管理处文件资料管理工作规程
1.工作目标
1.1确保文件、资料得到妥善保管，及时传递各类信息，满足信息沟通的需要;确保管理处日常事务性工作的正常开展。
1.2适用于XX康城管理处文件资料的管理，包括对外收发文、档案管理、创优资料、合同协议、质量记录等各类文件资料的编目、归档、保管和借阅、复印控制工作。
2.工作职责
2.1管理处经理是管理处文件资料管理的全面负责人，负责实施文件资料管理工作规程。
2.2管理处文件资料管业助理是文件资料管理工作的具体实施人。
2.3管理处各员工应积极支持、配合开展文件资料管理工作。
3.工作指引
3.1管理处发文
3.1.1按公司统一格式打印文件，填写《发文拟稿纸》，经管理处经理签发后盖章。
3.1.2填写《文件发放登记表》，按文件发放范围发放，并要求收文人在《文件发放登记表》上签名。《文件发放登记表》保存期限10年，按编号次序存放，装入专用文件夹统一保存。
3.1.3将文件复印件连同《发文拟稿纸》存档，《发文拟稿纸》与所附文件保存同样期限。
3.2管理处收文
3.2.1外来文件收到后，首先填写《收文登记表》及《收文处理专用纸》，交经理批阅。《收文登记表》保存期限10年，按编号次序存放，装入专用文件夹统一保存。
3.2.2根据经理阅办意见，将文件送相关人员传阅、处理并签名。
3.2.3将传阅、处理后的文件及时收回并连同《收文处理专用纸》存档，《收文处理专用纸》与所附文件保存同样期限。
3.3档案管理
3.3.1档案分系统进行管理，用档案局统一印制的档案盒保存，每个档案盒应清楚标明所存档案的名称。
3.3.2每个档案盒内应有一份卷内目录，并随时根据存档情况变化予以调整。
3.3.3查阅档案应详细填写《档案借阅登记表》，文件资料管业助理应认真检查所归还的档案，在确认无任何损坏后方可接收，对有损坏现象的，需进行修补。如无法补救的文件，上报管理处经理。《档案借阅登记表》保存期限10年，按年度进行统一编目、归档，每年装订成一本，制作封面。封面内容包括表格名称、日期、保管期限。
3.3.4质量手册、程序文件的复印由申请人填写《文件复印申请表》，写明复印原因、复印份数、发放范围，经管理处经理批准后，由文件资料管业助理负责复印，必须加盖受控文件章后下发。同时填写《质量文件发放范围清单》和《质量记录表格发放范围清单》，并将《文件复印申请表》存档。《质量文件发放范围清单》和《质量记录表格发放范围清单》均为保存期限10年，按年度进行统一编目、归档，每年装订成一本，制作封面。封面内容包括表格名称、日期、保管期限。
3.3.5作业指导书由文件资料管业助理根据使用范围复印下发，并加盖受控文件章，同时填写《质量文件发放范围清单》和《质量记录表格发放范围清单》。
3.3.6往来受控文件的复印由申请人填写《文件复印申请表》，写明复印原因、复印份数、发放范围，经管理处经理批准后，由文件资料管业助理负责复印和下发，并将《文件复印申请表》存档。《文件复印申请表》保存期限10年，按年度进行统一编目、归档，每年装订成一本，制作封面。封面内容包括表格名称、日期、保管期限。
3.3.7文件在实施中，管理处根据需要修改或更新的文件，应有有效的《文件更改申请单》，文件资料管业助理应统一标号，妥善保存。更改后的文件由文件资料管业助理按原发放范围发放，在《文件发放登记表》中做好记录，按《文件更改通知单》的要求实施更改。《文件更改通知单》保存期限10年，按年度进行统一编目、归档，每年装订成一本，制作封面。封面内容包括表格名称、日期、保管期限。
3.3.8按照各类文件的保存期限，对超过保存期的文件应统一由文件资料管业助理及时进行销毁，并根据销毁情况登记《文件销毁申请单》，销毁时需有一名监销人员在场。《文件销毁申请单》保存期限10年，按年度进行统一编目、归档，每年装订成一本，制作封面。封面内容包括表格名称、日期、保管期限。
3.3.9作废版本的文件应予以销毁，同时根据销毁情况登记《文件销毁申请单》，销毁时需有一名监销人员在场。确需保留的，应填写《文件留用申请单》并在明显位置予以作废标识，防止作废文件的非预期使用。《文件留用申请单》保存期限10年，按年度进行统一编目、归档，每年装订成一本，制作封面。封面内容包括表格名称、日期、保管期限。
3.3.10创优文件由管理处经理负责建立后交由文件资料管业助理保存归档。
3.3.11管理处日常来往的受控文件每月底检查清理一次，并将变动、销毁、丢失的情况小结一次，填入管理处《受控文件清单》。每年6月和12月各上报人事行政部一次。《受控文件清单》应于每月底进行更新，保持最新的有效版本。
3.3.12所有合同即收即交文件资料管业助理归档。
3.4质量记录
3.4.1文件资料管业助理根据各模块执行人上报的质量记录表格名称汇总一份《质量记清单》。《质量记录清单》应于每月底进行更新，保持最新的有效版本。
3.4.2各模块执行人负责收集形成的质量记录，进行分类编目、归档，并及时报给文件资料管业助理备案。
3.4.3公司员工因工作需要，需查阅存档的质量记录时，填写《质量记录查阅申请单》，经管理处经理同意，可以查阅存档的质量记录。
3.4.4合同要求时，在商定期内质量记录可以提供给顾客或其代表查阅，须填写《质量记录查阅申请单》，并经管理处经理同意。《质量记录查阅申请单》保存期限10年，按年度进行统一编目、归档，每年装订成一本，制作封面。封面内空包括表格名称、日期、保管期限。
3.4.5在质量记录引出的文件中应规定各质量记录的保存期限和保存要求。
3.4.6按照质量记录的保存期限，对超过保存期的质量记录应统一由文件资料管业助理及时进行销毁，并根据质量记录销毁情况登记《文件销毁申请单》，销毁时需有一名监销人员在场。
4.质量记录
4.1《发文拟稿纸》
4.2《文件发放登记表》
4.3《收文处理专用纸》
4.4《收文登记表》
4.5《受控文件清单》
4.6《文件销毁申请表》
4.7《文件留用申请表》
4.8《文件更改申请表》
4.9《文件复印申请表》
4.10《档案借阅登记表》
4.11《质量记录清单》
4.12《质量记录查阅申请单》
4.13《质量文件发放范围清单》
4.14《质量记录表格发放范围清单》
5.参阅文件资料
5.1《质量手册》
5.2《程序文件》
5.3《文件和资料管理程序》
5.4《质量记录管理程序》
5.5《不合格控制程序》
5.6《纠正措施管理程序》
5.7《预防措施管理程序》
篇2:物资采购控制管理规程
购物中心物资采购控制管理规程
1.目的和适用范围
1.1目的
通过对原材料、辅助材料、外购、外协物资的采购进行控制，以确保所采购的物资符合采购文件规定的要求。
2.适用范围
本程序适用于本公司物业管理服务所用的原辅材料、外购、外协产品的采购管理工作。其它物资(如办公用品)的采购可参照执行。
3.职责
3.1请购部门提出采购标准及技术要求，各职能部门负责对采购文件的技术要求审核，并负责对采购物资进行验证。
3.2总经办负责采购物资的谈判、签约、实施、组织对供方进行评价和控制。
3.3管理处协助对供方的评定。
3.4总经理负责采购文件的审批。
4.工作程序
4.1本公司根据所采购物资对物业管理活动及加工的产品质量影响程度，将所采购的物资分为三类：即A类，关键物资;B类，重要物资;C类，一般物资。因此，根据供方的重要程度，对供方进行管理。
4.2供方的评价和控制（执行GEPM/QR07-01-20**）
4.2.1A类物资供方的评价采用以下条款之一进行。
4.2.1.1供方须具有产品质量认证证书或质量体系认证证书、列入生产许可证发证目录的应有生产许可证，并对其历史业绩和市场信誉进行评价。市政公用部门的专营(专供)物资在签署"供用协议"后视为评价合格。
4.2.1.2对长期合作的供方由总经办会同各职能部门及管理处对其产品在本公司的历史使用情况及验证实绩进行评价。
4.1.2.3应适当评价供方的财务状况及技术支持能力。
4.2.2B类物资供方的评价
4.2.2.1产品必须有质保书或合格证，产品实行三包。
4.2.2.2各部门通过对其产品的检验结果，统计近期3个月的质量记录，依据合格率情况进行评价。
4.2.3C类物资采用同类产品比较。供方统计近期的产品质量记录，依据合格率进行评价。
4.2.4供方评审后，由总经办填写《供方评审记录》并附上相应的资料，对符合要求的，由总经办经理填写结论，将其编入《合格供方一览表》，经总经理批准后，定为合格供方，作为本公司的采购点，同时通知到各职能部门及管理处。
对本公司贯标之前签署的目前仍属有效的购货合同，由总经办负责对供货方进行一次补充评审，符合要求并经批准的，可列为合格供方。合同期满后，需重新进行新一轮的评审。
4.2.5对供方的控制
4.2.5.1总经办负责建立供方质量档案，包括供方调查评价表，质量历史实绩，生产能力，交货能力和信誉记录。
4.2.5.2由管理者代表会同财务部及各职能部门组成考核小组，每年一次(不超过12个月)对供方进行重新审核，并填写《公司供方质量保证能力(现场)调查表》、《供方历次信誉记录表》。
4.3本公司委外发包文件包括维保合同、委外服务合同及附件、图纸等。
4.3.1委外发包文件必须注明委外项目名称、内容、技术要求、质量要求、数量等内容。特殊情况要附实物、图样、规范、等级和有关标准等。
4.3.2委外发包文件由各部门填写，部门经理签字，分管副总审批，总经理批准。
4.3.4委外发包文件应由接受服务的职能部门登记、保管、存档。
4.4采购信息及文件
本公司采购文件包括采购计划、采购合同、采购申请单、实物样品及图纸等。
4.4.1采购计划应注明所采购物品名称、型号规格、数量、技术要求等内容，规范、类别、等级和有关标准等内容，特殊情况的要附实物、图样、标识、类别、等级和有关标准等项目。适当时应包括：产品采购批准的要求;对产品的验收要求;适当的质量管理体系要求和其它要求等。
4.4.2对临时性不能在合格供方所采购的物资或某种按采购文件规定无法购到的以及可用代用品的物资，必须由申购部门填写《应急(代用)材料采购审批单》，注明应急代用品的名称和技术质量规定等，经申购部门经理签字并报总经理批准后可由各申购部门采购(一次有效)。紧急C类物资允许申购部门直接采购，补办手续。每月底将本月本部门应急(代用)采购的物资清单交总经办分析适当调整计划并存档。
4.4.3采购申请应由申报部门填写，部门经理签字，职能部门对采购要求是否适宜和充分进行审核，分管领导审批，总经理批准。
4.4.4采购文件应由财务部登记、保管、存档。
4.5采购程序
4.5.1计划性采购
4.5.1.1仓管员根据物资库存情况,做出下月补充物资采购计划。
4.5.1.2各部门主管每月下旬制定下个月的物资采购计划，说明物资的名称、型号、规格、数量等(如有特殊要求需说明)。
4.5.1.3各部门(处)将月份物资采购计划交相关部门经理审核后，分管领导审批后，于每月的25日前报总经办，由总经办经理审核后汇总填写《采购计划审批单》同意报总经理批准。
4.5.1.4总经办根据批准后的采购计划组织采购。(在规定的供方内采购)
4.5.1.5零星采购
4.5.2.1各部门需要零星物资和计划外的物资时，先填写《月物资采购计划清单》寿命物资的名称、型号、规格、数量、用途等。(如有特殊需求需说明)
4.5.2.2《月物资采购计划清单》由各部门主管确认后按4.5.1.3和4.5.1.4的规定进行采购。
4.5.2.3如有急需等特殊情况，经管理处经理同意，总经理批准后也可对其它供方实物质量进行验证后购买。
4.6采购物资的验证见物资的验证、入库、保管、领用管理规程。
5.质量记录表格
QR/SH-01-25供方评审记录表
QR/SH-01-26合格供方一览表
QR/SH-01-27应急(代用)材料采购审批单
QR/SH-01-28采购计划审批单
篇3:物业管理行政奖罚标准作业规程
物业管理有限公司行政奖罚标准作业规程
1.0目的
规范行政奖罚的标准及奖罚程序，确保公司行政奖罚有法可依，适度合理。
2.0适用范围
适用于物业管理有限公司部门经理/主管(含)以下人员的行政奖罚处理。
3.0职责
3.1总经理负责公司员工和管理处员工记大过与记大功以上行政奖罚决定的审批。
3.2管理处主任负责管理处员工记大过与记大功(含)以下决定的审批。
3.3品质督察部负责公司行政奖罚工作的组织实施与决定复核。
3.4各部门负责人负责本部门行政奖罚工作的提出。
4.0程序要点
4.1奖罚原则。
有功必奖，有过必罚;依法管理，执法必严;奖罚面前，人人平等。
4.2奖罚形式。
4.2.1奖励：嘉奖、记小功、记大功、晋升工资、晋职。
4.2.2处罚：警告、记小过、记大过、降级(薪)、解聘(劝退、解雇、自动离职)。
4.3奖罚标准。
4.3.1嘉奖1次奖1天岗位工资，警告1次扣1天岗位工资。
4.3.2记小功1次奖3天岗位工资，记小过1次扣3天岗位工资。
4.3.3记大功1次奖当月岗位工资，记大过1次扣当月岗位工资。
4.3.4一年累计嘉奖3次者，加记小功1次;一年累计记小功3次者，加记大功1次。
4.3.5一年累计警告3次者，加记小过1次;一年累计记小过3次者，加记大过1次;
4.3.6一年累计记大功2次，晋升一级工资，一年累计记大过2次给予解聘。
4.4奖罚条件。
4.4.1符合下列条件之一者，可建议给予嘉奖、记小功、记大功的奖励：
a)对提高公司信誉，做出显着成绩者;
b)发现事故隐患，及时采取措施防止重大事故发生者;
c)为保护公司、员工和顾客生命财产安全，见义勇为者;
d)提出合理化建议，经实施有显着成绩者;
e)严格控制费用，节约开支有显着成绩者;
f)拾金不昧，做好人好事事迹突出者;
g)在抗洪、灭火、防风工作中有突出表现者;
h)接待业主及客人，受到一致好评者;
i)工作中任劳任怨、不计较个人得失，影响较大者;
j)有效举报违法、违规行为者;
k)在公司的重大活动服务过程中表现突出者;
l)其他应给予嘉奖、记小功、记大功的行为。
4.4.2符合下列条件之一者，可建议晋升、调薪奖励：
a)表现优异，一年之内的月度绩效考评分数有6次列本部门第一者;
b)工作有突出贡献者;
c)有突出才能，为公司急需者;
d)为同行业竞相争取者。
4.4.3有下列行为之一者，可建议给予警告处罚：
a)上班时间处理私人事务者;
b)拖延执行上级指令及时效制规定，影响工作进度，尚未造成损失者;
c)仪容不整，影响公司形象者;
d)在办公室或公共场所发泄个人不满情绪，造成不良影响者;
e)无故串岗、闲聊、乱丢果皮、杂物者;
f)未经主管领导同意私自调班、调休者;
g)使用裹读性或辱骂性语言者;
h)其他不认真工作、不文明、不道德行为，须给予警告处分者。
4.4.4有下列行为之一者，可建议给予记小过处分：
a)一年内给予警告处分3次者;
b)违反标准作业规程，造成严重不良后果，尚未造成公司利益损失者;
c)捏造请假理由，经查证属实者;
d)公司机关员工工作时间睡觉3次者;
e)未经许可出借公司财物者;
f)辱骂同事或管理人员，情节严重者;
g)拾遗不报，造成不良影响者;
h)旷工1天者;
i)擅自挪用公款在1000元(含)以下者;
j)管理处员工对住户服务时，违反时效制规定，造成住户投诉者;
k)其他有碍生产安全或管理，但未造成经济损失，须给予记小过处分者。
4.4.5有下列行为之一者，可建议给予记大过处分：
a)一年内给予记小过3次者;
b)造谣惑众，挑拨是非，有事实证明但尚未造成恶劣影响者;
c)管理处员工工作时间睡觉者;
d)违反标准作业规程，造成公司利益受损者;
e)旷工3天者;
f)明知有病而有意拒绝接受公司指定体检、治疗或防疫注射者;
g)故意浪费公司财物者;
h)擅自挪用公款1000-2000元者;
i)服务态度差，遭住户有效投诉3次者;
j)其他损害公司利益的行为，须给予记大过处分者。
4.4.6有下列条件之一者，可建议给予降职、降薪处分：
a)管理不善者;
b)多次重复违反公司标准作业规程，但未造成严重后果者;
c)一年内记大过1次，记小过2次者;
d)绩效考评连续两个月考评分数均为末位者;
e)其他须给予降职、降薪的处分者。
4.4.7有下列行为之一者，可建议给予劝退。劝退人员如果在试用期的，公司无须提前即可通知员工办理正常离职手续。劝退人员属公司正式员工(含聘用工)，一般情况下需提前10天通知员工：
a)绩效考评分数在70分以下者;
b)连续3个月考评分数均为末位者;
c)半年度或年度绩效考评分数不合格者;
d)其他须给予劝退处分者。
4.4.8有下列行为之一者，可建议给予解雇。解雇员工无须提前通知，不给予工资以外的任何经济补偿，给公司造成损失的，公司保留追究其有关责任的权利：
a)一年内给予记大过处分2次者;
b)赌博、吸毒、盗窃或参与其他违法活动，被依法追究刑事责任者;
c)泄窃公司机密，贪污、挪用公款在2000元以上者;
d)在公司无理取闹且先动手打人者;
e)造谣惑众，挑拨是非或以强暴手段唆使他人怠工或罢工，情节严重者;
f)用职务之便，收取他人贿赂为自己牟取私利者;
g)利用社会不良分子解决公司内部问题者;
h)擅用公司名义在外招摇撞骗有损公司利益、声誉者;
i)故意损坏公司设备、工具、原材料及重要文件者;
J)遇非常事变，借故逃避义务，致使公司财物蒙受损失者;
k)对公司员工及其家属实施威胁、暴行者;
l)长期迟到、早退者;
m)疏于职守，给公司造成较大损失者;
n)向公司提供虚假证明或资料者;
o)服务态度恶劣，损害住户或客户利益，影响公司声誉者;
p)窃取公司机密、技术资料或财物者;
q)其他严重违反公司规定，须给予解雇者。
4.5奖罚程序。
4.5.1管理处各部门主管、公司部门主管/经理以上(含)的奖罚由总经理或品质督察部提出，经总经理批准，填写《奖罚单》，其以下的员工由各部门主管提出并填写《奖罚单》，报品质督察部备案。
4.5.2员工对奖罚有异议的按《员工投诉与行政复议标准作业规程》处理。
5.0记录
《奖罚单》。
6.0相关支持文件
6.1《转正/晋升/降职/调薪标准作业规程》。
6.2《员工离职、调职标准作业规程》。
6.3《员工投诉行政复议标准作业规程》。