1.目的
1.1规范业主档案的管理工作
2.适用范围
2.1适用于物业服务中心业主档案的动态管理。
3.职责
3.1客服组主任负责监控业主档案保管与跟踪工作。
3.2客服助理负责依照本规定具体实施业主档案的保管与跟踪。
4.程序要点:
4.1由客服组前台对业户档案的管理,为严格对业户档案管理,保证档案管理有效性、规范性,加强对业户资料的保密工作,特制定如下管理规定。
5.业主档案内容。
5.1收楼资料;
5.2收楼证明书;
5.3管理规约签约页;
5.4楼宇遗留记录;
5.5业主身份证复印件(业主及家人小一寸照片二张);
5.6《装修申请审批表》签署后的《住宅室内装修管理协议》、《装修承诺书》、相关图纸及装修施工队资料。(装修申请表,施工单位营业执照及资质证复印件,业户委权/委托书等);
5.7《物业服务合同》
5.8《业主家庭情况登记表》
5.9《物品资料及钥匙签收表》
5.10《业主证领用登记表》
5.11《业主收楼房屋检查情况表》
5.12《违章处理通知单》
5.13 业主的有关证件复印件。
5.14 其它应保存的资料。
6. 业主档案袋的整理
6.1业户资料整理、分类:
6.2 资料按一户一档,分区、分楼号存放,贴上清晰标签,以便查找;
6.3 业户资料收集装订成册,按时间先后排列,最早资料于最后一页存放,之后增加的资料于其面上增加,编上页码,编写目录,册面填写"业主档案资料情况"表;
6.4 资料收集按先后顺序主要分为三大部份:
6.5 业户资料归档时间和更新:
6.6 客服组办理完单元交付手续后,将业户资料交于前台;
6.7 前台中班人员将业户资料输入电脑后,按楼名整理存档;
6.8 对已收楼业户平时所新增的资料由客服组按上述规定处理;
6.9 客服组前台每月30日进行一次检查,发现问题上报主任及时采取补救措施,确保档案的安全性及准确性;
6.10 每年3月将上年度超过保管期的资料进行一次统一清理;
6.11 销毁档案有关文件必须从严掌握,慎重从事;对经鉴定无保存价值的资料,由部门主任审批后销毁。
7.业户资料查阅及印取:
7.1查阅人如须查阅/印取业户档案资料,须于客服组前台进行登记,并说明因由;
7.2经客服组主任审批同意后,前台服务人员开启相应的业户档案,抽取有关业户资料;
7.3属查阅资料的,由前台客服助理陪同进行现场查阅;
7.4属印取资料的,前台客服助理严格按上级领导审批意见进行印取;
8.保密要求:
8.1业户档案柜除业户资料增加、更换、查阅、印取的情况下,须予以上锁;
8.2电脑内存放业户资料的文件须设置密码,并于每月30日进行一次更新;
8.3违反上述要求的,对责任人给予口头警告处理;
8.4泄露遗失业户资料的,对责任人给予书面警告处理,造成严重影响的,给予辞退。
9.业主档案的跟踪:
9.1对产权发生变更的业主。管理处应及时为新业主建立"业主档案",同时对原业主的档案另置保管,保管期三年。
9.2业主档案属绝密档案,特殊情况如需查阅须报物业经理批准,经客服组主任办理登记手续后方可查阅。
9.3业主档案应永久保存。
9.4将各业主资料输入电脑进行管理。
10.本规定执行情况作为客服组对档案客服助理绩效考评的依据之一。
11.记录
11.1《业主档案目录》
篇2:业主档案管理标准作业程序
一、目的
规范业主档案的保管与跟踪工作。
二、适用范围
适用于物业业主档案的保管与跟踪
三、职责
1、事务部主管负责业主档案与跟踪工作。
2、管理员负责依照本程序具体实施业主档案的保管与跟踪。
四、程序要点
1、业主档案内容
(1)经业主签署后的《业主公约》。
(2)经业主签署后的《消防安全责任书》。
(3)《业主家庭情况登记表》。
(4)《钥匙领用登记表》。
(5)《业主证领用登记表》。
(6)《业主入住验房表》。
(7)《装修施工申请表》、相关图纸及施工单位资料。
(8)《违章处理通知单》及处理结果资料。
(9)业主的有关证件复印件。
(10)其他应保存的资料。
2、将业主的有关资料放在相应的文件袋内。
3、将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒(夹)内。
4、业主档案的跟踪
(1)当发生下列情况变化时，服务处员工应将变化情况记录在业主档案中：
①通讯电话联络方式发生变化时;
②业主发生更替时。
(2)业主档案跟踪管理，由服务处员工每季度进行一次家庭情况的普查，对拖欠管理费、水电纲和其他服务费一个月以上的业主，管理员应至少每隔15天跟踪一次。
5、业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须报管理处主任批准，经事务部档案管理员办理登记手续后方可查阅。
6、业主档案应永久保存。
7、将各业主资料输入电脑进行管理。