后勤物业中心物业档案管理作业指导书
1.0 目的
保证物业档案管理的科学化和规范化。
2.0 适用范围
适用于物业管理中心各类档案的立卷及归档管理。
3.0 职责
客户服务部档案管理岗位人员负责档案管理工作并进行质量控制。
4.0 过程和方法
4.1档案管理的分类
4.1.1家属区档案。的(代号0.1)
4.1.2教学区档案。(代号0.2)
4.1.3学生社区档案。(代号0.3).
4.1.4物管中心档案。(代号0.4)
4.1.5总公司档案。(代号0.5)
4.1.6学校文件资料档案。(代号0.6)
4.1.7物管中心内部档案。(代号0.7)
4.1.8客户服务部档案。(代号0.8
4.1.9外来文件档案。(代号0.9)
4.1.10合同协议。(代号1)
4.1.11各个分档案下设二级科目。
4.2档案的收集
4.2.1国家有关的文件资料。
4.2.2行业有关的文件资料。
4.2.3学校有关的文件资料。
4.2.4总公司有关的文件资料。
4.2.5物管中心有关文件资料。
4.2.6物管中心下属各个部门有关文件资料。
4.2.7客户服务部文件资料。
4.2.8各部门设档案资料信息报送员。
4.2.9客户服务部档案管理人员定期每两月收集归档档案资料。
4.2.10各部门办理完毕的文件是档案收集的主要来源。
4.2.11档案管理人员对资料齐全的档案应及时归档，做到时间准确、类别清楚、存放有序、查找方便。
4.2.12重要的文件资料向学校档案室报送。
4.3 档案的存档
4.3.1 存档时，应当按档案的分类编号，将档案放置在相应的位置。做好档案索引，以便于查找。
4.3.2 档案目录格式分为档案的卷内目录格式见《卷内目录》及档案案卷目录格式见《 案卷目录》。
4.3.3 案卷的厚度一般1.5CM-5CM，装订前要拆除金属物，做好文件材料的检查，对破损或裉色的材料要进行修补和复制;装订部位过窄或有字迹的材料要加纸衬边;纸面过大的书写材料要按卷宗大小折叠整齐;字迹难以认清的材料要附上抄件;卷宗标题要标明作者、问题或名称，文字要简练、确切，字迹要端正。
4.4 档案的整理
4.4.1归档文件的整理，按分类、装订、排列、编号、装盒、编目的步骤进行。
4.4.2档案文件的整理，以件为单位进行。一般以一份文件为一件;各种报表、名册、图册、书刊等，一册(本)为一件;正本与定稿合为一件;来文与复文合为一件;正件与附件合为一件。
4.5 档案的保管
4.5.1档案管理人员了解和掌握档案管理的规律，通过经常性的工作，采取专门的技术措施，最大限度地防止和减少档案的损毁，延长档案的寿命，维护档案的物质安全和政治安全。
4.5.2档案的保管应加强重点，照顾一般;立足长远，保证当前。
4.5.3档案保管的期限
⑴物管中心及各部门工作记录为二年。
⑵物管中心文件资料为八年。
⑶后勤总公司文件资料为十五年。
⑷学校的文件资料和合同协议为长期。
4.6 档案借阅
4.6.1物业档案供客户服务部经理、物管中心主任内部查阅;物管中心下属部门和上级部门因工作原因查阅档案者，应由查阅人填写《查阅档案申请表》，经客户服务部经理、物管中心主任同意，在《查阅档案登记薄》签名后，方可查阅档案，查阅资料不得带出档案室。
4.6.2对需要借出档案的，应填写《借阅档案申请表》，经客户服务部经理、物管中心主任同意，借阅人在《借阅档案登记薄》签名后，方可借阅档案。档案借出前档案管理人员应清点借出档案的页数，并在《借阅档案登记薄》注明档案页数。档案借出后借阅人应在规定的期限内返还，档案管理人员对归还档案应认真清点档案页数，对于页数与借出前不符的，要求借出人写出书面原因，经客户服务部经理、物管中心主任批准后再次归档。档案借出又归还的，档案管理人对借出档案材料的齐全性负责。
4.6.3查阅、借阅档案人员应保持档案单独原始状态，档案不得换页、抽页、插页，不得涂改污损。
4.6.4查阅电子档案可根据上述程序进行查询，查询结果仅供工作使用，对查询结果不得未经许可就提供给其他组织和个人，更不得将查询内容私自打印，或以电子文本形式保存。
4.6.5物业档案不得交给本系统以外的单位或个人查阅、借阅，因上级或司法调查要查阅的按相关规定办理。
4.6.6档案损坏或遗失的处理
档案管理人员、借阅档案人员将档案损坏或遗失的应尽快采取补救措施，责任人应写出书面说明材料，客户服务部经理签字确认，报物管中心主任审批，在物管中心通报批评，并备案。对连续二次以上发生损坏或遗失行为应启动纠正措施程序。
4.7 档案的销毁
4.7.1对已失效的档案，由档案管理员登记造册，经客户服务部经理鉴定，报物管中心主任批准后，按规定销毁。
4.7.2经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。
4.7.3销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字
4.8档案移交
档案管理人员因工作原因调离本岗位的，须将所管理档案的数量状况想接管人员清点交接清楚，办好移交手续。
4.9监督检查
客户服务部经理每年至少组织一次物业档案保管、使用情况检查，如发现档案资料丢失、损坏等问题应及时汇报，有条件的应立即采取补救措施，对相关责任人要追究相关责任。
5.0 支持性文件
《中华人民共和国档案法》
《客户服务部工作职责》
《客户服务部信息沟通处理细则》
6.0 记录
《查阅档案申请表》
《查阅档案登记薄》
《借阅档案申请表》
《借阅档案登记薄》
《档案分类、归档范围、保管期限表》
《卷内文件目录》
《案卷目录》
《档案销毁记录表》
篇2:公司档案管理制度
档案管理制度
一、 职责
各部门主管负责本部门管理范围内的档案管理工作。对本部门工作过程中产生的文件资料及与本部门工作相关的外来文件进行管理和控制,所有档案立卷、归档后由行政部实行管理。行政部应设立档案管理员。
二、管理内容与方法
1、立卷归档
(1)公司应立卷归档的文件资料包括:
1)证照资料:包括营业执照、税务登记证、法人代码证、以及公司开办、年检、变更等有关资料;
2)规章制度:包括公司制定和修改的全部制度、规定、办法、细则等。
3)收发文书:包括总公司下达内部文件、总公司与物业公司往来文件、物业公司与政府公文及批复、物业公司与其它公司业务文件、公司发出的决定、通报、纪要、重要通知、会议记录、工作总结等。
4)合同资料:包括公司订立的各类合同及合同订立、履行、变更、终止及合同纠纷处理过程中产生的有关资料。
5)工程技术资料:包括小区工程技术项目实施过程中产生的设计、施工图纸、竣工资料、验收资料、公共设备、设施资料、消防安全资料等。
6)人事资料:包括员工入职、各种证件、调薪、奖罚等资料,
7)管理资料:业主、住户资料,装修办证资料、车辆管理资料、公共巡查资料等。
8)照片、声音资料:包括反映公司发展历程和重大活动的有关摄影、录音、录像、光盘资料。
9)其他需归档的文件资料。
(2)立卷归档的要求:
1)各类文件应分别立卷。所有外来文件、内部文件由行政部统一分类、登记、编制目录、按年按类装订成册,外来文件、内部文件包含公文、传真、会议记录、通报、纪要等。
2)文件的正文与附件、底稿等应归案在一起,保持文件、材料的完整性。
3)立卷归档的文件要便于查找。
4)文件有标题的,应在目录中列上标题。无标题的,应根据文件内容拟定标题,并标上方括号以示立卷人加的标题。
5)案卷封面要用毛笔或钢笔填写清楚,对破损文件应加以裱糊。
6)照片、声像、磁盘档案需用文字标明内容、时间、地点。
2、档案的利用
(1)各部门因工作需要借阅档案,应在借阅登记簿上登记。
(2)借阅档案,要填借阅簿,用后应按时归还。借阅人员对所借档案应妥善保管,严防遗失,泄密和污损,不得抽换、涂改、勾画、拆散和转借,不得擅自复制。
(3)借阅和查询公司档案,应经借阅和查询人的分管领导批准。
(4)外单位人员借阅和查询公司档案,应经董事长或总经理批准。
3、销毁
(1)档案保存期,由行政部提议,报董事长批准。专业性档案(如工程技术、财务等)保存期限按照国家有关制度。
(2)对超过保存期限、失去保存价值的档案,由档案室提出销毁申请,报董事长批准。
(3)销毁档案时,应认真清点,由2名以上监销人员监销。监销人员由行政部经理指定,销毁后,由销毁经办人和监销人员在销毁记录上签字。
(4)对已销毁文件,应制定目录清册存档。
4、档案室管理
(1)档案室应建立登记、统计制度。档案收进移出、销毁必须在流水帐簿上登记,对保管、利用情况定期进行统计。
(2)档案管理人员离职或调职,必须与接任人员办理移交手续。
(3)档案管理人员对保存的档案应根据需要进行全面或重点检查,平时注意档案的保存情况,发现问题,及时报告解决。
(4)档案室须特别注意防火、防霉、防盗、防虫、防鼠、防光、防潮、防尘等工作;电子存档应注意防病毒、防磁、防潮、防挤压,并注意温度适宜。
(5)立卷的档案应分类放入档案盒存放;
(6)档案移交
1)由部门自定责任人保管的档案不移交,但每年要接受档案室一年一至两次的档案检查;
2)按年度归档的档案拾贝网,在每个自然年结束后1个月内,由各部门立卷归档,移交档案室;
3)负责保管档案的职员离职或调离工作岗位时,应将有关档案资料按要求整组卷后,与档案室负责人、部门经理一同进行档案移交,移交给本部门经理或接岗人;
4)档案移交时,移交人填制移交清单一式三份,交接双方按清单核对交接,并在移交清单上签字;移交清单由移交人、接交人、档案室各执一份。
三、责任
1、损坏、丢失公司档案的;
2、擅自提供、销毁公司档案的;
3、涂改、伪造档案的;
4、违反第三条制度,不按制度归档或不按期移交档案的;
5、档案管理人员玩忽职守,造成公司档案损失的。
违反档案管理制度的,公司将据《奖惩条例》,视情节轻重,给予处罚
篇3:物业管理公司档案管理制度
物业管理公司档案管理制度范本
一、物业管理公司档案管理规定：
1.公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管(包括代理主管)负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。
2.有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。
3.物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。
4.物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。
5.物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。
6.物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。
7.因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。
8.公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符要求的保管责任人将作适当处分。
9.物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。
二、物业管理公司保密规定：
1.在工作范围获有关的公司、物业管理公司内部资料，业主、用户单元和物业管理处员工个人资料及其内所载有的通信地址、联系电话、购/租合约及金额、特别条款、物业管理公司及公司内部情况、业主及用户个人情况等均属工作保密范围。
2.业主、用户及员工资料统一存放在办公室文件柜中，由专人负责注记及存档等工作，由物业管理公司主管每周审核，其他工作人员未经许可禁止查阅。
3.物业管理公司物业管理处文件柜备用钥匙由主管保管，主管及秘书因需告假时，经指定的授权人士，方可代为执行以上事务
4.应工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联系电话、员工个人联系电话、地址等，必须隐藏放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。
5.公司制定的各类物业管理公司规章制度及工作指引，由物业管理处统一保管，高级管理员以上级别人员可借阅(须办理借阅手续)，每次限时一周。实行借阅目的为指引员工培训，严禁任何形式的抄袭及复印。
6.发布的各类通知通告，应限定时效，过时收回。
7.员工应具有维护他人阴私权利的法律意识，主动为公司及业主保守秘密，对于任何人士不正常的打探行为，应坚决拒绝并向公司报告。
8.员工因执行保密规定不当，致使公司、业主、业户或管理员工利益受不良侵害的，公司将按员工守则有关规定从重处罚，并由当事人个人承担导致的全部法律责任。
三．物业管理公司档案资料：
1、物业管理公司验收档案：
1)土建、设备安装竣工资料(图纸、设备资料);
2)设施设备之质检、消防、劳动局、公安及音像管理等部门验收合格文件;
3)机电设备保养合约;
4)公共区域设施设备验收记录(管理公司);
5)公共区域设施设备移交记录(发展商、承包商与管理公司);
6)单元验收及移交记录(承包商、业主与管理公司);
2、物业管理公司二次装修档案：
1)用户单元二次装修图则及审批手续;
2)二次装修期间管理处监督检查资料;
3、业户资料：
1)入伙情况记录;
2)业主(租户)情况登记(包括名称、单元号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间或租用期限等);
4、物业管理公司管理文本汇编：
1)管理合同、管理公约、用户手册等统一装订成册;
2)物业管理公司各类管理规章制度及装修规定等;
3)物业管理公司各项管理分包合约;
5、物业管理公司设备
维修保养类：
1)各类设施设备要有专门的维修保养制度及应急措施;
2)各类设施设备有独立的维修档案，及日常巡检维修记录;
3)主要部位如变配电间、监控中心、电梯机房等应有工作日记、交接班记录、巡视记录及人员进出记录;
4)物业管理处有用户维修保修单，维修后应有回访记录;
6、物业管理公司设施设备检测类：
1)变配电间要有供电部门定期电气测试报告记录;
2)电梯要有劳动部门合格证书及年检报告;
3)生活水箱要定期清洗并存记录，清洗后要有卫生部门水质检测报告，清洗工作应有有效体检证明;
4)避雷系统要有定期检测报告;
5)应有定期沉降检测报告;
6)消防泵、管道应有定期试机及换水记录，烟感及温感探头应有定期测试工作记录;
7)其它设施设备检测记录资料;
7、物业管理公司物业管理处运作类：
1)正式文件应用电脑打印操作，并有规定的电脑档号及存档目录记录;
2)物业管理公司管理费收缴情况
3)物业管理公司管理费财务报告
4)物业管理公司物业管理处运作报告;
物业管理公司物业管理处会议记录(包括内部会议及与发展商或业主委 员会的会议)
*物业管理公司物业管理处值班记录
*保安值班记录
*设备值班与巡检记录
*管理工作计划与报告
*工程设备管理计划与报告
*物业管理公司物业管理处往来信函
*用户报修与投诉处理记录
*承包商维修或保养工作情况记录