列次序装入卷盒,置于档案柜内保存。
第三十五条 本制度自印发之日起实施。