EJ-QP 3.1 物业入伙管理控制程序 页 码: 1/3
1.目的：
使管理人员明确住户入住的工作步骤，准确无误地办理手续，确保住户及时顺利有序地入住。
2.适用范围：
适用于经营管理部办理住户入住手续(包括产权人或单位变 更的入住)。
3.引用文件：
3.1质量手册第4.8、4.9、4.10章
3.2 ISO9002第4.8、4.9、4.10章
4.职责：
4.1经营管理部主任根据工程维修部对房屋接管验收情况安排入住工作。
4.2物业管理员准备各种文件资料为住户办理进住手续。
4.3收费员根据工作内容准备各种收费文件向住户收取物业管理费用。
4.4看房员根据工作内容准备每套房钥匙。
5.工作程序：
5.1入住前工作：
5.1.1经营管理部主任接到副总经理的可办理入住通知后，召集本部工作人员与工程维修部召开联合会议，了解房屋现状，包括施工遗留问题、正在整改部位及待整改内容详见《整改通知书》，并索取“房屋平面图”及“小区平面图”。
5.1.2经营管理部主任与物业管理员到开发营销部门了解房屋产权归属，并索要《房屋分配单》样票。
5.1.3经营管理部主任带领本部门人员到入住现场考察。确认管理用房，熟悉栋号。
5.1.4经营管理部主任，根据了解的情况，安排本部门工作人员,各工作人员准备入住手续所用的各类资料、表格。
5.1.5在综合办公室配合下，布置管理用房，张贴办公指引标识及欢迎住户入住等标语。
5.1.6零星入住的住户由经营管理部看房员负责接待。
5.2入住手续：
5.2.1住户持《房屋分配单》来办理手续时，物业管理员向住户索取《房屋分配单》、购房合同正本、购房结算清单及住户的身份证、户口本。检查《房屋分配单》与购房合同上的房屋面积、房号是否一致。通过购房结算清单检查房屋设施费用是否交清,确认后将购房合同正本退还住户。
5.2.2确认上述程序后，物业管理员在《房屋分配单登记表》上进行登记，向住户发放《住户须知》，当场请住户填写《住户登记表》，并检查填写内容与身份证、户口本是否一致。
5.2.3物业管理员通知看房员带齐该房全部钥匙并带领住户对房屋设施状况、设备、数量进行清点，对钥匙逐一试用，并检查热水、冷水、电表、燃气表底数，一并填入《房屋设备明细表》。
5.2.4住户执行5.2.3程序时，收费员将住户姓名、房号、面积请综合办公室人员输入电脑，打印出《物业管理委托服务收费表》，并核对表上金额;物业管理员填写《物业管理委托合同》。
5.2.5住户完成5.2.3程序后，收费员向住户收取费用，并开具票据，再将收费表盖章后移交物业管理员。
5.2.6物业管理员收齐《房屋分配单》、《购房结算清单》、《住户登记表》、《房屋设备明细表》、《物业管理委托服务收费表》，核实无误后，与住户签订《物业管理委托合同》。
5.2.7合同签定后，物业管理员通知看房员将住户钥匙如数交与住户，并请住户在《房屋设备明细表》上签字。
5.2.8如住户要装修由物业管理员陪同住户到工程维修部,向工程维修部工作人员介绍情况，接洽装修之事。
5.2.9完成上述程序后，物业管理员及时将住户资料建档归案，并综合办公室输入电脑。《物业管理委托合同》一份存在经营管理部,另一份由收费员与所收费用一起交予财务部。
5.3房屋产权单位(人)更改(买卖)后的入住手续执行本章5.2程序。所需文件中《房屋分配单》应调整为《产权证书》。
5.4对于在ISO9002质量保证体系运行前已入住的住户,物业管理员应保留其原有的文件。
5.5在执行本程序全过程中,工作人员言行应执行《物业管理服务规范用语》和《物业管理服务规范行为》。
5.6在ISO9002质量保证体系运行前签定的《房屋委托管理合同》保留其原文件;运行后签定的合同名称为《物业管理委托合同》。
6.支持性文件与质量记录:
6.1《住户登记表》 EJ-QR-QP3.1-01
6.2《房屋分配单登记表》 EJ-QR-QP3.1-02
6.3《房屋设备明细表》 EJ-QR-QP3.1-03
6.4《物业管理委托服务收费表》 EJ-QR-QP4.13-03
6.5《物业管理服务规范行为》 EJ-WI-QP8.1-01`
6.6《物业管理服务规范用语》 EJ-WI-QP8.1-02
6.7《整改通知书》 EJ-QR-QP4.9-05
6.8《住户须知》
6.9《物业管理委托合同》
篇2:新接管楼宇的入伙管理程序
新接管楼宇的入伙管理程序
1.0 目的：制定入伙程序，以便入伙工作顺利进行，从而更好地服务业主、方便业主。
2.0 范围：适合于所有新接楼宇。
3.0 内容：
3.1 物业接管前的工作：
3.1.1实地考察：
对已确定接管的物业，由公司在该物业竣工前组织前期管理部、经营管理部、工程技术部、安全部和清洁绿化部等部门有关人员前往物业现场，围绕接收后管理工作所涉及的有关问题进行考察，(必要时可多次进行实地考察)，并提出书面的建议，在此基础上，制定入伙工作方案。
3.1.2成立分公司：
新的物业分公司应于入伙前1-2个月成立，并开始运作，根据实际需要，采取人员分步到位的办法，到入伙时，按定编人数配齐分公司各类管理人员及各分包单位。
分公司各类人员按以下程序进入物业现场，但可根据现场条件和实际情况进行调整：
a.入伙前50天，任命分公司经理，另配备助理员1人，财务室会计、出纳各1人，组成分公司筹建班子，编制入伙工作方案报公司研究批准后，立即投入实质性准备工作。
b.入伙前2个月，调派机电管理维修人员进驻施工现场，参与机电设备安装调试的监理工作，填写工作记录，全面掌握物业机电设备的第一手资料。
c.入伙前1个月，管理层人员配齐，分公司挂牌办公。
d.入伙前1个月，组建护卫班进驻现场，负责对所接管物业的守卫工作。
e.入伙前25天，组建清洁分包队伍，开始对已接收的房屋进行卫生清洁工作。
f.入伙前10天，护卫三个班的人员配齐、培训上岗。
g.入伙前半个月，水电维修班正式成立，人员配齐就位。
3.1.3分公司进驻小区前的工作：
a. 分公司应要求公司提前派出工程技术人员进驻现场，与地盘的工作人员一起，参与机电设备的安装调试，了解整个楼宇内所装备的设备设施，熟悉各类设备的构造原理、性能;熟悉水、电、暖、气管道线路的铺设位置及走向等，为入伙后的管理、维修养护打下基础。
b. 由发展商为新成立分公司提供临时办公场所，公公司根据实际需要，拟制定办公用品的采购计划，报公司审批后购置。
c. 在公司的指导下，和发展商协调，印制收楼、入伙所必须的文件资料和表格，如《装修管理规定》、《XX物业管理服务指南》等。此部分工作最好于入伙前一个月完成。
d. 根据入伙工作方案，编制分公司员工生活用品采购计划，根据公司审批后订购。
3.2物业接管中的工作：
3.2.1分公司要主动与发展商和承建单位联系，协商楼宇交接问题，及时将协商情况汇报给物业公司并在公司领导下组织验收小组。由发展商、承建单位和物业公司三方共同组成联合交接小组，制定验收方案，统一验收标准，商定交接注意事项和交接日期。
3.2.2准备验收项目表格，物业公司对所接收的建筑物、设备设施，要分别准备充足的验收记录表格。
3.2.3全面验收交接。验收时须有发展商(地盘)、承建单位和物业公司(含分公司指派人员)三方共同参加，逐项进行验收，填写记录单，每份验收记录单上均须有三方人员的签名，验收记录单一式3份，三方各执一份。对验收合格的项目，列出清单，进行交接，交接双方在清单上签字;对不合格的产品，注明存在的问题，提交发展商和施工单位，限期整改，整改项目必须经每时复验，合格后方可接收，物业公司将税收清单交分公司保存。
3.2.4对于已经接收的项目，分公司从接收签字起，即组织人员对建筑物和机电设备进行保护，防止被盗和破坏，同时，组织人员对已接收项目进行清洁和环境整理。
3.2.5搞好公关工作，分公司要指派专人代业主联系电话开通、液化石油气开户点火、确定街区门牌号码以及通邮等工作。
a. 分公司应于入伙前3个月与北京市电话公司联系，确定分公司安装电话门数和业主入住后申请安装电话的办法。
b. 分公司应于入伙前半个月与市液化石油气公司联系住户使用液化气开户点火手续。
c. 从分公司经理任命之日起，起向辖区派出所申请确定新接收物业的街区门牌号码。
d. 分公司于入伙前1个月与当地邮局联系办理通邮手续，并向地产商提出合理建议设计。
3.2.6积极、妥善解决员工的食宿问题。在物业公司指导协助下分公司根据所接管物业的具体情况，提出分公司 办公、员工住宿、设计方案，经批准后，具体抓好改建装饰工作的落实。
3.3入伙前的工作：
3.3.1通过登报和寄发通知书的形式，提前1个月(至少提前10天)向业主发出入伙通知。向业主寄发通知应包括以下资料：
a. 入伙通知书;
b. 收楼须知;
c. 入伙手续;
d. 入伙收费表;
3.3.2规划整理物业小区环境卫生，设置必要的设施、标志。
3.3.3研究制定集中入伙时的接待工作方案、场景布置方案围绕完成任务对人员进行合理分工，并在物资上做好充分准备。
3.4入伙时的工作：
3.4.1场景布置：根据制定的场景布置方案摆放花篮、盆景，悬挂条幅对联，张灯结彩，插放彩旗，高挂气球等，给人以隆重、喜庆的感受。
3.4.2设置导向路标，安排引导人员，使业主在办理入伙手续、收楼过程中感到方便。
3.4.3分公司与发展商工程部、财务部在入伙接待处进行联合办公，实行一条龙服务。先由发展商为业主结清购楼手续，再由分公司收取入伙费用、签订公共契约，向业主发放门匙，并安排专人引导业主入室验收，对业主提出的房屋质量方面的合理意见，逐项记录在《入住收楼记录》四联单上(承建商、分公司、业主、发展商各一份)，并负责与承建商联系，限期修好，保证业主按时入住。
3.4.4在业主办理入伙手续的同时，分公司应提供给业主如上资料及物件：
a. 钥匙
b. 开户存折
c. 业主公约
d. 住户手册
e. 收费一览表
f. 装修管理规定
g. 接管验收记录
h. 其它
注：以上资料和物件可根据各个分公司情况不同而有所不同。
3.5xx物业管理分公司机构设置和人员配备：
分公司设办公室、财务室，下设3个护卫班，1个清洁班(清洁也可外包)，1个维修班，定岗定员应根据大厦幢数和高层及岗位多少而定(以两幢大楼并带有地库车场和单车库的32层商住楼为例，应配备58人)。
3.6入伙工作程序及工作标准：
3.6.1入伙前的准备工作：
a. 组建分公司，建立领导班子和办事机构开展工作。
b. 收集归档大厦各种资料：建筑施工图纸、隐蔽工程资料、各种交工验收证书复印件、各种设备使用说明书、合格证书复印件。
c. 参阅有关图纸资料，了解大厦情况，对设施、设备、安全、清洁绿化工作及分公司办公地点、员工食宿问题提出具体工作意见。
d. 起草、编定并印制大厦《业主公约》、《住户手册》和《装修管理规定》。
e. 编制大厦开办财政预算，测算管理费标准，印制各种入伙资料。
f. 招聘培训各类管理和服务员工。
g. 联系走访派出所，街道办事处等理论办事机构和有关部门，做好公关工作。
h. 提前进入现场，与屯盘工作接轨，参与设备安装调试，迅速熟悉情况。
3.6.2做好楼宇交接验收和入伙工作。
a. 认真清点、检查、验收室内和大厦的各种设施设备及有关物品，发现问题及时登记、反映、整改。
b. 拟定大厦设施中不完善方面的改进计划，首层大堂入口处安装电子门，每户安装防盗门、防盗窗花等。
c. 布置好入伙办公地点，热情接待入伙业主，负责向业主解释《住户手册》、《业主公约》及管理规则，按规定收取有关费用。
d. 陪同业主查看房屋、验收设施设备，办好交接手续交付钥匙，对业主提出的问题耐心解答，做好记录，及时反映和处理。
e. 帮助入伙业主办理好煤气开户手续。
f. 处理好业主的投诉，做到件件有着落，尽最大努力使业闰满意。
g. 管理好业主对房屋的二次装修，确保房屋结构完好，外观统一。
3.6.3工作标准：
严格执行企业的质量方针和目标，以及ISO9002质量标准，为业主创造安全、清洁、优美、舒适、方便的生活和工作环境。
3.7需发展商解决的问题：
3.7.1提供入伙和楼宇资料：
a. 小业主名册及联络通讯地址，电话号码;
b. 楼宇建筑及设备质量保修责任的合约复印件。
c. 建筑、水电、电梯、空调等工程项目的总投资表。
3.7.2审批入伙开办资金预算方案。
3.7.3审批入伙方案及管理费收费标准。
3.7.4解决入伙前分公司的临时办公地点和电话机若干部。
3.7.5解决分公司办公用房地点和员工食宿地点。
篇3:物业入伙管理程序
物业入伙管理程序
1.目的
本程序明确了对物业的入伙管理实施控制的职责、方法和安排,以确保业主(客户)准确而有秩序的入伙。
2.适用范围
适用于公司所承接管理的新物业项目入伙手续。
3.相关文件
3.1质量手册之4.7、4.8、4.9、4.10。
3.2ISO9002标准之4.7、4.8、4.9、4.10。
3.3物业的验收程序
3.4业主(客户)维修安装服务
3.5物业提供给业主(客户)的文件的控制
4.职责
4.1物管部负责入伙管理中的主要事务。
4.2财务室负责向业主收取各种规定的费用。
4.3工程部负责入伙管理中必要的维修服务。
4.4保安部负责入伙管理中监督检查安全事务。
5.实施程序
5.1入伙准备工作
5.1.1物管部在入伙前一个月应制定入伙工作计划,该计划中应明确:
A.入伙时间
B.入伙手续
C.入伙过程中使用的文件和表格
5.1.2入伙工作计划程序应由物业总经理批准。
5.1.3物管部应提前一个月向业主(客户)发出《入伙通知书》。
详细说明：
A.需业主(客户)准备的证明材料;
B.需业主(客户)填写的表格;
C.办理入伙手续的程序。
5.1.4办理入伙手续的工作现场应张贴入伙公告和明确的指示示标识,并指定专人负责业主(客户)办理入伙手续时的各类咨询和引导,便于业主(客户)办理各项手续。
5.2 入伙审查登记
5.2.1物管部应建立入伙登记表。物管部对业主(客户)提交的《入伙通知书》进行查验，确认无误后收取《入伙通知书》。在入伙登记册中注明，并向入伙申请人发放资料。应包括：
A.《用户手册》
B.《装修须知》
C.《装修审批表》
D.《验收交接表》
E.《住户公约》
5.2.2上述发放的资料应在《入伙登记册》中的业主签收，或由物管部人员注明。
5.2.3在提供给业主(客户)的《入住登记册》中应明确由业主(客户)填写并提交的资料。一般包括：
A.身份证或工作证复印件;
B.购/租房合同的正本及复印件;
D.已签署的《住户公约》。
5.2.4物管部对业主(客户)提交的资料进行审核验证。验证内容包括：
A.表格填写是否完整、正确和清晰;
B.住户公约是否已签署;
C.身份证明文件与购/租房合同及《业主(客户)登记表》是否一致。
5.2.5审查通过后,物管部人员收取购/租房合同复印件、《业主(客户)登记表》、《住户公约》一份，在《入伙通知中》注明签收。
5.3预交费用
5.3.1物管部应按《深圳经济物区住宅区物业管理条例》或市工商行政部审核价，通知业主(客户)去财务室交纳相关的预交费用。
5.3.2财务室根据《预交费标准》向业主(客户)收取各项费 用,并开立相应票据给业主(客户)。费用项目包括：装修管理费、装修保证金等。
5.3.3财务室应通知物管部已交纳预交费用业主(客户)的姓名或单位，并由物管部在入伙登记册中注明。
5.4 发放钥匙及房屋验收
5.4.1上述手续完成后,物管部人员查验入伙登记表及各项收费票据后向业主(客户)发放钥匙,并在《钥匙发放登记表》上登记,同时应和业主(客户)验收房屋内设施。
5.4.2物管部人员与业主(客户)一起验收其名下的物业，登记水、电、气表底数，双方在《物业入伙交接记录》上签字确认。
5.4.3验收过程中双方确认需维修的事项由物管部人员通知相关部门整改。整改合格后，由业主(客户)验收认可后，再发放钥匙。
5.5 入伙后的装修管理
5.5.1物管部在提供给业主(客户)的文件中应明确装修管理的要求。具体内容参考程序文件QP-4.5《装修管理》。
6.相关记录
6.1物业入伙交接记录
6.2入伙登记册
6.3业主入伙费用收费标准