公文收发传阅管理制度
根据有关规定并结合公司实际情况，现就非质量、环境体系文件收发、传阅管理办法规定如下：
一、公文撰写
1、公文草拟。根据需要和领导指示初步拟定文稿。公司发文由综合处草拟，涉及各处室职责，需要由公司统一行文的，由各处室、部门草拟文稿。
2、公文审核。指对草拟文稿的审核，由综合处负责。审核的主要内容是：看是否的确需由公司统一行文、行文方式是否妥当、是否符合行文规则和拟制公文的有关要求等。不需由公司统一行文的公文，由各处室、部门自行发文。
3、公文复核。指公文正式印制前对文稿的校对、核稿，重点是看：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
4、公文签发。将经审核的文稿交领导签字，批准发文。公司级公文由总经理签发，各处室、部门或某特定业务范围的行文，由处室、部门负责人签发。
5、公文的印刷、用印。 经审核无误后的公文的即可印刷与装订。如需加盖公章的按《印章管理办法》加盖公章。
二、公文发放
指将公文发放到相关部门。确定发文后，综合处发文人员要在《高新物业发文表》上编制发文编号，登记公文名称、发文日期、数量、发放部门等。对内发放文件须有各处室、部门相关人员签收。公司级文件发放时只发到处室及相关部门，处室、部门内部的传达由各处室、部门自行管理。各处室、部门收到文件后要签字确认。
三、公文的传阅
接收的文件需由多部门阅看时，经综合处处长、总经理在《文件批阅卡》上审批后，原文件附《文件批阅卡》交由相关处室、部门阅看，阅看人员签字确认。
四、公文归档
公司发文由综合处及时归档，填写《文件归档登记表》。各处室、部室自行发放的文件，如有必要应及时报送综合处归档。
篇2:物业公文处理工作规程
步行街物业公文处理工作规程
1.目的
使公文的形成、办理、立卷、归档和销毁更及时、准确、规范、保密。
2.适用范围
所有外来及本公司文件。
3.公文的处理
3.1公文种类：
除外来函外，本公司的公文是公司及所属单位在企业管理过程中形成和使用的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻公司政策、执行上级和主管部门的指示、发布规章制度、实行行政管理措施、请示和答复问题、报告情况和交流经验，协调内部和对外交往的重要工具，也是公司行使职能的重要手段和依据。根据实际工作需要，按照公文使用范围和作用主要使用下列文种：
3.1.1决议：凡经过会议讨论通过，要求所属部门贯彻执行的事项。
3.1.2决定：对某些重要事项或重要问题做出安排或处理。
3.1.3通知：是"发布行政法规和规章，转发上级机关(部门)、同级机关(部门)和不相隶属机关(部门)的公文批转所属单位，要求属下单位(部门)办理或需要周知和共同执行事项时所使用的下行文种"。常用"会议通知"、"任免通知"等。
3.1.4通报：通报工作情况或好坏典型事例及经验教训，表彰先进、批评后进等用"通报"。
3.1.5报告：向上级机关(部门)汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关(部门)的询问等。
3.1.6请示：请求上级机关(部门)对某些重要工作做出指示、答复和批准事项时用"请示"。
3.1.7批复：批准或答复下属单位(部门)请示的事项。
3.1.8函：与不相隶属机关(部门)或本系统单位之间互相商洽和联系工作，询问和答复问题等用"函"。
3.1.9会议纪要：记载或传达会议主要精神和决定事项。
3.2公文格式撰写公文，应遵循惯用的格式；
3.2.1发文机关标识：*******有限公司行政管理文件
3.2.2发文字号：包括发文年度、发文机关代号和发文顺号，按序在发文机关标识下方，如"**字[****]第***号";
3.2.3公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容，标题在发文机关标识或发文字号下方居正文上端中央位置书写;
3.2.4主送机关是指收受、办理或执行公文的机关，一般在公文标题左下方正文之前第一行顶格书写，其他需要了解公文内容的上级、同级或不相隶属机关，应在"抄送机关"栏目内写明，标注在主题词下方;
3.2.5公文署名，分为机关署名和领导署名，标注在正文或附件说明右下方，印章必须与署名相符，盖在单位名称的正中位置，上不压正文。
3.2.6成文日期，一般以领导签发或会议通过的日期为准，亦可以印发时间为准，成文日期要完整写出年、月、日，标注在发文单位或领导署名下方;
3.2.7凡需联系办理的公文，要在公文末页下端，标注承办单位、联系人及电话号码。
3.3公文的起草和审批签发
3.3.1公文起草的基本要求是：
1)重点要突出，观点要鲜明，论理要清楚，文字要精练，用词要准确，篇幅要简短，结构要严谨，层次要分明;
2)拟搞人必须要按公文的文种格式行文，用钢笔书写或打印，不得用圆珠笔或红笔书写;
3)文稿在呈送领导审批签发之前，负责拟稿的人员要对公文进行认真核对。
3.3.2公文的审批签发程序为：
行文稿先由行文部门负责人审核签名，再送行政人事部核稿，不属急件，一般不得直接将文稿呈送领导;如需会签的，送会签部门审稿，然后由行政人事部将符合要求的文稿送有关领导签发。"请示"、"报告"和对外行文由公司总经理签发，一般例行事务性公文，由部门主管领导签发，最后安排打印。
3.4公文办理
公文办理主要包括公文的登记、分发、承办、印制、传递等环节。
3.4.1登记公文，应将公文的标题、密级、发文字号、来文机关、发往机关、页数、份数、收发时间及办理情况等逐项记载清楚，填写《外部文件清单》，以便今后核查收回和销毁。
3.4.2分发公文
1)一切外来公函，统一由综合文员签收、登记并根据实际需要及时分送(各部门应签收)，同时，应填写《文件发放/领用登记表》;
2)根据公文性质和内容，由行政助理提出处理意见，送领导阅示，如文件涉及公司机密但根据需要交有关业务部门办理，则附《文件传阅单》;
3)凡需业务部门经办的公文，由行政助理负责催办，并将落实结果报告主管领导。
3.4.3 承办公文是指接受办理下级单位请示的公文和其它需要批复的公文，以及转发翻印的公文等。承办请示的公文，凡属本公司权限范围内能批复的事项，一般先由业务部门提出意见，经领导审批或会议决定后再批复呈文单位，时限一般不得超过一周，重要事项和重要问题的请示，可直接送领导审阅后批复，时限不得超过三天。承办公文部门要提高办事效率，及时催办和跟踪，避免延误。
4.相关文件与记录
4.1《阅读记录》
篇3:内部行政公文处理程序
1.0目的
对公司内部行政公文处理进行有效的控制和管理。
2.0范围
适用于物业集团各部(室)及所属各物业公司(管理处)的公文处理。
3.0职责
3.1 物业集团副总经理负责对物业集团行政公文的签发及对物业集团各部门签报(或报批)文件的审核,总经理负责审批。
3.2 行政管理总部经理负责对物业集团行政公文的审核。
3.3 行政秘书负责物业集团行政公文的呈批、编号、打印、发放、保管、整理、归档以及报批件的呈批。
3.4 各物业集团职能部门和各物业公司(管理处)负责人负责本单位所呈报行政公文的校对、审核。
3.5 各物业集团职能部门和各物业公司(管理处)负责人负责报批件(签报)的意见签注及本单位(部门)相关文件的拟稿和保管。
4.0 工作内容
4.1 物业集团行政公文权限管理
4.1.1 物业集团所属物业公司(管理处)以及物业集团本部各部室之间相互行文(即平行文),均采取函的形式自行行文。
4.1.2 物业集团有隶属关系的单位(部门)要按照层级关系采用相应的上行文或下行文,正确行文。
4.1.3 物业集团本部部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向物业集团各物业公司(管理处)行文。
4.1.5 原则上不允许越级行文,极其特殊或紧急情况需要越级行文的,在越级行文的同时要报告或抄送直接上级单位。
4.2 草拟行政公文
4.2.1 拟写公文必须符合党和国家的政策、法律、法规,符合恒大集团有关精神和规定;
4.2.2 事实清楚,观点明确,表达准确,结构严谨,条理清楚,字词规范,标点正确,精练简短。
4.2.3 公文文种根据行文的目的、发文单位职权和与主送单位的行文关系确定。
4.2.4 人名、地名、数字、引文要认真核实,力求准确。引用公文应先引标题,后引发文字号。
4.2.5 拟制公文,对于涉及其他部门(单位)职权范围内的事项,主办部门(单位)应主动与有关部门(来自:)沟通协商,取得一致意见方可行文;如对重要事项有分歧,可事先由主办部门(单位)牵头,以签报的形式加注双方建设性意见,报上级主管领导协调裁定后方可拟制公文。
4.3 物业集团收文管理
4.3.1 物业集团收到各物业公司(管理处)上报的需要办理的公文,行政管理总部由行政秘书登记后附上《收文处理单》,送交行政管理总部经理进行审核。审核的重点是:是否符合行文规则;内容是否符合国家法律、法规及集团有关规定;涉及其他部门或单位职权的事项是否已协商、会签;文种使用、公文格式是否规范等。
4.3.2 经审核,对符合本规定的公文,由行政管理总部及时在《收文处理单》上提出拟办意见,送物业集团有关领导批示(阅知)或者交有关部门(单位)办理,需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文,应当明确办理时限。
4.3.3 承办部门(单位)收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求(来自:)办理,确有困难的,应当及时予以说明。对不属于本部门(单位)职权范围或者不宜由本部门(单位)办理的,应当及时退回行政管理总部并说明理由。
4.4 物业集团发文管理
4.4.1 审核:
a. 以物业集团名义发文,完成公文草拟后,附上《发文处理单》,由主办部门(单位)负责人认真初审,确认无误后签字;随后送交有关部门(单位)对未经签报的一般性事项进行会签;会签完成后由经办人送交行政管理总部经理审核签字,最后呈报物业集团总经理签发。
b. 公文审核的重点是:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,是否符合国家有关政策法规和上级有关精神。
4.4.2 复核(校对):公文正式印制(缮印)前,由行政秘书负责进行复核,重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一规范等;复核完成后打印出校对件一份及时通知公文主办部门(单位)拟稿人或经办人进行校对签字。
4.4.3 复核(校对)完成后即可进行缮印、用印、登记、分发。
4.4.4 对印章的使用具体按《印章管理规定》执行。
4.5 物业集团行文的归档和保存
4.5.1 物业集团内部行政公文由行政管理总部专人统一收发、审核、用印、归档和销毁。
4.5.2 各物业公司(管理处)行政公文由各部门负责整理、归档。
4.5.3 物业集团各职能部门、物业公司(管理处)对其他部门发来的文件须建立《收文处理登记表》。
4.5.4 公文复印件作为正式公文使用时,应在复印件签上“与原件相符”字样并加盖证明章。
4.5.5 公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。
4.5.6 不具备归档和存查价值的公文,经鉴别并经行政管理总部经理批准,予以销毁。
4.5.7 销毁秘密(来自:)公文应当到指定场所由二人以上监销,保证不丢失、不漏销。其中销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。
4.5.8 工作人员调离工作时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
5.0 相关文件
5.1《印章管理规定》(WI-7.2-02-01)
6.0 记录表格
6.1《收文处理单》(QR-4.2.3-02-01)
6.2《收文处理登记表》(QR-4.2.3-02-02)
6.3《发文处理单》(QR-4.2.3-02-03)
6.4《发文签收表》(QR-4.2.3-02-04)