内审管理程序
1.目的和范围:
确定质量管理体系是否符合产品实现的策划要求、本标准要求以及组织自定的质量管理体系要求,确保质量管理体系的有效实施和保持。本程序适用于本公司内部质量审核工作,包括与质量管理体系相关的公司领导层、所有的相关部门和项目部等。
2.职责
2.1管理者代表
2.1.1 确定审核目的,下达审核指令;
2.1.2批准成立审核组,任命审核组组长和组员,并对其实施领导;
2.1.3审批内审报告;
2.1.4协调解决内部质量审核中出现的其他问题,批准纠正措施。
2.2 总经理室
2.2.1 编制公司年度内部质量审核计划;
2.2.2 挑选与被审核对象无直接关系的内部审核员,报管理者代表审批,组成审核小组;
2.2.3组织内部审核的实施;
2.2.4审核资料、文件的管理。
2.3 审核组长
编制审核实施日程表、审核实施计划,组织编制审核检查表,起草审核报告,对审核报告的全面性和准确性负责,审核纠正措施。
2.4 审核员
2.4.1理解并向受审核部门阐明审核计划的要求,编制"内部质量检查审核表";
2.4.2客观公正地收集证据、记录,分析写成书面材料向组长报告,保管好与审核有关的文件或开具不合格项报告单;
2.4.3配合并支持审核组长的工作。
2.5 受审核部门
2.5.1将审核目的、范围通知全部有关人员,提供保证审核过程所需有效的资源,配合审核工作;
2.5.2制定和实施针对审核结果采取的纠正措施;
3.工作程序
3.1总经理室根据质量体系运转的情况,并考虑以前审核的结果,于年末制订出次年"年度内部质量体系审核计划",交公司管理者代表审批。一般十二个月内至少进行一次,且两次的间隔少于十二个月。当公司质量管理的内外部环境或条件有重大变化时应及时增加审核频次,原因可包括如机构的变化、严重的客户投诉、外部审核等。
3.2"年度内部质量体系审核计划"必须覆盖公司质量体系所涉及的各个部门,各过程、各部室,每年至少进行一次内部质量审核,对较重要的或问题较多的部门审核次数可以适当增加。年度计划执行中,若发现不合理或不合适时,可由管理者代表在执行中任何时候修改。"年度内部质量体系审核计划"的内容主要为:
3.2.1审核目的和范围
3.2.2审核及受审核的时间安排
3.2.3审核部门、单位
3.3审核准备:
3.3.1管理者代表根据审核部门和工作内容任命具有内部质量审核员资格的人选担任审核组长和审核员。
3.3.2由审核组长根据初步确定的审核时间拟定审核通知并发给各部门,各部门确认后编制审核实施计划。
3.3.3由审核组长组织审核组成员制定审核实施计划。内容包括:
a.受审核的部门
b.审核的目的、范围和日期
c.依据的文件
d.审核的涉及过程及时间安排
e.审核员分工
审核实施计划由管理者代表批准。现场审核前,由审核组长提前向受审核部门发出审核实施计划。
3.3.4准备好审核所依据的文件。审核以GB/T19001-2000为标准,公司质量管理体系文件、相关法律、法规、标准、规范、合同等为依据,以客观、公正为原则,注重审核各个过程的效果和体系的有效性。
3.3.5审核员应事先作好审核准备,包括编写检查表、明确对分工审核的过程和区域如何审核等。检查表由审核组长审批。
3.4 审核实施
3.4.1 召开首次会议(即动员大会,总经理、管理者代表、部门经理、审核员参加)。首次会议确认审核的目的、范围、方法、审核依据、审核中注意事项、日期安排等。
3.4.2 现场审核
A.审核的具体内容按照"内部质量审核检查表"进行。
B. 审核员通过查阅文件、检查现场、交谈、收集证据,检查质量体系运行情况,发现不合格项时,审核员应当场取得受审核部门对不合格事实的确认,若出现意见分歧,审核员必须耐心说明,仍有异议由审核组长提请管理者代表仲裁。
3.4.3现场审核后,召开末次会议,参加会议人员与首次会议人员相同,参加者应签到,会议由总经理室作记录。会议上,审核组长应全面总结质量管理体系的运行情况,并说明不合格项的数量与分类,提出纠正措施的实施要求。
3.5 "内部质量审核报告"由审核组长编写,管理者代表批准后,报送总经理、管理者代表和有关部门,并作为管理评审的输入。
3.5.1 审核报告内容:
A.审核目的,范围,日期
B. 受审核部门
C .审核依据的文件
D .审核员,受审核部门主要参加人员
E .审核描述
F. 质量管理体系的符合性、有效性
G .不合格报告及纠正要求
3.6 审核报告发放范围:
3.6.1 总经理,管理者代表
3.6.2相关部门
3.6.3 受审核部门
3.6.4 不合格项所涉及的相关部门
3.7受审核部门在收到审核报告两天内,对不合格项制定纠正措施,审核组长批准。对短期内无法纠正的不合格项,应继续采取纠正措施。
3.8总经理室与审核组对纠正措施中的工作项目进行跟踪检查,检验其有效性并记录在《内审纠正措施记录》表上。
3.9将审核工作的全部记录,包括审核结果、不合格项报告、纠正或纠正措施及其验证、审核结论、审核计划、各审核员的审核检查表等,由审核组长移交总经理室,按公司规定的《档案管理程序》要求进行保管。
3.10内部审核后,若有必要,应对公司的质量管理体系文件进行评审和作出相应调整。
4.相关文件
4.1《会议制度》
5.相关表单、记录
5.1审核实施日程表
5.2审核实施计划
5.3内部质量审核检查表
5.4内审纠正措施记录
5.5内部质量审核报告(记录)
5.6 内审首、末次会议记录(记录
篇2:文件管理程序
文件管理程序
1.目的及范围:建立公司文件制作、审核、批准、发放、回收及更新、保存等程序,确保公司文件得到及时准确的处理和安全有效的运转。该程序适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。
2.职责:
2.1总经理室负责公司文件管理的总协调及总监督,并受理各部门有关文件延误的投诉;
2.2各部室资料员负责文件管理的具体工作,即收发、登记、传递、用印、立卷、归档和销毁等。
3.工作流程:
3.1 文件分类:
3.1.1 通用文件:指公司在生产经营活动中普遍使用的文件,分为内部文件、外来文件和外送文件。
A. 内部文件:即公司制作的只在公司内部使用的文件。如请示单、报告、工作联系函、通知、会议文件、周记、制度文件等
B. 外来文件:即公司收到的由外单位制发的文件。如法律法规、政府来文、供方来文、顾客来文、公共事业单位来文等
C. 外送文件:即公司制作的对外发出的文件。如对政府、供方、顾客、公共事业单位发出的文件等
3.1.2 专用文件:指只在公司一定工作部门或业务范围内使用的专门文件。分为技术文件、财务文件、人事资料、合同文件和签价单和决算资料等。
A.技术文件:即以图纸为核心的工程建设专用文件。如报批文件、标准图集、内业资料、图纸等。
B.财务文件:即在公司会计工作中形成和使用的会计核算专业材料。如会计凭证、帐簿、报表及相关的财务报告等。
C.人事资料:即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。
D.合同文件:即在公司生产经营活动中与外单位签定的具有法律效力的文件。如各类工程合同、设计合同、售楼合同等。
E.签价单:即审计核算部在签价认价时专用的文件。
F. 决算资料:即审计核算部在办理工程结算审核过程中产生的文件。
3.1.3 记录:即公司各项质量活动留下的记录,是一种特殊类型的文件。如合格供应商名录、培训记录、各类签到表、登记表等
3.2 总要求:
3.2.1 文件处理必须做到及时、准确、安全。
3.2.2 内外行文要求做到格式统一、要素完整、文号分明。对外行文采用国家公文格式,内部行文按公司惯例采用英文格式。(格式及具体规定详见第三层次文件《XX集团文件处理办法》之第二章"文件格式")
3.2.3 各部室资料员为公司文件流转的进出口,文件不允许由拟写人直接送领导者个人,因特殊情况必须越过传递的,应于事后按程序补办登记。
3.2.4 各部室资料员要做好文书立卷工作。每年年初,根据以往本部门文件的运转情况,预计当年可能形成的文件,拟制或修订立卷类目。
3.2.5 各部室资料员要建立本部门的文件清单。即根据3.2.4订立的立卷类目,将空白的文件清单置于该类目的最前面;随时将已发放完毕的文件按已编好的类目归入卷内,并按文件收进顺序填写文件清单。
3.2.6 文件的管理一般要经过如下几个环节:
A.编制:文件由相关部门或个人拟写,所在部室资料员进行编号登记;若以公司名义对外行文则由总经理秘书编号。
B.批准:文件内容和发放范围由相应的批准人审核签发;需要多个部门批准的,须进行会签,签发时须注明签发时间;应用软件的使用权限需报送总经理批准。
C.登记:收发文(除便条、介绍信、回执等)应登记在相应的收文发文登记本上或直接在文件上签收并及时整理文件目录。来图加盖受控分发号。
D.用印:公司印章由总经理秘书保管,部门公章由各部室资料员保管。用印时,应以相关部门主管签发的文字或经部门经理签字的盖章联系单为依据。
E.发放:各部室资料员根据批准的发放范围进行分发。制度文件换版时,由总经理室或相关部门根据发放清单发出新版文件。
F.传阅:分为张贴传阅和传递传阅。张贴传阅指知晓性文件由发出部门的资料员在公司布告栏上予以张贴,各部门资料员在所在部门布告栏上张贴;传递传阅指需要传阅的文件由资料员加盖阅文章,填写需传阅人员名单,传阅人员阅毕签字。
G.更改:技术文件需要更改时,应由发布该文件的个人或部门提出,并填写《文件更改申请单》,通过资料员报原审批人批准,并由原文件发布部门按原发放范围下发,同时作好登记。
H.版本公布:制度文件换版时,由总经理室主任编制最新版本号;总经理室于每年6月份汇总各部室上交的法律法规清单及制度文件版本情况并给予公布。
I.回收:文件持有人因离职或工作调动不再符合持有资格时,所在部门资料员负责及时收回。
J.归卷:各部室资料员要做好平时归卷和定期归卷工作。平时归卷即随时将发放完毕的文件按事前编制的立卷类目归入卷内;定期归卷即一个较长时间段后,对手头的所有文件进行清理,对无存档价值的文件材料可备文件夹单独存放。联合办理的文件原件由主办部门归卷,其他部门保存复印件。涉及付款的合同和请示单原件由财务计统部保存。
K.借阅:文件需要借阅或复印时,借阅人应填写《文件借阅登记表》或《图纸借阅登记表》。公司文件不外借给其他单位,如遇特殊情况,需经部门经理批准。
L.保护:文件不管处于使用或是保存状态,都要注意保持字迹清晰、份数完整。归卷时,复写件、圆珠笔书写件或传真件等均应重新复印。
M.归档:各部室按规定的归档时间将整理过的有保存价值的文件向图书档案室移交,无归档或存查价值的文件,经鉴别和主管部门领导确认后销毁。
3.2.7在文件处理时限方面,一般文件2个工作日,加急文件1个工作日(加急文件可加盖加急章)。若超过时限,必须先通知文件发出部门,并说明原因和预计文件处理完结时间。牵涉到较大审核工作量的文件在审计核算部、财务计统部等控制性部门的处理时间可根据实际需要合理延长,但必须将延长的时限告知文件发出部门。部门之间也应加强横向联系,发文部门应对已明显延误的文件进行追踪。
3.2.8在文件处理权限方面,部门经理和副经理之间因应进行合理分工。在正职经理出差或病假或因其他原因未能及时履行处理、签发文件职责时,由副经理替代,必要时可通过电话向正职经理请示,有若干个副经理的部门应明确指定常务副经理。
3.2.9总经理室指定专人将正式合同与会签的合同草案进行核定并签认,以省略各部室二次重复会签的环节。(具体做法参见《合同管理制度》)。
3.2.10总经理室负责对文件的传递、执行情况进行督查,受理各部室有关文件延误的投诉,并定期向总经理汇报;
3.2.11各部室可根据实际需要制定各类表单,但必须根据本程序提供的相应表单样式及要素进行调整;若需要增设程序以外的表单,在部门内部使用的需经部门经理审批同意,涉及其他部门的需经涉及部门主管同意并报总经室。
3.2.12电子邮件及传真收发时应进行登记和存盘,如需要电话确认的应在备注栏做好确认记录。
3.3 分类管理:
3.3.1 通用文件:
A. 内部文件:
a. 请示单:即各部室请求总经理指示意见或批准事项时使用的陈述性文件,以固定的表单形式出现。经办人有时限要求的需在文中注明,各级审批人无法实现的需及时向经办人反馈。
报告:即各部室向总经理汇报工作情况时使用的陈述性文件,在我司,可视为请示单的补充形式。
a) 知晓性报告:
b) 执行性报告:
通知:即总经理室或人力资源部要求全公司或相关部室了解或办理事项时使用的文件,一般公司层面的、指示性质的通知由总经理室发出,周知性通知由人力资源部发出。
a)总经理室发文:
b)人力资源部发文:
d.工作联系函:即公司部门之间进行的一般日常工作联系时使用的告知性函件。有反馈需求的,须在文末写明此种需求和反馈时限。如有抄送部门,对方反馈时应同时将反馈情况函告抄送部门。
e.会议性文件:即记载公司经理例会、专题例会、工程监理例会等会议的主要精神、主要情况及议定事项的一种文件。文件流程详见《会议制度》。
f.周记:即各部室每周的工作总结及计划、存在问题的文字记录。
g.制度文件:即公司对某项工作或某一方面活动所制定的要求,具有约束力。制度文件作为一种规范,其编制、批准、发放、评审、更改、换版等均须严格受控。如质量手册由总经理批准,管理制度和程序文件由管理者代表批准。各部门内部使用的制度文件(第三层次文件)由各部室主管批准。
B.外来文件:
a.法律法规:
b.外部来文:如政府来文、供方来文、顾客来文等
C.外送文件:如对政府、供方、顾客等发出的文件
3.3.2 专用文件:
A.技术文件:
a. 图纸:具体管理详见《设计过程管理程序》
b.施工专用文件:具体管理详见《施工管理程序》
B.财务文件:具体管理详见《财务管理制度》
C.人事资料:具体管理详见《人力资源管理体系》之《人事档案控制程序》
D. 合同文件:具体管理详见《合同管理制度》
E.签价单:具体管理详见《工程造价管理程序》
F.决算资料:具体管理详见《工程造价管理程序》
3.3.3 记录:记录归档前的管理严格按本程序执行,归档后则按《档案管理程序》管理。
4. 相关文件:
4.1 《XX集团文件处理办法》(见第三层次文件《XX集团档案工作手册》之《文件处理办法》)
4.2 《设计过程管理程序》
4.3 《施工管理程序》
4.4 《财务管理制度》
4.5 《合同管理制度》
4.6 《工程造价管理程序》
5. 相关表单:
5.1 发文登记表
5.2 收文登记表
5.3 文件清单/移交清单
5.4请示单登记表
5.5文件借阅登记表
5.6工作请示单
5.7工作联系函
5.8工作周记
5.9盖章联系单
5.10图纸收发登记表(见《设计过程管理程序》)
5.11图纸作废通知单(见《设计过程管理程序》)
5.12图纸借阅登记表 (见《设计过程管理程序》)
5.13文件更改申请表 文件管理程
篇3:计划管理程序
计划管理程序
1、目的和范围:
计划是企业管理的重要手段之一,计划制定和执行过程,可以减少企业的不确定性,提高企业的经营管理水平。通过制定计划,形成企业明确的经营目标,通过监督计划执行和计划调整,实现企业的稳步发展,在实现计划的过程中,提升企业的经营、应变、协调等能力。本程序适用于企业计划制定和执行过程中的各种管理活动。
2、 职责:
2.1企业发展中心
2.1.1企业发展中心是集团进行计划工作的管理机构。
2.1.2企业发展中心负责汇总公司经营、市场等方面的信息,听取相关部门的意见,经集团计划委员会执行会议讨论,向决策层提出建议性的计划指标,根据决策层确定的计划指标,对计划指标进行分解,听取部门和分支机构的意见和平衡以后,形成执行的计划。
2.1.3企业发展中心负责统一各部门和各分支机构的计划指标,统一计划报告的模式。
2.1.4企业发展中心负责汇总各部门和各分支机构的年度工作计划并进行综合平衡,形成集团年度计划。
2.1.5企业发展中心通过计划管理工具,监督计划指标的执行,及时向决策层反馈计划的执行情况,并对计划执行的异常情况及时发出预警。采取措施使计划得到执行,也是计划管理机构的基本职能。
2.1.6企业发展中心根据各部门和各分支机构的计划执行情况,形成集团的季度和年度计划执行报告。
2.1.7企业发展中心主持召开集团的各种计划会议。
2.1.8企业发展中心应该及时通报计划背景信息。
2.2各部门和各分支机构
2.2.1各部门和各分支机构必须在规定的时间内,向企业发展中心提供关于计划方面统计数据、相关信息等计划管理需要的文件。有责任提供计划信息的单位,应该保证计划信息的准确性。各部门和各分支机构应该对分解的计划指标进行详细的执行计划工作准备,并形成部门和分支机构的工作计划。
2.2.2财务计统部负责及时呈送财务报告并对各分支机构的计划执行报告进行财务方面的核对。
2.2.3集团以季度和年度为基本单位进行计划统计管理工作,各部室和分支机构如遇非常规性问题,影响计划执行,必须及时反馈情况。
2.2.4各部室和分支机构执行公司决策层签发的计划指令。
3、 工作程序:
3.1中长期计划编制
3.1.1企业发展中心牵头组织公司各部门对影响房地产经营的社会、经济、政策因素进行调查,并通过公司信息管理平台了解内部经营状况,在充分掌握上以上各种影响公司经营的情报资料的基础上对计划做出建议与预测。
3.1.2根据调查资料和预测结果,由公司决策层确定经营目标,确定计划指标。
3.1.3各部门按确定的公司经营目标及其所确定的计划指标,分别编制新项目开发计划、投资计划、人员培训计划等相应的各中长期专题发展计划。
3.1.4企业发展中心对上述各专题计划加以汇总,并进行概略平衡,在此基础上编制形成公司的中长期经营计划。
3.2年度计划编制
3.2.1企业发展中心根据各部门提供的公司经营信息、市场行业以及公司中长期计划与上年度计划执行情况等信息,进行计划信息处理,对计划形成的背景进行评估,为计划制定提供相关信息。
3.2.2企业发展中心组织召开计划制定会议,听取部门和分支机构的意见,形成集团建议性的计划指标。
3.2.3企业发展中心根据公司决策层批准的计划指标,进行计划指标分解,在听取部门和分支机构的意见的基础上,进行综合平衡。各部门和各分支机构根据分解的计划指标,形成各项计划及本部门的工作计划。
3.2.3.1设计研发部、工程材料部、外联部负责编制项目设计、开发开工目标,进度计划和本部门工作计划。
3.2.3.2经营销售部根据确认的项目开发进度编制项目销售、资金回笼及广告宣传费用开支计划和相应的本部门工作计划。
3.2.3.3审计核算部根据确认的项目开发进度编制项目投资进度计划和本部门工作计划。
3.2.3.4客户服务部根据确认的项目开发进度编制项目客户服务计划。
3.2.3.5人力资源部根据公司人事规划与实际状况编制人事和行政管理费开支及财产更新计划方案和与之相应的本部门工作计划。
3.2.3.6财务计统部根据公司实际情况编制公司专项费用开支和财产摊销计划以及与之相应的本部门工作计划。
3.2.4企业发展中心对各部门和各分支机构提交的工作计划汇总并进行产销之间、交付期与工程进度之间及各项主要经济指标之间的综合平衡,形成集团年度生产经营计划和工作计划,报总经理批准。
3.3计划执行情况的控制和调整
3.3.1各部门和各分支机构须在每季度首月的10日前向企业发展中心提交上季度计划执行报告,年度计划执行报告则须在下一年度的1月20日前提交。
3.3.2各分支机构的季度与年度计划执行报告须在上述规定时间内同时提交给财务部,由财务部在五个工作日内对上述各分支机构计划执行报告进行财务方面的审核后、转发给企业发展中心。
3.3.3企业发展中心对各部门和各分支机构的计划执行报告进行汇总,编写集团季度、半年和年度计划执行报告,说明计划执行效果和进度,分析执行中的经验和不足。在此基础上由企业发展中心负责召集集团计划执行工作季度通报会议和年度总结会议。
3.3.4企业发展中心监督检查计划的执行,并对计划执行的异常情况进行预警。同时及时通报计划背景的信息,根据企业经营环境和企业内部的变化,提出计划修改的意见。
3.3.5企业发展中心组织召开集团计划委员会会议和其他的计划会议,为计划会议提供计划文件。
3.3.6企业发展中心对计划制定和执行过程中出现的问题进行总结,并提出改进意见,作为下一年度计划的编制依据。
3.4计划执行情况的考核
3.4.1各部门和各分支机构在计划执行过程中,对于明确预见的、已经发生的与计划有重大偏差的经营信息须及时主动反馈给企业发展中心。
3.4.2企业发展中心及时分析各部门和各分支机构反馈的计划执行情况,对于有可能发生的影响计划执行的重大因素发出预警,同时提出计划调整方案并组织召开计划委员会专题会议就调整方案进行协商讨论,经公司决策层审批后由各部门和各分支机构执行。
3.4.3企业发展中心在每个季度结束后的第一月的中下旬和年度结束后的第一个月的下旬,向集团提交季度及年终计划执行报告。由企业发展中心会同人力资源部,对各部门和各分支机构的计划执行情况进行季度及年终考核并采取相应的奖惩措施。
4、相关文件
4.1项目开发总策划程序
4.2会议制度
4.3工作改进管理程序
5、相关表单、记录
5.1计划专题会议纪要
5.2各类计划资料