物业公司办公区管理规定
1.0目的
规范办公区的管理工作。
2.0适用范围
适用物业管理有限公司及下属各管理处办公区的日常管理工作。
3.0职责
3.1行政人事部负责人负责公司办公区的日常管理监督工作。
3.2管理处经理负责管理处办公区的日常管理监督工作。
3.3行政人事部文员负责管理处办公区公共区域的日常管理工作。
3.4各管理部负责人负责管理处办公区域的日常管理工作。
3.5各岗位工作人员负责本岗位的日常管理工作。
4.0程序要点
4.1物品摆放。
4.1.1办公区的桌、台、椅、凳均须按规定位置放置,不得随意调整。
4.1.2各岗位员工上班前需检查所属物品是否丢失及损坏,发现丢失或损坏的应及时向部门负责人报告,并采取相应的补救措施。须申领或修理的,按《办公用品管理标准作业规程》或《报修管理标准作业规程》办理。
4.1.3上班时应保持桌面整洁、有序、不允许摆放与工作无关的其他用品。
4.1.4下班前应将桌面清理干净,办公椅放在办公桌的恰当位置。
4.1.5行政人事部文员及各管理处负责人应在上班前10分钟打开办公区内的照明设备、空调通风设备,检查公共区域物品摆放是否整齐、有序。
4.1.6遇到雨天,各管理处负责人应当在办公区门前显眼位置放置公益伞、防滑设施及标识。
4.1.7办公区严禁高声喧哗。
4.2常用办公设备的使用。
常用办公设备包括:电脑、打印机、复印机、传真机、碎纸机、电话及其他设备。
4.2.1电脑。
A) 经公司电脑培训合格或具有电脑操作证的员工方可单独使用电脑,否则须在电脑管理员陪同下使用。
B)启动与关闭的一般程序:
----启动电源插座开关;
----启动稳压器开关;
----启动电脑主机开关;
----启动显示器开关(电脑开始正常操作);
----关闭电脑程序:首先在“开始”栏选择“关闭计算机”对话框,用鼠标点击“关闭计算机”,然后按开启程序的反方向操作。
C) 电脑应避免频繁的开关程序,暂时不用的,可将电脑转换为休眠状态。
D) 正确使用电脑的详细程序按有关电脑操作工具书的指导进行操作。
4.2.2打印机。
A) 联机。一般情况下,打印机与电脑连通之后,无须再进行联机。
B) 打印机启动与关闭的一般程序:
----启动打印机的开关;
----放好所需打印机的纸张;
----在电脑对话框进行打印操作;
----关闭程序按启动程序的反方向操作。
C)打印机应避免频繁的开关机操作。
D)使用打印机的详细程序按有关打印机操作说明书的指导进行操作。
E) 打印文稿经部门负责人、行政人事部、管理处经理或分管人员批准,在文稿上签字后方可予以打印。
F) 打印出的文稿应进行校对。一般情况下由发稿部门/人校对,然后将校对好的文稿经电脑修改后,再进行打印。
G) 为节约纸张,文稿未进行校对之前,打印时应使用可以使用的旧纸张或旧文稿的背面打印。
4.2.3复印机。
A)管理人员应在开始上班时接通复印机插座电源:
----开启复印机开关,复印机需自动预热;
----检查复印纸是否放好(可以开始工作);
----复印机管理人员下午下班时关闭复印机开关;
----关闭复印机电源插座;
----正确使用复印机的程序按复印机有关操作说明书进行操作。
B)复印程序
----所有需复印的文件、资料必须先在《复印记录本》上登记,然后再复印;
----复印页数在两份(含)以上或三页以上的,须部门负责人在《打印复印审批表》上批准签字后,方可复印;
----复印人员做好登记以后,调定复印纸规格及复印的深浅后,选定复印数按“开始”键复印;
----复印机管理员检查复印数量及登记记录是否属实,属实的,在《复印记录本》上签名确认;不属实的,将情况汇报行政部经理处理:一般情况下,第一次违规给予口头警告;第二次或以上违规给予书面警告处分;
----如果复印机出错,应将报废纸张数量予以登记。
C)复印机一般情况下每天开机、各机各一次,尽量避免频繁开关。
C)为节约纸张不重要的复印件应使用可以复印的废纸张背面复印。
4.2.4传真机:传真机一般情况下保持24小时开机。正确使用传真机的程序按传真机有关操作说明书进行操作。
A) 接收传真:
----传真应注意检查传真纸是否用完及传真信号是否稳定;
----收到传真件后,由传真机管理员及时将传真件取下,并将传真的有关内容(发送单位、发送人、传真题目、传真时间、接收部门、接收人等登记在《传真登记表》内;
----10分钟以内通知接收部门/人领取传真件,并要求在《传真登记表》中签收,并注明签收时间。
B) 发送传真实行一级审批制度:部门传真件由部门负责人审批;公司/管理处的传真件由公司行政人事部/管理处经理审批,内容包括:
----传真机管理员依据传真审批单的内容在《发送传真记录本》上登记,内容包括:发送部门、发送人、传真内容题目、接收单位、接收人、传真号码、要求完成时间等;
----传真机管理员放好传真件并拨通对方传真号码将传真件发送过去;
----传真机管理员应在3分钟之内致电对方确认是否收到传真件,直至对方收到为止,然后将实际发送的时间登记在《发送传真记录表》内。
C) 传真机的正确使用程序按传真机的有关操作说明书进行操作。
4.2.5碎纸机:
A) 碎纸机是对公司部分绝密、机密文件及草稿进行销毁的工具,普通文稿无须利用碎纸机进行销毁;
B) 碎纸前应将文稿中的金属物或粘性物(书钉或胶纸等)取出,以免损坏机器;
C) 按照碎纸机要求,一次不得超过最大放入量,一般情况下,不得超过三张复印纸的厚度;
D) 操作人员按以上要求,打开碎纸机电源,将须切碎的纸张放入切纸口,让碎纸机自动切碎纸张;
E) 当碎纸机箱内的碎纸满后,操作人员须将碎纸清理出来后方能继续操作;
F) 正确使用碎纸机的程序按碎纸机有关操作说明书进行操作。
4.2.6电话:正确使用电话机的程序按电话机有关操作说明书进行操作。
A) 为有效控制电话费,一般情况下,电话应设定限制呼出功能
B) 除总经理批准的电话外,其他电话均须取消长途直拨功能,须打长途电话的部门/人均需办理审批手续,并在行政人事部接待处登记后,方可操作。
C) 公司所有电话均应取消声讯电话功能。
D) 上班时间原则上禁止打私人长途电话,特殊情况须经部门经理审批,到行政人事部登记后,方可操作,电话费从工资中扣除。
E) 个别部门因业务需要经总经理特批后,可开通长途直拨功能,部门经理需指定人员做好登记记录,次月1日报行政部备案。
F) 行政人事部每季度至少进行一次电话费查询。
----到电信局打印电话费清单。
----逐项核对登记记录。
----将未登记的长途电话登记在《长途电话登记表》内,报行政经理审核,内容包括:日期、部门、姓名,所拨号码、打电话时间、通话时间、通话费用、备注等:偷打长途电话的,除双倍扣罚电话费外,还将给予警告处分。
----每月电话费用控制情况作为考核各部门工作的指标之一。
G) 电话接打技巧详见《公司机关员工服务管理标准作业规程》。
4.2.7行政人事部每月10日前将各部门的打印费、复印费、传真费、电话费登记在《月份办公费用统计表》内,予以通报。
4.2.8常用办公设备的维护保养与维修:
A) 常用办公设备应进行以下日常维护,维护办法参照各设备有关维护操作说明书:
----防尘;
----防晒;
----防潮;
----防腐蚀;
----其他需要预防的事项。
B) 保养与维修:常用办公设备应定期保养,一般情况下需要委托专业公司进行,详见《对外委托服务标准作业规程》:
----行政人事部制定《保养与维修计划》报物业经理审批;
----评审、选择保养与维修单位;
----签署保养与维修协议;
----按协议要求实施保养与维修。
4.3环境管理。
4.3.1卫生:办公区卫生由管理处负责,办公区各岗位人员监督管理。发现问题,应由行政人事部文员或管理处管理员处理,详见《室内保洁标准作业规程》。
A) 行政人事部文员或各管理处负责人应于每天上班时检查办公区公共区域的卫生状况,要求墙壁无灰尘、污迹、地面无垃圾、烟头和痰迹,窗明几净,空气无异昧;
B) 各岗位员工应于每天上班时检查本岗位辖区桌面清洁状况,办公用品是否摆放整齐,文件资料是否排列有序。
4.3.2绿化:办公区绿化由管理处负责,各岗位人员监督管理。发现问题,应由行政人事部文员或各管理处负责人处理,详见《室内绿化保养标准作业规程》。
A) 行政人事部文员或各管理处负责人应于每天上班时检查办公区域的绿化状况,检查时花及荫生植物摆放位置是否恰当、是否缺水、有无病、枯现象;
B) 各岗位员工应于每天上班时检查本岗位辖区绿化状况,检查时花及荫生植物摆放位置是否恰当、是否缺水、有无病、枯现象。
4.4安全管理。
4.4.1机电维修部应检查办公区的水、电设施设备运转是否正常。
4.4.2保安部应检查办公区消防设施是否保管妥当,灭火器材摆放是否规范,有无损坏、丢失现象。
4.4.3各岗位员工应加强安全防患意识,下班时应将重要资料放入安全地点,锁好抽屉,关好电源及门窗。
4.4.4管理处管理员实行24小时服务制度,值晚班时应注意防火、防盗工作。
4.4.5公司办公区晚间的安全管理由管理员负责,值班管理员应定时巡查以下重要部位,并做好相应的记录,详见《治安巡逻标准作业规程》:
A) 消防设施、配电房;
B) 领导办公室、电脑室、档案室、财务室;
C) 水源、空调的关闭情况;
D) 加班情况。
5.0 记录
5.1《打印/复印审批表》。
5.2《复印记录表》。
5.3《接收传真登记表》。
5.4《发送传真登记表》。
5.5《发关传真审批表》。
5.6《拨打长途电话审批表》。
5.7《长途电话登记表》。
6.0 相关支持文件
6.1《治安巡逻标准作业规程》。
6.2《室内清洁标准作业规程》。
6.3《室内观叶植物管理标准作业规程》。
6.4《文书处理标准作业规程》。
6.5《档案管理标准作业规程》。
6.6《公司机关员工服务管理标准作业规程》。
6.7《物业管理处员工服务管理标准作业规程》。
打印/复印审批表
部门 姓名 职务 申请时间
打印/复印内容 □打印□复印
要求完成时间 实际完成时间
打印/复印份数 □打印 页 □复印 份 页
部门负责人审批 审批时间
复印记录表
日期 复印内容 规格 页数 作废页数 部门 姓名 文员签名
接收传真登记表
日期 内容 发送部门 接收部门 签名 备注
发传真登记表
日期 内容 发送部门 接收部门 传真号码 签名 发送时间 备注
发传真审批表
部门 姓名 职务 申请时间
传真标题 页数
接收部门 传真号 接收人
部门负责人审批 时间 完成时间
备注
拨打长途电话审批表
部门 姓名 职务 申请时间
事由
电话号码 联系人
部门审批 接单人
长途电话登记表
日期 电话号码 打电话时间 通话时间 通话费用 部门 签名 备
篇2:办公区域公共秩序管理规定
1.0 目的
为维护办公区域正常工作秩序,创造良好的办公环境,制定本规定。
2.0 范围
适用于物业集团本部及所属物业公司(管理处)。
3.0 职责
3.1行政管理部负责本规定的实施和监督。
3.2各部门负责对职责范围内的环境进行有效监控。
4.0管理内容
4.1 办公楼是公司员工日常办公及对外接待的重要场所,全体员工都应自觉维护办公楼的办公秩序和环境卫生,共同创造良好的工作环境。
4.2 爱护公共设施、物品,不乱写、乱画、乱磕、乱碰,确保办公台面、墙壁、壁橱
等设施不受污损,保持公司前台商号金字、门窗的清洁。
4.3个人的物品应摆放整齐有序,保持台面清爽、干净,开关抽屉动作要轻,不随意挪用他人物品、翻看他人文件资料。
4.4在办公楼内,员工穿着要大方得体,注重仪态举止,禁止穿超短裙、短裤、背心、拖鞋上班,严禁大声喧哗、吵闹(来自:),不得在办公楼内从事不文明的言行。
4.5严格遵守作息时间,早上8:30分之后禁止任何人在办公楼内进食,特殊情况中午需在办公楼内就餐者,需经行政管理部主任签字批准,并且只能在接待室进食午餐。
4.6中午休息时间不准在会议室、接待室及接待沙发上睡觉。
4.7办公区域严禁吸烟。
4.8自觉维护环境卫生,所有垃圾必须倒在专用的垃圾桶内,严禁乱丢烟头、纸屑等废物,不得随地吐痰,不得在行政管理部悬挂有碍办公环境的物品,清洁员定时打扫卫生、倒垃圾、浇灌花木,保持办公楼环境清洁。
4.9办公人员离开办公区域时座椅须摆正,柜、抽屉应及时上锁。禁止在办公楼存放大额钱钞和贵重物品。否则如发生丢失责任自负。
4.10公司员工应坚守岗位,工作时间内不得脱岗、窜岗、聊天、睡觉,严禁看小说、杂志。
4.11办公区内不接待客人,各部门接待客人应安排在接待室或会议室,并尽量缩短接待时间,特殊情况可由行政管理部另作安排。
4.12公司员工不得擅自进入公司档案室及动用档案室的物品,如:复印机、传真机、电脑等,档案室物品的保管及操作统一由行政秘书负责管理。如造成物品损坏照价赔偿。
4.13前台工作人员工作时,必须精神饱满、坐姿端正,接待客人要礼貌、周全,客人来访应及时通报,并及时送上茶水。对推销人员应礼貌拒绝,严禁其进入办公区域。
4.14接听电话要用语礼貌标准、语气亲切、口齿清楚、简短扼要,严禁闲谈或长时间拨打接听私人电话。
4.15进入领导行政管理部应先轻轻敲门,待领导允许后方可进入。
4.16总经理行政管理部指派专人负责门窗、电源的开启,专管员应做到最早到岗,最迟离岗,特殊情况需要提前离岗,应安排其他人顶替。
4.17以上规定执行情况由督导员、行政管理部门成立联合检查小组进行检查、监督,督导员每周通报情况,并在每月公司例会上分部门逐一公布违规情况,将检查结果报相关部门处理。屡禁屡犯者,视情节轻重给予行政处分。
5.0 办公区域设备设施管理规定
5.1 任何部门或个人未经行政管理部门批准,不得擅自将办公设备设施搬(移)出办公区域或用作其他用途。
5.2 未经批准将办公设备设施搬(移)出办公区域或用作其他用途,对责任人处予资产价值两倍价钱的罚款,并视情节轻重给予行政处分。
5.3 办公桌椅由行政管理部门统一分配,指定位置,所有人员必须按照行政管理部门指定位置办公,未经行政管理部批准,任何人不得调换办公桌椅。
5.4 办公区域电脑由行政管理部门统一管理,各部门电脑使用责任人应严格遵守《计算机使用管理规定》的相关规定。
5.5 办公人员应爱护办公设施设备,不得人为损坏办公物品。
5.6 如人为损坏办公设施设备的,当事人应照价赔偿。
5.7 办公区域灯光根据办公时间、使用区域和室外自然光线强度由行政管理部指定专人控制开关。如因工作需要在非办公时间开启灯光,可根据使用区域开启部分灯光,加班人员离开时必须关闭所有灯光,严禁个别人加班开启全部灯光或无人灯光长明。
5.8 办公区域空调由行政管理部指定专人根据办公时间开关,其他人员不得随意调控控制器。空调运行期间,应尽量减少开启窗户(来自:),以保持良好的制冷效果。非办公时间可根据工作需要开启部分或全部空调,严禁无人或个别人办公时开启全部空调。非办公时间空调使用情况由服务中心前台值班人员监督。
5.9 饮水机应保持卫生清洁,行政管理部须定期对饮水机进行消毒,饮用桶装水由行政管理部指定供应商配送,办公人员应自备水杯,严禁使用公司的一次性水杯。
5.10 严禁利用办公电话处理私人事务或聊天寒喧,通话尽量言简意赅、长话短说。
5.11 每部电话由行政管理部指定责任人监管,非办公时间确因工作需要拔打电话的,可到服务中心前台登记后使用。
5.12 严禁利用办公电话打声讯台。
5.13 各部门电话若发现有声讯电话费用,可查清使用人的,对使用人按该费用的十倍到财务缴交此款项,若责任不清的,由该电话责任人负责该款项。
5.14 各部门未经批准,不得私自并接电话,需要增加或改动线路,经行政管理部门批准后由工程维护部工作人员统一施工。
5.15 行政管理部须定期对办公区域设施设备进行检查,发现有损坏现象及时报工程维护部维修。