物业办公用品管理规定

步行街物业办公用品管理规定

1.目的

  为了加强公司办公设备及用品的管理,提高设备的使用效率和使用寿命,减少不必要的经费开支,确保办公设备安全、可靠、稳定的运行,结合公司具体情况,制定本规定,各相关使用人员应严格遵守执行。

2.适用范围

  公司所辖各部门。

3.办公物品分类

  3.1 办公设备:A、复印机;B、传真机;C、电话;D、办公桌椅;E、保险柜;F、电脑及打印机;G、其他。

  3.2 办公用品:A、各种信签;B、材料纸;C、各种表格;D、笔;E、笔记本;F、计算器;G、其他。

4.管理规定

  4.1行政人事部是公司办公设备及用品的归口管理部门,公司所有办公用品的采购、管理、 维护、监管等工作统一由行政人事部安排专人负责。所有设备均设专人管理,发生丢失或损坏并且不能确定直接责任人的,由专管人员承担责任。

  4.1.1设备专管人员应明确所负责设备的具体用途,熟悉其操作规程。

  4.1.2操作人员应严格按照使用说明书的要求进行操作。

  4.1.3办公设备出现故障时,应立即知会专管人员。若为简单故障,由专管人员及时处理,处理不了的,由行政人事部通知专业技术人员维修。因使用不当或强行维修而造成设备损坏的,应酌情予以赔偿。

  4.1.4办公设备为工作而备,未经行政人事部允准,严禁用于与工作无关的事务。

4.2申购:

  4.2.1申购原则:满足工作要求,提高工作效率,节约人工费用,树立企业公众形象。

  4.2.2部门因工作需要添置办公设备的,由部门负责人提出书面申请,交行政人事部审核并组织进行相关市场调查,选三家以上作报价分析,报总经理批准并由行政人事部统一购买、分配。

  4.2.3部门根据实际工作需要,于每月二十五日前制定下月低值易耗品申购计划,报行政人事部汇总核查库存,制订月度办公用品采购计划,经总经理批准后由专人负责购买。

4.3报废:

  办公设备达到一定条件可以按以下程序予以报废;低值易耗的办公文具无须报废。

  4.3.1报废条件:

  1)使用超过规定年限,已无使用价值。

  2)损坏严重无法修复、或修理费昂贵、没有修理价值。

  3)功能降低危及安全。

  4)技术落后、耗能高、效率很低、严重影响工作效率、属于已被淘汰的。

  4.3.2设备的报废:由设备使用人填写《报废申请表》,详细说明原因,经部门负责人及复查、审核后,由行政人事部请技术专业人员鉴定并出具书面意见,经质量管理部核实后,报总经理审批。

  4.3.3报废设备的处理:报废的设备先交由工程部鉴定,由财务部进行登记、处置,行政人事部监督。可以再利用的零配件应当取出归入公司办公用品仓待用;报废设备回收资金交财务入账。

5 办公设备使用规定

5.1电脑:

  电脑的使用及分配以部门为单位,由行政人事部根据实际需求调配,并实行使用人负责制。使用者应按规范要求正确操作使用;服务器由行政人事部指定专人负责维护,发生故障,应及时报告,由行政人事部安排专业人员维修。

  5.1.1原则上不能设置开机密码,因特殊情况需要设置的,应将该密码备存行政人事部。

  5.1.2每星期至少一次查杀病毒、升级病毒库、清理磁盘;每月至少一次磁盘整理,以保证电脑系统的最佳运作状态。

  5.1.3文件的保存首先以本地磁盘为主,并对有关文件归类保存,以便能在最短的时间内查找所需资料。如确需在服务器上保存文件应经行政人事部书面同意,并在服务器上设立个人文件夹,所有文件均保存于个人文件夹内;否则,造成文件丢失自行负责。

  5.1.4对保存的文件应定期整理,不需要的文件应及时删除。对需要长期保存的文件由部门提出申请,经行政人事部审核后可以光盘方式保存,以保障电脑的使用空间。

  5.1.5使用者不得擅自安装软件,如确需安装部分辅助软件,应向行政人事部书面申请,经批准后由行政人事部安排专业人员安装。

  5.1.6未经许可,任何人不得自行打开机箱或拆装机器,不得擅自对电脑硬盘进行格式化或重新安装操作系统。如遇不懂或自己解决不了的技术问题,应通知行政人事部,由行政人事部安排专业人员予以解决。

  5.1.7因公司工作的特别需要或部门工作需要借用或征用专用责任人负责的电脑时,借用人应保证电脑的使用安全,如因人为操作失误或使用不善造成损环的,由借用人负责;

  借用人需要将借用电脑搬离指定区域时,须经行政人事部书面批准同意。

5.2复印机:

  公司复印机由行政人事部指定专人进行管理和维护,并监督其他部门的使用。

  5.2.1公司复印机作为办公设备仅供公司文件的复印使用,使用前应按规定程序办理申请登记,经批准后交专管员执行。

  5.2.2复印资料、文件时,必须在前台办理登记、签名手续,并注明复印纸张数、规格、申请人、文件名等交部门负责人批准;一次复印张数超过50页的,须报行政人事部批准。

  5.2.3特别情况需紧急复印的,可按上述程序先登记申请表,事后报批、审验。

  5.2.4复印机专管人员每月底填报当月复印机使用情况汇总表交行政人事部存查,汇总表中 应反映维修情况、零配件更换、违规使用等情况。

  5.2.5复印机出现简单故障时,专管人员应及时处理;处理不了的,应立即通知专业技术人员给予帮助。如强行操作,造成设备损坏的,应酌情予以赔偿。

  5.2.6复印纸张的使用厉行节约,反对浪费;内部存档的资料,应尽可能使用双面复印或使用循环再用纸张复印。

5.3 打印机:公司打印机设专人进行管理及维护。

  5.3.1公司提倡无纸化办公,对需要上级审查、修改的文档,可先通过内部局域网将文档发送到指定的电脑中,审查修改完毕并确认无误后才能打印。

  5.3.2对无需存档、不涉及公司秘密、可以再使用的纸张,应提供给公众打印、复印再利用。公司内部使用的文件应使用"循环再用纸"打印。

  5.3.3使用公司函头信纸打印正式文档,或者使用彩色打印机打印带图片资料的彩色文档,必须在前台办理申请登记,并经部门经理批准。打印数量超过20张的须报行政人事部批准;特殊情况可先打印,事后应补办登记、审验手续。

5.4传真机:

  公司传真机仅供传真或拨打长途电话,非特殊情况,不能用以复印资料。行政人事部指定专人对传真机进行监督管理。

  5.4.1长途传真和利用传真机拨打长途电话的,须向专管人员办理登记手续,特殊紧急情况的可先行使用,事后办理登记。

  5.4.2传真文件上如使用了涂改液,应当待涂改液完全干后方可传真,以防止涂改液粘于传真机的扫瞄头上,影响传真机使用效果。

  5.4.3禁止将未拆除订书针的文件直接放在传真机上传真;否则造成损失由使用人负责。

  5.4.4专管人员应保障传真机24小时都有接收用传真纸,以确保能随时接收传真。

6.办公文具及其他低值易耗品管理

  6.1每月25日前由各部门负责人根据工作需要,制定下月办公用品采购计划汇总行政人事部。

  6.2行政人事部查核库存数量后拟出下月易耗品采购总计划及供应商建议提交行政人事部审核,报总经理批准。

  6.3总经理批准后由行政人事部安排专人统一采购。

  6.4采购回来的物品应及时办理入库手续,经办人和保管人员当面核对品名、规格、数量,办理验收入库手续,并通知相关部门办理领用手续。

  6.5办公用品的保管和发放由前台负责。

  6.6各部门接到领用通知后,部门负责人安排人员到前台办理领用手续并签字确认,由部门统一安排、发放。

  6.7办公用品领用应坚持勤俭节约的原则,用多少领多少,避免造成浪费,严禁将办公用品带回家作私人用途。

  6.8非一次性使用的物品,员工在办理离职手续时应交回公司,并与前台做好移交手续。

  6.9办公用品的帐务必做到帐物相符,前台应随时掌握合理库存,保障日常工作的正常使用量。

7.相关文件与记录

  7.1《办公设备报废申请表》

  7.2《复印申请登记表》

  7.3《打印登记表》

  7.4《长途电话登记表》

篇2:物业公司代购材料管理规定

购物中心物业公司代购材料管理规定

1、目的:

  为了加强代购材料的采购、仓储、领用等管理,特制定本规定。

2、适用范围:

  适用于各中心维修材料的采购。

3、名词解释:

  本规定中"代购材料"是指为商场进行日常维修、保洁等所耗用的直接材料,该材料由物业公司代为采购、仓储、领用等,由商场审核付款、监督使用,包括五金、电器、水暖、保洁材料等,不包括物业公司提供服务所使用的工具、劳保用品等。

4、具体要求:

4.1、采购管理

  4.1.1、物业公司应会同商场对供应商进行评审,每类材料应确定2-3家合格供方,合格供方应能提供增值税发票(如提供普通发票的价格低于增值税发票的不含税单价,则可考虑接受普通发票)。物业公司采购员应关注市场行情和变化,如发现更好的合格供方应及时提出调整合格供方建议,经与商场共同评审合格后再进行调整。

  4.1.2、每月22日前,物业公司根据日常维修消耗经验用量制定下月代购材料采购计划,报至物业公司采购员处(电子版),计划中应详细注明编制依据。物业公司采购员应立即对所有合格供方进行询价、比价,并于每月26日编制完成材料月采购计划审批单(应分材料类别编制)报至商场总务部,经商场内部审批流程审批后,复印一份交物业公司采购员安排采购。

  4.1.3、对用量较大的日常消耗性材料,原则上按2-10天用量安排采购,即库存量低于2天用量时采购补库,最大库存量以10天用量为限。对用量较小的日常材料,可一次性按月计划购入。对偶发性的非日常材料,商场管理处应提前两天通知采购员安排采购。

  4.1.4、对于超计划或计划外的材料,商场管理处应编报材料临时采购审批单,经采购员询价、比价后,报至商场总务部,经商场内部审批流程审批后安排采购。对于突发紧急维修,则可根据灵活性原则,先采购维修,再补办相关审批手续。

  4.1.5、对于部分容易损坏,但又无法确定何时会损坏的五金等部件(如:挂锁),可确定最低库存数,以满足维修的及时性。发生领用时,商场管理处再以临时采购审批单的形式经审批后补充最低库存。

  4.1.6、采购员采购时应严格进行比价,在同样的质量要求下,选择性能价格比最佳的单位签订供货协议,严禁不调查、不比价、盲目采购。比价时不同质量的材料无可比性。

  4.1.7、大宗材料的采购,物业公司应组织以招标形式进行采购,同时应通知购物中心指派相关人员参与。

4.2、仓储管理

  4.2.1、入库验收

  材料入库时,由采购员和商场管理处相关主管对材料的质量进行验收,必要时,可请工程部相关主管协同验收;仓库保管员对材料的数量进行验收。验收合格后采购员应填写入库单。入库单上应标明供货单位名称、材料编号、品名、规格型号、计量单位、数量、不含税单价、不含税金额等要素,入库单上必须有采购员、保管员、及验收人签字。《入库单》一式三联,一联仓库用于记帐,一联总务用于对帐,一联随发票用于付款。未经点验的材料,仓库管理员不得办理入库手续。验收不合格的材料,采购员应立即办理退货或换货。

  4.2.2、单独保管

  代购材料收验入库后,应存放在代购材料专用货架上,不得与自购材料混放。代购材料在仓储管理的要求上应与自购材料同样严格,要分类存放,堆放整齐。仓库内严禁烟火,要配备必要的消防器材;有特殊保管要求的材料应按要求单独存放,防止腐烂变质。仓库材料的安全完整由仓库保管员实行责任管理。

  4.2.3、建卡建账

  代购材料应单独建卡建帐,帐簿采用数量金额式,收发应序时登记,定期盘点。

4.3、领用管理

  4.3.1、材料领用时,由领用人填写领料单,经管理处经理审核签字后,据以到仓库领料。领料单上应标明领用单位、用途、材料编号、品名、规格型号、计量单位、请领数量等要素,领料单一式三联,一联仓库用于记帐、一联总务用于对帐、一联管理处留存。仓库保管员必须凭单发货,禁止用白条领用。仓库保管员发货后,应在领料单上填写实发数量、不含税单价和不含税金额并签名。一次领用数量按以下原则掌握:

  4.3.1.1、领用日常消耗性材料,可以在每天上午九点以前按当天的

  4.3.1.2、估计用量一次性领用,周五可按三天的估计用量领用。当天未用完的材料应于第二天上午领料前办理假退库手续。对存放在管理处临时仓库的材料,管理处应按照库存材料管理的要求加强该材料的实物管理。

  4.3.1.3、领用偶发性的非日常材料,应随用随领。

  4.3.1.4、对于节假日时急用的维修材料,按应急程序由保安主管办理临时发料手续。

4.4、财务结算

  4.4.1、对代购材料原则上应采取按月一次性结算,结算时由采购员将发票、入库单、材料月采购计划审批单交商场总务部办理请款,商场付款审批手续完毕后,由商场总务部将支票交给物业公司采购员,采购员再转交供货单位办理清帐手续。支票交接时应办理交接手续。

  4.4.2、需带款提货的,由采购员将材料月采购计划审批单(注明现款现货)交商场总务部办理请款,商场付款审批手续完毕后,由商场总务部将支票交给物业公司采购员办理采购提货并索取发票,货到验收入库后,再将发票和入库单交商场总务部。支票和发票交接时应办理交接手续。

  4.4.3、当月按计划采购的材料应当月办理财务结算。

4.5、月末处理

  4.5.1、盘点并编制收发存报表

  每月25日,仓库保管员应对库存材料进行盘点,将入库单、领料单分类整理,编制《材料收、发、存月报》一式两份,一份于每月26日随材料月采购计划审批单一起报购物中心总务部(附入库单和领料单的总务记帐联)、一份仓库留存。《材料收、发、存月报》应包含材料编码、品名、规格型号、计量单位、期初数量、期初金额、本期入库数量、本期入库金额、本期领用数量、本期领用金额、期末结存数量、期末结存金额。《材料收、发、存月报》应与材料帐核对一致,做到帐、表、物相符。

  4.5.2、维修单汇总

  商场管理处应将每份维修单所耗用材料的数量、单价、金额在维修单上详细列出,并每月进行汇总,于每月26日随《材料收、发、存月报》一起报购物中心总务部审核。

  4.5.3、材料采购汇总分析表

  每月25日,采购员应编制《材料采购汇总分析表》一式两份,一份于每月26日随材料月采购计划审批单一起报购物中心总务部,一份仓库留存。《材料采购汇总分析表》应包含材料编码、品名、规格型号、计量单位、计划采购数、计划单价、计划金额、实际采购数、实际单价、实际金额、差异原因等,单价差异由采购员负责解析原因,数量差异由商场管理处负责解析原因。当月计划中未采购的材料,其相关审批签字不再具有效力,如又需购买,则应另报采购计划办理审批并作相关说明。

篇3:物业工装管理规定

物业公司工装管理规定(八)

  为了规范工装申报、制作流程,明确工装配备标准,进一步加强工装的日常管理,充分利用期限内工装,现将有关内容规定如下:

一、职责分工

  (一)行政人事部:负责工装的整体控制及管理

  (1)、负责组织工装统计及工装领用通知的发布;

  (2)、部门上报工装制作需求的审核并参与工装款式核定;

  (3)、部门工装日常管理的抽查;

  (二)物管部:

  工装到货后,库管负责工装的验收入库,材料会计做好凭证,并按照申报数量为各部门发放工装、回收、保管应收回工装。

  (二)其他各部门:

  (1)、负责本部门工装的日常管理;

  (2)、按照配备标准上报本部门的工装制作申请;

  (3)、参与工装款式核定。

二、配备标准及使用年限

  具体配备数量及使用年限:

  (1)、公司总经理、副总经理、行政人事部、客服部等科室人员:制服1套;使用年限1年。

  (2)、保安部:制服2套,包括帽子、外套、裤子、腰带、鞋、尼子大衣,冬季配发棉帽及棉大衣 ;使用年限2年。

  (3)、工程部:制服2套、衬衣2件、绝缘鞋(特殊工种使用);使用年限2年。

  (4)、保洁部:制服2套,使用年限2年。

三、新制作工装的押金收取办法

  (1)、按照配备标准(具体工装价格以厂家实际价格为准),每人交纳工装成本价的30%,从当月工资中扣除,上交总公司财务。

  (2)、工装的使用期满后,工装归个人所有,同时返还30%,工装使用期未满年限离职,工装进行折旧扣除相关费用,具体折旧计算方式如下。

  应承担金额计算公式如下:

  应承担金额=工装价款-(工装价款/可使用月份×已使用月份)

  工装价款:参见工装采购价格。

  可使用月份:参见工装使用年限规定,将使用年限换算到月。

  已使用月份=工装上交时间-工装领用时间,满15天按一个月计。

四、工装的申报及制作

  公司每年组织冬、夏2次集中制作,其他时间除新项目开业需要外,一般不组织大规模集中制作;特殊情况需临时制作工装的通过行政人事部上报工装制作申请,待公司领导批准后方可制作。

  (一)工装申报条件

  1.新入职、新调岗员工及新晋升管理人员在到岗后应先在库存工装中进行调配,确实无合适工装的入职满1个月后方可申报工装;

  2.工装未满使用年限但因个人原因破损严重或不能使用需申报工装的,工装申请人补足破损工装折旧额后,方可申报新工装;

  3.工装满使用年限的,由行政人事部审核无误后,方可上报制作。

  (二)工装申报、制作程序

  1.夏季批量工装申报制作时间为3月初,工装全部到位时间为5月1日前;冬季批量工装申报制作时间为7月初,工装全部到位时间为10月1日前;新项目开业所需工装于开业前4个月着手申报及制作工作,工装于项目开业前1个月全部到位;临时制作的工装到位时间为制作申请中约定的交货时间;

  2.各部门首先向行政人事部提出申请,行政人事部按照工装配发规定严格审核无误后提交总经理签批;

  3.公司总经理批准后,提交总公司,经总公司领导批准后,由行政人事部将工装配备标准提交公司的相关部门联系厂家制作或购买;

  (三)工装的入库验收及发放

  1.制作厂家交货时,公司财务部库管按照约定的服装材质、样式、数量及价格验收货物并清点入库;

  2.公司行政人事部收到厂家新制作的工装后,及时通知物业公司其他部门,按照事先上报的数量及服装类型发布领用通知。

五、工装日常管理

  (一)工装应专人负责,统一管理、调配,其他部门及个人均不得私自调换、调配。

  (二)新发放的工装各部门按照统一发放的记录格式进行及时、完整的登记。库管及材料会计做好记账凭证。

  (三)因员工调入、调出而发生的工装流入、流出,项目间应及时交换信息,库管做好登记,以保证工装信息的准确性。

  (四)离职员工应及时交回原岗位工装,并保证工装干净整洁、可利用,若未上交工装或上交工装不整洁的,则承担该工装未折旧完的工装价款。公司库管或部门资产管理员在进行工装回收时,需逐一核查,对出现问题的,兑现应承担金额。

  (五)配备后勤服装人员,辞职后工装带走,并承担未折旧完的工装价款,员工工装使用满一年(自发放之日至辞职之日满一年),工装即归个人所有,未满一年者,按照公式进行折旧。行政人事部在进行离职单内工装意见填写时,需将应承担金额核算准确,并签字确认。

  (六)其他员工(保洁、安管、工程)辞职后,应交回原岗位工装,并保证工装干净整洁、可利用,返还押金;若未上交工装或上交工装不整洁的,则承担该工装未折旧完的工装价款。库管在进行工装回收时,需逐一核查,对出现问题现场兑现应承担金额。

  (七)工装满使用年限需发放新工装的,在新工装到位后,原工装归个人所有。

  (八)所有收回工装应有序存放、妥善保管,以备调用。

六、相关处罚

  (一)未按期限申报工装造成工装制作延误的,给予部门负责人50元经济处罚。

  (二)工装申报条件审核有误而导致误报工装的,给予行政部人事经理50元经济处罚。

  (三)出现多报及漏报工装的,给予50元经济处罚。

  (四)应扣工装款项,未按规定扣除的,由相关责任人代为扣除,并给予50元经济处罚。