文件和资料的管理程序
1.目的
对公司文件和资料进行规范化管理、控制，以满足规定的要求。
2.适用范围
2.1本程序适用控制公司物业管理中如下文件:
A.政府法规、法律、标准等外来文件;
B.程序文件;
C.作业指导书;
D.公开文件;
E.技术资料。
3.引用文件
3.1质量手册4.5文件和资料的管理。
3.2ISO9002标准4.5文件和资料的管理。
4.职责
4.1程序文件由ISO9000工作小组负责制定,并由相关授权人员批准，作业指导书由各职能部门编制，报经理批准。
4.2ISO9000工作小组负责质量手册、程序文件和作业指导书的发放修改和控制。
4.3物管部负责政府法律、法规、标准等外来文件和技术资料的接收和借阅。
5.程序
5.1文件和资料的编制和存档
5.1.1程序文件由ISO9000工作小组组织编制，管理者代表审核后，报总经理批准。作业指导书由各职能部门归口编制，部门经理批准，公司质量体系文件原件由ISO9000工作小组存档保管。
5.1.2国家法律/法规、专业技术标准等外来文件和技术资料由物管部统一接收存档。
5.1.3公司文件由各职能部门编制，部门经理批准，存档在各职能部门。凡是以物业管理公司名义对外发放的文件，必须填好发文审批单由总经理或副总经理审批并盖章。
5.1.4物管部负责存档文件和资料分类、编目、登记、上柜。
5.2文件和资料的发放
5.2.1公开文件由各职能部门发放,并填制公开文件发放登记表。
5.2.2 ISO9000工作小组负责编制《质量体系文件清单》和《质量体系文件发放登记表》，经管理者代表批准后发放。
5.2.3物管部负责编制法律、法规、标准等外来文件目录清单，经部门负责人审批后发至各部门。
5.2.4工程部编制技术资料目录清单，经部门负责人审批后发放至各部门，并负责借阅管理。
5.3 文件和资料的借阅及归还。
5.3.1各部门需借阅文件和资料时，应填用《文件/资料借阅登记表》、经部门经理批准后，方可办理借阅手续。
5.3.2归还借阅资料时,借阅人应如数归还资料,经管理员清点无误后,在《文件/资料借阅登记表》注销。
5.4 文件和资料的更改。
5.4.1 文件需修改时，各相关部门提出修改申请，说明建议修改内容，经原审核批准的人员审核批准，并按照5.2文件和资料的发放程序予以发布，同时收回作废文件集中销毁。
5.4.2作废文件原件加盖“作废”章后，由物管部、ISO9000工作小组存放于过期档案柜。
6.支持文件和质量记录。
6.1 外来文件清单
6.2公开文件发放登记表
6.3质量体系文件发放登记表
6.4深圳融发物业管理有限公司发文审批单
6.5文件/资料借阅登记
6.6质量体系文件清单
6.7 文件修改申请表
篇2:规划设计公司档案、合同资料管理规定
档案、合同资料管理规定
4.1建立健全的质量管理体系，做好各项技术资料、档案的管理工作。
4.2签订合同须遵循的原则：
(1)遵守国家有关法律、法规和政策;
(2)坚持平等互利、协商一致、等价有偿的原则;
(3)具备签订合同的合法资格。
4.3签订经济合同应具备的条款和注意的事项：
(1)合同类型、合同标的种类和合同范围;
(2)合同双方的法定名称;
(3)合同标的技术条件、质量标准、规格和数量要求;
(4)履行合同的期限、地点和方式;
(5)违约责任和其它责任。
4.4合同的管理程序及办法
(1)公司合同(协议)的签订、变更和终止，以及合同纠纷的调解和起诉等，由办公室统一办理，有关部门(项目组)应予大力协助。
(2)公司法人或法人指定的委托人对外签订经济合同时，各有关业务部门(项目)应及时予以配合，积极进行业务参谋和审定。
(3)公司法人指定的委托人对外签订的经济合同或协议，须经法人代表审定签字后方可盖章生效，未经法人代表委托授权，任何员工以公司名义签定的合同(协议)一律无效，公司不承担任何法律和经济责任。
(4)凡正式签定的合同，办公室要及时将复印件转交财务室，以便财务室在合同履行过程中实行资金监控。财务室在办理资金支付时，必须遵守银行结算制度和现金管理制度，不得提前支付或超越合同所规定的金额范围。其它部门不得以任何理由要求财务部门违反合同规定付款。对未正式签订合同的经营项目，财务室有权拒绝预付或借支。
(5)经济合同履行完毕时，有关部门(项目)要及时对照合同检查有无遗漏问题。如发现对方未按合同履行全部条款或有其它问题，应及时向主管经理汇报并提出补救措施，以避免不必要的经济损失。
(6)办公室要加强合同的日常管理，做到安全保密无遗失。年终要整理汇编存档。
篇3:图书馆、阅览室、资料室安全管理制度
图书馆、阅览室、资料室安全管理制度
一、书库、阅览室、资料室应设专人管理。除借书者，阅览者外，其他人不得在三室逗留。
二、书库、阅览室、资料室严禁吸烟和夹带放置任何易燃易爆物品。
三、电灯、电扇、空调等电器要随用随关。要经常检查书库、阅览室、资料室内消防设施，管理者要学会安全使用。
四、书库、阅览室、资料室钥匙应设专人保管和使用，不得随意转交他人。本室工作人员不得擅自携带书刊出库。
五、要每日打扫室内外卫生，保持书库、阅览室、资料室清洁卫生。下班前要把室内检查一遍。消除不安全隐患。
六、做好防火、防尘、防盗、防蛀、防霉、防湿工作，使工作规范化、现代化。
七、对不符合入室手续和违反规章制度的现象，书库、阅览室、资料室工作人员有权加以制止。