3C文件和资料控制
1、目的
对文件的编制、批准、发放、使用、更改、回收、保存、作废和销毁等进行控制，确保相关部门及时得到并使用有效版本。防止误用失效或作废的文件和资料。
2 范围
本程序适用于公司内部质量管理体系有关文件(包括质量手册、程序文件、作业指导文件、质量计划、技术文件等)的控制，以及外来文件和标准的控制与管理。
3 职责
3.1 总经理负责批准、发布《质量手册》。
3.2 质量负责人批准、发布程序文件。
3.3 质检部负责体系文件及部分外来文件的归口管理、控制及对体系文件的定期评审。
3.4 技术开发部负责技术文件及部分外来文件的归口管理、控制。
3.5 办公室负责行政管理文件及部分外来文件的归口管理、控制。
3.6 各部门负责相关文件的编制、使用和保存。
3.7 各部门负责本部门与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。
4 程序
4.1 文件的分类
4.1.1 按文件性质分类
a)质量手册，其中包括形成文件的质量方针和质量目标的声明。
b)为质量管理体系所编制的程序文件。
c)公司为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件，包括质量计划、技术标准、企业标准、作业指导书、工艺规程、检验规程、技术文件等。
d)强制性产品认证工厂质量保证能力要求所要求的记录，包括质量记录、表格等。
e)外来文件包括法律法规、行政文件、国际先进标准、国家标准、行业标准和顾客提供的图样或技术资料等。
4.1.2 按文件载体分类：
a)纸张性文件。
b)非纸张性文件。
4.2 文件的编号
4.2.1 质量手册编号
Q/DQ·RH-QM-****
年代号
连接符
质量手册
连接符
企业缩写
企业标准代号
例如："Q/DQ·RH-QM-20**"表示沈阳市长白电器有限公司发布的《质量手册》是企业标准，发布年代20**年。
4.2.2 程序文件编号
Q/DQ·RH-QP**-****
年代号
连接符
文件序号
程序文件
连接符
企业缩写
企业标准代号
例如：Q/DQ·RH-QP03-20**《文件和资料控制程序》表示沈阳市长白电器有限公司发布的程序文件，对应《质量手册》的第3个文件，发布年代20**年。
4.2.3 质量记录编号
本条详见Q/DQ·RH-QP04-20**《质量记录控制程序》
4.2.4 其他企业标准文件的编号
Q/DQ·RH-□□-**-****
年代号
连接符
序号
连接符
部门代码
连接符
企业缩写
企业标准代号
各部门代码规定如下：
办公室-BG,技术开发部-JS,生产经营部-SC,质检部-ZJ,工装设备部-GZ,物保部-WB,……
例如：Q/DQ·RH-JZ-01-20**《纸箱包装材料检验规程》表示沈阳市长白电器有限公司质检部发布的第1个检验规程，发布年代20**年。
4.2.5 技术图样和文件的编号按国家标准或行业标准及设计文件完整性标准执行。
4.2.6 外来文件编号按各自原来的编号。
4.3 文件的编写和审批
4.3.1 《质量手册》由质检部组织编写，经质量负责人审核，总经理批准。
4.3.2 程序文件由相关部门编写，各归口管理部门部长审核，质量负责人批准。
4.3.3 其他文件分别由相关部门编制，各部门负责人审批，重大项目由质量负责人或总经理批准。
4.3.4 确保文件的正确、清晰、协调、易于识别和检索。
4.4 文件的发放
4.4.1 文件发放时办理登记手续，签字领用，文件的发放、回收要填写"文件发放回收记录"
4.4.2 公司范围内及向审核机构发放的文件为"受控"文件，在封面加盖"受控"印章。向顾客提供的文件为"非受控"文件。
4.4.3 受控文件发放要注明发放编号，按DC01~DC99发放号进行发放，发放编号原则如下：
DC**
序号(从01开始)
文件发放代号
4.4.4 当使用的文件严重破损并影响使用时，应到发放部门办理更换手续，仍沿用原文件分发号，破损文件由质检部收回。
4.4.5 若文件丢失，应向发放部门说明丢失原因，申请补发。补发的文件应给予新的分发号，并注明原文件分发号作废。
4.4.6 提供给认证机构和供方的文件，按内部受控文件处理。
4.5 文件的评审
每年三季度由质检部会同办公室组织使用部门参加，对现有体系文件的适用性、协调性进行评审，必要时进行修订。
4.6 文件的更改与换版
4.6.1 体系文件的更改，由质检部组织实施。填写"文件更改申请通知",经总经理或质量负责人批准后实施。质检部应保留文件更改内容的记录。
4.6.2 其他文件的更改，由相应主管部门填写"文件更改申请通知",经原审核人员审批。若指定其他人员审批时，应获得审批所需依据的有关背景资料。
4.6.3 文件更改时，要按规定做好记录。所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。
4.6.4 文件页数较多，更改页数较少，则仅更改修改之页，更换修改之页后，文件的版本号不变，页/章版号须变更，页/章版号用依次用"A"、"B"、"C"、"D"、"E"表示。
4.6.5 任何页/章的版号更改五次时，即页/章版号为"E"时，要更换版本，重新印发。新版本文件各页/章的版号重新由"A"开始，质量记录表格每更改一次要换版本。
4.6.6 文件更改的方式，如换版、换页、局部修改等，需在"文件更改申请通知"中注明。
4.6.7 非受控文件不需要随受控文件的更改而更改。
4.7 文件的保存及销毁
4.7.1 与质量管理体系相关的文件，应分类存放在干燥、通风、安全的地方。
4.7.2 所有的文件原稿及其"文件发放回收记录"由质检部统一保存。各部门设专人负责保存相关的文件，以方便存取和查阅。
4.7.3 质检部负责编制并及时更新"受控文件清单",以反映版本最新状况。
4.7.4 所有失效或作废文件由相关部门资料员及时从所有发放或使用场所撤出，加盖"作废"印章，确保防止作废文件的非预期使用。
4.7.5 如因法律或其他原因需保留的任何已作废的文件，都应在文件封皮右上角加盖"作废"印章。
4.7.6 对要销毁的作废文件，由相关部门填写"文件销毁申请记录",经质量负责人批准后，由质检部授权相关部门销毁。
4.7.5 作废留用的文件，应办理手续，加标识并单独存放。
4.8 外来文件控制
4.8.1 外来文件由相关部门管理。收到外来文件时，应识别其适用性及版本的有效性，控制分发以确保其有效。
4.8.2 技术开发部负责收集国际、国家和行业标准的最新版本，适时宣贯，并编写或更新"外来文件目录".
4.9 文件管理
确保文件整洁和清晰，任何人不得在受控文件上乱涂画、拆页，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。
4.10 记录
记录是一种特殊的文件，按Q/DQ·RH-QP04-20**《质量记录控制程序》执行。
4.11 非纸张性文件的控制
4.11.1 分类
a)电子文件(即文件贮存在磁盘或光盘上)。
b)胶片文件。
c)音像文件(文件贮存在录音录像带、胶卷或其它数码设备上的声音或图像信息文件)。
4.11.2 要求
a)设计和开发中涉及计算机软件开发平台时，方案评审阶段应对特殊要求提出说明，确定应编制的文档的种类并备案，作为应交付资料的一部分。
b)在不同的设计和开发阶段，技术开发部应检查应交付的文档的正确性、完整性。
c)在产品鉴定前，项目负责人应会同技术开发部对所开发的软件的正确性进行测试，并检查应交付的文档的正确性和完整性。
4.11.3 签署
a)一般应复制成纸张性文件后，进行手签。
b)对不能制成纸张性文件的，在文件审签完成后，由审签人员在纸张性的审批结论上签署。
c)在磁盘上签署。
4.11.4 贮存
a)非纸张性文件应有源盘、拷贝盘。其中原盘存于质检部，拷贝盘提供使用。
b)非纸张性文件应贮存在适宜的环境条件下，如防潮、防尘、防阳光直射、防压、防震、防磁等。
c)胶片文件可复制成纸张性文件进行控制，并妥善保存原件。
4.11.5 更改
a)由设计者或编制者填写"文件更改申请通知",经签署完整后，技术开发部方可接收，并存人磁盘。
b)对零星的更改单，经签署后可暂时更改蓝图或复印图，到一定阶段时集中更改磁盘。
c)磁盘更改由质检部负责，更改完成后绘制白图或底图，交设计者校核无误后，按更改后的磁盘更改相应的磁盘，将原始文件覆盖，作为新版本由质检部存档。
5 相关文件
5.1 Q/DQ·RH-QP04-20**《质量记录控制程序》
6 质量记录
6.1 Q/DQ·RH-QR03-01文件发放回收记录
6.2 Q/DQ·RH-QR03-02文件更改申请通知
6.3 Q/DQ·RH-QR03-03受控文件清单
6.4 Q/DQ·RH-QR03-04文件销毁申请记录
6.5 Q/DQ·RH-QR03-05外来文件清单
6.6 Q/DQ·RH-QR03-06文件借阅、复制记录
篇2:文件控制程序
文件控制程序
1.目的
对与组织质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。
2.范围
适用于与质量管理体系有关的文件控制。
3.职责
3.1 总经理负责批准发布质量手册。
3.2 管理者代表负责审核质量手册。
3.3 各部门负责相关文件的编制、使用和保管。
3.4 质量部负责对现有体系文件的定期评审。
3.5 各部门资料员负责本部门与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。
4 程序
4.1 文件分类及保管
4.1.1 质量手册(包含了所有过程控制的程序文件)，由质管部备案保存。
4.1.2 公司第二级质量管理体系文件分为两类：
a)部门工作手册，作为各部门运行质量管理体系的常用实施细则：包括管理标准(部门管理制度等);工作标准(岗位责任制和任职要求等);技术标准(国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等);部门质量记录文件等。由各相关部门自行保存并报质管部备案存档。
b)其他质量文件：可以是针对特定产品、项目或合同编制的质量计划、设计输出文件或其他标准、规范等，文件的组成应适合于其特有的活动方式。由各相应的业务部门保存、使用。
4.1.3 公司级管理性文件，如各种行政管理制度、部分外来的管理性文件，包括与质量管理体系有关的政策，法规文件等，由办公室保存。
4.2 文件的编号
4.2.1 质量管理体系文件的编号
a)质量手册
公司名称代号-ZS-版次，手册中各章节号区分。
例如：XX-ZS-01，表示公司质量手册第1版。
b)质量记录：主要使用部门代号-质量手册中的文件章节号-记录编号
例如：ZG-5.6-01，表示质管部在质量手册中第5.6章《管理评审控制程序》中的第1个质量记录文件。
c)各部门其他质量文件：部门代号-文件顺序号-年号
例如：YX-05-20**，表示营销部于20**年发放的第5号文件。
d)设计、工艺文件的编号按《设计、工艺文件管理规定》执行。
4.2.2 各部门代号规定如下：
营销部：YX，质管部：ZG，开发部：KF，生产部：SC，行政部：XZ，办公室：BG，
供应部：GY，人事部：RS。
4.3 文件的编写、审核、批准、发放
文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的：
a)质量手册由质管部负责组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布，由质管部负责登记、发放;
b)各部门工作手册由各部门经理组织编写、汇总，由管理者代表审核，报总经理批准，质管部负责登记、发放;
c)应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本。文件的发放、回收要填写《文件发放、回收记录》。
4.4 文件的受控状况
文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控，由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面右上角加盖表明其受控状态的印章，并注明分发号。
4.5 文件的更改
a)质量手册由质管部组织更改，填写《文件更改申请》，经管理者代表审核，上报总经理批准后更改，由质管部发放。质管部应保留文件更改内容的记录;
b)其他文件的更改由各相应主管部门填写《文件更改申请单》，经原审批部门审批，再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。如果指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料;
c)所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。
4.6 文件的领用
a)文件使用者应填写《文件发放、回收记录》，经相应主管部门负责人审批方可领用。
b)因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件;因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效;发放部门作好相应发放签收记录。
4.7 文件的保存、作废与销毁
4.7.1 文件的保存
a)与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风，安全的地方;
b)各部门文件由本部门资料员保管。质管部每季度对各部门文件保管情况进行检查;
c)对受控文件，各部门资料员应及时填写本部门使用文件的《部门受控文件清单》。每三个月应将清单副本报质管部备案，如内容没有变化，应通知质管部;
d)任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。
4.7.2 文件的作废与销毁
a)所有失效或作废文件由相关部门资料员及时从所有发放或使用场所撤出，加盖“作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用;
b)对要销毁的作废文件，由相关部门填写《文件销毁申请》，经管理者代表批准后，由质管部授权相关部门销毁。
4.7.3 文件的借阅、复制
借阅、复制与质量管理体系有关的文件，应填写《文件借阅、复制记录》，由相关部门负责人按规定权限审批后向资料管理人借阅、复制。复制的受控文件必须由资料管理人登记编号。
4.8 外来文件有控制
4.8.1 收到外来文件的部门，需识别其适用性，并控制分发以确保其有效。
4.8.2 质管部负责收集相关国家、行业、国际标准的最新版本，统一编号、加盖受控印章，分发到相关部门使用，并把旧标准收回。
4.8.3 各部门要把上述标准及其他与质量管理体系有关的外来文件填入“部门受控文件清单”，并报质管部备案。
4.9 每年三月由质管部组织对现有质量管理体系文件进行定期评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改，执行4.5条款规定。
4.10 对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。
4.11 作为质量记录的文件应执行《质量记录控制程序》。
4.12 设计、工艺文件的管理应执行《设计、工艺文件管理规定》。
5 相关文件
5.1 《质量记录控制程序》
5.2 《设计、工艺文件管理规定》
6 质量记录
6.1 《文件发放、回收记录》。
6.2 《文件借阅、复制记录》。
6.3 《部门受控文件清单》。
6.4 《文件更改申请》。
6.5 《文件销毁申请》。
篇3:质量体系文件控制程序
文件控制程序
1.目的
通过对质量体系运行有关文件的控制，确保在项目的开发建设过程中能得到和使用相关的有效文件。
2.范围
本程序适用于公司所有与质量活动有关的文件控制，包括外来文件和资料。
3.职责
3.1 工程部是文件控制的主管部门，主要负责：
a.指导、监督各部门对文件控制的执行情况;
b.质量手册和质量管理作业文件的归口管理工作。
3.2 总经理工作部负责公司的档案管理工作以及图书、标准、规范、信函传真等外来文件和资料的归口管理工作;
3.3 各部门负责分管范围内的文件管理工作;
3.4 项目部负责图纸及工程项目的有关文件的归口管理工作。
4.控制程序
4.1 受控文件的范围：
4.1.1 用以指导质量体系运行的文件和资料，包括质量手册、程序文件和质量管理作业文件;
4.1.2 用以指导项目具体运作的文件和资料;
4.1.3 外来文件和资料，包括：法律法规、标准、规范等图书资料以及信函、传真等其它外来文件和资料。
4.2 文件和资料的编制与审批
4.2.1根据质量体系文件中的有关规定，由文件的归口管理部门负责编制文件，并由规定的授权人进行审核和批准：
a.《手册》和程序文件由工程部编制，管理者代表审核，公司总经理批准;
b.质量管理作业文件由各归口管理部门编制，部门经理审核，管理者代表批准;
c.项目运作性文件由归口管理部门编制，根据各业务活动的有关规定，由相应人员进行审核和批准。
d.外来文件由总经理工作部负责审核、登记，由总经理工作部经理或分管副总经理批准下发。
4.2.2 文件的编写要求，执行Q/TZH-WI-007《质量体系文件编写导则》的规定。
4.3 文件的标识与发放
4.3.1文件的编制部门依据Q/TZH-WI-006《文件编码规定》所规定的范围和方法，对文件进行编号。
4.3.2 对质量手册和质量管理作业文件，需加唯一性标识以识别，对合同、工程图纸以及其它项目运作性文件，具备授权人签字或盖章后即为有效，日常使用的法律法规等资料，不需加盖受控章。
4.3.3根据文件的发放范围，由发放部门做好发放登记，填写"文件发放登记表"。公司内部编制的文件，可在文件的原件上加盖发放章，登记发放情况。
4.3.3 各部门资料员负责签收文件，填写"文件接收登记表"。
4.4 文件的更改
4.4.1 文件需要更改时，由更改部门填写"文件更改申请/通知单"，说明更改的理由和内容，并由原审批人审批，当原审批人因故不能审批时，应向指定的审批人提供审批所需要的背景资料。
4.4.2 文件的原编制部门负责将审批通过的"文件更改申请/通知单"发至各部门资料员。
4.4.3 各部门资料员根据"文件和资料更改申请/通知单"进行更改，在文件的"更改记录"中做好记录。对于局部改动，采用手写更改方式，并在更改处注明更改状态，以字母"G"加顺序数字表示，如"G3"代表本文件和资料的第三处更改。如一页中有多处改动或考虑到文件的完美性，可采用换页的方式进行修改。文件经过多次修改或主要内容修改后，应换版发行。
4.4.4对图样的修改，执行Q/TZH-WI-010《图纸管理规定》。
4.5 文件的保存与回收
4.5.1 对归档文件和资料的保存和管理，执行Q/TZH-TY-WI-008《档案管理办法》。
4.5.2对各部门保存的文件资料，由部门资料员负责妥善保管，防止污损遗失，保存期限为一般为3年，超过保存期的，由各部门资料员负责进行销毁并做好记录。
4.5.3 受控文件不得随意复印，需要时，应向其归控管理部门申请，批准后，方可进行复制。
4.5.4文件换版后，由原发放部门负责将作废版本进行回收，并进行记录，对作废的文件和资料需保留以备参考时，应加盖"作废"章予以标识。
4.6 外来文件的控制
4.6.1对外来文件，由接收部门负责进行签收、登记和处理，纳入到受控文件的管理范围。
a)上级机关下发的行政和管理性文件以及房地产开发的法律法规，由总经理工作部负责签收登记，交分管领导签批后贯彻实施;
b)工程施工技术类文件，由工程部负责保存和处理，对建筑施工类的国家、地区和行业标准、工艺、技术规范等，由工程部审核其是否为有效版本，并提供有效版本清单，发放项目部使用。
c)项目经营运作的有关文件和顾客提供的文件等，由策划营销中心负责处理。
4.6.2 各部门按照分工管理范围，负责主动收集相应的外来文件(如：最新颁布的法律法规、技术标准、规范、上级政府主管部门的有关政策等)，并对文件的落实情况进行相应的跟踪。
4.7 项目部负责工程项目的图纸使用管理，执行Q/TZH-WI-010《图纸管理规定》。
4.8 总经理工作部负责公司的档案管理，各部门按分工做好本部门的档案管理工作，执行Q/TZH-WI-008《档案管理办法》。
4.9 总经理工作部负责公司的信函管理，做好信函的收发和处理工作，执行Q/TZH-WI-011《信函管理办法》。
4.10 总经理工作部负责公司的图书资料管理，执行Q/TZH-WI-009《图书资料管理办法》。
4.11 工程部负责对各部门的文件控制情况进行日常的监督检查，并结合质量管理体系审核以及整改等工作，进行检查指导。
5.质量记录
5.1 QR05-01 文件发放登记表
5.2 QR05-02 文件接收登记表
5.3 QR05-03 文件借阅登记表
5.4 QR05-04 文件更改申请/通知单
5.5 QR05-05 受控文件清单
6.支持性文件
6.1 Q/TZH-WI-006《文件编码规定》
6.2 Q/TZH-WI-007《质量体系文件编写导则》
6.3 Q/TZH-WI-008《档案管理办法》
6.4 Q/TZH-WI-009《图书资料管理办法》
6.5 Q/TZH-WI-010《图纸管理规定》
6.6 Q/TZH-WI-011《信函管理办法》
6.7 Q/TZH-WI-012《文件受控专用章管理规定》