售楼软件系统管理制度
1目的和范围:
为了科学、准确及时记录、反馈销售信息,减少因人为过失及监管漏洞而给公司带来的损失,提高公司的工作效率,规范使用售楼远程管理系统及明确使用软件的工作职责和操作程序,特制定本制度。
2职责:
2.1系统管理员(财务部)
2.1.1负责建立新项目、用户帐户及权限设置,屏蔽项目初始资料
2.1.2负责变更操作:按批件变更项目资料
2.1.3负责系统监控操作
2.1.4负责系统的维护、更新和完善
2.2经营销售部
2.2.1负责按批件进行特殊预留操作
2.2.2负责初始资料及核定产权面积的录入
2.2.3负责楼盘和预留楼盘的定购工作、定购的变更操作
2.2.4负责催收定金,并向财务部报送解除定购协议客户清单
2.2.5负责办理签约手续并提供相关优惠批件,负责未签约客户的跟踪及反馈,办理延迟签约批准单
2.2.6负责合同审核操作,已审核合同的更改操作及审核,退房操作及退房款的报批。
2.2.7负责合同监证、按揭收件送审并进行电脑登记。
2.2.8负责发送交房通知书并进行电脑登记,负责接楼申请及审核操作,通知财务接楼应收相关费用,特殊接楼通知书的送审和尾款的催收。
2.2.9负责发送办理产权通知书并进行电脑登记,通知财务办理产权应收相关费用,并签定补充合同。
2.2.10负责会员积分申请的录入。
2.3财务计统部
2.3.1负责项目初始资料的审核
2.3.2负责恶意预留的通报,反馈未及时签约情况
2.3.3收取楼款、相关费用及相关变更款并开具相应票据
2.3.4负责合同及变更合同的复核,票据的换发工作,退款的审核及支付
2.3.5负责确定按揭送审银行及协调、跟踪工作
2.3.6负责复核办理接楼、产权相关费用,收取接楼尾款
2.3.7负责接楼确认单复核,负责发出特殊接楼催款通知书给经营部
2.3.8负责核定面积增减款的复核、补充合同的审核,开具购房发票并进行电脑登记
2.3.9负责会员积分兑换审核
2.3.10负责违约客户楼款的催收,将恶意违约客户清单送总经室律师处理。
2.4总经室
2.4.1负责合同、变更合同、补充合同的审核操作,盖章
2.4.2负责恶意违约客户的法律处理
2.5各部门及人员负责正确使用软件及保密工作。
3程序
3.1初始设置管理
3.1.1新项目开盘前3天内,经营部应通知系统管理员新建一个楼盘项目,同时提供一份经营部操作人员名单,由系统管理员建立用户账号。
3.1.2经营部根据楼号、层次、单元、建筑面积等建立新项目楼盘详细资料:将公司已批准的项目销售价目表、正常折扣标准等有关要素录入售楼软件;
3.1.3经营部录入公司评审通过的商品房买卖合同套打样本。
3.1.4财务部根据批准后的销售价目表原件进行核对,核实无误后,即由系统管理员进行屏蔽初始资料,只允许查看。
3.1.5因设计施工变更或公司销售策略变更需要调整楼盘销售资料和销售价格时,由经营销售部填写申请单报经批准后,系统管理员根据批准单日期调整原价目表,批准之后成交的楼盘以调整后新价目表为准。
3.1.6权限管理
各操作员按总经理批准后的权限、工作职责范围进行操作,各操作员权限一览表如下:(略)
所有操作权限人均有查询权限,通过查询环节进行操作。
3.2预留管理
预留是指由有权限的相关人员按口令录入,电脑根据设定的预留天数进行保留,暂不对外销售,超过预留天数后,电脑将自动取消预留登记,转作未售楼盘,供自由销售。
3.2.1因特殊需要或公司销售政策安排需预留较长时间的,应形成书面文件报经总经理同意,批准后由经营部进行特别预留操作。
3.2.2因公司关系需要或销售现场需要,应进行临时预留的,由相关权限人员直接按照各自口令录入预留客户姓名、联系电话。预留时限如下图:
权限人 总经理副 总经理 财务总监 销售经理销售副经理销售主任
预留天数30207751
3.2.3相关权限人员及销售主任应催促客户及时办理正式认购手续,预留楼盘的认购工作由销售主任操作,当实际成交对象与预留登记不符时,销售主任应先告知相关预留权限人员,征得同意后才能变更。
3.2.4项目开盘第一周,预留统一由销售经理操作。
3.3定购管理
3.3.1录入定购协议:与客户签订定购协议时,置业顾问应将相关信息及时录入到售楼软件中。
3.3.2交纳定金:置业顾问持定购协议文本,带客户到收款员处交纳定金,经收款员确认后,才完成定购操作。
3.3.3对于已定购但未按协议规定交纳定金的客户,电脑在12小时内自动取消定购,转作未售楼盘。
3.3.4根据已定购未交足定金的客户清单,置业顾问应及时调查,认为需保留协议的应有书面说明原因并催促客户及时补足定金,需解除协议或退房的,及时报送清单给财务部,进行取消定购\没收定金操作。
3.3.5更名:在规定签约时限之前,客户提出更名或换房申请要求的,由销售主任进行更名或换房操作,同时置业顾问持客户申请书、新旧定购协议书、原楼款收据带客户到收款员处换发收据,收款员根据电脑通知更名清单,办理客户换发收据的手续,才完成更名操作。
3.3.6定购退房申请:在规定签约时限之前,客户提出退房申请要求,由销售主任按照协议规定允许退房的条款进行退房操作,并填写退房款申请单上报财务总监批准,销售会计根据批准单和电脑通知退房清单办理客户退款手续,才完成退房操作。
3.4签约管理
项目具备签约条件时,置业顾问应及时催促已交定金未签约的客户办理签约手续。
3.4.1正常签约的普通客户:置业顾问详细录入合同条款要素及客户信息。
3.4.2优惠客户签约:属于公司关系户的,申请人应及时填写“购房优惠批示单”,详细填写优惠折扣、优惠原因等,并按规定程序送公司审批。置业顾问根据已批准的“购房优惠批示单”详细录入优惠单内容、合同条款要素及客户信息。购房优惠批示单原件应送交财务部存档。
3.4.3未及时签约的客户:销售主任根据电脑未签约清单进行调查,属于特殊关系需延长签约时间的客户,销售部应将延迟签约(超过1个月)客户清单报经公司总经理批准,批准单送财务部存档。
3.5合同审核管理
合同的审核由经营部销售主任及经理对签约合同及时进行审核,再由财务销售主任及总监进行复核,并完成电脑签字确认工作。
完成审核 完成复核
销售主任及经理 会计主任及总监 完成电脑签字
2个工作日内 2个工作日内
(属于优惠折扣合同,收到优惠批示单原件1天内,财务完成复核)
3.5.1所有审核通过的合同电脑将自动列入已审核清单,经营销售部在1个工作日内将合同送往总经室秘书盖章,以便及时办理合同监证。
3.5.2合同更改:对于已审核的合同客户又提出申请更名、换房等其他合同条款,由置业顾问提出合同更改并详细填写更改内容,电脑将其自动转入再更改未审核清单,经合同审核、复核人员同意更改后,完成电脑签字确认,电脑自动列入已审核清单代替原合同。如合同审核、复核人员不同意更改,不做电脑签字确认,电脑仍以已审核原合同为准。
3.5.3申请退房:对于已审核的合同客户又提出退房申请,置业顾问填写退房申请单报经公司批准,批准后由销售主任进行退房操作,财务部根据退房批准单和电脑通知退房清单办理客户退房手续。
3.6盖章监证管理
3.6.1公司公章管理人员根据销售合同与电脑上列入已审核清单合同内容进行核对,确认无误后方能盖章,同时对已盖章合同电脑签字确认。
3.6.2经营部监证经办人员应在合同盖章及收到现金交款单后2天内将合同送到交易中心办理合同监证,并将送交时间进行电脑登记;对于已监证好的合同,应将合同监证时间、登记编号进行电脑登记。
3.7按揭管理
3.7.1对于选择按揭付款方式的客户,电脑将自动列入申请按揭客户清单,置业顾问按合同规定时间及时收取按揭材料、出具材料收取证明单,并进行电脑登记。
3.7.2销售按揭经办对置业顾问送交的客户按揭材料进行复核,并在电脑上进行登记。如果送交的材料不齐全或不符合规定,按揭经办将不做审核。直到资料齐全为止。
3.7.3由按揭经办根据已审核材料及已监证合同的清单作出送审银行决定,按揭经办根据财务部安排,及时将贷款申请材料送交银行审核并进行电脑登记,并及时跟踪了解。
3.7.4对于银行已通过审核的客户,按揭经办及时通知客户前往签字,并将合同送交易所办理抵押监证,办妥抵押监证后,在电脑上进行登记。
3.7.5对于已完成抵押登记的贷款合同,财务部应负责催促银行放款,财务部对银行放款的楼房单元应及时进行电脑登记。
3.8接楼管理
3.8.1项目具备接楼条件时,财务经办根据所有已签约清单结清尾款、违约金利息等各类款项后,进行电脑确认后,电脑自动列入可正常接楼清单;未交清楼款提前接楼的楼盘,财务部根据批准单确认,电脑自动列入可可提前接楼清单。
3.8.2经营部接楼经办根据可正常接楼清单、可提前接楼清单与客户办理接楼手续,并录入通知接楼日期、实际接楼日期,经营部主任复核并进行电脑确认,电脑自动列入已接楼清单和已提前接楼清单。
3.9产权管理
3.9.1公司通过产权总登记后,经营部经办根据产权处核定的建筑面积录入到产权面积表中,由经营部主任复核,电脑自动计算客户应增(减)面积楼款。
3.9.2经营销售部根据核定面积及其他各项扣减金额调整原合同价,并提供产权处核定面积表单给财务部,财务部复核无误后生成新合同价,经营部与客户签订补充合同。
3.9.3财务部根据新合同价与客户进行结算,所有款项收清后,销售会计开出购房发票,财务主任审核确认后,会计与客户办理换取购房发票手续,会计录入发票号码,客人领走时间,并进行电脑登记。
3.10会员管理
3.10.1会员持会员卡在被推荐到售楼点签定《商品房买卖合同》的同时,在置业 顾问引导下填写《会员积分申请书》,并将会员积分申请录入电脑。
3.10.2财务收款员收到经营部经理已批准的《会员积分申请书》原件后,进行电脑确认登记。
3.10.3被推荐人付清80%以上房款后,由销售会计进行复核,开出会员积分兑换单,并进行电脑确认。
4.相关文件
4.1《销售过程管理程序》
5. 相关表单、记录
篇2:电脑网络信息管理制度
电脑/网络信息管理制度
1、目的
为规范公司电脑网络信息的管理,制定本制度。
2、适用范围
2.1本制度适用公司各部门。
2.2本制度的电脑网络信息资源包括放置在公司的电脑系统与设备以及用户操作使用的电脑系统和附加设备(包括储存在该系统内的各种信息),以及使用电脑系统时申请的用户帐户及所必须遵守的规章制度。用户指的是本公司使用计算机系统与设备的员工。
3、职责
3.1公司网络信息系统由行政管理部电脑资讯技术组统筹管理。
3.2使用部门负责所属电脑设备的使用管理。
4、总则
4.1公司内所有的电脑、服务器、网络设备以及运行或存储其上的程序及数据都归公司所有。
4.2用户不得尝试在未被授权的情况下使用公司网络上的数据及程序,或复制其数据供他人使用。
4.3未经他人同意或授权,不得访问他人的程序与数据,也不得复制他人的版权材料。版权材料包括(但不限于)软件、电子文档、文件和文件夹。
4.4用户有责任保护好自己使用或存储的信息资料,特别是商业机密。并不定期改变保密方式以确保其安全性。
4.5用户发现以下情况,必须立即向资讯组报告:电脑网络安防方面的漏洞、因使用不当造成事故、或者其他违反本条例的行为。
4.6任何用户不得利用公司电脑网络浏览反动、色情等网站,也不得在互联网制作传播违法、反动、色情、暴力等信息。
4.7电子通信和存储设备(包括但不限于电子邮件服务器、文件服务器)仅供公司工作使用,任何欺诈、色情、骚扰、亵渎、猥亵、恐吓、诽谤或其他不正当的信息禁止在本公司系统上收、发、存储。
5、个人电脑
5.1除资讯组负责硬件维护的人员外,任何人不得随意拆卸所使用的电脑或相关周边设备。
5.2各部门负责其所辖电脑的日常清洁和使用管理工作,保持其环境清洁;
5.3安装应用软件,须经部门负责人及资讯组同意后方可进行。
5.4电脑及其附加设备迁移安装必须提出书面申请经行政部,由资讯组人员操作,用户不得擅自拆卸或安装。
5.5用户不得擅自更改相关系统设置,更不能试图擅自解除管理员对该系统锁定的功能限制。
6、信息保护
6.1公司的资料(包括无形资产、商业秘密、或保密资料等)严禁向外界发送、传输、或者以其他方式被传播。
6.2用户有义务保守公司机密,发现有人泄密要及时汇报。(参见公司的保密制度)
6.3第三方在接受或讨论商业秘密或无形资产之前必须签署保密协议。
7、用户管理
7.1用户不得与他人共享自己的电脑或网络帐户口令(工作需要必须书面授权)
7.2用户不得擅自从网上下载安装软件和自行安装游戏软件。
7.3开设在公司电脑/网络系统上的帐户只能由本人使用,用户之间不得共享帐户。
7.4如果用户离职或退休,其帐户将在他离开公司的那一天起被禁用。
7.5用户帐户的口令必须遵守以下规则: 口令至少要有7个字符长,必须由字母和数字组合而成;口令必须定期更换。u口令不得使用生日或名字,且新口令不得与近期使用过的相同。
7.6用户在使用外来软盘、光盘等,必须进行杀毒处理,确保其无病毒后方可使用。
8、网络使用
8.1用户不得过度消耗网络带宽----比如下载MP3、Real Audio音频文件或收听/收看网络电台/电视台,除非这是工作内容的一部分。
8.2用户不得使用暴露系统安防弱点的安防检查程序。
8.3公司上网仅限于公务使用,非因工作需要不得使用互联网。
8.4用户不得访问不安全或有安全漏洞的网站或软件,否则造成后果后会依据相关办法作出处理。
8.5树立电脑病毒预防意识,收到不明邮件时应立即予以删除,不得打开。对于附件应杀毒后方可打开。
8.6已开设公司电子商务邮箱的部门,收发各种公务邮件必须使用该邮箱。
8.7工作时间禁止使用网络聊天工具(工作需要除外),比如QICQ、ICQ等。
9、惩罚法则
9.1根据实际情况按相关规定追究当事人及其相关人员责任。
9.2情节严重或造成计算机资源硬件的损坏或丢失的,其损失依照行政部相关规定处理 。
9.3触犯中华人民共和国相关法律,将依照中国有关法律处理
篇3:售楼部岗位辅导员管理制度
售楼部岗位辅导员管理制度
一、目的
完善培训体系,使新员工及在职员工熟悉公司运作及工作职责,更好地掌握本岗位的业务技能,并能持志得到职业辅导和能力提升。
二、适用范围
售楼部新员工上岗前培训及在职培训辅导
三、工作职责
1、帮助新入职、在职员工提高对自身工作的认知,便于分清哪些方面是应该加强和注重的。
2、工学合一,以告知、演示、现场 作业等方式耐心教导员工掌握作业技能或有关新知识。
3、经常检查或督导以确定受训者按教导或规范从事。
4、答复员工实际共中上出现的疑点难点问题。
5、帮助员工建立积极的心态,培养良好的职业道憄。
四、岗位辅导培训内容
1、岗前培训是重点,必须完成的内容包括:
·岗位职责
·所在部门及组织的职能、上下级关系
·部门内外工作关系及必要的联系方式方法
·部门管理制度、工作流程、服务规范、办公程序
·应遵循的职业道德规范、办公礼仪
·办公(或生产)设备的操作训练
·本岗位必须的专业技能
2、在职辅导和培训是日常工作之一,内容包括:
·及时传授行业新知识;
·组织学习和掌握新规范、新技能;
·随时检查和督导受训对象的工作是否符合教导的内容;
·纠正员工工作中的各种偏差和错误;
·解答员工提出的专业技术、作业技能、工作方法等疑难问题。
五、岗位辅导员工作程序
1、岗前培训程序
·人事部门提前一天通知用人部门新员工入职时间;
·用人部门填写《新入职员工岗前培训记录表》,并安排部门岗位辅导员做好准备;
·人事部门办理入职手续并进行公司概况、公司制度的培训后,即交由入职部门进行岗前培训;
·部门岗位辅导员按规定的培训内容进行岗前培训,时间一天;
·培训完毕,由岗位辅导员填写新员工岗前培训记录表确定其培训成绩;如果岗前培训在规定的时间内不能合格,必须延长培训时间直至其能够合格并胜任工作。
·培训记录表经部门负责人审核,员工确认后交人事部归入个人档案。
·新员工转正必须将岗前培训记录作为重要的参考依据。
2、在职培训和辅导按照指导的内容进行,要求岗位辅导员做好辅导记录,便于总结培训辅导经验,并为受训者的绩效考核提供依据。