住宅小区物业档案管理措施
1、建立档案管理制度
根据档案资料初建的情况，拟首先制定如下制度：
<物业档案管理制度><档案查询制度>
<库房管理制度><档案移交验收制度>
2、确定档案的内容
物业管理中档案管理具体管理内容涉及建筑物、业主档案、管理运作、历史档案。根据要求以下仅就建筑物档案，管理工作档案的管理具体的说明。
①建筑物档案
A、建筑物原始档案
包括竣工验收资料、房屋单体竣工图，具体清单如下：
产权资料。包括：项目批准文件、用地批准文件、建筑执照。
(1)产权资料。包括：项目批准文件、用地批准文件、建筑执照。
(2)技术资料。包括：竣工图-总平面图、建筑图、结构图、附属工程及隐蔽管的全套图纸、地质勘察报告、工程预算决算分项单、图纸会审记录、工程设计变更通知及技术核定书、隐蔽工程验收记录、沉降观察记录及沉降观察点布置图。
(3)竣工验收证明书。包括：基建工程竣工验收书、建筑消防验收合格证、电信局电话工程竣工验收证书、主要材料的质量保证书、新材料、构配件的鉴定合格证书，水、电、卫生器具等设备及卫生洁具的检验合格证书、砂浆、混凝土试块试压报告、供水、供暖管道的试压报告、物业公司代管的设备。
(4)房屋使用资料。包括：业主名单、地址、电话清单、建筑面积计算书。
(5)供电、供水系统如需物业公司临时代管的，竣工验收后加办以下协议及证书。包括：供用电协议书、用电许可证、委托银行代收电费合同书、变压器报停申请表、用水申请审批表、月供水计划报告单。
B、建筑物维护、改造档案
建筑物维护、改造档案是指物业管理单位在物业管理工作中对所管物业建筑本体进行维护、改造的有关资料：
(1)维护改造申请表及批准文件
(2)维护改造工程施工许可证
(3)维护改造方案
(4)维护改造工程合同
(5)维护改造工程预算书及批准文件
(6)维护改造工程验收说明书
(7)维护改造工程结算(核算)表
(8)各设备及工程使用维护说明书]
(9)各设备及工程使用许可证(政府规定需要申办的应全部具有)
(10)维护改造工程施工设计图及竣工图
C、用户装修、改造工程档案
用户装修改造档案是指住户对自己拥有产权或经业主授权的房屋进行装修、改造工程所产生的文件和图纸材料，一般内容如下：
(1)装修、改造申请表及审查意见
(2)装修设计图
(3)装修、改造过程中的管理、监理资料
(4)完工后的验收意见
②管理工作档案
管理工作档案是指物业管理公司在物业管理日常工作中产生形成和需要收集归档保存的文件材料，主要为：
(1)政府颁发的物业管理各项法规、条例、通知等;
(2)制订的各种管理规定、公约;
(3)公司 ISO体系文件
(4)财务资料
(5)工作计划、方针、目标记录
(6)各项管理工作日志
(7)纠正和预防措施方案
(8)质量/环境/安全控制记录
(9)设备设施保养规程，巡查、维修、养护记录
(10)满意度调查记录、回访记录日志及回访登记表
(11)投诉及投诉处理记录
(12)其他需要收集归档的工作记录、服务记录。
3、档案的管理
(1)档案的分类、编目及着录
(2)档案的整理装订
(3)档案的电脑化管理
4、管理条件：
(1)库内温度不超过20摄氏度，湿度不超过5%，密闭防光、防鼠防虫，严禁烟火，配气体或干粉灭火设备。
(2)办公条件，适量的存储和查阅空间，符合规定的整理装订设备、工具和装具。
(3)管理人员要求：经过档案管理专业培训。
篇2:商业物业档案管理制度
步行街物业档案管理制度
1.目的
使公司的档案管理规范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。
2.适用范围
公司所有档案的管理。
3.公司资料室文档资料管理
3.1公司资料室文档资料管理范围：公司内部重要文件;公司对外往来的各类公文;公司内部重大活动、事件记录;物业管理相关政策、法规;重要资料及文档资料的电脑备 份;人事资料;业主资料资料等。
3.2文档资料收集及整理：人事资料由行政人事经理助理负责文档资料的统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引，档案存放应有明确标识，以便查找;财务资料由财务部负责统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引;其他资料由综合文员负责统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引。
3.2物业管理相关政策 、法规：由综合文员负责从报刊杂志及政府来文中剪辑，统一归入条例、法规类文件夹，并每季度核对或动议更改文件。
3.3重要资料：由综合文员负责收集，主要包括：外出考察资料，重要资料归属重要资料类文件夹。
3.4公司本部重要文件，主要包括：
3.4.1内部管理文件：以公司名义下发的人事、行政类文件。
3.4.2人事制度：公司各种人事政策，条例和规定等。
3.4.3行政制度：公司各种行政制度、条例和规定等。
3.4.4重要通知及通报：公司各种重要的通知、通告。
3.4.5公司会议纪要：总经理办公例会、部门经理例会和以公司名义组织的专题会。
3.4.6以公司名义签定的各类合同、协议书、意向书等。
3.4.7各部门呈报的工作计划、申请报告及管理规章制度等，由综合文员责收集、跟踪处理结果，并交综合文员存档。
3.4.8公司对外往来的各类公文：主要包括政府部门往来文、上级公司往来文、相关业务单位往来文、外来商函及复函等，由行政人事部负责在将已处理完成的文件交综合文员存档。
3.5文档资料查阅或复印：物业管理政策、法规、合同及重要资料的查阅或复印，需到综合文员办理登记手续。
4.各部门文档资料管理
4.1各部门文件分类及编制要求：
4.1.1各类文件的编制需按规定的格式和编号方法进行，统一使用打印稿，行文应规范，不得有错别字。
4.1.2通常情况下，文件标题定为三号黑体字，文件编号为小四号黑体字，文件内容为小四号宋体字。
4.1.3公司各部门(含职能部门 、业务部门及临时成立的工作小组等)常用文件类别：
1)人事类：包括人事管理制度、职务任免决定、职责、管理架构、人事通报、通知等。
2)行政类：包括行政后勤管理规定、制度、行政通报、通知、活动计划。
3)通知类：内部各类通知。
4)培训类：培训通知、计划或方案、考核及效果评估等。
5)会议类：部门例会、专题会议、业委会会议等。
6)合同、协议类：部门签定的合同(租赁合同、买卖合同等)。
7)对外文件类：
①对政府部门、上级单位、外企业、机构发文等;
②对客户发文等：
③其它类：如电话表、名单、启示等。
4.2质量管理部应保管的资料：
4.2.1发展商提供的资料：
1)产权资料;
2)技术资料(含图纸);
3)交接手续及清单等。
4.2.2文档收集及整理：各部门须指定专人负责文档资料的收集、登记、编目、归档，并编制存放目录索引，存放应有明确标识，并妥善保管。公司质量体系文件规定的质量记录按体系文件要求执行。
4.3各类文件更改要求：
各类文件张贴或下发后如需更改，必须由原文件审批人审批后，方可执行，并需即作废文件，同时在新文件上注明"以此文件为准"。
4.4各类文件发放要求：
4.4.1文件的发放应注明发放级别，通常应包括以下几类：
1)部门负责人以上人员阅;
2)主管级以上人员阅;
3)内部传阅;
4)张帖。
4.4.2重要文件的发放应办理签收手续。
4.4.3有关公司的重要政策、决议、经营合同(协议书)、行政人事制度、质量体系文件等属机要文件，除责任者自行携带方式外，必须加封后传递。
4.4.4文件通常张贴一周后收回存档，内部管理文件须加强保密工作，禁止外来人员拍摄或抄录。
4.5电脑文档管理：
4.5.1公司综合文员负责文档资料的电脑储存及管理工作，各部门须指定专人负责本部门各类文档的电脑储存及管理工作。
4.5.2电脑文档须按文件类别设立相应的子目录，分类保存各类文件，重要文件(行政人事制度、合同、协议书、重要会议纪要等)须加密，且以光盘备份，并指定专人保管，管理情况须在部门经理处备案。
4.5.3电脑文档须妥善保存，如需删除，须报部门经理批准。
4.5.4与相关单位签署的合同、协议书及经客户确认的文件，除以电脑文档储存打印原稿外还必须存档签名文件。
4.6资料管理人员要定期检查专柜，核对件数，做好防火、防盗、防虫、防潮、防遗失，发现异常或被盗、丢失等情况，及时向领导反映，妥善处理。如系人为造成，要追究有关人员的责任。
篇3:物业档案管理作业指导书
后勤物业中心物业档案管理作业指导书
1.0 目的
保证物业档案管理的科学化和规范化。
2.0 适用范围
适用于物业管理中心各类档案的立卷及归档管理。
3.0 职责
客户服务部档案管理岗位人员负责档案管理工作并进行质量控制。
4.0 过程和方法
4.1档案管理的分类
4.1.1家属区档案。的(代号0.1)
4.1.2教学区档案。(代号0.2)
4.1.3学生社区档案。(代号0.3).
4.1.4物管中心档案。(代号0.4)
4.1.5总公司档案。(代号0.5)
4.1.6学校文件资料档案。(代号0.6)
4.1.7物管中心内部档案。(代号0.7)
4.1.8客户服务部档案。(代号0.8
4.1.9外来文件档案。(代号0.9)
4.1.10合同协议。(代号1)
4.1.11各个分档案下设二级科目。
4.2档案的收集
4.2.1国家有关的文件资料。
4.2.2行业有关的文件资料。
4.2.3学校有关的文件资料。
4.2.4总公司有关的文件资料。
4.2.5物管中心有关文件资料。
4.2.6物管中心下属各个部门有关文件资料。
4.2.7客户服务部文件资料。
4.2.8各部门设档案资料信息报送员。
4.2.9客户服务部档案管理人员定期每两月收集归档档案资料。
4.2.10各部门办理完毕的文件是档案收集的主要来源。
4.2.11档案管理人员对资料齐全的档案应及时归档，做到时间准确、类别清楚、存放有序、查找方便。
4.2.12重要的文件资料向学校档案室报送。
4.3 档案的存档
4.3.1 存档时，应当按档案的分类编号，将档案放置在相应的位置。做好档案索引，以便于查找。
4.3.2 档案目录格式分为档案的卷内目录格式见《卷内目录》及档案案卷目录格式见《 案卷目录》。
4.3.3 案卷的厚度一般1.5CM-5CM，装订前要拆除金属物，做好文件材料的检查，对破损或裉色的材料要进行修补和复制;装订部位过窄或有字迹的材料要加纸衬边;纸面过大的书写材料要按卷宗大小折叠整齐;字迹难以认清的材料要附上抄件;卷宗标题要标明作者、问题或名称，文字要简练、确切，字迹要端正。
4.4 档案的整理
4.4.1归档文件的整理，按分类、装订、排列、编号、装盒、编目的步骤进行。
4.4.2档案文件的整理，以件为单位进行。一般以一份文件为一件;各种报表、名册、图册、书刊等，一册(本)为一件;正本与定稿合为一件;来文与复文合为一件;正件与附件合为一件。
4.5 档案的保管
4.5.1档案管理人员了解和掌握档案管理的规律，通过经常性的工作，采取专门的技术措施，最大限度地防止和减少档案的损毁，延长档案的寿命，维护档案的物质安全和政治安全。
4.5.2档案的保管应加强重点，照顾一般;立足长远，保证当前。
4.5.3档案保管的期限
⑴物管中心及各部门工作记录为二年。
⑵物管中心文件资料为八年。
⑶后勤总公司文件资料为十五年。
⑷学校的文件资料和合同协议为长期。
4.6 档案借阅
4.6.1物业档案供客户服务部经理、物管中心主任内部查阅;物管中心下属部门和上级部门因工作原因查阅档案者，应由查阅人填写《查阅档案申请表》，经客户服务部经理、物管中心主任同意，在《查阅档案登记薄》签名后，方可查阅档案，查阅资料不得带出档案室。
4.6.2对需要借出档案的，应填写《借阅档案申请表》，经客户服务部经理、物管中心主任同意，借阅人在《借阅档案登记薄》签名后，方可借阅档案。档案借出前档案管理人员应清点借出档案的页数，并在《借阅档案登记薄》注明档案页数。档案借出后借阅人应在规定的期限内返还，档案管理人员对归还档案应认真清点档案页数，对于页数与借出前不符的，要求借出人写出书面原因，经客户服务部经理、物管中心主任批准后再次归档。档案借出又归还的，档案管理人对借出档案材料的齐全性负责。
4.6.3查阅、借阅档案人员应保持档案单独原始状态，档案不得换页、抽页、插页，不得涂改污损。
4.6.4查阅电子档案可根据上述程序进行查询，查询结果仅供工作使用，对查询结果不得未经许可就提供给其他组织和个人，更不得将查询内容私自打印，或以电子文本形式保存。
4.6.5物业档案不得交给本系统以外的单位或个人查阅、借阅，因上级或司法调查要查阅的按相关规定办理。
4.6.6档案损坏或遗失的处理
档案管理人员、借阅档案人员将档案损坏或遗失的应尽快采取补救措施，责任人应写出书面说明材料，客户服务部经理签字确认，报物管中心主任审批，在物管中心通报批评，并备案。对连续二次以上发生损坏或遗失行为应启动纠正措施程序。
4.7 档案的销毁
4.7.1对已失效的档案，由档案管理员登记造册，经客户服务部经理鉴定，报物管中心主任批准后，按规定销毁。
4.7.2经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。
4.7.3销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字
4.8档案移交
档案管理人员因工作原因调离本岗位的，须将所管理档案的数量状况想接管人员清点交接清楚，办好移交手续。
4.9监督检查
客户服务部经理每年至少组织一次物业档案保管、使用情况检查，如发现档案资料丢失、损坏等问题应及时汇报，有条件的应立即采取补救措施，对相关责任人要追究相关责任。
5.0 支持性文件
《中华人民共和国档案法》
《客户服务部工作职责》
《客户服务部信息沟通处理细则》
6.0 记录
《查阅档案申请表》
《查阅档案登记薄》
《借阅档案申请表》
《借阅档案登记薄》
《档案分类、归档范围、保管期限表》
《卷内文件目录》
《案卷目录》
《档案销毁记录表》