大基物业办公区管理标准作业规程
1.0目的
规范大基物业办公区的管理工作。
2.0适用范围
适用于大基物业管理公司XX花园管理处办公区的日常管理工作。
3.0职责
3.1办公室主任负责公司办公区的日常管理监督工作。
3.2客服部前台文员负责公司办公区域的日常管理工作。
3.3客服部主管负责管理处办公区公共区域的日常管理工作。
3.4办公区各岗位工作人员负责本岗位的日常管理工作。
4.0程序要点
4.1物品摆放
4.1.1办公区的桌、台、椅、凳均须按规定位置放置，不得随意调整。
4.1.2各岗位员工上班前需检查所属物品是否丢失及损坏，发现丢失或损坏的应及时向部门负责人或向前台文员报告，并采取相应的补救措施。须申领或修理的，按《办公用品管理标准作业规程》办理。
4.1.3上班时应保持桌面整洁、有序，不允许摆放与工作无关的其他用品。
4.1.4下班前应将桌面整理干净，办公椅放在办公桌的恰当位置。
4.1.5客服部前台文员应在上班前10分钟打开办公区内的照明设备、空调通风设备，检查公共区域物品摆放是否整齐、有序。
4.1.6遇到雨天，应在办公区门前显眼位置放置公益伞、防滑设施及标识。
4.2常用办公设备的使用
常用办公设备包括：电脑、打印机、复印机、传真机、碎纸机、电话及其他设备。
4.2.1电脑：
a)经公司电脑培训合格或具有电脑操作证的员工方可单独使用电脑，否则须在电脑管理员陪同下使用;
b)启动与关闭的一般程序：
--启动电源插座开关;
--启动稳压器开关;
--启动电脑主机开关;
--启动显示器开关(电脑开始正常操作);
--关闭电脑程序：首先在"开始"伴选择"关闭计算机"对话框，用鼠标点击"关闭计算机"，然后按开启程序的反方向操作。
c)电脑应避免频繁的开关程序，暂时不用时，可将电脑转换为休眠状态;
d)正确使用电脑的详细程序按有关电脑操作工具书的指导进行操作。
4.2.2打印机：
a)联机。一般情况下，打印机与电脑连通之后，无须再进行联机;
b)打印机启动与关闭的一般程序：
--启动打印机开关;
--放好所需打印的纸张;
--在电脑对话框进行打印操作;
--关闭程序按启动程序的反方向操作。
c)打印机应避免频繁的开关机操作;
d)正确使用打印机的详细程序按有关打印机操作说明书的指导进行操作;
e)打印文稿须经部门主管、分管人员批准，在文稿上签字后方可予以打印;
f)打印出的文稿应进行校对。一般情况下由发稿部门/人校对，然后将校对好的文稿经电脑修改后，再进行打印;
g)为节约纸张，文稿未进行校对之前，打印时应使用可以使用的旧纸张或旧文稿的背面打印;
4.2.3复印机：
a)复印机管理人员应在开始上班时接通复印机插座电源
--开启复印机开关，复印机需自动预热;
--检查复印纸是否放好(可以开始工作);
--复印机管理人员下午下班时关闭复印机开关;
--关闭复印机电源插座;
--正确使用复印机的程序按复印机有关操作说明书进行操作。
b)复印程序：
--所有须复印的文件、资料必须先在《复印记录本》上登记，然后再复印;
--复印页数在两份(含)以上或10页以上的，须办公室主任在《打印复印审核表》上批准签字后，方可复印;
--复印人员做好登记以后，调定复印纸规格及复印的深浅度后，选定复印份数按"开始"键复印;
--办公室文员核对复印数量及登记记录是否属实，属实的，在《复印记录本》上签名确认;不属实的，将情况汇报办公室主任：一般情况下，第一次违规给予口头警告;第二次或以上违规给予书面警告处分;
--如果复印机出错，应将报废纸张数量予以登记。
c)复印机一般情况下每天开机、关机各一次，尽量避免频繁开关;
d)为节约纸张，不重要的复印件应使用可以复印的废纸张背面复印。
4.2.4传真机：传真机一般情况下保持24小时开机。正确使用传真机的程序按传真机有关操作说明书进行操作。
a)接收传真：
--办公室文员应注意检查传真纸是否用完及传真机信号是否稳定;
--收到传真件后，由办公室文员及时将传真件取下，并将传真的有关内容(发送单位、发送人、传真韪、接收部门、接收人等)登记在《传真登记表》内;
b)10分钟以内通知接收部门/人领取传真件由部门负责人审批;公司/管理处的传真件由公司办公室主任/总经理审批，内容包括：
--办公室文员依据传真审批单的内容在《发送传真记录本》上登记，内容包括：发送部门、发送人、传真内容题目、接收单位、接收人、传真号码、要求完成时间等;
--办公室文员放好传真件并拨通对方传真号码将传真件发送过去;
--办公室文员应在3分钟之内致电对方确认是否收到传真件，直至对方收到为止，然后将实际发送的时间登记在《发送传真记录表》内。
c)传真机的正确使用程序按传真机有关操作说明书进行操作。
4.2.5电话：正确使用电话机的程序按电话机有关操作说明书进行操作。
a)为有效控制电话费，一般情况下，电话应设定限制呼出功能;
b)除总经理批准的电话外，其他电话均须取消长途直拨功能，须打长途电话的部门/人均需办理审批手续，并在办公室文员处登记后，方可操作;
c)公司所有电话均应取消声讯电话功能;
d)上班时间原则上禁止打私人长途电话，特殊情况须办公室主任审批，到办公室文员处登记后，方可操作;
e)个别部门因业务需要经总经理特批后，可开通长途直拨功能，办公室主任需指定人员做好登记记录;
f)办公室每季度至少进行一次电话费查询：
--到电信局打印电话费清单;
--逐项核对登记记录;
--将未登记的长途电话登记在《长途电话登记表》内，报办公室主任审核，内容包括：
日期、部门、姓名、所拨号码、打电话时间、通话时间、通话费用、备注等;偷打长途电话的，除双倍扣罚电话费外，还将给予警告处分;
--每日电话费用控制情况作为考核各部门工作的指标之一。
g)电话接打技巧详见《公司员工服务管理标准作业规程》。
4.2.6办公室每月5日前将各部门的打印费、复印费、传真费、电话费登记在《月份办公费用统计表》内，予以通报。
4.2.7常用办公设备的维护保养与维修：
a)常用办公设备的维护保养与维修：
--常用办公设备应进行以下日常维护，维护办法参照各设备有关维护操作说明书：
--防尘;
--防晒;
--防腐蚀;
--其他需要预防的事项。
b)保养与维修：常用办公设备应定期保养，一般情况下需要委托专业公司(如：传真机)进行：
--办公室主任制订《保养与维修计划》报总经理审批;
--评审、选择保养与维修单位;
--签署保养与维修协议书;
--按协议要求实施保养与维修。
4.3环境管理
4.3.1卫生：办公区卫生由客服部负责，办公区各岗位人员监督管理。发现问题、应由客服部前台文员处理。
a)客服部前台文员应于每天上班时检查办公区公共区域的卫生状况，要求墙壁无灰尘、污迹，地面无垃圾、烟头和痰迹，窗明几净，空气无异味;
b)各岗位员工应于每天上班时检查本岗位辖区桌面清洁状况，办公用品是否摆放整齐，文件资料是否排列有序。
4.3.2绿化：办公区绿化由环境部负责，各岗位人员监督管理。发现问题，应由客服部前台文员处理。
a)客服部前台文员应于每天上班时检查办公区公共区域的绿化状况，检查时花及荫生植物摆放位置是否恰当、是否缺水、有无病、枯现象;
b)各岗位员工应于每天上班时检查本岗位辖区绿化状况，检查时花及荫生植物摆放位置是否恰当、是否缺水、有无病、枯现象。
4.4安全管理
4.4.1机电维修部应检查办公区的水、电设施设备运转是否正常。
4.4.2安保部应检查办公区消防设施是否保管妥当，灭火器材摆放是否规范，有无损坏、丢失现象。
4.4.3各岗位员工应加强安全防患意识，下班时应将重要资料放入安全地点，锁好抽屉，关好电源及门窗。
4.4.4管理处客户服务中心实行24小时服务制度，值晚班时应与安保部配合注意防火、防盗工作。
4.4.5公司办公区晚间的安全管理由安保部负责，值班安保人员应定时巡查以下重要部位，并做好相应的记录，详见《安保巡逻标准作业规程》：
a)消防设施、配电房;
b)领导办公室、电脑室、档案室、财务室;
c)水、电、空调的关闭情况;
5.0记录
5.1《打印/复印审批表》
5.2《复印记录表》
5.3《接收传真登记表》
5.4《发送传真登记表》
5.5《发送传真审批单》
5.6《拨打长途电话审批单》
5.7《长途电话登记表》
6.0相关支持文件
6.1《档案管理标准作业规程》
6.2《公司员工服务管理标准作业规程》
篇2:仓库管理标准作业规程
z市z物业管理有限公司
作业指导书
文件编号：
版本号：A
发放号：
仓库管理标准作业规程
1.0目的
1.1本规程规范仓库管理工作，确保对仓库物品进行安全、高效、有序的管理。
2.0适用范围
2.1本规程适用于公司本部及下属各管理处的仓库管理工作。
3.0职责
3.1公司采购员负责物品的采购工作。
3.2仓库管理员负责物品验收、入仓、领用手续的办理和库存物品的保管。
3.3公司财务会计负责物品的核算。
3.4公司财务部经理负责仓库管理工作的监督。
4.0管理工作要点
4.1库存物品的限额标准
4.1.1日常消耗物料的库存限额：
a)一般为每月平均消耗量的1.2倍;
b)特殊情况另行处理。
4.1.2常备的零件物品的库存限额：
a)一般为每月平均消耗量的1.5倍;
b)特殊情况另行处理。
4.2物品采购的申请
4.2.1仓库管理员原则上应在每月25日前根据仓库实际库存量，编制下月物品采购计划。
4.2.2当仓库物品低于规定的库存限额时，应及时填制所需物品的采购计划。
4.2.3仓库中无储存的零星、应急物品由使用部门负责人填制采购计划。
4.2.4仓库管理员应在每月28日前将采购计划交公司财务部经理审核。
4.2.5公司财务部经理依据下列内容审核：
a)仓库实际库存量;
b)当月实际消耗量;
C)库存物品的限额标准;
d)下月预计消耗量;
e)下月资金预算。
4.2.6财务部经理审核：
a)采购计划不合理的，应及时予以调整申购计划;
b)采购计划合理的，财务部经理应在财务审核栏内签署姓名、日期。
4.2.7采购计划在每月30日前报公司总经理审批。
4.2.8总经理审批同意后，交采购员按照相关规定进行采购。
4.3物品的验收程序
4.3.1物品验证的要求：
a)每次采购物品单位数量少于10个的，要求100%抽样验证;
b)每次采购物品单位数量多于10个的，要求10%-50%验证;
c)采购物品必须具备合格证，特别对批量购买的物品必须要验证物品的合格证，物品合格证由仓管员保存;
d)对目测无法验证的物品，必须使用相关工具协助验证;
e)物品的规格、数量等必须与《采购计划单》上的内容相符;
f)仓管员应将常用物品的说明书、使用说明书及保修卡等资料在验证无误后交财务部保存、备查。
4.3.2物品验证的方法
a)物品包装的验证：
-物品外包装平整光滑,密封包装无裂缝、无渗漏、无污染或破损痕迹;
-注意核对物品外包装上的生产日期及有效期。
b)物品质量的验证：
-仔细检查物品表面有无擦伤、破损、无裂缝或扭曲变形;
-验证铁制品时，应注意物品有无锈迹;
-转动物品连接部分，检查其转动是否灵活，有无大的磨擦声;
-检查物品接口部分，看连接处有无松动、滑丝现象;
-验证物品质地是否符合购买要求;
-检查物品附属件是否齐全。
C)物品性能的验证：
-应对物品的机械部分应反复试动，检查其灵活性、准确性;
-验收具有弹性的物品时，应对物品反复伸缩或弯曲，一般情况下，合格品应回复或基本回复原状;
-验收电器物品时，应使用万用表测试。
4.4物品的入仓程序
4.4.1物品的入仓程序：
a)采购员原则上应在物品采购回来的当日，将物品送交仓库验收，特殊情况不能在当日入仓的，应报财务部经理批准后另行处理;
b)如采购员通知物品供应商送货上门，采购员应陪同供应商一起到仓库验货;
c)仓库管理员应对符合购买计划的物品进行验收;
d)经验收合格的物品，仓库管理员应开具《进仓单》，登记仓库物品明细账，并将物品分类存放;
e)仓库管理员应根据当天的物品验收单，及时登记物品明细账;
f)仓库管理员应在每月6日、16日、26日，将《进仓单》汇总后，交财务会计进行账务处理。
g)拔到部门或管理处直接使用的开具《物资直接单》，经使用部门经理签名后，由使用人直接领用。
4.4.2退回物品的入仓程序：
a)相关人员将未使用完的物品送到仓库;
b)仓库管理员应根据核查结果，进行验收：
-合格品，填写《进仓单》，在备注栏内填写"退回物品入库"字样，存入合格品存放区内;
-不合格品，存放在不合格品区等待处理。
c)仓库管理员应在每日下班前，根据退回物品《进仓单》，登记仓库物品明细账，以10天为一期送财务会计进行相关的账务处理。
4.4.3设备工具的入仓程序：
a)新采购的工具按物品的入仓程序执行;
b)以旧换新的设备工具入仓程序：
-经办人应凭其所在管理处主任签名确认的《工具借领单》到仓库办理旧工具入仓手续;
-仓库管理员经检查无误后予以办理入仓手续，发给新工具，同时在使用《工具登记卡》上由经办人签名确认;
C)退还的设备工具入仓程序：
-仓库管理员根据使用人的《工具登记卡》上的项目，逐项清点退还工具;
-仓库管理员对退还的工具进行验收;
-仓库管理员应在《工具登记卡》上登记，并由使用人所在部门负责人签名确认后存档。
d)借用工具入仓程序：
-工具借用人在工具送还仓库前必须把工具清理干净;
-仓库管理员根据设备工具的领用记录，进行验收;
-仓库管理员应及时在《工具登记卡》上登记。
4.5仓库物品的存放管理
4.5.1物品存放仓库的自然条件：
a)有通风设备;
b)光线充足;
C)面积宽敞。
4.5.2仓库物品的存放分类：
a)易燃、易爆与挥发性强的物品;
b)吸水性强、容易发潮、发霉和生锈的物品;
C)常用工具、材料和配件等;
d)易碎、易损物品;
e)食品类。
4.5.3物品存放仓库的区域划分：
a)合格物品存放区;
b)不合格物品存放区;
C)待检物品存放区。
d)处理物品存放区
4.5.4仓库区域划分的方法：
a)在货架上标识并隔离;
b)划线挂标牌。
4.5.5仓库物品的存放要求：
a)易燃、易爆与挥发性强的物品应单独设置仓库存放，存放时应注意：
-周围无明火、远离热源;
-摆放在地下;
-配备灭火器;
-保持包装完好;
-库房结构坚固，门窗封闭牢固;
-库房门内开。
b)吸水性强、容易发潮发霉和生锈的物品存放时：
-用经过防水处理的货架放置;
-放在干燥的地上或货架上;
-配备防潮通风设施。
c)常用工具、材料和配件等：
-不规则物品，用盒或袋装好后摆放;
-规则的物品整齐的摆放在货架或地上;
-体积较大、体重较轻的可靠墙上放或挂在墙上。
d)易碎易损的物品：
-体积较小或瓶装物品，放置货架的底层、整齐的摆放在地上;
-体积较大的，应靠墙立放，放置上方不悬挂物品;
-放置位置有胶垫。
e)食品：
-放置在经过防水处理的货架上;
-配备通风、防潮设施。
4.6仓库物品的领用管理
4.6.1物品领用程序：
a)物品领用人应凭其所在管理处经理签字确认的《领料单》到仓库办理材料领用手续;
b)仓库管理员根据《领料单》上所列品种，逐一发放;
C)仓库管理员根据《领料单》内容登记仓库物料发放明细登记;
d)仓库管理员以10天为一期，将《领料单》汇总后交财务会计核对，并进行相关的账务处理。
4.6.2工具的领用管理：
a)工具使用人应凭其所在管理处经理签名确认的《领料单》到仓库领用工具;
b)仓库管理员应根据使用人《工具领用卡》的记录，核对原卡上的领用工具是否有重复现象：
-如经核对，已有领用记录，但没有报废或其他处理记录，仓库管理员应拒绝发放;
-如经核对没有该工具的领用记录，将工具发放给领用人后，并在《工具领用卡》上登记。
C)仓库管理员以10天为一期，将《领料单》汇总后交财务会计核对，并进行相关的账务处理。
4.6.3借用工具的领用程序：
a)凡因工作需要借用工具的人员，应凭其所在管理处经理签名确认的《工具借领单》，到仓库办理工具借用手续;
b)仓库管理员根据《工具借领单》，与仓库建立的借用工具登记卡核对无误后发放;
c)仓库管理员对借用的工具应根据规定的归还期限督促借用人按时归还。
4.7仓库物品报废的管理
4.7.1报废的标准：
a)物品到有效期;
b)客观原因造成物品工具已无使用价值的;
C)按其他有关规定需报废。
4.7.2物品报废的程序：
a)报废物品经办人凭其所在管理处经理签名确认的《物品报废单》到仓库办理物品报废手续;
b)仓库库存的物品报废，由仓库管理员负责填写《物品报废单》;
c)仓库管理员准备好报废物品的有关原始资料：
-入库时间;
-物品性能介绍;
-使用时间;
-使用说明;
-其他有关资料。
d)公司财务部经理，应组织相关人员验证;
e)报废物品交总经理经理审批;
g)仓库管理员根据审批意见，将报废物品的相关财务资料交财务会计核对并进行相关的账务处理。
4.8仓库物品的清点
4.8.1每月25日前，仓库管理员应对仓库内物品进行逐一清点。
4.8.2根据清点结果，填写《库存物品盘点表》。
4.8.3仓库管理员应将库存物品明细账的余额和盘点表上的实物余额进行核对：
a)经核对无误的，仓库管理员应根据当月发生的入库单及出库单，编制《库存物品进、耗、存表》，同时编制下月采购计划;
b)如经核对有误：
-实物多于账面余额的，报财务会计进行账务处理;
-如实物少于账面余额的，原则上视具体情况依据公司相关规程处理。
4.8.4仓库管理员应在28目前将当月《物品盘点表》、《采购计划表》报送公司财务部。
4.8.5公司财务部主管会计组织会计人员于每月25-31日对仓库物品进行抽样或全部核对，并于当月31日前将核对结果报财务部经理。
4.9仓库物品管理资料的保管
4.9.1财务会计应在每月末将仓库物品的财务原始单据编制记账凭证、登记簿，并进行账务处理。
4.9.2仓库物品管理的财务资料交财务部经理审核无误后，加密在管理处财务部长期保存。
4.10仓库物品的管理情况，作为财务部相关人员、仓管员职效考评的依据之一。
5.0引用文件和记录表格
5.1《物品报废单》
5.2《工具登记卡》
5.3《库存物品进、耗、存表》
5.4《物品进仓单》
5.5《物品出仓单》
5.6《库存物品盘点表》
5.7《物资直拔单》
篇3:物业办公区管理规定
物业公司办公区管理规定
1.0目的
规范办公区的管理工作。
2.0适用范围
适用物业管理有限公司及下属各管理处办公区的日常管理工作。
3.0职责
3.1行政人事部负责人负责公司办公区的日常管理监督工作。
3.2管理处经理负责管理处办公区的日常管理监督工作。
3.3行政人事部文员负责管理处办公区公共区域的日常管理工作。
3.4各管理部负责人负责管理处办公区域的日常管理工作。
3.5各岗位工作人员负责本岗位的日常管理工作。
4.0程序要点
4.1物品摆放。
4.1.1办公区的桌、台、椅、凳均须按规定位置放置,不得随意调整。
4.1.2各岗位员工上班前需检查所属物品是否丢失及损坏,发现丢失或损坏的应及时向部门负责人报告,并采取相应的补救措施。须申领或修理的,按《办公用品管理标准作业规程》或《报修管理标准作业规程》办理。
4.1.3上班时应保持桌面整洁、有序、不允许摆放与工作无关的其他用品。
4.1.4下班前应将桌面清理干净,办公椅放在办公桌的恰当位置。
4.1.5行政人事部文员及各管理处负责人应在上班前10分钟打开办公区内的照明设备、空调通风设备,检查公共区域物品摆放是否整齐、有序。
4.1.6遇到雨天,各管理处负责人应当在办公区门前显眼位置放置公益伞、防滑设施及标识。
4.1.7办公区严禁高声喧哗。
4.2常用办公设备的使用。
常用办公设备包括:电脑、打印机、复印机、传真机、碎纸机、电话及其他设备。
4.2.1电脑。
A) 经公司电脑培训合格或具有电脑操作证的员工方可单独使用电脑,否则须在电脑管理员陪同下使用。
B)启动与关闭的一般程序:
----启动电源插座开关;
----启动稳压器开关;
----启动电脑主机开关;
----启动显示器开关(电脑开始正常操作);
----关闭电脑程序:首先在“开始”栏选择“关闭计算机”对话框,用鼠标点击“关闭计算机”,然后按开启程序的反方向操作。
C) 电脑应避免频繁的开关程序,暂时不用的,可将电脑转换为休眠状态。
D) 正确使用电脑的详细程序按有关电脑操作工具书的指导进行操作。
4.2.2打印机。
A) 联机。一般情况下,打印机与电脑连通之后,无须再进行联机。
B) 打印机启动与关闭的一般程序:
----启动打印机的开关;
----放好所需打印机的纸张;
----在电脑对话框进行打印操作;
----关闭程序按启动程序的反方向操作。
C)打印机应避免频繁的开关机操作。
D)使用打印机的详细程序按有关打印机操作说明书的指导进行操作。
E) 打印文稿经部门负责人、行政人事部、管理处经理或分管人员批准,在文稿上签字后方可予以打印。
F) 打印出的文稿应进行校对。一般情况下由发稿部门/人校对,然后将校对好的文稿经电脑修改后,再进行打印。
G) 为节约纸张,文稿未进行校对之前,打印时应使用可以使用的旧纸张或旧文稿的背面打印。
4.2.3复印机。
A)管理人员应在开始上班时接通复印机插座电源:
----开启复印机开关,复印机需自动预热;
----检查复印纸是否放好(可以开始工作);
----复印机管理人员下午下班时关闭复印机开关;
----关闭复印机电源插座;
----正确使用复印机的程序按复印机有关操作说明书进行操作。
B)复印程序
----所有需复印的文件、资料必须先在《复印记录本》上登记,然后再复印;
----复印页数在两份(含)以上或三页以上的,须部门负责人在《打印复印审批表》上批准签字后,方可复印;
----复印人员做好登记以后,调定复印纸规格及复印的深浅后,选定复印数按“开始”键复印;
----复印机管理员检查复印数量及登记记录是否属实,属实的,在《复印记录本》上签名确认;不属实的,将情况汇报行政部经理处理:一般情况下,第一次违规给予口头警告;第二次或以上违规给予书面警告处分;
----如果复印机出错,应将报废纸张数量予以登记。
C)复印机一般情况下每天开机、各机各一次,尽量避免频繁开关。
C)为节约纸张不重要的复印件应使用可以复印的废纸张背面复印。
4.2.4传真机:传真机一般情况下保持24小时开机。正确使用传真机的程序按传真机有关操作说明书进行操作。
A) 接收传真:
----传真应注意检查传真纸是否用完及传真信号是否稳定;
----收到传真件后,由传真机管理员及时将传真件取下,并将传真的有关内容(发送单位、发送人、传真题目、传真时间、接收部门、接收人等登记在《传真登记表》内;
----10分钟以内通知接收部门/人领取传真件,并要求在《传真登记表》中签收,并注明签收时间。
B) 发送传真实行一级审批制度:部门传真件由部门负责人审批;公司/管理处的传真件由公司行政人事部/管理处经理审批,内容包括:
----传真机管理员依据传真审批单的内容在《发送传真记录本》上登记,内容包括:发送部门、发送人、传真内容题目、接收单位、接收人、传真号码、要求完成时间等;
----传真机管理员放好传真件并拨通对方传真号码将传真件发送过去;
----传真机管理员应在3分钟之内致电对方确认是否收到传真件,直至对方收到为止,然后将实际发送的时间登记在《发送传真记录表》内。
C) 传真机的正确使用程序按传真机的有关操作说明书进行操作。
4.2.5碎纸机:
A) 碎纸机是对公司部分绝密、机密文件及草稿进行销毁的工具,普通文稿无须利用碎纸机进行销毁;
B) 碎纸前应将文稿中的金属物或粘性物(书钉或胶纸等)取出,以免损坏机器;
C) 按照碎纸机要求,一次不得超过最大放入量,一般情况下,不得超过三张复印纸的厚度;
D) 操作人员按以上要求,打开碎纸机电源,将须切碎的纸张放入切纸口,让碎纸机自动切碎纸张;
E) 当碎纸机箱内的碎纸满后,操作人员须将碎纸清理出来后方能继续操作;
F) 正确使用碎纸机的程序按碎纸机有关操作说明书进行操作。
4.2.6电话:正确使用电话机的程序按电话机有关操作说明书进行操作。
A) 为有效控制电话费,一般情况下,电话应设定限制呼出功能
B) 除总经理批准的电话外,其他电话均须取消长途直拨功能,须打长途电话的部门/人均需办理审批手续,并在行政人事部接待处登记后,方可操作。
C) 公司所有电话均应取消声讯电话功能。
D) 上班时间原则上禁止打私人长途电话,特殊情况须经部门经理审批,到行政人事部登记后,方可操作,电话费从工资中扣除。
E) 个别部门因业务需要经总经理特批后,可开通长途直拨功能,部门经理需指定人员做好登记记录,次月1日报行政部备案。
F) 行政人事部每季度至少进行一次电话费查询。
----到电信局打印电话费清单。
----逐项核对登记记录。
----将未登记的长途电话登记在《长途电话登记表》内,报行政经理审核,内容包括:日期、部门、姓名,所拨号码、打电话时间、通话时间、通话费用、备注等:偷打长途电话的,除双倍扣罚电话费外,还将给予警告处分。
----每月电话费用控制情况作为考核各部门工作的指标之一。
G) 电话接打技巧详见《公司机关员工服务管理标准作业规程》。
4.2.7行政人事部每月10日前将各部门的打印费、复印费、传真费、电话费登记在《月份办公费用统计表》内,予以通报。
4.2.8常用办公设备的维护保养与维修:
A) 常用办公设备应进行以下日常维护,维护办法参照各设备有关维护操作说明书:
----防尘;
----防晒;
----防潮;
----防腐蚀;
----其他需要预防的事项。
B) 保养与维修:常用办公设备应定期保养,一般情况下需要委托专业公司进行,详见《对外委托服务标准作业规程》:
----行政人事部制定《保养与维修计划》报物业经理审批;
----评审、选择保养与维修单位;
----签署保养与维修协议;
----按协议要求实施保养与维修。
4.3环境管理。
4.3.1卫生:办公区卫生由管理处负责,办公区各岗位人员监督管理。发现问题,应由行政人事部文员或管理处管理员处理,详见《室内保洁标准作业规程》。
A) 行政人事部文员或各管理处负责人应于每天上班时检查办公区公共区域的卫生状况,要求墙壁无灰尘、污迹、地面无垃圾、烟头和痰迹,窗明几净,空气无异昧;
B) 各岗位员工应于每天上班时检查本岗位辖区桌面清洁状况,办公用品是否摆放整齐,文件资料是否排列有序。
4.3.2绿化:办公区绿化由管理处负责,各岗位人员监督管理。发现问题,应由行政人事部文员或各管理处负责人处理,详见《室内绿化保养标准作业规程》。
A) 行政人事部文员或各管理处负责人应于每天上班时检查办公区域的绿化状况,检查时花及荫生植物摆放位置是否恰当、是否缺水、有无病、枯现象;
B) 各岗位员工应于每天上班时检查本岗位辖区绿化状况,检查时花及荫生植物摆放位置是否恰当、是否缺水、有无病、枯现象。
4.4安全管理。
4.4.1机电维修部应检查办公区的水、电设施设备运转是否正常。
4.4.2保安部应检查办公区消防设施是否保管妥当,灭火器材摆放是否规范,有无损坏、丢失现象。
4.4.3各岗位员工应加强安全防患意识,下班时应将重要资料放入安全地点,锁好抽屉,关好电源及门窗。
4.4.4管理处管理员实行24小时服务制度,值晚班时应注意防火、防盗工作。
4.4.5公司办公区晚间的安全管理由管理员负责,值班管理员应定时巡查以下重要部位,并做好相应的记录,详见《治安巡逻标准作业规程》:
A) 消防设施、配电房;
B) 领导办公室、电脑室、档案室、财务室;
C) 水源、空调的关闭情况;
D) 加班情况。
5.0 记录
5.1《打印/复印审批表》。
5.2《复印记录表》。
5.3《接收传真登记表》。
5.4《发送传真登记表》。
5.5《发关传真审批表》。
5.6《拨打长途电话审批表》。
5.7《长途电话登记表》。
6.0 相关支持文件
6.1《治安巡逻标准作业规程》。
6.2《室内清洁标准作业规程》。
6.3《室内观叶植物管理标准作业规程》。
6.4《文书处理标准作业规程》。
6.5《档案管理标准作业规程》。
6.6《公司机关员工服务管理标准作业规程》。
6.7《物业管理处员工服务管理标准作业规程》。
打印/复印审批表
部门 姓名 职务 申请时间
打印/复印内容 □打印□复印
要求完成时间 实际完成时间
打印/复印份数 □打印 页 □复印 份 页
部门负责人审批 审批时间
复印记录表
日期 复印内容 规格 页数 作废页数 部门 姓名 文员签名
接收传真登记表
日期 内容 发送部门 接收部门 签名 备注
发传真登记表
日期 内容 发送部门 接收部门 传真号码 签名 发送时间 备注
发传真审批表
部门 姓名 职务 申请时间
传真标题 页数
接收部门 传真号 接收人
部门负责人审批 时间 完成时间
备注
拨打长途电话审批表
部门 姓名 职务 申请时间
事由
电话号码 联系人
部门审批 接单人
长途电话登记表
日期 电话号码 打电话时间 通话时间 通话费用 部门 签名 备