分公司费用报销、付款申请及借支管理
为了规范公司的费用报销、付款和借款管理，公司执行先申请、再执行、后报销或请款的管理模式及公司各项费用额度控制和例外支出申请审批制度。
一、费用管理原则
1.费用报销必须严格按照财务制度办理，任何人报销费用必须手续齐全，符合程序;
2.报销费用的票据必须有经办人签字，注明时间和用途，并附有原始单据、入出库等相关单据;
3、不得报销与工作无直接关系的个人用品及工作无直接关系的费用支出，如特殊原因购买的办公用品，个人离职时应收回，无法收回的应按新旧程度按购买价折价扣回;
4、当期费用须当期报销;
5.费用在一定的合理额度范围内控制使用，额度的依据是工作量、销售额、工作职务、员工人数等。
二、费用报销、资金支付审批权限
1、公司的支出审批根据"适当授权、分级分项控制"的原则进行管理;
2、公司的费用报销、借款、工资发放、付款等支出由被总公司授权人在授权范围内进行审批，超过授权范围的，由被总公司授权人审核后，报送总公司审批;
3、 各部门所发生的费用等各项支出必须由部门主管进行审核后，送到财务部审核后，方可送到被授权人及总公司进行逐级审批;
4、公司被授权人的借款、报销、请款的审批人为上一级有审批权限的主管或总公司总裁;
5、有审核、审批权限的被授权人、应在财务部门签留字样备案。
三、费用报销、请款、借款流程
(一)费用报销流程及规定
1、公司员工因公借款或报销，经办人统一填制、整理好借款单、费用报销单、车票、采购申请单、验收单、发票等单据(要求单据按照类别及时间顺序整理分类)，并在全部原始凭证后签名，先由各部门主管签署审核意见后送到公司财务部审核，然后送往被授权人、总公司审批后，出纳方可给予办理借款或报销;
2、员工出差应填写 "出差申请单"，并按规定程序报批后，可据此办理借款申请及办理机票、客房等事项预订工作，借款申请经审批后，方可到财务部门预借差旅费;
3、员工出差返回、采购、招待完毕后，须及时整理好有关费用单据，填写"费用报销单"，并附上相关单据，并于出差返回或事务办理完毕后3日内将报销单据交部门主管审核，再送财务部，延期递交的，财务有权拒绝受理，一切费用由经办人自行承担。
(二)员工差旅费报销标准
1、本地差旅
(1)报销市内交通车(船)费时，应在报销报告附件上注明每次行程的事由、起迄点及费用;
(2)严格控制市内的的士费报销。市内办事搭乘的士，应说明事由并事先取得分公司负责人的批准，方予报销。如没有分公司负责人的批准，凡搭乘"的士"的费用一律不予报销。对弄虚作假者，一经查出，将从严处理;
(3)本地出差员工派用公司车辆的，不再报销相关的交通费;
(4)现金报销实行周报制度，即上周发生的各项现金报销费用，应及时整理并于本周星期三前办理报销手续。一般不允许跨月报销;
(5) 本地出差，无法在用餐时间(参照公司的作息时间表)前赶回的，每人每餐补助10元，不再报销其他餐费。如无经审批的出差申请单，不发补助，也不报销相关费用。
2. 外地差旅
(1)出差审批
所有需要到外地出差的员工，必须填写"出差申请单"经部门主管审核后，由分公司经理批准，方可出差;
"出差申请单"：在出差前必须把手续完备的申请表存根联交给考勤部门考勤，而保留财务联直到报销为止;
(2)出差交通费报销标准
分公司要求各出差员工尽可能选择最经济的交通工具，限制员工随意乘坐飞机、火车软卧。分公司负责人以下的出差员工需要乘坐飞机、火车软卧，应事先经总公司总裁的批准。
A. 机场至市区往返应乘坐大巴，并根据发票报销;
B. 公司到外地及返回，应乘坐大巴或火车，如需要乘坐飞机，应在出差申请单上注明从哪里到哪里需要乘坐飞机，报送总公司总裁审批;
C. 外地出差的市内交通费报销额度：
各出差人员，应提供外地出差的市内交通车票，车票总额在每日市内交通限额与实际在外出差天数的乘积范围之内，据实报销，超过部分由个人承担。
两人或两人以上一同出行的，乘坐公交车的，交通费可以按同行人数计算;同坐出租车的，只能按照较高级别的一人额度计算，超过部分，由同行人员共同分担;同行人，分开乘坐的，按照各自的额度报销。
D. 外地出差人员住宿费用报销额度：
一般员工住宿条件为公寓、招待所、普通饭店、宾馆，部门主管级别住宿条件不超过三星级酒店，分公司负责人可以据实选择。如果开会需要，由会议主办方统一安排住宿，造成超出标准的，须说明原因，经分公司负责人审批后方可报销。
如果是两人或两人以上人员出差同一地区，应尽量安排至少两人住同一房间。不同级别的员工合住房间，适用其中较高级别员工的住宿标准。不论是否合住房间，尽可能按人分别付款，分别开具住宿发票，以便准确核算部门费用。
公司将外地出差区域划分以下三类地区：
一类地区：包括北京、上海、广州、深圳、天津、重庆等。
二类地区：上述一类地区之外的省会城市和经济发达地区城市(包括国家规定的十四个经济开放城市)。
三类地
区：其他地区。
各地区，各级别员工的住宿费报销限额如下：
出差员工尽可能入住公司指定的代理订房或与公司有优惠协议的酒店，住宿费在限额内据实报销，到外地参加会议、培训等活动，统一安排住宿的，住宿费可以据实报销。
3.出差人员伙食补贴标准
补贴天数的计算办法：出发当天，以机票/车票时间为准，在12点前出发的算1天，12点半后出发的算半天，返程到达当天不计算补贴天数，即算头不算尾。
出差人员趁出差之便，经上级主管批准并通知考勤部门就近回家探亲、办事，其间的交通费自理，并且该期间视同请假，不享受出差补贴。
除以上规定外，出差人员不享受任何其他出差补贴。
4.出差分公司所在地区以外的员工移动话费，享有话费报销额度的，按照额度范围内报销，并提供正式发票，不享有话费报销额度的，按每人每天10元进行补贴;
5.特殊情况
若有特殊情况而不能按照公司差旅报销管理规定或者公司差旅报销管理规定没有涉及的事项进行的费用报销的情形，应以合理为原则，事先取得分公司负责人的批准，方可办理相关报销手续。
(三)员工差旅费报销具体规定：
1. 住宿费及交通费按规定标准执行，超标自付(如有特殊情况需总裁批准方可报销);
2. 伙食补贴按规定标准和出行时间计算领取，不得报销与此相关的费用。如果出差参会，由会议主办方统一安排膳食并已包含在会务费中报支的，不得享受伙食补贴;
3. 差旅期间发生的日常交际应酬费用须事先告知分公司负责人，事后报销交际应酬费用时，须注明应酬原因与事由等相关内容，并单独填写费用报销单，经总经理批准方可报销。应酬发生在用餐时间，也不得享受伙食补贴;
4.本地出差不享受住宿补助;
5.员工出差返回后应于7个工作日内报销，未按规定时间报销的，财务部门应于当月工资中直接扣回该员工预借的差旅费;逾期报销的(在1个月内)，须书面注明原因，经分公司负责人批准后，方可报销;
6. 超过1个月以上的出差单据、假票据或不符合规则的票据，财务部门不予报销。有关人员偏离正常出差行驶路线或擅自改变出差申请单上批准的方式与路线造成的费用，一律由本人自行承担;
7. 财务部有权对有疑问的出差费用报销单据向员工出差居住地酒店直接核实，如有虚假行为，公司将按情节轻重及公司规定对当事人进行处罚;
8. 报销外地差旅费者，必须在费用报销单附上相应的"出差申请表"财务联、"出差工作总结"、考勤部门出具的出勤情况表及按照时间顺序分门别类整理好的相关原始单证，并用附表详列每天行程及出差期间工作内容，送部门主管审核后，转送财务部审核，最后由财务统一呈报给分公司负责人审批。
(四)员工借款管理规定
公司员工因工作、生活原因需要借款，履行以下规定：
1. 员工生活费借款
员工因家庭、生活原因需要借款的，应填写"借款单"，报部门主管审核后，送工资核算员审核后送被分公司负责人审批，出纳方可办理借款手续。出纳将在借款当月或次月发放该员工的工资时扣回。借款原则不超过未发工资60%，特殊原因借款数额超过员工未发放工资时，借款人应找担保人，并要求担保人在借款单上签字确认。
2. 员工差旅借款
(1)员工差旅借款执行"前款不清，后款不借"的原则;
(2)员工因公出差需要借款时，必须根据审批后的出差申请单，填写"借款单"，报部门主管审核后送分公司负责人审批，财务方可给予办理借款手续;
(3)员工出差返回公司后，应在7天内根据公司费用报销管理规定及时办理报销手续，冲销差旅费借款，否则，财务部门将先行从出行员工的工资中扣除借款。
3.其他事项借款
(1)允许分公司各专职司机借用备用金1000元，原则上要求各司机每周汇总报销一次，若经常跑长途，发生费用超过备用金额，也可在累计发生费用超过备用金时，及时办理费用报销手续，并年底或离职前结清备用金借款。若车辆需要进行较全面的保养、维护所需金额超过备用金时，单独办理借款手续，执行"专款专用"原则，若车辆在属于公司定点维护，按月结算的维修单位维护，不得另行办理借款手续;
(2)因工伤需要，由行政部门负责办理借款及报销结算手续;
(3)因应酬需要，根据审批后的费用申请办理借款手续;
(4)各营业终端需要交纳的各种税费，由经办人员根据有关的合同协议的规定事先办理借款，接着办理各营业终端的支付事宜，然后按费用报销流程办理报销手续;
(5)各营业终端，由各收银员借款人民币500元，作为各营业终端流通备用金;
(6)因其他事项需要借款的，以有审批权限公司领导的审批手续办理借款事宜;
(7)、各项借款和备用金在春节放假前全部结清，未结清者不予发放工资，合理的备用金春节完上班后再办理备用金借款手续予与付款;
(六)领用公司物资，各部门应先向公司物资保管部门查询相关办公用品库存情况，若有库存，各部门需要填写领料申请单，报部门主管审批后到物资保管部门领用。物资保管应根据领料申请单或生产指令单，填写领料单(存根联、仓库联、财务联)，并要求领料人签字后发料;若无库存，应填写物资采购申请表，送公司领导审批，转交给采购部进行采购。采购部参照公司采购管理规定执行;
(七)关于通讯，分公司将根据各部门各人员岗位特点给每个员工制定通讯费报销额度。员工申请话费报销，应填写费用报销单，并附上话费发票，送部门主管和财务审核后送公司领导审批，在额度范围内，分公司据实给予报销;超出额度的，分公司原则上不给予报销，情况特殊需要报销的，员工还应填写费用支出申请表，送给公司领导审批，审批后，分公司方可据实给予报销，否则分公司将按额度给予报销;
(八)关于公司车辆使用，对于日常的油费、过路费、停车费、洗车费等费用，要求公司司机一周填写一次费用报销单，并附上派车单、发票等相关单据，送分公司负责人审批，后给予报销;对于需要支付车辆保险费、养路费、维修费，公司司机应事先填写费用支出申请单，送分公司负责人审批后办理借款手续，出纳方可付款。借款之日起一周内，经办人员应填写费用报销单，并附上发票等相关单据，送分公司负责人审批，出纳方可给予报销;
(九) 关于邮寄费，分公司原则上长期与一家快递公司合作，按月结算，各部门收到上述快递公司送来或要求快递分公司送出的邮件时应及时填写邮件接收发送单，月末汇总后三日内将汇总表、邮件接收发送单送到公司财务部，由财务部与快递公司进行结算;对于其他零星的邮寄，经办人员应在邮寄后三天内，填写费用报销单，并附上发票等相关单据，送分公司负责人审批，后给予报销。
(十)工资结算
1、对于新招聘人员，人事部门，应将该员工的待遇情况，及时书面通知工资结算人员;
2、提成人员工资，各营业终端主管应及时上报各员工的提成计算表上报给公司工资结算人员;
3、考勤部门和各营业终端主管应及时将各员工的出勤情况及时报送给工资结算员;
4、根据公司规定对于员工进行的奖惩，由各部门主管上报给行政主管审批后进行公告，并报送给工资结算员;
5、工资结算员，应按照规定的期限上报工资汇总表及明细表，并附上新增人员待遇通知书、奖惩单据，交给财务审核，再上报给分公司负责人审批。出纳再根据审批后的工资表，按规定时间发放工资。各部门要积极配合工资结算人员工作，及时做好各自的资料报送工作，不要随意找借口搪塞，影响公司员工工资的按时发放;
6、对于开除的员工，由行政部门安排相关部门及时办理好该人员的离厂手续，并通知工资结算人员结算该人员工资，并交给出纳签字，并注明该员工的借款情况，并交给分公司负责人审批，出纳再给予结算工资;
7、对于擅自离职的员工，相关部门应及时向行政管理部门进行汇报。行政部门应进行查证，属实的，应及时安排相关部门办理该人员的离厂手续，并通知工资结算员，结该员工未结算工资，后转交财务进行账务处理;
8、员工因合同到期或者辞职获批准后，办理了辞职和离厂手续。行政部门，应通知工资结算人员结算该人员工资，并交给出纳签字，并注明该员工的借款情况，并交给财务审核和分公司负责人审批，出纳再给予结算工资;
9、分公司核算员计算工资后，报给财务审核，然后报送分公司负责人审批;
10、公司部门主管及以上级别人员的待遇，应上报总公司人力中心审核，并报总公司财务中心备案;
11、其他合同和公司制度未规定的员工过节费、各种补贴、津贴、奖金等福利待遇，由分公司拟定申请，并上报总公司总裁审批后实施。
(十一)其他报销事项
分公司临时发生的需要支付的无法预测的财务制度没有规定的其他事务，公司要求各部门执行"先申请，后执行"的审批制度，由经办人员事先填写费用申请单，报送分公司负责人审批后执行。执行之后，在财务规定的报销时间内，经办人员应填写费用报销单、附上发票、送货单、验收单、收款收据、审批后的费用申请单等有关单据，报部门主管和财务审核后，送公司领导审批，出纳方可给予办理报销手续。若经办人需要借款，按照财务规定借款流程实施。
四、付款申请
(一)现金采购
采购员根据审批后的采购申请单以采购备用金或借款进行采购后，交给公司指定人员进行验收，填写费用报销单，附上采购申请单、供应商送货单、发票、验收单等，在采购完成后一周内送部门主管和财务审核及公司领导审批。
(二)预付及月结采购
1、需要预付的采购，采购员根据审批后的采购申请和采购合同、协议等条款填写付款申请单，并附上审批后的合同、协议、采购申请单复印件、收款账户、付款委托书(收款单位与合同签署单位不一致时提供)，送部门主管和财务审核后，送审批权限的分公司负责人审批后，转给出纳付款。采购物资验收合格后，采购员根据合同协议的要求及与供应商的对账单，填写付款申请单，参照预付款办理流程执行，并负责催讨税务发票;
2、月结或先发货后付款的采购，采购员根据合同、协议的要求及与供应商对账情况，填写付款申请单，参照预付款流程办理付款手续，并负责催讨税务发票。
五、报销手续及要求
1、各分公司经营发生的各项对外资金支付，包括原材料、存货采购，支付的货款及运杂费，按合同规定支付的预付货款款等支出，由资金使用部门提出申请并经部门主管签字后，送财务部门审核用款的，属正常用款的由主办会计签字后，报分公司负责人审批使用。对有问题的开支，财务部门有权拒绝支付;
特别提示：不能用收到的销售款(包括承兑汇票等)直接支付费用。收到的货款应先交存入货款户，支付的费用款等按规定办理。否则按违规处理!
2、一般财务事项报销，要有经手人(申请人)、部门主管签字;采购物品，除经手人(申请人)、部门主管签字外，还要有验收人或证明人签字;日常办公物品、低值易耗品、各类业务推广、业务宣传、企业宣传项目等的采购或者维修申请固定资产的物品，金额较大的(超过2000元或IT电子设备超过1000元)，必须附上经总公司董事长或总裁审批的"请购单"或经批准的"报价单"、"合同"(批准文件必须作为报销附件，为必要条件)，办理完入库手续后有经手人(申请人)、验收人、部门主管及分公司领导签字，方可报销;
3、 分公司总经理、副总经理和部门主管的签字批准权限，根据公司统一的授权政策执行;
4、新开店必须严格按先申请后开支原则。装修、房租、购买固定资产必须事先申请，经总公司董事长或总裁书面批准的装修预算、合同、固定资产购买预算作为支出申请必备附件，特殊情况电话等口头申请的，应及时补办书面手续，没有书面批准文件的不得开支，已开支的责任人负相应经济责任;
5、分公司单次费用超过2000元的应事先申请，经总公司董事长或总裁书面批准后方可列支，批准文件作为开支必备附件之一;
6、报销购物发票，如果未能在发票上列明物品明细，则无论金额大小，都要有购物清单。如对方单位确实不能提供清单的，需由经手人(申请人)根据购物单价、购物数量等补列购物清单，经验收人、部门主管核对无误并签字后凭正式发票、送货单和自制购物清单报销;
7、各部门报销招待餐费，须列明用餐的人员、时间和事由，严格执行先申请后招待的流程，报销单据应为正式发票并附详细菜单;
8 、因公出差的，必须附上经总经理批准的"出差申请单"，本地出差，由部门主管批准，严格执行先申请后出差的流程。交通费用凭乘车人、部门主管签字报销，每次报销的车票要求在背后写清楚起止地点和时间，经手人(申请人)须将车票按金额整理、粘贴汇总，填写总金额。报销住宿费用，应提供正式的酒店住宿发票和清单。市内交通费不得超过报销限额。未经批准改变行程产生的费用不予报销。差旅费报支应严格按公司标准列支;
9、严禁报支非公务活动产生的费用，分公司为个人充值的电话费、交通卡等限公务活动中使用，发现非公务活动中使用的，一律按违规金额5倍扣回;
10、公务活动中个人违法、违章、违规等罚款不得报销;
11、合理的费用支出应取得对方的手续完整(包括对方公章、经办人、收款人、收款人联系方式、联系电话等)正式发票，不得用自己填写的收据或白条代替，特殊原因不能取得票据的仅限于低于100元并写明原因, 分公司负责人审批后报销;高于100元的未取得对方的手续完整的发票无论何种原因都不能报销列支;
12、分公司对外签订的合同、协议等经济活动文书应全部报一份分公司主办会计，作为费用支出审核依据，未将手续完备的合同、协议未报主办会计备案的主办会计有权拒绝退回处理;分公司主办会计应妥善保管相关文书，定期交总公司财务留档，作为总公司审计公公司费用合理性的依据，不得擅自丢弃、销毁等;
13、分公司财务负责人应认真审核财务开支的必要性、真实性、合理性、合法性;
14、分公司财务负责人应认真审核支出手续的完整性(包括支出凭证、经批准的预算、申请单、合同、协议书面依据等);
19、情况特殊需要特别处理的费用报销单或付款申请，必须经常董事长或总裁书面签字认可。任何口头通知都不得作为财务部执行的依据。
六、费用报销单填列规范。
1、费用报销单必须用蓝、黑水笔或蓝、黑书钢笔书写，不得使用圆珠笔等，用胶水粘贴附件，不得使订书针、大头钉、回形针串别。不符合规定的，财务部门作退回处理;
2、报销的原始发票原则要求是正规发票，除定额票据外，其余票据都必须是经复写纸一次性套写清楚的票据，收据(财政票据除外)及白条不予报销;特殊原因无法取得，需写明原因,领导审批;发票级次：增值税发票-普通发票-正式收据;
特别提示:能索取正式发票(增值税发票、普通正式发票)不索取用小票、收据等不规范发票报销的，财务部门有权退回;
3、原始单据不得涂改，挖补。发现原始单据有错误的，应当由开出单位重开或者更正，更正处应当加盖开出单位的公章;
4、票据背后写明经办事由、经手人、证明人、经办日期;
5、费用报销申请单只能用公司统一印制的规范的单据填写，不得用复印件填写;
6、借款原则:前款不清,后款不借;
7、报销单据使用说明
单据名称
使用说明
出差申请单
外地出差申请
差旅费报销单
差旅费报销(车、船、飞机票、住宿费等)。
费用报销单
非差旅费的日常费用的报销。
原始凭证粘贴单
对小票较多，按类别分层次粘贴。
付款申请单
原辅材料付款申请;外协加工付款申请;服装、配件加工付款申请等;
借款单
个人差旅费暂借款;采购借款;经批准的个人借款等。
篇2:集团财务费用报销制度
费用报销制度
一、目的
1、为明确费用开支审批手续，提高工作效率。
2、严格控制费用开支，规范公司的管理。
二、报销单据的构成及整理方法
1、完整的报销单，应由“报销单”-便于报销人填写各类业务项目及数据、发票、“粘贴单”-便于报销人粘贴发票的单据(也可用白纸自行裁剪)和“附属表单”-便于对报销事项作出补充说明的单据,如“差旅费报销单”等组成。
2、到财务领取空白报销单，费用报销的领取“费用报销单”;通过银行转帐的领取“转帐付款单”;借支款项的领取一式三联的“借款单”;质检部的差旅费报销还应领取“国隆集团差旅费明细单”。
3、经办人应先按报销内容对原始发票进行分类整理，如办公用品、电话费、差旅费、设备维修费、资料费、市内交通费等等，应分类后再按时间先后粘贴，以便分类汇总数据。
4、粘贴票据：将胶水涂抹于票据左侧背面，沿粘贴单左上方从左到右、自上而下错开，呈鱼鳞状依次均匀粘贴，保持票据的左侧及上方不超出粘贴单的边界，遇单据纸面过大时，可在票据粘贴完成后向内折叠，保证随时可以翻阅。
5、报销流程：报销人粘贴票据、填写报销单，报销单上须注明支出事由、项目、发票张数、报销金额和经办人签名(有陪同人的陪同人也要签字)，发票背面须有经办人签字确认(注：与报销单上经办人签名应一致)è部门经理或主管初审è财务会计复核è财务总监审核è集团副总或董事长审批è出纳付款。
6、报销完成时限：正常以报销单审核完次日算起叁个工作日内完成，遇节假日、集团副总或董事长外出则顺延，个别紧急情况先电话请示集团副总或董事长，得到允许后先付款，集团副总或董事长回司后再补签。
三、报销注意事项
1、报销员工在公司内部的，需亲笔、正楷、完整填写各种报销单据，不得漏项，(特殊约定应用铅笔做好备注)不得随意涂改挖补，特别是报销单上的大小写金额、单据张数不能涂改，有涂改应重新填写。
2、现金报销金额若涉及到小数点两位数，报销单上直接按四舍五入保留一位数(仅限于现金报销，不适用于通过银行转帐到对方公司帐户的)。
3、若实际报销金额小于发票金额的应在发票背面上注明实报多少金额，并签字确认，不能把发票上的金额直接划掉后再写上报销金额，这样会造成发票无效。
4、采购物品(包括零星物品)单次超过(含)人民币伍佰元(￥500.00)的，且对方可提供公司帐户的一律通过转帐支付，不得预支现金或以现金报销。
5、为了分清责任，进行部门核算，不同人员支出的业务费用不得混淆在同一张报销单上。
6、加强报销管理，当月帐，当月了，除差旅费于出差返回3天内、手机费于次月底之前做好报销手续外。其余费用应于业务发生后7天内报销，对于无故不及时报销的，财务不予接件。
7、所有费用报销必须提供正式发票，各部门在购买物品或其他业务发生时应向对方索取发票，发票内容要填写完整，要素齐全，大小写金额相符，金额不能涂改，并盖有发票专用章，印章要清晰。没有正式发票的项目须写明情况交集团总经理审批。
8、个人借支款项的，非特殊情况，须在事毕后3天内将报销单交到财务部办理冲帐手续，尚未报理冲帐手续不得再借支。但所有借款发生后，须在一个月内销清，当月无法核销的，须在月底到财务部说明、报备原因，否则财务部门有权在当月工资中予以扣除。
四、核准权限
1、高层管理人员的报销由集团总经理审批;
2、出差打的费、应酬交际费、工资/奖金及特殊费用由集团总经理审批;
3、其他日常报销由集团副总审批。
五、费用报销及借款办理时间
1、款项借支：星期二、星期四下午和星期六上午。借支要提前半天通知，特别是大额款项，其他突发性事件特别处理。
2、费用报销领取时间：星期二、星期四下午和星期六上午。(星期六9：30以后)。
3、对外工厂结帐：星期四下午、星期五，突发事件特别处理。
4、特殊情况总经理不在又急需借款的：需电话先请示总经理，得到允许后，经办人员要先填写好借款单，先由出纳支付款项，再由经办人员负责及时办理补签手续，并转交出纳入账。
六、各项费用开支手续
(一)、办公用品、低值易耗品：由办公室统一购买的，办公室文员根据发票同实物核对无误填写验收入库单后(低值易耗品还需有出库单)，采购员凭发票(附上验收入库单)填写费用报销单。
注：办公用品系指易消耗的办公文具等;低值易耗品系指未达到固定资产标准，但金额较大，使用寿命较长的，例如电话机及工具等。
(二)、机器与设备：设备管理人员或办公室文员人员(工厂是仓库管理员)根据发票同实物核对无误后，填写验收入库单(注明用处)，凭发票(附上验收入库单)填写费用报销单。
(三)、差旅费：于返回3天内报销，由部门经理审核票据的合理性并在报销单(注明出差地点、事由、时间、人数)上随同差旅者签字确认后，出差人到财务部办理完报销手续，有借款的须冲销借款。
1、差旅费指公司员工因工作需要，经公司安排，由工作地前往目的地出差乘坐各种交通工具产生的交通费、出差期间的住宿费和出差补贴等。
2、按照出差地点的不同，差旅费分为市内交通费(含异地城市的市内)和异地交通费，市内交通费，原则上公司不予借支，一律由员工个人先行垫支，外出尽量乘坐公交车，非特殊情况不得乘坐的士，每张发票背后须有经办人亲笔签名，并写清出差日期、往来路线与说明。
3、出差异地人员需预借差旅费的要填写借款单办理借款手续。每人借支额度根据办理业务情况而定，但最高金额不得超过3000元(特殊情况除外)。借款单中需注明部门名称、出差人姓名、出差地点、出差时间、出差事由报总经理审批。
4、坐飞机的有关规定：
公司总经理、副总经理等，出差可乘飞机(经济舱)。其他人员乘坐飞机须经总经理特别批准。一般人员出差，在特殊情况下需乘飞机，必须有公司总经理审批同意，报集团总经理批准。
5、差旅费标准：
(1)出差人员的住宿费、伙食补助费实行定额标准，由出差人员调剂使用，超支不补，市内交通按实际报销。
(2)出差乘坐火车，一般以硬卧为标准。
(3)出差期间交际应酬费，须事先请示总经理特批。
(4)往返机场、车站的市内交通费予以单独凭车票报销。
(5)出差参加展示会的运杂费、门票等准予单独凭票报销;对于到外地参加会议、展览及其他活动的人员食宿及其他费用由对方负责的，不得在公司报销费用并领取补助。
(6)出差或外出学习、培训、参加会议等，由集体统一安排食宿的，按统一标准报销，不享受任何补助。
6、出差补助的计算方法：
(1)出发日补助计算：以有效报销车票或飞机票的准确开车或起飞时间为准：上午7：00前出发的可享受全天补助;12：00前出发的，可享受午餐及晚餐补助。
(2)到达日补助计算：以有效报销车票或飞机票的准确开车或起飞时间为准：上午12：00后返回的可享受早餐/午餐补助;18：00后返回的可全天补助。
(3)出差天数的计算方法：按照实有天数计算。
7、以下范围内的外出不按出差补贴处理：质检员验货出差和在福州市范围内公出的不予补助，如有特殊情况需部门经理报集团总经理批准。
8、费用核算：公司所有人员出差费用均计入各所属部门费用。
9、其他
(1)报销差旅费时，应提供出差期间相应票据(如住宿费、市内交通费、餐费等)，以便财务部进行帐目财务处理，餐费报销按不超过餐费补助费(省内早餐5元---午餐10元---晚餐10元，省外早餐7元---午餐14元---晚餐14元)的标准给予报销，若期间与客人一同用餐者且在公司内报销的，一律不再给予报销餐费补助费。
(2)凡购买打折机票的(票面有不得签转更改字样的)，在报销时必须按打折后的实际价格填写，如有弄虚作假，一经发现后将加倍扣还。
(3)对因公外出人员均对号入座按标准办理报销费用。如出差人员投亲靠友自行解决住宿问题，则按标准的60%计发给个人(须提供正式发票);如不足标准住宿的，按节约额的60%计发给个人(须提供正式发票);如超标准住宿的，超支部分一律由个人自己负担。
住宿费报销标准表
| 职务 | 县 | 直辖市各省会城市 | 沿海经济区、特区 |
| 双人间 | 双人间 | 双人间 | |
| 总经理 | 130 | 250 | 350 |
| 副总经理 | 110 | 200 | 300 |
| 部门经理 | 100 | 170 | 250 |
| 部门副经理/主管 | 90 | 150 | 200 |
| 一般人员 | 80 | 130 | 170 |
注：1、沿海经济区、特区指：北京、上海、深圳、广州、珠海、汕头、海南、厦门;
2、两人(同性别的)或两人以上的同行按标准间的标准报销;
3、以上解释权归属财务。
(四)、业务招待费用：业务招待费须附有饭店消费明细单，有同行人须有同行人在报销单上签字确认，并注明时间及招待客户名称和人数;赠送礼品的费用须注明所送人名及礼品名称、数量。
(五)、工资/奖金的支出：由公司人事部核准每月考勤，财务部编制发放表，副总签字确认，并报公司总经理批准后财务发放。
(六)、版面费/广告代理费/印刷费(出片费)：由部门凭发票填写费用报销单，财务部对票据进行核实(附上详细清单)，核对无误后按报销手续办理。
(七)、培训/年检费：国家部门(财政、税务、外管、海关等)强制要求公司人员参加的培训学习和年检费用，经各部门经理或主管核实报总经理批准后，才能办理报销手续。由公司派出学习的费用经总经理批准后可办理报销手续。
(八)、汽车费用：司机出车发生的费用(过桥费、停车费等)要注明时间、地点、事由等，用车人签字确认后，经办人按规定办理报销手续。
(九)、装卸费用：装柜人员去马尾装柜一天(早上8点到晚上6点)每人补贴人民币15元，半天(早上8点到中午12点、下午2点到晚上6点或晚上6点到晚上10点，冬天下午1：30到晚上6点)每人补贴人民币7.5元，晚上6点到第二天凌晨按一天补贴标准补贴。
(十)、加班用餐费：加班超过一个小时，可享有用餐费补助(每人10元/天)，加班者应提供餐饮发票，且报销单上应会签办公室人员以确认是否符合报销条件并注明加班时间，同一单位多人加班的须有全体用餐人签字。
(十一)、手机费用：按岗位工作需要，给予相关人员手机费用补贴，报销规定如下：
1、使用规定
(1)公司统一购置的手机和小灵通(含配件、卡等)，按工作岗位需要配备给个人，由专人使用并负责保管，如丢失由个人承担赔偿责任。具体赔偿标准如下：
A、小灵通及手机(已提完折旧)：按200元/部赔偿;
B、手机(未提完折旧)：按扣减折旧后的净额赔偿，不足200元按200元/部赔偿。
(2)配置手机和小灵通仅限于公司业务往来通讯，不得用于私事通讯，不得私自另配副卡交予他人使用，一经发现，处以罚款300元/次。
(3)使用手机应本着节省开支的原则，能使用普通电话则不用手机通话。
(4)手机拨打长途电话时，应要求要使用IP卡。
2、手机报销标准如下：
| 岗 位 | 报销标准 |
| 副总经理 | 200元以内按发票报销，超过部分自理 |
| 质检部长 | |
| 工厂厂长、副厂长 | 150元以内按发票报销，超过部分自理 |
| 总办部门经理 | 100元以内按发票报销，超过部分自理 |
| 质检员（浙江） | |
| 质检员（闽南） | |
| 质检员（福州） | 50元以内按发票报销，超过部分自理 |
| 驾驶员、采购员 | |
| 日本部 | |
| 欧美部 | |
| 厂办主任 |
备注：A、同时持有公司配备手机卡和小灵通人员，报销标准系指两者合计;
B、享受补贴人员需24小时开机，当月出现3次无法接通情况则取消补贴。
C、报销人必须提供营业厅打印的正式发票(充值卡发票仅作为补充)才能办理报销手续发票上有体现“以呱呱通”充值的，必须附上呱呱通发票，作为正式报销发票的附件。
3、特殊情况
(1)手机费用报销人员，因出差产生漫游费经办公室主任凭《出差报备单》核准后予以报销。
(2)其他部门或人员因工作需要使用私人手机用于工作联系的，可凭当月话费清单向部门经理和办公室提出申请，经分管领导批准后予以报销。
本制度自核准日起执行。
国隆集团财务
篇3:费用报销管理制度
费用报销管理制度
本着开源节流，勤俭节约的原则，差旅费用报销特作出如下规定，望各位员工遵守，合理开支，提高办事效率。
一、费用报销程序
①、所有发生的费用必须于事后5日内到财务部审核报销，逾期财务部将不予报销。所发生的费用应提供发票供财务审核。
②、员工发生的差旅费及零星开支，可以事先到财务科预借，办理暂支手续，由财务科核定预借金额，事后多退少补。员工返回公司后应及时到财务科冲帐，逾期公司将给予5—50元的罚款。
③、员工出差实行谁派谁负责按规定审批。
④、员工出差在外确因特殊情况需要接待客人的，应事先向本部门主管或总经理申请后才可按规定标准接待。出差人员不得再次报销当天出差补助。
二、费用报销标准
1、差旅费
| 标准 | 住宿费标准 | 生活费标准 | 车票费 | ||||
| 职务 | 北京、上海、深圳、珠海、汕头、厦门、海口等城市市区内 | 其他各省市（中央直辖市）市区内 | 上述城市以外的其他地区 | 北京、上海、深圳、珠海、汕头、厦门、海口等城市市区内 | 其他各省市（中央直辖市）市区内 | 上述城市以外的其他地区 | 根据实际里程报销 |
| 一般员工 | 100 | 70 | 50 | 50 | 30 | 20 | |
| 主任级干部 | 110 | 80 | 60 | 50 | 30 | 20 | |
| 中层干部 | 120 | 100 | 80 | 80 | 50 | 30 | |
| 副总经理 | 150 | 110 | 90 | 90 | 60 | 40 | |
| 总经理 | 180 | 130 | 110 | 100 | 80 | 40 | |
说明：a、出差人员级别不同时，住宿费标准低级参照高级执行，但生活补助不变;
b、市内交通费每人每天不超过30元;
c、途中车票凭票报销，但必须与批准的出差时间、路线一致，不一致不报销。若因需要乘坐火车软卧、飞机，必须请示总经理同意后方可乘坐，否则不予报销;
d、因代表集团出差或因涉外活动，必须体现集团形象的可依据实际情况，由董事长核准后予以适当提高;
e、所有出差费用必须凭票报销，无票不予报销;
f、出差期间其他事项同出差人员书面作出说明，经相关人员签署意见后报销;
g、出差人员回公司5天内必须办理审批核销手续，报销后超过预先借款部分应及时归还公司;否则，财务部将有权从其工资薪金中扣除欠款额。
2、业务接待费
1)、经营业务中心必需的招待费支出实行“总额控制、逐笔报批“的列支标准管理方式。
2)、授权范围：1000元以下由财务主管负责审批;1000以上元由总经理负责审批。
3)、业务招待费如下：
①在外面出差一般情况不允许招待费开支，特殊情况须请示总经理同意后再行开支;
②来厂招待标准：业务员级招待标准30元/位，经理级招待50元/位;公司级主管领导招待标准须事先请示总经理批准确定。
4)、报销审批手续
①经办人员必须在每笔招待支出发生后的二天内将《业务招待申请审批单》连同合法、合规票据报送财务部经办会计初审。(后付申请审批单)
②财务部经办会计初审无误后报送财务部经理复审，再转报总经理审批。