地产公司电子化办公管理规定
集团建立了局域网和WebOA系统,实施电子办化公,这是企业实行新的先进的管理模式的标志之一。现就电子化办公相关事宜做出暂行规定。
一、对外业务
1、集团内部借助局域网和WebOA系统实施电子办公,对外业务交往中,如果对方条件许可,可互相使用电子化办公系统,如对方条件不许可,请统一使用金大陆集团公文纸。
2、集团或子公司对政府部门上报请示、报告、统计报表等文件资料,一律按集团对外行文规定程序办理。
二、集团内部业务
1、集团总部对各部门或子公司发通知、文件、会议纪要等一律用局域网或WebOA系统行文传递。
三、WEBOA系统工作流程
1、WebOA电子办公系统设有个人路径和工作路径流程,如有请示报告或批阅,加签等公文,分为一般,紧急或特急。根据事情紧急程度,"类别"中提供3种方式,请按照以下情况使用:
(1)"特急":需要在6个小时内答复的请示。
(2)"紧急":需要在12个小时内答复的请示。
(3)"一般":工作汇报等需要在1天答复的请示。
2、员工接到传递来的公文须尽快处理答复,若因答复处理拖延贻误商机,造成公司损失,要根据考评规定给予处理。
3、附件中对于文档的规定:只能附加.doc(Word文档)和.xls(Excel文档)的文档,便于领导查阅,其他格式文件不准通过OA传阅。
4、子公司或集团部门业务往来,材料上报也须用电子办公系统传递。
四、文档管理
1、政府部门来文通知或业务单位来函、合同、字据、技术资料、财会报表及原始凭证、帐册、以集团名义下发的文件等仍按原档案管理规定办理。
2、集团内部的业务上呈报告及批复(财务方面例外)通知、会议纪要、周计划、月度计划等一律在电子办公系统服务器上存档,重要的还须拷盘存档。
3、WebOA办公系统设有文档管理模块,各单位结合自身特点可将重要文件、资料,如集团文件、外部对口部门的文件合同,客户档案等资料及时存档,文档管理可分为行政文档、经济文档和客户信息文档。
(1)行政文档(文件、资料)存档要编写文件号的文件名、内容、摘要,贮存档案编号,发出时间、发送部门。
(2)经济、技术文档要写清技术文件名称、编号、工作图纸图号、工程编号;已执行的合同文档要写清合同号、名称、合同的起始时间。
(3)客户资源档案要写明客户名称、通讯地址、类别、联系方式、特点、要求、并划分为A、B、C类分别存储。
(4)对于已处理完毕而无保存价值的要及时删除,以免占据内存,降低系统运行速度。
五、工作总结与工作计划
OA系统中实施"工作计划和工作总结"的管理方式,使员工养成良好的自我管理习惯,提高工作效率,培养职业素质。
1、所有员工必须每天在下班前填写工作日志。
2、 员工的每周工作计划和总结必须通过公文形式发送给直接领导审阅;集团直属部门经理和各分公司的总经理应该在每周的周末下班前将每周工作计划和总结通过公文发送给集团管委会成员审阅。
3、每月底各单位主管须制定月工作总结和月工作计划,在每月1日上午10:00前报给直接领导;集团直属部室和子公司还须传给集团管委会成员。
4、每年十二月25日前各单位须将全年工作总结和下年度工作计划报直接领导,集团直属部室、子公司还须传给集团管委会成员审阅。
5、集团总裁办(淮南房地产公司总经办)负责督促检查各单位的执行情况,并检查结果纳入月度考核范围,如发现有未按规定执行的情况,扣个人1分/次,扣该单位主管3分/次。
六、费用申请
集团所有的借支统一使用"费用申请"模块。
七、设立CEO电子信箱
为了建立健全干部考核、监督机制,增强各级干部的工作透明度,设立CEO电子信箱。集团所属人员,可通过E-mail;X.cn,向CEO报其主管上月工作情况,也可对本部门、本公司以及集团工作提出批评和建议。报告可以署名,也可以不署名,但必须做到客观公正,实事求是,不得带有任何个人偏见;对蓄意诬告、陷害他人,将根据情节严重程度给予扣当月考评分1-100分的处理。
篇2:置业公司办公管理制度
置业公司办公管理制度
总则
健全而科学的管理制度在现代企业经营管理过程中起着协调、执行、指示的重要作用,已直接关系到整个企业的发展,因此我们对办公纪律、办公规范进行总体性的管理,使企业员工在行为上有了基本准则。
第一章 办公综合管理制度
一、员工考勤制度
第一条 本企业全体员工每日工作时间一律以八小时为标准。
第二条 上班时间夏季为8:30时,下班为下午17:30时,午休1小时30分钟。
第三条 每周六、周日休息,必要加班时另行通知。
二、考勤办法
第四条 员工上下班时必须打卡。
第五条 违反劳动纪律现象:
1.迟到 上班时间超过十五分钟打卡者为迟到。
2.早退 下班时间前五分钟提前打卡者为早退。
3.旷工
①上班时间1小时后打卡到工者均以旷工半日论处;
②下班时间1小时前下班者均以旷工半日论处;
③当月内迟到早退6次作为旷工半日论处;
④未经请假或假满未续假不到工者,以旷工论处;
⑤代人打卡或伪造出勤记录者,经查明双方均按旷工论处。
三、休息与休假规定
第六条 按国家规定,年休假为10天,公司每周休2天,此期间工资照付。
第七条 员工因故请假规定如下:
1.病假
①连续请病假的,公休、节假日均计算在病休日内;
②病假必须以医生开具的证明为准。
2.事假
①员工因故请假须事先申请,经单位和主管部门批准,紧急事宜可以后补手续;
②公休、节假日均不包括在事假内。
3.公伤假
①员工因公受伤需要休息,必须有医生证明;
②公伤假期间工资及津贴照付。
4.婚假
①依照国家有关规定及本企业情况,规定员工婚假为三天,晚婚假为十天;
②婚假期间工资及津贴照付。
5.丧假
①依照国家有关规定及本企业情况,规定员工丧假为五天,需赴外地者给路程假;
②丧假期间工资及津贴照付。
6.生育假
①符合晚育规定的女员工,产假除国家规定天数以外,另给假五天,实行节育措施者给假七天;
②以上规定(拾贝网:)日期内工资及津贴照发;
③女员工如有1周岁以下婴儿,每天给予3小时的哺乳时间,不扣工资及津贴。
第八条 特别休假
1.凡是符合享受年休假的员工每年可安排休假一次,由所在单位 根据工作情况有计划地安排并报综合部门备案。
2.员工休假期间工资及津贴照发。
四、加班加点管理办法
第九条 员工在节假日或法定工作时间以外加班,必须事先填报有关表格,并经部门负责人同意。
第十条 有关待遇按财务规定办理
五、对违纪现象的处理办法
第十一条 本公司本着批评教育结合经济处罚的原则。
第十二条 对迟到、早退者扣发三十元奖金一次,对旷工者按日发工资扣发,连续旷工十五天以上者予以除名。
第十三条 对上班干私活、怠工、不服从工作分配经批评教育仍不改者,令其停职检查,停职期间扣发工资。
第十四条 对违法乱纪受到公安机关制裁者,停发工资,只发生活 费。
六、办公室员工岗位职责规定
第十五条行政总监
1.全面领导办公室工作并具体主持行政事务工作。
2.召集公司办公室每周例会,制定每周工作计划。
3.审核批准公司1000元以下行政费用开支报告。
4.审核上报公司1000元以上行政费用开支计划。
5.负责公司防火、防盗及交通等安全管理工作。
6.管理公司员工及住房。
7.负责对外经济合同的审核签章及公司法律事务协调。
8.管理总经理办公室人员编制。
9.负责对外联系的工作计划的制定及实施。
第十六条 行政主管
1.按合同实施物资采购和小型用品采购。
2.具体安排员工午餐。
3.缴纳电话费。
4.管理环境卫生。
5.安排外来宾客的住宿。
6.具体办理车辆的年检、年审、维修,与管理部门联系。
7.办理经批准的员工的暂住证,负责与安委会的工作联系。
8.其他工作。
第十七条 前台文员
1.接转交换机电话。
2.负责传真收发与登记。
3.负责前台接待、登记。
4.引见、招待、接送来宾。
5.负责监督打卡和汇总考勤。
6.负责请假及加班申报单的保管、汇总、制表。
7.负责锁门、管理电梯、检查灯光、门窗。
8.收发报刊函件及整理保管报纸。
第十八条 文员
1.负责文件、资料的打印、登记、发放、复印、装订。
2.管理饮水。
3.保管、登记和按规定发放公司办公文具与器材。
4.制定办公用品计划并报主任审批。
5.接待与通报总经理室客人。
6.其他工作。
七、行政办公纪律管理规定
第十九条 凡本公司员工上班要佩带胸卡,坚守工作岗位不要串岗。
第二十条 上班时间不要看报纸,玩电脑游戏,打瞌睡或做与工作无关的事情。不要因私事占用电话,打长途电话。
第二十一条 接待来访和业务洽谈在洽谈室进行,在外事活动中注意形象,举止大方,业务宴请勿饮酒过量。
第二十二条 工作环境范围内不准吸烟,中餐不饮酒,注意防火防盗。
第二十三条 爱护办公用品,办公桌摆放整齐,不得将公司物品带回家私用。
第二十四条 无工作需要,不要进入总裁办公室、计算机房、档案室、财务室。
八、员工守则
第二十五条 遵法制
学习理解并模范遵守国家的政策法律,本市的法规条例和本公司的规章制度,做一名好公民、好市民、好职员。
第二十六条 爱集体
和企业荣辱与共,关心公司的经营管理和效益,学习经济及管理知识,提高工作效率,多提合理化建议,牢固树立"团队、竞创、协作、责任"的企业精神。
第二十七条 听指挥
服从领导听指挥,优质完成本职工作和领导交办的一切任务。要按照民主集中制原则,坚持支持,热情服务,帮助领导开展工作。
第二十八条 严纪律
员工在工作期间严格遵守公司的各项规章制度。
第二十九条 重仪表
保持整洁,打扮适度。
第三十条 讲礼貌
使用礼貌用语,与客人相遇主动礼让。
第三十一条 讲卫生
常剪指甲,注意卫生,无异味。
第三十二条 将站姿
挺胸,收腹,沉肩,双臂自然下垂,面部表情自然略带微笑。
第三十三条 敬客户
接待客人时面带微笑,讲话声音适度,听意见时不争辩,冷静对待,及时处理。
第三十四条 守机密
不向公司以外的人谈论本公司的一切事务,内部文件、资料。办公室应做到先锁再离人。
第三十五条 保廉洁
不拉关系,图私利,馈赠物品如数交公,不得私留,不贪污,不受贿。不以权谋私。
第三十六条 勤节约
消灭长明灯,长流水,节约使用文具和器材,发扬勤俭兴业的好传统,为公司增收节支。
九、职工着装管理办法
第三十七条 为树立和保持公司良好的社会形象,实现规范化管理,本公司员工应按本规定的要求着装。
第三十八条 员工在上班时间内要注意仪容仪表,总体要求是:得体、大方、整洁。
第三十九条 男员工的着装要求:夏天穿衬衣,系领带;着衬衣时,不得挽起袖子或不系袖口;着西装时,要佩带公司徽,穿皮鞋。
第四十条 女员工上班不得穿运动服、超短裙、低胸衫,佩带公司徽时要戴在左胸前适当位置上。
第四十一条 部门副经理以上的员工,办公室里一定要备有西服,以便有外出活动或重要业务洽谈时穿用。
第四十二条 员工上班应注意将头发梳理整齐,男员工头发不过耳,不得留胡子,女员工上班提倡化淡妆,饰物佩带应得当。
篇3:公司总部办公管理制度
公司总部办公管理制度
1.目的
为加强公司总部办公管理,提高办公效率,降低办公成本,特制定本制度。
2.原则
2.1 办公管理贯彻 "规范、效率、效益"的理念。
2.1.1 规范:以制度规范办公管理。
2.1.2 效率:有助于提高整体工作效率。
2.1.3 效益:减少资源耗费,降低成本。
3.范围
3.1 办公管理的范围包括:
3.1.1 档案管理。
3.1.2 办公用品管理。
3.1.3 邮发管理。
3.1 4 文件打印管理。
3.1.5 办公现场管理。
4.档案管理
4.1 归档范围:
4.1.1 由公司总部接收和发出的正式公文。
4.1.2 公司总部接收和发出的重要文书,主要指及总部及下属公司各类规划、年度计划、规章制度、统计资料、财务审计报告及报表、劳动工资报告及报表、经营情况报告及报表、公司级会议记录、领导报告、决议、合同、协议、项目方案、通告、传真电报等。
4.1.3 总部职员及下属公司委派人员人事档案、委任书。
4.1.4 各类证书
4.1.5 以上内容的电子档案
4.2 档案管理由综合管理部指定专人负责,规范编码,设立卷宗。密级档案必须保证安全。
4.3 档案的借阅与索取
4.3.1 专业经理以上级借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续,直接提档。
4.3.2 部门总经理借阅机密级以下密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续,直接提档。
4.3.3 总裁可直接提档所有档案。
4.3.4 公司其他人员借阅绝密级文件需由总裁签准,需借阅其他密级档案时,需经部门负责人批准,并办理借阅手续。
4.3.5 借阅档案必须爱护,保持整洁,严禁涂改,注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失,如确属工作需要摘录和复制,凡属密级档案,必须由总裁批准方可复制,一般内部档案由综合管理部总经理批准方可摘录和复制。
4.4 档案的销毁:
4.4.1 任何组织或个人无权随意销毁归档的档案材料。
4.4.2 若按规定需要销毁时,凡属密级档案须经总裁批准后方可销毁,一般内部档案,经综合管理部总经理批准后方可销毁。
4.4.3 经批准销毁的档案,档案人员要认真填写、编制销毁清单,由专人监督销毁。
5.公文打印管理
5.1 本制度所指公文为公司对外的请示、报告及其它文书,对内的以总部或部门名义发布的各类正式文件。
5.2 公司公文的打印工作由综合管理部负责。
5.3 各部打印的公文、文件须经本部门负责人签字,交综合管理部统一打印。
5.4 各部门打印的公文、文件一式两份交综合管理部统一存档。
6.办公用品的管理
6.1 办公室用品的采购:
6.1.1 综合管理部制定每月办公用品计划及预算,报总经理批准,并负责采购。
6.1.2 负责采购人员要做到价格合理、数量适中、品种满足工作需要。
6.2 办公用品入库
6.2.1 采购人员购入的物品必须附有合格证及入仓单,仓库保管员收票时要当面点清数目,检查包装是否完好,如发现短缺或损坏,应立即拆包清点数目,如发现实物与入仓单数量、规格不符,应向交货人提出并通知有关负责人。
6.2.2 库房物资存放必须按分类、品种、规格、型号分别设帐。
6.2.3 物资入库后,应当日入帐。所有帐册、帐单要填写整洁、清楚、计算准确,不得随意涂改
6.2.4 物资出库须填出库单,经综合管理部总经理批准后方可出库。
6.2.5 库房物资一般不可外借特殊情况由综合管理部总经理批准。
6.3 办公用品发放。
6.3.1 综合管理部按计划分发给各部门,由部门负责人指定专人领发。
6.3.2 计划以外办公用品领用,须经综合管理部总经理批准方可领用。
6.3.3 新聘人员办公用品,综合管理部根据部门提供的名单,负责为其配备。
7.邮发管理
7.1 7.1 综合管理部统一管理各部室邮发信件、邮件。所有公发信件、邮件由收发员登记,负责寄发。
7.2 综合管理部负责在每年根据各部门的需要制订报刊订阅计划报总裁审核批准后,办理有关订阅手续。
7.3 综合管理部指定一名报刊管理人员每日负责将报刊进行处理、分类登记,并及时送达有关部门。
8.办公现场管理。
8.1 员工形象的基本要求。
8.1.1 衣冠整洁、得体,按规定佩带公司标志。
8.1.2 男员工不得留长发、胡须,女员工应化淡妆。
8.2 工作行为要求。
8.2.1 坐立规范,举止文雅大方。
8.2.2 不聊天喧哗。
8.2.3 不随意串岗。
8.2.4 不用电话闲聊。
8.2.5 不做与工作无关的事。
8.2.6 参加重要会议注意关闭手提电话、BP机(或置震动档)。
8.3 办公环境要求。
8.3.1 每天下班前整理一次办公环境。
8.3.2 办公桌上摆放物品简洁、整齐。
8.3.3 办公区内洁净有序。
8.3.4 办公区内不任意悬挂、张贴物品。
8.3.5 办公区内除会客室外严禁吸烟。
9.附则
9.1 综合管理部根据本制度制订有关实施细则并下发落实。
9.2 全资子公司、绝对控股子公司参照本制度制订本公司相关制度,要注意与本制度的接口。
9.3 本规定解释权归综合管理部。
9.4 本规定经总裁审批,从发布之日起生效。