一、目的
规范业主入住管理工作,确保业主顺利入住。
二、适用范围
适用于业主入住的管理工作。
三、职责
1、管理处经理负责组织安排入住工作。
2、服务中心主管负责协助经理安排业主入住工作。
3、服务中心管理员负责具体办理入住手续。
4、财务部负责核收各项入住费用。
5、机电维修部负责收楼时发现的楼宇整改的跟进和水电的开通工作。
四、名词解释
入住:是指业主收到书面入住同志,并办理完相应手续。业主收到入住通知一个月内未办理入住手续的,视为入住。
五、程序要点
1、办理入住手续的前提条件。
⑴小区(大厦)已经通过接管验收,达到入住条件。
⑵已经通过接管验收,标志是:
a)房屋无重大质量问题;
b)工程遗留问题基本得到解决;
c)工程资料已经齐备;
d)业主档案资料已经移交完毕,产权确认工作已经结束。
⑶达到入住的条件,这里指:
a)小区实现通路、通水、通电、通气、通讯、通邮、排水、排污等基本使用功能,可以满足日常生活所需;
b)配套设施基本齐备,建成并能够使用;
c)管理处有固定的办公场所并开始办公。
⑷物业管理公司已经同委托方签订完毕《物业管理委托合同》。
2、入住的准备工作。
⑴入住资料的准备。
a)根据小区的实际情况编写和印制《业主公约》、《住户手册》、《服务指南》、《消防安全责任书》、《入住通知书》。
b)《入住通知书》的内容要求写明管理处办公地点、业主办理入住手续时应带的资料、证件及交纳的费用明细,并附简明扼要的入住流程等。
c)印刷以下各类入住表格:
——《〈业主证〉领用登记表》;
——《装修申请表》;
——《住宅使用说明书》;
——《住宅质量保证书》;
——《钥匙领用登记表》;
——发展商提供的《入住验房表》;
——《业主家庭情况登记表》;
——《入住登记表》。
⑵设计办理入住手续流程图。
⑶入住时的环境布置:涉及服务标识区别的按《服务标识管理标准作业规程》有关规定办理。
a)区内环境:
——入口处挂横幅,内容有“欢迎您乔迁***”等,插彩旗,营造热烈的气氛;
——插指路牌,由入口处到管理处,指路牌标明“管理处 ”字样;
——入口处标明管理处办公地址和办公时间。
b)管理处办公环境:
——挂灯笼,飘小彩带,摆放花篮、盆景,给人以隆重、喜庆的感受;
——张贴醒目的“办理入住手续流程图”,办理手续窗口设置要求做到“一条龙服务”,各窗口标识清楚,一目了然;
——管理人员着装整洁,精神饱满;
——办公室内资料摆放整齐有序。
3、办理入住手续流程图:
4、发出入住通知。
⑴服务中心依据管理公司和发展商联席办公会议议定的入住时间,会同发展商联合向业主发出入住通知,内容包括:
a)《关于办理入住手续的通知》;
b)《致广大业主的慰问信》。
⑵业主收到入住通知后,应当在规定的时间内带齐有关证件和资料到管理处办理入住手续。如果在规定期限到来的前3天内,业主尚未办理入住手续的,服务中心管理员应再次发函或致电通知尚未办理入住手续的业主前来办理入住手续;超过规定期限未办理入住手续的,服务中心应将情况向管理处经理汇报决定是否登报催办。业主办理入住手续须带以下证件:
a)《关于办理入住手续的通知》;
b)《购房合同》原件和复印件各一份;
c)业主及家庭成员的身份证原件及复印件各一份,小一寸彩照每人各两张;
d)单位购房的尚须带齐营业执照副本及复印件各一份;
e)委托他人办理的,须带业主委托书。
5、入住手续的办理。
⑴验证:管理员在业主前来办理入住手续时,应首先对以下证件进行检查:
a)《购房合同》原件;
b)业主的身份证原件;
c)单位购房的还须检查其单位营业执照副本;
d)委托他人办理的,还须检查业主的委托书。
⑵检查无误后,管理员将《购房合同》原件、业主及家庭成员的身份证原件、单位营业执照副本返还业主,证件复印件及业主委托书存入业主档案。
⑶将业主提供的照片中的一张贴在《业主家庭情况登记表》内,另一张为业主办理《业主证》。
⑷交纳入住费用:服务中心指引业主到财务部缴纳入住费用,财务部根据收款项目开具收款收据。一般情况下,入住费用包括以下项目:
a)煤气开户费:属代收代缴费用,小区无此配套项目的不予收费;
b)有线电视初装费:属代收代缴费用,小区无此配套项目的不予收费;
c)水电押金:实行抄表到户的小区不需收取,未实行抄表到户的可适当收取(深圳标准:住宅5元/㎡,办公、商业用房15元/㎡,工业用房10元/㎡);
d)装修保证金:业主可选择入住时交纳或等申请二次装修时再交纳(深圳标准:住宅20元/㎡,办公、工业厂房40元/㎡,商业用房50元/㎡);
e)装修垃圾清运费:同上;
f)管理费:以入住之日起计算当月管理费。
⑸验房收楼。
a)服务中心管理员在业主交完入住费用后带业主验房房屋,并请业主将房屋存在的问题填入《业主入住验房表》中。
b)房屋验收合格的,管理员应请业主在《业主入住验房表》中签字确认。
c)验收中发现问题,业主要求搬入或二次装修前维修的,管理处应通知发展商在一周内给予解决,并将整改结果通知管理处:
——发展商已周内未整改完毕的,管理处应将整改情况反馈给业主,并告之具体再验收时间;
——整改完毕后,由管理员通知业主二次验收;二次验收不合格的,由管理处经理进行跟进,并依据物业管理公司同发展商签订的《物业管理委托管理合同》中的保修条款要求发展商尽快解决。
⑹发放钥匙:
a)业主收楼无问题或要求在搬入后再行维修的,服务中心管理员应将业主房屋钥匙全部交给业主;
b)业主收楼有问题,服务中心管理员在将钥匙交给业主的同时,应留下一把大门钥匙在管理处以供维修时用;
c)业主在领取钥匙时,管理员应要求业主在《钥匙领用表》内签名确认。
⑺签署《业主公约》和《消防安全责任书》:
a)管理员将《业主公约》、《消防安全责任书》(一式两份)交给业主并请业主详细阅读;
b)请业主签署《业主公约》、《消防安全责任书》;
c)管理员将签署后的《业主公约》、《消防安全责任书》其中一份存入业主档案,另一份随其他资料交业主保存。
⑻资料发放:管理员将以下资料发给业主保存并要求业主在《资料领取清单》上签名:
a)《住户手册》;
b)《住户指南》;
c)签署后的《业主公约》;
d)签署后的《消防安全责任书》;
e)《住宅使用说明书》;
f)《住宅质量保证书》。
6、开通水电。
⑴服务中心管理员应邀请业主一起将水电表读数抄录在《业主入住验房表》中。
⑵通知机电维修部开通该业主房屋的水电。
7、业主档案管理的具体办法详见《业主档案管理标准作业规程》。
8、本规程作为管理处相关人员绩效考评的依据之一。
六、记录。
1、《业主家庭情况登记表》。
2、《业主入住验房表》。
3、《钥匙领用登记表》。
4、《业主证领用登记表》。
篇2:物业的入住管理程序
EJ-QP 3.1 物业的入住管理 页 码: 1/3
1.目的：
使管理人员明确住户入住的工作步骤，准确无误地办理手续，确保住户及时顺利有序地入住。
2.适用范围：
适用于经营管理部办理住户入住手续(包括产权人或单位变 更的入住)。
3.引用文件：
3.1质量手册第4.8、4.9、4.10章
3.2 ISO9002第4.8、4.9、4.10章
4.职责：
4.1经营管理部主任根据工程维修部对房屋接管验收情况安排入住工作。
4.2物业管理员准备各种文件资料为住户办理进住手续。
4.3收费员根据工作内容准备各种收费文件向住户收取物业管理费用。
4.4看房员根据工作内容准备每套房钥匙。
5.工作程序：
5.1入住前工作：
5.1.1经营管理部主任接到副总经理的可办理入住通知后，召集本部工作人员与工程维修部召开联合会议，了解房屋现状，包括施工遗留问题、正在整改部位及待整改内容详见《整改通知书》，并索取“房屋平面图”及“小区平面图”。
5.1.2经营管理部主任与物业管理员到开发营销部门了解房屋产权归属，并索要《房屋分配单》样票。
5.1.3经营管理部主任带领本部门人员到入住现场考察。确认管理用房，熟悉栋号。
5.1.4经营管理部主任，根据了解的情况，安排本部门工作人员,各工作人员准备入住手续所用的各类资料、表格。
5.1.5在综合办公室配合下，布置管理用房，张贴办公指引标识及欢迎住户入住等标语。
5.1.6零星入住的住户由经营管理部看房员负责接待。
5.2入住手续：
5.2.1住户持《房屋分配单》来办理手续时，物业管理员向住户索取《房屋分配单》、购房合同正本、购房结算清单及住户的身份证、户口本。检查《房屋分配单》与购房合同上的房屋面积、房号是否一致。通过购房结算清单检查房屋设施费用是否交清,确认后将购房合同正本退还住户。
5.2.2确认上述程序后，物业管理员在《房屋分配单登记表》上进行登记，向住户发放《住户须知》，当场请住户填写《住户登记表》，并检查填写内容与身份证、户口本是否一致。
5.2.3物业管理员通知看房员带齐该房全部钥匙并带领住户对房屋设施状况、设备、数量进行清点，对钥匙逐一试用，并检查热水、冷水、电表、燃气表底数，一并填入《房屋设备明细表》。
5.2.4住户执行5.2.3程序时，收费员将住户姓名、房号、面积请综合办公室人员输入电脑，打印出《物业管理委托服务收费表》，并核对表上金额;物业管理员填写《物业管理委托合同》。
5.2.5住户完成5.2.3程序后，收费员向住户收取费用，并开具票据，再将收费表盖章后移交物业管理员。
5.2.6物业管理员收齐《房屋分配单》、《购房结算清单》、《住户登记表》、《房屋设备明细表》、《物业管理委托服务收费表》，核实无误后，与住户签订《物业管理委托合同》。
5.2.7合同签定后，物业管理员通知看房员将住户钥匙如数交与住户，并请住户在《房屋设备明细表》上签字。
5.2.8如住户要装修由物业管理员陪同住户到工程维修部,向工程维修部工作人员介绍情况，接洽装修之事。
5.2.9完成上述程序后，物业管理员及时将住户资料建档归案，并综合办公室输入电脑。《物业管理委托合同》一份存在经营管理部,另一份由收费员与所收费用一起交予财务部。
5.3房屋产权单位(人)更改(买卖)后的入住手续执行本章5.2程序。所需文件中《房屋分配单》应调整为《产权证书》。
5.4对于在ISO9002质量保证体系运行前已入住的住户,物业管理员应保留其原有的文件。
5.5在执行本程序全过程中,工作人员言行应执行《物业管理服务规范用语》和《物业管理服务规范行为》。
5.6在ISO9002质量保证体系运行前签定的《房屋委托管理合同》保留其原文件;运行后签定的合同名称为《物业管理委托合同》。
6.支持性文件与质量记录:
6.1《住户登记表》 EJ-QR-QP3.1-01
6.2《房屋分配单登记表》 EJ-QR-QP3.1-02
6.3《房屋设备明细表》 EJ-QR-QP3.1-03
6.4《物业管理委托服务收费表》 EJ-QR-QP4.13-03
6.5《物业管理服务规范行为》 EJ-WI-QP8.1-01`
6.6《物业管理服务规范用语》 EJ-WI-QP8.1-02
6.7《整改通知书》 EJ-QR-QP4.9-05
6.8《住户须知》
6.9《物业管理委托合同》
篇3:业主入住管理规程
一、入住准备工作
1、物业管理部在业主入住前一个月制定入住工作计划,该计划中应明确:
(1)入住时间;
(2)负责入住工作的人员及其职责;
(3)入住手续;
(4)入住过程中使用的文件和表格。
2、入住工作计划应由管理处主任批准,综合部应提前一个月向业主发出《入住通知书》,详细说明:
(1)需业主准备的证明材料
(2)需业主填写的表格
(3)办理入住手续的程序
(4)办理入住手续的工作现场应张贴入住公告和明确的指示标识,并指定专人负责业主办理入住手续时的各类咨询和引导,以便于业主办理各项手续。
二、入住审查登记
1、综合部应建立入住登记表,对业主提交的《入住通知书》进行查验,确认无误后收取《入住通知书》,在入住登记册中注明,并向入住申请人发放资料,应包括:
(1)《入住说明》
(2)《住户手册》
(3)《住户公约》
(4)《管理协议》
(5)《预交费用标准》
(6)《装修须知》
(7)《住户登记表》
(8)《装修审批表》
(9)《验收交接表》
2、上述发放的资料应在《入住登记册》中由业主签收,或由管理人员注明。在提供给业主的《入住说明》中应明确由业主填写并提交的资料,包括:
(1)身份证
(2)工作证复印件
(3)《业主登记表》
(4)购/租房合同的正本及复印件
(5)已签署的《住户公约》、《管理协议》
3、管理处对业主的资料进行审核验证,验证内容包括:
(1)表格填写是否完整、正确和清晰;
(2)公约和管理协议是否已签署;
(3)身份证明文件与购/租房合同及《业主登记表》是否一致。审查通过后,入住管理员收取购/租房合同复印件、《业主登记表》、《住户公约》一份、《管理协议》一份,在《入住通知书》注明签收。
三、预交费用
财务部根据国家和政府的法规及发展商或业主委员会的规定,指定入住《预交费用》。管理处在审查并接受业主收取各项费用,并开具相应票据给业主。费用项目包括:预交管理费、装修保证金及清运费等。财务部建立费用登记表,对费用交纳完毕的业主,应在登记表中注明。
上述手续完成后,楼房管理处查验入住登记表及已签署的《管理协议》及各项收费票据后向业主发放钥匙,并在《钥匙发放登记表》上登记,同时应和业主协定验收房屋的时间和方式。
管理处与业主一起验收其名下的物业,登记水、电、气表底数,双方在验收交接表上签字确认。验收过程中双方确认需维修的事项由事务部通知相关部门处理。
四、入住后的装修管理
综合部在提供给业主的文件中应明确装修管理的要求,具体内容参见《管理处物业装修管理制度》。