档案管理制度
一、 职责
各部门主管负责本部门管理范围内的档案管理工作。对本部门工作过程中产生的文件资料及与本部门工作相关的外来文件进行管理和控制,所有档案立卷、归档后由行政部实行管理。行政部应设立档案管理员。
二、管理内容与方法
1、立卷归档
(1)公司应立卷归档的文件资料包括:
1)证照资料:包括营业执照、税务登记证、法人代码证、以及公司开办、年检、变更等有关资料;
2)规章制度:包括公司制定和修改的全部制度、规定、办法、细则等。
3)收发文书:包括总公司下达内部文件、总公司与物业公司往来文件、物业公司与政府公文及批复、物业公司与其它公司业务文件、公司发出的决定、通报、纪要、重要通知、会议记录、工作总结等。
4)合同资料:包括公司订立的各类合同及合同订立、履行、变更、终止及合同纠纷处理过程中产生的有关资料。
5)工程技术资料:包括小区工程技术项目实施过程中产生的设计、施工图纸、竣工资料、验收资料、公共设备、设施资料、消防安全资料等。
6)人事资料:包括员工入职、各种证件、调薪、奖罚等资料,
7)管理资料:业主、住户资料,装修办证资料、车辆管理资料、公共巡查资料等。
8)照片、声音资料:包括反映公司发展历程和重大活动的有关摄影、录音、录像、光盘资料。
9)其他需归档的文件资料。
(2)立卷归档的要求:
1)各类文件应分别立卷。所有外来文件、内部文件由行政部统一分类、登记、编制目录、按年按类装订成册,外来文件、内部文件包含公文、传真、会议记录、通报、纪要等。
2)文件的正文与附件、底稿等应归案在一起,保持文件、材料的完整性。
3)立卷归档的文件要便于查找。
4)文件有标题的,应在目录中列上标题。无标题的,应根据文件内容拟定标题,并标上方括号以示立卷人加的标题。
5)案卷封面要用毛笔或钢笔填写清楚,对破损文件应加以裱糊。
6)照片、声像、磁盘档案需用文字标明内容、时间、地点。
2、档案的利用
(1)各部门因工作需要借阅档案,应在借阅登记簿上登记。
(2)借阅档案,要填借阅簿,用后应按时归还。借阅人员对所借档案应妥善保管,严防遗失,泄密和污损,不得抽换、涂改、勾画、拆散和转借,不得擅自复制。
(3)借阅和查询公司档案,应经借阅和查询人的分管领导批准。
(4)外单位人员借阅和查询公司档案,应经董事长或总经理批准。
3、销毁
(1)档案保存期,由行政部提议,报董事长批准。专业性档案(如工程技术、财务等)保存期限按照国家有关制度。
(2)对超过保存期限、失去保存价值的档案,由档案室提出销毁申请,报董事长批准。
(3)销毁档案时,应认真清点,由2名以上监销人员监销。监销人员由行政部经理指定,销毁后,由销毁经办人和监销人员在销毁记录上签字。
(4)对已销毁文件,应制定目录清册存档。
4、档案室管理
(1)档案室应建立登记、统计制度。档案收进移出、销毁必须在流水帐簿上登记,对保管、利用情况定期进行统计。
(2)档案管理人员离职或调职,必须与接任人员办理移交手续。
(3)档案管理人员对保存的档案应根据需要进行全面或重点检查,平时注意档案的保存情况,发现问题,及时报告解决。
(4)档案室须特别注意防火、防霉、防盗、防虫、防鼠、防光、防潮、防尘等工作;电子存档应注意防病毒、防磁、防潮、防挤压,并注意温度适宜。
(5)立卷的档案应分类放入档案盒存放;
(6)档案移交
1)由部门自定责任人保管的档案不移交,但每年要接受档案室一年一至两次的档案检查;
2)按年度归档的档案拾贝网,在每个自然年结束后1个月内,由各部门立卷归档,移交档案室;
3)负责保管档案的职员离职或调离工作岗位时,应将有关档案资料按要求整组卷后,与档案室负责人、部门经理一同进行档案移交,移交给本部门经理或接岗人;
4)档案移交时,移交人填制移交清单一式三份,交接双方按清单核对交接,并在移交清单上签字;移交清单由移交人、接交人、档案室各执一份。
三、责任
1、损坏、丢失公司档案的;
2、擅自提供、销毁公司档案的;
3、涂改、伪造档案的;
4、违反第三条制度,不按制度归档或不按期移交档案的;
5、档案管理人员玩忽职守,造成公司档案损失的。
违反档案管理制度的,公司将据《奖惩条例》,视情节轻重,给予处罚
篇2:档案管理制度
档案管理制度
1、公司档案：公司章程、规划、年度计划、经营情况、统计资料、财务审计、会议记录、决议、决定、委任书、聘书、协议、合同、项目方案、可行性研究报告、通知、房地产产权证、工程图纸文件和涉及土地、施工的各类文件、批复、工程竣工档案资料以及员工薪资、人事档案等具有保存和参考价值的文件材料。
2、档案由专人负责管理，并明确具体责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。
3、人事档案
(1),员工个人档案。在职员工个人档案由公司负责保管;离职员工档案保存期限为一年;列为储备人才的人员资料，保存期限为半年。
(2),其它人事资料。公司规章制度资料永久保存;有关章程制订的文件保存五年;有关员工任用、岗位变动的文件保存一年;工资表及奖金、补贴等相关资料保存二年。
四、其它档案的保存期限
(一)永久保存
1、有关仪式、庆典、纪念的重要文件;
2、建筑物的新建、改建及增建的文件和工程竣工档案资料及图纸、资料;
3、土地取得及处分的重要文件(土地证、土地评估资料);
4、建筑物取得及处分的重要文件(房产证、房产评估资料);
5、公司章程。
6、建设设计与重大的计改的图纸资料。
(二)保存10年
1、有关年度及每月的决算文件;
2、有关账目的决算记录及整理的重要文件(总决算表、现金收支表);
3、有关账目传票的记录;
4、有关收入、支出的原始凭证;
5、有关财产的评估及折旧的文件;
6、有关税收方面的文件;
7、重要的统计资料。
(三)保存五年
1、会议记录、纪要、决议;
2、有关政府法令的文件;
3、有关诉讼的文件;
4、有关政府机关重要的许可申请及报告文件;
5、有关政府机关的指示及各种命令传达书;
6、有关重要的合同、契约、协定及备忘录文件;
7、有关劳动协约及工会协定的文件;
8、有关经营协议及团体联系的文件;
9、有关贷款的重要文件;
10、有关投资及融资的重要文件。
(四)保存三年
1、经营会议、部门会议、办公会议记录;
2、发文薄、收文薄;
3、有关规定的制定，及施行的文件;
4、有关政府机关的许可、申请许可及报告的文件;
5、有关安全管理的文件;
6、有关转账整理的文件。
(五)保存二年
1、有关登记简易的文件;
2、有关和政府机关交涉联络的文件;
3、有关简易的契约协定及备忘录文件;
4、有关建筑物及保存物品、火灾保险的文件;
5、有关银行存款及转账存款的文件。
五、档案借阅
1、公司领导借阅非密级档案，可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。
2、公司其他人员借阅档案，经主管领导批准，并办理借阅手续。
3、借阅的档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借。如工作需要摘录和复制，密级档案必须由总经理批准方可摘录和复制;一般内部档案资料由各部门领导批准方可摘录和复制。
六、档案的销毁
1、任何部门或个人无权随意销毁公司档案材料。
2、按规定需要销毁时，密级档案须经总经理批准，一般内部档案须经主管领导批准后方可销毁。
3、经批准销毁的档案，由档案管理员填写销毁清单，专人监督销毁。
篇3:营运招商部档案管理制度
营运招商部档案管理制度
行政档案
部门签报
公司上级行政文档(总办 / 人力资源 / 行政)
营运招商部每月工作业绩及奖金分配方案
工作计划和小结
用资计划
备忘录(与其他部门)
租赁档案
大厦租户档案(每户一档)
租赁合同(中英文版本)
其他合同(停车协议 、 电话线转让协议)
租户资质文件(营业执照复印件或注册登记证复印件、税务登记证复印件)
来往信函
租赁保证金复印件
商务中心租户档案(每户一档)
租赁合同(中英文版本)
其他合同(停车协议)
租户资质文件(营业执照复印件或注册登记证复印件、税务登记证复印件)
来往信函
租赁保证金复印件
租户信息卡
数据线清单
家具清单
员工登记表
zz大厦资料
产权证件复印件
楼层平面图
各单元资料
预期客户档案
中介公司
潜在客户