房地产公文管理制度
1.收文
A、政府部门及有关单位发来的公文收到后,均由行政人事部进行分类,挂号文件进行登记编号(格式见附件一),属于部门、地盘的文件由行政人事部直接送达处理;属于公司文件,经行政人事部做收文处理(格式见附件二),由行政人事部负责送公司分管领导批阅。
B、根据批阅范围,由行政人事部有秩序地组织及时送阅处理,并负责催阅、催办、催传。
C、发文要有记录,文件接收人需在发文登记表(见附件三)签名。
D、为缩短传阅时间,提高传阅速度和避免丢失,文件送到后,公司各领导和部门经理要及时阅看,阅签后退行政人事部,公文不得自传递,以防丢失和延时误事。
E、各部门对有公司领导指示的公文要及时处理,并将处理结果注于公文签上。
F、传阅文件,阅后要签名并注明阅文日期。
G、公司领导及部门开会带回之发公司的公文及有关会议文件一律交行政人事部进行登记、收存。
H、发公司的重要公文(与公司全局有关的)均应将有关原件送行政人事部,复印一份由部门办理或留存。
2.发文
A、凡以公司名义制发的文件。需请示主管副总经理同意后,由有关部门负责拟稿,草拟文件必须用拟稿纸书写,文稿形成后,由主管副总经理签发。
B、已经主管副总经理签发的文件底稿,由行政人事部进行登记,统一编号后打印。
C、以公司名义发文由行政人事部统一打印、校对,盖章后发出。
D、以部门名义发文,由文件起草部门校对、复印,盖章后发出。
3.发文注意事项
A、以公司名义发文,要以相应的公司信笺为对外行文的正式公文纸。
B、拟发传真,须用公司的传真纸书写,按格式填写有关栏目,书写力求字迹工整、言简意明。
C、复印公司内部传阅文件,使用已复印过的单面纸或进行双面复印,一般只发有关部门,节约开支。
4.公文种类
A、决定:适用于对重要事项或者重大行动做出安排。
B、通告:适用于一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
C、通知:适用于批转下级单位的公文;转发上级和不相隶属单位的公文;发布规章;传达要求下级办理和有关单位需要或者共同执行的事项;员工的职务任免、聘用和会议。
D、通报:适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
E、报告:适用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或者建议,答复上级机关的询问。
F、请示:适用于向上级机关请求指示、批准。
G、批复:适用于答复下级单位请求事项。
H、函:适用于不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复问题等。
I、会议纪要:适用于记载和传达会议情况和决定事项。
5.公文格式
公文一般由发文字号、秘密等级、紧急程度、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、抄报抄送单位等部分组成。
A、发文字号,凡以公司名义制发的公文,其发文号统一由行政人事部编排。
B、公文秘密等级分为"绝密"、"机密"、"秘密",其中:"绝密"、"机密"公文应标明份数、序号。
C、紧急文件分别标明"特急"、"急件"。
D、公文标题,应准确简要地概括文件的主要内容,并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
E、公文如有附件,应当在正文后,成文时间之前注明附件顺序和名称。
F、公文除会议纪要外,应加盖印章。印章加盖应骑年压月。
G、公文的成文时间,经领导人签发的日期为准。
H、文字从左至右横写、横排,统一用简体字,题目用黑体,正文用仿宋体。
I、公文用纸统一采用国际标准A4型(长297mm,宽210mm),左侧装订。以公司名义发文,要采用公司信笺,并加盖印章。
6.行文规则
A、各单位的行文关系,应根据相互间的隶属关系和职权范围确定。
B、向下级的重要行文,应当同时抄送直接上级。
C、"请示"应当一文一事,一般只写一个主送机关,切勿多头主送,如需同时送其他机关,应当用抄送形式。
D、"报告"中不得夹带请示事项。
E、草拟公文做到:
⑴情况确定、观点明确、条理清楚、文字精炼、书写工整、标点明确、篇幅力求简短。
⑵人名、地名、数字、引文准确。用公文应先引标题,后引发文字号,日期应当写具体的年、月、日。
⑶用词用字准确、规范,文内使用简称,一般应先用全称,并注明简称。
⑷草拟公文应使用统一的拟稿纸并签署拟稿人姓名,草拟、修改和签批公文,不得用铅笔或圆珠笔,不得在文稿装订线外书写。
F、公文中的数字,除成文时间、部分结构次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数码。
G、属于部门职权范围的事项,应当由部门自行发文;部门的发文,一般只需抄报主管领导,避免滥送。
7.公文办理
A、公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序;发文办理一般包括审核、签发、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。
B、需要办理的公文,行政人事部应及时送领导指示或者交有关部门。
C、审批公文,主批人应当明确签署意见,并写上姓名和审批时间,其他审批人圈阅,应当视为同意。
D、公文送领导签发之前,应由行政人事部进行审核,审核的重点是:是否需要行文,是否符合有关法律、法规,是否与有关部门会签,文字表述、文种使用、公文格式是否符合本办法等。
E、传递秘密公文,必须采取保密措施,确保安全;利用计算机、传真机等传秘密公文,必须采用加密装置,绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。
8.公文立卷、归档及销毁
A、公文办完后,应当根据有关规定,及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。
B、公文归档,应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理,要保证档案的齐全、完整,个人不得保存应当归档的公文。
C、没有归档和存查价值的公文,经过鉴别和主管领导批准,可以定期销毁。销毁秘密公文,应进行登记,由二个监销,保证不丢失、不漏销。
篇2:规划设计公司公文管理制度
公文管理制度
2.1收文办理程序
(1)公司上、下级的来文，一律由办公室人员签收、登记和编号，登记后的文件由办公室负责人签明拟办意见后，及时送有关领导阅批或送有关科室承办。
(2)承办公文的科室负责人须认真办理，并及时将办理结果和回复意见反馈办公室，并将公文原件送回办公室存档备查。
(3)对公司领导批示的文件，办公室有责任根据文件涉及事宜的轻重缓急适时予以督促与检查。对久拖不办，贻误工作造成损失的，要追究有关承办科室(项目)和直接责任人的责任。
2.2发文办理程序
(1)综合性公文、材料由办公室拟稿;专业性公文由业务科室(项目)承办并送办公室存档备查。
(2)凡以公司名义发送的文稿，在送公司领导审批签发之前，必须交办公室审稿并编号。审稿的重点是：①是否需要行文，以什么名义行文;②公文内容与现行法律、法规和上级政策是否违背，与主管部门和公司已有的规定是否矛盾;③文字表达是否恰当、简炼，标点是否正确，书写是否规范;④公文格式是否符合公文规定。不经审稿会签，发文和打印无效。
(3)文件审稿、编号、签发后，由办公室签发打印单，并由公文起草人员承担文字校对。
(4)文件打印完毕后，由办公室统一打印和发送。承办人员应将文件原稿完整交办公室存档。
篇3:公文收发传阅管理制度
公文收发传阅管理制度
根据有关规定并结合公司实际情况，现就非质量、环境体系文件收发、传阅管理办法规定如下：
一、公文撰写
1、公文草拟。根据需要和领导指示初步拟定文稿。公司发文由综合处草拟，涉及各处室职责，需要由公司统一行文的，由各处室、部门草拟文稿。
2、公文审核。指对草拟文稿的审核，由综合处负责。审核的主要内容是：看是否的确需由公司统一行文、行文方式是否妥当、是否符合行文规则和拟制公文的有关要求等。不需由公司统一行文的公文，由各处室、部门自行发文。
3、公文复核。指公文正式印制前对文稿的校对、核稿，重点是看：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
4、公文签发。将经审核的文稿交领导签字，批准发文。公司级公文由总经理签发，各处室、部门或某特定业务范围的行文，由处室、部门负责人签发。
5、公文的印刷、用印。 经审核无误后的公文的即可印刷与装订。如需加盖公章的按《印章管理办法》加盖公章。
二、公文发放
指将公文发放到相关部门。确定发文后，综合处发文人员要在《高新物业发文表》上编制发文编号，登记公文名称、发文日期、数量、发放部门等。对内发放文件须有各处室、部门相关人员签收。公司级文件发放时只发到处室及相关部门，处室、部门内部的传达由各处室、部门自行管理。各处室、部门收到文件后要签字确认。
三、公文的传阅
接收的文件需由多部门阅看时，经综合处处长、总经理在《文件批阅卡》上审批后，原文件附《文件批阅卡》交由相关处室、部门阅看，阅看人员签字确认。
四、公文归档
公司发文由综合处及时归档，填写《文件归档登记表》。各处室、部室自行发放的文件，如有必要应及时报送综合处归档。