公司通讯管理规定
第一条：为了提高公司的经营管理，节约成本费用，加强对公司各种通讯工具的管理，特制订本制度。
第二条：本制度所指各种通讯工具包括电话总机、电话分机、直线电话、传真机、移动电话以及为员工配备的电子邮箱等。
第三条：公司的各种通讯工具主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务，公司不提倡员工利用公司的通讯工具进行私人用途。
第四条：电话总机的管理
电话总机由行政部的前台人员负责值守，所有外线电话均需由前台人员负责接转。前台人员的接听电话必须使用标准用语。标准用语如下：
接听外线电话时，应说“您好!迎海集团，请问您找哪位?”;
当对方告诉分机号码时，应说“请稍等!”;
如果分机占线时，应说“对不起，电话占线，请您稍后再打过来”
前台人员接听内线电话时，应说“您好，前台”。
第五条：电话分机的管理
公司根据员工工作需要和电话分机的资源情况，为每一位员工提供一部电话分机。
员工应电话分机铃响三声内接听，接听业务电话应简洁明了，接听电话时应使用统一礼貌用语“您好，×××(员工姓名)”。讲电话时声音不可太大，以免影响他人。
电话分机一般不开通长途直拨功能，总监级以下员工因为工作实际需要而开通长途直拨功能的，须提出书面报告，经部门经理初审、主管领导审核后，报公司总裁批准后方可开通。
对已开通长途直拨功能的电话分机，由员工个人负责长途功能的使用管理。不得借予他人拨打长途电话，一经发现，除由其个人赔偿所发生的长途话费外，还可视情况严重，停止其电话分机长途直拨功能并按公司奖惩条例给予相应的处分。
员工因临时工作需要打长途电话的，须填制《长途电话申请单》，经部门经理初审核，主管领导审批后，递交行政部经理签字后到前台挂拨，或由前台拨通后接入员工的分机上。
拨打长途电话时，必须使用IP特服号(如17909、17951)，以节约费用。
禁止利用公司电话聊天。员工在上班时间如拨打或接听私人电话，应长话短说，以免造成电话线路的繁忙，时间不得超过三分钟。
严禁员工利用公司电话(包括分机和直线电话)进行拨号上网、拨打声讯台或信息台查询非业务信息。
未经公司或电话所有人的同意，拨打长途电话。一经发现，除由其个人赔偿所发生的长途话费外，还可视情况严重，给予记过以上的处分，直至开除。
电话已开通长途直拨功能的员工一经离职，行政部应马上通知前台将该员工的长途直拨功能关闭，同时做好登记。
第六条：直线电话的管理
总监级以上的高级管理人员以及总裁办主任、总裁助理，可以根据工作需要，申请配置一部直线电话，如需要开通国内长途功能的，应一并提出申请。
申请配备直线电话，一律报集团董事长批准。
第七条：传真的管理
公司传真机由前台负责管理，收发传真时应由前台人员负责操作。
前台人员发送传真完毕后，应检查是否有文件遗漏在传真机旁;传真接收完毕后，应立即将传真文件交给收件人。
员工因为工作需要而发送传真的，应填制《传真申请单》，经部门经理对传真内容进行初步审核，并报主管领导审批。主管领导审批后应将《传真申请单》递交行政部经理签字，再由前台人员操作发送。
对发送保密性高的文件，可由前台人员进行指导，由员工个人亲自发送，并提前以电话方式通知收件人现场接收。对涉及公司重大机密的文件不宜使用传真机发送，以免泄密。
对传真收发业务频繁或者所收发的资料保密要求较高的部门或个人，可以申请配置专用的传真机。
员工不得利用公司传真机收发私人资料、文件。
第八条：移动电话的管理
公司不为员工购置移动电话，但对员工因办理公务所发生的移动电话费用(简称移动话费)，按具体情况给予一定金额的报销限额标准。
原则上，集团主任级及下属公司副经理级以下普通员工，不得申请报销移动话费，特殊工作岗位或确实因为业务需要的除外。
公司对移动话费实行“员工提出报销申请、公司核定报销限额、限额内实报实销，超支部分员工自负”的管理方式，即：主任级以上的管理员工根据实际工作需要，向公司提出报销移动话费的书面申请，公司根据员工职务、岗位和业务的特点，以及公司的《移动话费报销限额参考标准表》，核定具体的报销限额。对在限额以内的移动话费，由公司据实报销;对超过报销限额的，公司只按限额标准进行报销，超支部分不再补发给员工，而由其个人承担。
核定移动话费报销限额的流程为：
主任级以上的管理员工可根据实际工作需要，写出书面的报销申请，由部门经理出具审定意见后，报主管领导审批。在公司的限额参考标准内，主管领导可以直接批准。对超出公司规定的限额参考标准的，还需要报公司总裁批准。
对经理级以上的管理员工，除需报主管领导批准外，一律报公司总裁审批。
总裁、副总裁的移动话费报销标准由董事长核定。
移动话费报销限额参考标准如下：
外 勤(100%)
复合勤(70%)
内 勤
(40%)
说 明
总监、董事长助理
400元/月
280元/月
160元/月
1、外勤：是指经常外出办理公务的员工。
2、内勤：是指较少外出公务的员工。
3、复合勤：是指较多外出公务的的员工。
此标准仅供核定时参考。
副总监、总裁办主任
350元/月
245元/月
140元/月
经理、总裁助理
300元/月
210元/月
120元/月
副经理
250元/月
175元/月
100元/月
主任
200元/月
140元/月
80元/月
对已核定报销限额的员工(包括普通员工和管理级员工)，如确因业务需要但原报销限额偏低而申请重新核定的，应提供申请日前不少于三个月的移动话费发票和流水清单，并标明私人用途的部分话费，由部门经理和行政/人力资源部经理出具初审意见，并报公司主管领导审核后，报公司总裁审定。
行政/人力资源部可对员工每月的移动话费进行统计分析，对报销限额核定过高的，有权提出重新核定的建议。
凡由公司给予限额报销移动话费的员工，原则上须24小时开机(如不能24小时开机的，但须提供其他电话联系方式)。对享受限额报销但将移动电话置于关机状态，但又没有提供其他电话联络方式，致使公司联络不到的，一个月内出现三次以上(含三次)，除取消当月移动话费的报销资格外，对因联系不上而延误工作，还将按公司有关制度进行处罚。
员工在有固定电话的场合(办公室、家里)，应使用固定电话通话。使用移动电话拨打长途电话时，必须应使用IP特服号码(如17951、17909等)。
使用储值卡(如神州行、如意通、南粤行等)的移动电话，不给予移动话费报销。对使用实名入网并已核定报销限额的员工，不得随意更换移动电话号码，如确因需要而更换的，必须及时通知公司行政部门。
员工不得将实名入网的移动电话号码换成储值卡号码，否则公司有权取消其移动话费报销资格。
对员工因开通个性化服务而产生的费用(如语音留言、转秘书台、订阅短信、移动QQ或其他费用等)，公司一律不予报销。
新入职员工必须在入职满一个月后方可提出申请移动话费报销。报销移动话费的时间从其入职日的第二个月起计算话费报销，对其在自入职日的第二个月至正式批准日期间发生的移动话费，按日平均计算报销。
员工报销移动话费时，应遵守公司的费用报销管理规定。
第九条：电子邮箱的管理
公司将不断在推行办公无纸化、自动化，并为公司每一位员工配备专用的电子邮箱。
对经常与外部进行业务联络的员工，由公司向网络服务提供商申请购买专用的外部邮箱。
对不经常与外部进行业务联络的员工，公司只为其配备内部邮箱。内部邮箱可以在公司局域网内发送内部邮件(指接收者邮件地址后缀为)和外部邮件(是指接收者邮件地址后缀不是)，但只能接收内部邮件，而不能接受外部邮件。内部邮箱不得印在员工的名片上。
公司系统管理员须协助员工在其个人办公电脑上安装邮件软件，设置好各种应用功能。员工应熟练使用邮件软件的各种功能，员工每日上班后，须及时打开邮件软件，及时接收、阅读、回复电子邮件，并做好重要电子邮件的备份。
员工发送较为重要或紧急的电子邮件，发送后，还应采取其他方式知会收件人(如电话转告等)。
员工不得利用公司配备的电子邮件在互联网订阅各种邮件，不得用于非业务用途。
第十条：本制度由集团总部行政管理中心制订、修改并负责解释。
第十一条：本管理制度仅适用于集团总部，集团各下属公司可根据本管理制度和公司的实际情况制订相应的通讯管理制度，并报集团总部行政管理中心备案。
第十二条：本规定自发文之日起生效，二○○三年元月份开始正式实施，试行期为一年。
篇2:物业办公用品管理规定
步行街物业办公用品管理规定
1.目的
为了加强公司办公设备及用品的管理，提高设备的使用效率和使用寿命，减少不必要的经费开支，确保办公设备安全、可靠、稳定的运行，结合公司具体情况，制定本规定,各相关使用人员应严格遵守执行。
2.适用范围
公司所辖各部门。
3.办公物品分类
3.1 办公设备：A、复印机;B、传真机;C、电话;D、办公桌椅;E、保险柜;F、电脑及打印机;G、其他。
3.2 办公用品：A、各种信签;B、材料纸;C、各种表格;D、笔;E、笔记本;F、计算器;G、其他。
4.管理规定
4.1行政人事部是公司办公设备及用品的归口管理部门，公司所有办公用品的采购、管理、 维护、监管等工作统一由行政人事部安排专人负责。所有设备均设专人管理，发生丢失或损坏并且不能确定直接责任人的，由专管人员承担责任。
4.1.1设备专管人员应明确所负责设备的具体用途，熟悉其操作规程。
4.1.2操作人员应严格按照使用说明书的要求进行操作。
4.1.3办公设备出现故障时，应立即知会专管人员。若为简单故障，由专管人员及时处理，处理不了的，由行政人事部通知专业技术人员维修。因使用不当或强行维修而造成设备损坏的，应酌情予以赔偿。
4.1.4办公设备为工作而备，未经行政人事部允准，严禁用于与工作无关的事务。
4.2申购：
4.2.1申购原则：满足工作要求，提高工作效率，节约人工费用，树立企业公众形象。
4.2.2部门因工作需要添置办公设备的，由部门负责人提出书面申请，交行政人事部审核并组织进行相关市场调查，选三家以上作报价分析，报总经理批准并由行政人事部统一购买、分配。
4.2.3部门根据实际工作需要，于每月二十五日前制定下月低值易耗品申购计划，报行政人事部汇总核查库存，制订月度办公用品采购计划，经总经理批准后由专人负责购买。
4.3报废：
办公设备达到一定条件可以按以下程序予以报废;低值易耗的办公文具无须报废。
4.3.1报废条件：
1)使用超过规定年限，已无使用价值。
2)损坏严重无法修复、或修理费昂贵、没有修理价值。
3)功能降低危及安全。
4)技术落后、耗能高、效率很低、严重影响工作效率、属于已被淘汰的。
4.3.2设备的报废：由设备使用人填写《报废申请表》，详细说明原因，经部门负责人及复查、审核后，由行政人事部请技术专业人员鉴定并出具书面意见，经质量管理部核实后，报总经理审批。
4.3.3报废设备的处理：报废的设备先交由工程部鉴定，由财务部进行登记、处置，行政人事部监督。可以再利用的零配件应当取出归入公司办公用品仓待用;报废设备回收资金交财务入账。
5 办公设备使用规定
5.1电脑：
电脑的使用及分配以部门为单位，由行政人事部根据实际需求调配，并实行使用人负责制。使用者应按规范要求正确操作使用;服务器由行政人事部指定专人负责维护，发生故障，应及时报告，由行政人事部安排专业人员维修。
5.1.1原则上不能设置开机密码，因特殊情况需要设置的，应将该密码备存行政人事部。
5.1.2每星期至少一次查杀病毒、升级病毒库、清理磁盘;每月至少一次磁盘整理，以保证电脑系统的最佳运作状态。
5.1.3文件的保存首先以本地磁盘为主，并对有关文件归类保存，以便能在最短的时间内查找所需资料。如确需在服务器上保存文件应经行政人事部书面同意，并在服务器上设立个人文件夹，所有文件均保存于个人文件夹内;否则，造成文件丢失自行负责。
5.1.4对保存的文件应定期整理，不需要的文件应及时删除。对需要长期保存的文件由部门提出申请，经行政人事部审核后可以光盘方式保存，以保障电脑的使用空间。
5.1.5使用者不得擅自安装软件，如确需安装部分辅助软件，应向行政人事部书面申请，经批准后由行政人事部安排专业人员安装。
5.1.6未经许可，任何人不得自行打开机箱或拆装机器，不得擅自对电脑硬盘进行格式化或重新安装操作系统。如遇不懂或自己解决不了的技术问题，应通知行政人事部，由行政人事部安排专业人员予以解决。
5.1.7因公司工作的特别需要或部门工作需要借用或征用专用责任人负责的电脑时，借用人应保证电脑的使用安全，如因人为操作失误或使用不善造成损环的，由借用人负责;
借用人需要将借用电脑搬离指定区域时，须经行政人事部书面批准同意。
5.2复印机：
公司复印机由行政人事部指定专人进行管理和维护，并监督其他部门的使用。
5.2.1公司复印机作为办公设备仅供公司文件的复印使用，使用前应按规定程序办理申请登记，经批准后交专管员执行。
5.2.2复印资料、文件时，必须在前台办理登记、签名手续，并注明复印纸张数、规格、申请人、文件名等交部门负责人批准;一次复印张数超过50页的，须报行政人事部批准。
5.2.3特别情况需紧急复印的，可按上述程序先登记申请表，事后报批、审验。
5.2.4复印机专管人员每月底填报当月复印机使用情况汇总表交行政人事部存查，汇总表中 应反映维修情况、零配件更换、违规使用等情况。
5.2.5复印机出现简单故障时，专管人员应及时处理;处理不了的，应立即通知专业技术人员给予帮助。如强行操作，造成设备损坏的，应酌情予以赔偿。
5.2.6复印纸张的使用厉行节约，反对浪费;内部存档的资料，应尽可能使用双面复印或使用循环再用纸张复印。
5.3 打印机：公司打印机设专人进行管理及维护。
5.3.1公司提倡无纸化办公，对需要上级审查、修改的文档，可先通过内部局域网将文档发送到指定的电脑中，审查修改完毕并确认无误后才能打印。
5.3.2对无需存档、不涉及公司秘密、可以再使用的纸张，应提供给公众打印、复印再利用。公司内部使用的文件应使用"循环再用纸"打印。
5.3.3使用公司函头信纸打印正式文档，或者使用彩色打印机打印带图片资料的彩色文档，必须在前台办理申请登记，并经部门经理批准。打印数量超过20张的须报行政人事部批准;特殊情况可先打印，事后应补办登记、审验手续。
5.4传真机：
公司传真机仅供传真或拨打长途电话，非特殊情况，不能用以复印资料。行政人事部指定专人对传真机进行监督管理。
5.4.1长途传真和利用传真机拨打长途电话的，须向专管人员办理登记手续，特殊紧急情况的可先行使用，事后办理登记。
5.4.2传真文件上如使用了涂改液，应当待涂改液完全干后方可传真，以防止涂改液粘于传真机的扫瞄头上，影响传真机使用效果。
5.4.3禁止将未拆除订书针的文件直接放在传真机上传真;否则造成损失由使用人负责。
5.4.4专管人员应保障传真机24小时都有接收用传真纸，以确保能随时接收传真。
6.办公文具及其他低值易耗品管理
6.1每月25日前由各部门负责人根据工作需要，制定下月办公用品采购计划汇总行政人事部。
6.2行政人事部查核库存数量后拟出下月易耗品采购总计划及供应商建议提交行政人事部审核，报总经理批准。
6.3总经理批准后由行政人事部安排专人统一采购。
6.4采购回来的物品应及时办理入库手续，经办人和保管人员当面核对品名、规格、数量，办理验收入库手续，并通知相关部门办理领用手续。
6.5办公用品的保管和发放由前台负责。
6.6各部门接到领用通知后，部门负责人安排人员到前台办理领用手续并签字确认，由部门统一安排、发放。
6.7办公用品领用应坚持勤俭节约的原则，用多少领多少，避免造成浪费，严禁将办公用品带回家作私人用途。
6.8非一次性使用的物品，员工在办理离职手续时应交回公司，并与前台做好移交手续。
6.9办公用品的帐务必做到帐物相符，前台应随时掌握合理库存，保障日常工作的正常使用量。
7.相关文件与记录
7.1《办公设备报废申请表》
7.2《复印申请登记表》
7.3《打印登记表》
7.4《长途电话登记表》
篇3:物业公司代购材料管理规定
购物中心物业公司代购材料管理规定
1、目的：
为了加强代购材料的采购、仓储、领用等管理，特制定本规定。
2、适用范围：
适用于各中心维修材料的采购。
3、名词解释：
本规定中"代购材料"是指为商场进行日常维修、保洁等所耗用的直接材料，该材料由物业公司代为采购、仓储、领用等，由商场审核付款、监督使用，包括五金、电器、水暖、保洁材料等，不包括物业公司提供服务所使用的工具、劳保用品等。
4、具体要求：
4.1、采购管理
4.1.1、物业公司应会同商场对供应商进行评审，每类材料应确定2-3家合格供方，合格供方应能提供增值税发票(如提供普通发票的价格低于增值税发票的不含税单价，则可考虑接受普通发票)。物业公司采购员应关注市场行情和变化，如发现更好的合格供方应及时提出调整合格供方建议，经与商场共同评审合格后再进行调整。
4.1.2、每月22日前，物业公司根据日常维修消耗经验用量制定下月代购材料采购计划，报至物业公司采购员处(电子版)，计划中应详细注明编制依据。物业公司采购员应立即对所有合格供方进行询价、比价，并于每月26日编制完成材料月采购计划审批单(应分材料类别编制)报至商场总务部，经商场内部审批流程审批后，复印一份交物业公司采购员安排采购。
4.1.3、对用量较大的日常消耗性材料，原则上按2-10天用量安排采购，即库存量低于2天用量时采购补库，最大库存量以10天用量为限。对用量较小的日常材料，可一次性按月计划购入。对偶发性的非日常材料，商场管理处应提前两天通知采购员安排采购。
4.1.4、对于超计划或计划外的材料，商场管理处应编报材料临时采购审批单，经采购员询价、比价后，报至商场总务部，经商场内部审批流程审批后安排采购。对于突发紧急维修，则可根据灵活性原则，先采购维修，再补办相关审批手续。
4.1.5、对于部分容易损坏，但又无法确定何时会损坏的五金等部件(如：挂锁)，可确定最低库存数，以满足维修的及时性。发生领用时，商场管理处再以临时采购审批单的形式经审批后补充最低库存。
4.1.6、采购员采购时应严格进行比价，在同样的质量要求下，选择性能价格比最佳的单位签订供货协议，严禁不调查、不比价、盲目采购。比价时不同质量的材料无可比性。
4.1.7、大宗材料的采购，物业公司应组织以招标形式进行采购，同时应通知购物中心指派相关人员参与。
4.2、仓储管理
4.2.1、入库验收
材料入库时，由采购员和商场管理处相关主管对材料的质量进行验收，必要时，可请工程部相关主管协同验收;仓库保管员对材料的数量进行验收。验收合格后采购员应填写入库单。入库单上应标明供货单位名称、材料编号、品名、规格型号、计量单位、数量、不含税单价、不含税金额等要素，入库单上必须有采购员、保管员、及验收人签字。《入库单》一式三联，一联仓库用于记帐，一联总务用于对帐，一联随发票用于付款。未经点验的材料，仓库管理员不得办理入库手续。验收不合格的材料，采购员应立即办理退货或换货。
4.2.2、单独保管
代购材料收验入库后，应存放在代购材料专用货架上，不得与自购材料混放。代购材料在仓储管理的要求上应与自购材料同样严格，要分类存放，堆放整齐。仓库内严禁烟火，要配备必要的消防器材;有特殊保管要求的材料应按要求单独存放，防止腐烂变质。仓库材料的安全完整由仓库保管员实行责任管理。
4.2.3、建卡建账
代购材料应单独建卡建帐，帐簿采用数量金额式，收发应序时登记，定期盘点。
4.3、领用管理
4.3.1、材料领用时，由领用人填写领料单，经管理处经理审核签字后，据以到仓库领料。领料单上应标明领用单位、用途、材料编号、品名、规格型号、计量单位、请领数量等要素，领料单一式三联，一联仓库用于记帐、一联总务用于对帐、一联管理处留存。仓库保管员必须凭单发货，禁止用白条领用。仓库保管员发货后，应在领料单上填写实发数量、不含税单价和不含税金额并签名。一次领用数量按以下原则掌握：
4.3.1.1、领用日常消耗性材料，可以在每天上午九点以前按当天的
4.3.1.2、估计用量一次性领用，周五可按三天的估计用量领用。当天未用完的材料应于第二天上午领料前办理假退库手续。对存放在管理处临时仓库的材料，管理处应按照库存材料管理的要求加强该材料的实物管理。
4.3.1.3、领用偶发性的非日常材料，应随用随领。
4.3.1.4、对于节假日时急用的维修材料，按应急程序由保安主管办理临时发料手续。
4.4、财务结算
4.4.1、对代购材料原则上应采取按月一次性结算，结算时由采购员将发票、入库单、材料月采购计划审批单交商场总务部办理请款，商场付款审批手续完毕后，由商场总务部将支票交给物业公司采购员，采购员再转交供货单位办理清帐手续。支票交接时应办理交接手续。
4.4.2、需带款提货的，由采购员将材料月采购计划审批单(注明现款现货)交商场总务部办理请款，商场付款审批手续完毕后，由商场总务部将支票交给物业公司采购员办理采购提货并索取发票，货到验收入库后，再将发票和入库单交商场总务部。支票和发票交接时应办理交接手续。
4.4.3、当月按计划采购的材料应当月办理财务结算。
4.5、月末处理
4.5.1、盘点并编制收发存报表
每月25日，仓库保管员应对库存材料进行盘点，将入库单、领料单分类整理，编制《材料收、发、存月报》一式两份，一份于每月26日随材料月采购计划审批单一起报购物中心总务部(附入库单和领料单的总务记帐联)、一份仓库留存。《材料收、发、存月报》应包含材料编码、品名、规格型号、计量单位、期初数量、期初金额、本期入库数量、本期入库金额、本期领用数量、本期领用金额、期末结存数量、期末结存金额。《材料收、发、存月报》应与材料帐核对一致，做到帐、表、物相符。
4.5.2、维修单汇总
商场管理处应将每份维修单所耗用材料的数量、单价、金额在维修单上详细列出，并每月进行汇总，于每月26日随《材料收、发、存月报》一起报购物中心总务部审核。
4.5.3、材料采购汇总分析表
每月25日，采购员应编制《材料采购汇总分析表》一式两份，一份于每月26日随材料月采购计划审批单一起报购物中心总务部，一份仓库留存。《材料采购汇总分析表》应包含材料编码、品名、规格型号、计量单位、计划采购数、计划单价、计划金额、实际采购数、实际单价、实际金额、差异原因等，单价差异由采购员负责解析原因，数量差异由商场管理处负责解析原因。当月计划中未采购的材料，其相关审批签字不再具有效力，如又需购买，则应另报采购计划办理审批并作相关说明。