文件控制程序
1.目的
对与组织质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。
2.范围
适用于与质量管理体系有关的文件控制。
3.职责
3.1 总经理负责批准发布质量手册。
3.2 管理者代表负责审核质量手册。
3.3 各部门负责相关文件的编制、使用和保管。
3.4 质量部负责对现有体系文件的定期评审。
3.5 各部门资料员负责本部门与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。
4 程序
4.1 文件分类及保管
4.1.1 质量手册(包含了所有过程控制的程序文件)，由质管部备案保存。
4.1.2 公司第二级质量管理体系文件分为两类：
a)部门工作手册，作为各部门运行质量管理体系的常用实施细则：包括管理标准(部门管理制度等);工作标准(岗位责任制和任职要求等);技术标准(国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等);部门质量记录文件等。由各相关部门自行保存并报质管部备案存档。
b)其他质量文件：可以是针对特定产品、项目或合同编制的质量计划、设计输出文件或其他标准、规范等，文件的组成应适合于其特有的活动方式。由各相应的业务部门保存、使用。
4.1.3 公司级管理性文件，如各种行政管理制度、部分外来的管理性文件，包括与质量管理体系有关的政策，法规文件等，由办公室保存。
4.2 文件的编号
4.2.1 质量管理体系文件的编号
a)质量手册
公司名称代号-ZS-版次，手册中各章节号区分。
例如：XX-ZS-01，表示公司质量手册第1版。
b)质量记录：主要使用部门代号-质量手册中的文件章节号-记录编号
例如：ZG-5.6-01，表示质管部在质量手册中第5.6章《管理评审控制程序》中的第1个质量记录文件。
c)各部门其他质量文件：部门代号-文件顺序号-年号
例如：YX-05-20**，表示营销部于20**年发放的第5号文件。
d)设计、工艺文件的编号按《设计、工艺文件管理规定》执行。
4.2.2 各部门代号规定如下：
营销部：YX，质管部：ZG，开发部：KF，生产部：SC，行政部：XZ，办公室：BG，
供应部：GY，人事部：RS。
4.3 文件的编写、审核、批准、发放
文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的：
a)质量手册由质管部负责组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布，由质管部负责登记、发放;
b)各部门工作手册由各部门经理组织编写、汇总，由管理者代表审核，报总经理批准，质管部负责登记、发放;
c)应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本。文件的发放、回收要填写《文件发放、回收记录》。
4.4 文件的受控状况
文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控，由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面右上角加盖表明其受控状态的印章，并注明分发号。
4.5 文件的更改
a)质量手册由质管部组织更改，填写《文件更改申请》，经管理者代表审核，上报总经理批准后更改，由质管部发放。质管部应保留文件更改内容的记录;
b)其他文件的更改由各相应主管部门填写《文件更改申请单》，经原审批部门审批，再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。如果指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料;
c)所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。
4.6 文件的领用
a)文件使用者应填写《文件发放、回收记录》，经相应主管部门负责人审批方可领用。
b)因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件;因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效;发放部门作好相应发放签收记录。
4.7 文件的保存、作废与销毁
4.7.1 文件的保存
a)与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风，安全的地方;
b)各部门文件由本部门资料员保管。质管部每季度对各部门文件保管情况进行检查;
c)对受控文件，各部门资料员应及时填写本部门使用文件的《部门受控文件清单》。每三个月应将清单副本报质管部备案，如内容没有变化，应通知质管部;
d)任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。
4.7.2 文件的作废与销毁
a)所有失效或作废文件由相关部门资料员及时从所有发放或使用场所撤出，加盖“作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用;
b)对要销毁的作废文件，由相关部门填写《文件销毁申请》，经管理者代表批准后，由质管部授权相关部门销毁。
4.7.3 文件的借阅、复制
借阅、复制与质量管理体系有关的文件，应填写《文件借阅、复制记录》，由相关部门负责人按规定权限审批后向资料管理人借阅、复制。复制的受控文件必须由资料管理人登记编号。
4.8 外来文件有控制
4.8.1 收到外来文件的部门，需识别其适用性，并控制分发以确保其有效。
4.8.2 质管部负责收集相关国家、行业、国际标准的最新版本，统一编号、加盖受控印章，分发到相关部门使用，并把旧标准收回。
4.8.3 各部门要把上述标准及其他与质量管理体系有关的外来文件填入“部门受控文件清单”，并报质管部备案。
4.9 每年三月由质管部组织对现有质量管理体系文件进行定期评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改，执行4.5条款规定。
4.10 对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。
4.11 作为质量记录的文件应执行《质量记录控制程序》。
4.12 设计、工艺文件的管理应执行《设计、工艺文件管理规定》。
5 相关文件
5.1 《质量记录控制程序》
5.2 《设计、工艺文件管理规定》
6 质量记录
6.1 《文件发放、回收记录》。
6.2 《文件借阅、复制记录》。
6.3 《部门受控文件清单》。
6.4 《文件更改申请》。
6.5 《文件销毁申请》。
篇2:管理评审控制程序
管理评审控制程序
1.目的
按计划的时间间隔评审质量管理体系，以确保其持续的适宜性、充分性和有效性。
2.范围
适用于对公司质量管理体系的评审。
3.职责
3.1总经理主持管理评审活动。
3.2管理者代表负责向总经理报告质量管理体系运行情况，提出改进建议，编写相应的管理评审报告。
3.3质管部负责评审计划的制定、收集并提供管理评审所需的资料，负责对评审后的纠正、预防措施进行跟踪和验证。
3.4各相关部门负责准备、提供与本部门工作有关的评审所需资料，并负责实施管理评审中提出的相关的纠正、预防措施。
4.程序
4.1管理评审计划
4.1.1每年至少进行一次管理评审，可结合内审后的结果进行，也可根据需要安排。
4.1.2质管部于每次管理评审前一个月编制《管理评审计划》，报管理者代表审核，总经理批准。计划主要内容包括：
a)评审时间;
b)评审目的;
c)评审范围及评审重点;
d)参加评审部门(人员);
e)评审依据;
f)评审内容。
4.1.3当出现下列情况之一时可增加管理评审频次。
a)公司组织机构、产品范围、资源配置发生重大变化时;
b)发生重大质量事故或用户关于质量有严重投诉或投诉连续发生时;
c)当法律、法规、标准及其他要求有变化时;
d)市场需求发生重大变化时;
e)即将进行第二、三方审核或法律、法规规定的审核时;
f)质量审核中发现严重不合格时。
4.2管理评审输入
管理评审输入应包括与以下方面有关的当前的业绩和改进的机会：
a)审核结果，包括第一方、第二方、第三方质量管理体系审核、产品质量审核等的结果;
b)顾客的反馈，包括满意程度的测量结果及与顾客沟通的结果等;
c)过程的业绩和产品的符合性，包括过程、产品测量和监控的结果;
d)改进、预防和纠正措施的状况，包括对内部审核和日常发现的不合格项采取的纠正和预防措施的实施及其有效性的监控结果;
e)以往管理评审跟踪措施的实施及有效性;
f)可能影响质量管理体系的各种变化，包括内外环境的变化，如法律法规的变化，新技术、新工艺、新设备的开发等。
g)质量管理体系运行状况，包括质量方针和质量目标的适宜性和有效性。
4.3评审准备
4.3.1预定评审前十天，质管部以书面形式向管理者代表汇报现阶段质量管理体系运行情况并提交本次评审计划，由管理者代表审核，总经理批准。
4.3.2质管部负责根据评审输入的要求，组织评审资料的收集，准备必要的文件，评审资料由管理者代表确认。
4.3.3质管部向参加评审的人员发放《管理评审通知单》，及本次评审计划和有关资料。
4.4管理评审会议
a)总经理主持评审会议，各部门负责人和有关人员对评审输入做出评价，对于存在或潜在的不合格项提出纠正和预防措施，确定责任人和整改时间;
b)总经理对所涉及的评审内容作出结论(包括进一步调查、验证等)。
4.5管理评审输出
4.5.1管理评审的输出应包括以下方面有关的措施
a)质量管理体系及其过程的改进，包括对质量方针、质量目标、组织结构、过程控制等方面的评价;
b)与顾客要求有关的产品的改进，对现有产品符合要求的评价，包括是否需要进行产品、过程审核等与评审内容相关的要求;
c)资源需求等。
4.5.2会议结束后，由质管部根据管理评审输出的要求进行总结，编写《管理评审报告》，经管理者代表审核，交总经理批准，并发至相应部门并监控执行。本次管理评审的输出可以作为下次管理评审的输入。
4.6改进、纠正、预防措施的实施和验证
质管部根据《改进控制程序》的规定，对改进、纠正和预防措施的实施效果进行跟踪验证。
4.7如果评审结果引起文件更改，应执行《文件控制程序》。
4.8管理评审产生的相关的质量记录应由质管部按《质量记录的控制程序》保管，包括管理评审计划、评审前各部门准备的评审资料、评审会议记录及管理评审报告等。
5.相关文件
5.1《内部审核程序》。
5.2《改进控制程序》。
5.3《文件控制程序》。
5.4《质量记录控制程序》。
6.质量记录
6.1《管理评审计划》。
6.2《管理评审通知单》。
6.3《管理评审报告》。
6.4《纠正和预防措施处理单》。
篇3:与顾客有关的过程控制程序
与顾客有关的过程控制程序
1 目的
对确保顾客的需求和期望得到充分理解的过程做出规定，并加以实施和保持。
2 范围
适用于对顾客要求识别、对产品要求的评审及与顾客的沟通。
3 职责
3.1 营销部负责识别顾客的需求与期望，组织有关部门对产品需求进行评审，并负责与顾客沟通。
3.2 质管部负责评审对新产品质量要求的检测能力。
3.3 开发部负责评审新产品质量要求的检测能力。
3.4 生产部负责评审产品的生产能力及交货期。
3.5 供应部负责评审所需物料采购的能力。
3.6 总经理负责审批特殊合同的产品要求评审表。
4 程序
4.1 顾客需求的识别
营销部负责识别顾客对产品的需求与期望，根据顾客规定的订货要求，如合同草案、技术协议草案及口头订单等填写在《产品要求评审表》中：
a)顾客明示的产品要求，包括产品质量要求及涉及可用性、交付、支持服务(如运输、保修、培训等)、价格等方面的要求;
b)顾客没有明确要求，但预期或规定的用途所必要的产品要求。这是一类习惯上隐含的潜在要求，公司为满足顾客要求应作出承诺;
c)顾客没有规定，但国家强制性标准及法律法规规定的要求。
4.2 对产品要求的评审
4.2.1 在投标、接受合同或定单之前，营销部应对已识别的顾客要求及本公司确定的附加要求组织相关部门对标书、合同的产品要求实施评审。
4.2.2 评审
4.2.2.1 产品要求的评审应在投标、合同签定之前进行，应确保：
a)产品要求(包括顾客的要求和公司自行确定的附加要求)得到规定;
b)顾客没有以文件形式提供要求时(如口头定单)，顾客要求在接受前得到确认;
c)与以前表述不一致的合同或定单要求(如投标或报价单)已予以解决;
d)公司有能力满足规定的要求。
4.2.2.2 合的分类
a)常规合同：对公司定型产品所定的合同。
b)特殊合同：常规合同以外的所有销售合同，如新产品开发或有定型产品改进要求的合同。
4.2.2.3 营销部负责将《产品要求评审表》交相关部门进行评审。
4.2.2.4 评审流程图
4.2.2.5 对于有现货的常规合同，由营销部销售员将产品名称、型号规格和数量等填写在出库单上并签名，经仓库管理员确认无误并签名即完成产品要求的评审。
4.2.2.6 对于无现货的常规合同，生产部、采购部分别对生产能力、交货日期及物料采购能力进行评审，由相应负责人填写《产品要求评审表》并签名确认;然后营销部综合各部门意见，并对合同条款的适用性、完整性、明确性等进行评审，并填写《产品要求评审表》的相关栏目，营销部经理签名确认即完成评审。
4.2.2.7 对于特殊合同，除生产部、采购部、营销部进行评审外，开发部经理应评审产品的设计开发能力(包括对顾客潜在要求及与产品有关的法律法规要求的评审)质管部对确 保产品质量要求的检测能力进行评审，并在《产品要求评审表》中签名确认。《产品要求评审表》报总经理批准。
4.2.2.8 对于口头定单(如电话定货)，营销部销售员负责将相关内容填入《定单确认表》中，经双方确认(可用传真件、电话记录等方式确认)，并执行4.2.2.5～4.2.2.7相应条款的规定。
4.2.2.9 在评审过程中，评审人员对产品要求中有关内容提出问题或修改建议时，由营销部负责与顾客联系，征求其书面意见。
4.2.2.10 营销部负责保存《产品要求评审表》、合同及其他相关文件，包括对于评审过程中提出的问题的解决及评审结果的实现等跟踪措施的记录。
4.3 合同的签定和实施
4.3.1 对产品要求评审后，由营销部经理代表公司与顾客签定合同;对老顾客的口头定单，双方对《定单确认表》的内容确认后，即视同签定合同。对于新顾客则必须签定正式合同。
4.3.2 合同签定后，营销部负责将相关的文件，根据各部门的需要发到相关部门，作为设计开发、生产、采购、检验和出货等的依据。
4.3.3 营销部负责合同执行的监督，根据需要及时将信息与顾客沟通。
4.4 产品要求的变更
当产品要求由于某种原因需要变更时，相应的文件(如合同、定单确认表等)应得到修改，应把变更的要求与顾客协商一致，并通知相关部门，执行《文件控制程序》的有关规定。必要时，对更改的内容还需再评审。
4.5 营销部负责与顾客的沟通
4.5.1 在产品售出前及销售过程中，营销部应通过多种渠道(如广告宣传、产品服务月、顾客定货会等)向顾客介绍产品，回答顾客的咨询，并予以记录。
4.5.2 根据需要将合同的执行情况随合同的进展反馈给顾客，包括产品要求方面的更改，要与组织内部相关部门及顾客协调一致。
4.5.3 产品售出后，要搜集顾客的反馈信息，妥善处理顾客投诉，以取得顾客的持续满意，执行《顾客满意程度测量程序》的有关规定。
5 相关文件
5.1 《文件控制程序》。
5.2 《顾客满意程度测量程序》。
6 质量记录
6.1 《产品要求评审表》。
6.2 《定单确认表》。
6.3 《标书》。
6.4 《合同》。