房地产档案管理制度
第一章 总则
第1条 目的
为加强企业档案管理,提高档案利用效率,特制定本制定。
第2条 管理部门
行政管理部是企业文书档案的管理部门,其主要职责如下。
(1)制定或参与制定档案工作的规章制度。
(2)对企业其他部门文件材料的归档工作进行指导和监督。
(3)做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作。
(4)做好永久性档案向有关档案机构的移交工作。
(5)提高档案管理的水平和技术,逐步实现档案管理现代化、科学化。
第二章 企业档案管理体制
第3条 归档范围
(1)法规性文件。包括上级颁发、需要企业执行的,或由企业发行的各种标准、规章制度等。
(2)企业股东会、董事会、监事会形成的文件材料。
(3)本企业的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、批示等。
(4)本企业与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
(5)证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。
(6)财务、会计及其管理方面的文件材料。
(7)劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料。
(8)仪器、设备方面的文件材料。
(9)基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料。
(10)科研、技术引进、转让方面的材料。
(11)声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中,以及在外学习、考察时或外部门提供的,以声像形式记录下来的各种资料。
(12)本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复。
第4条 管理部门
(1)企业档案工作要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政管理部负责主体档案的管理,并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。
(2)企业设立四个档案管理点,分管各类文件、资料档案。工程技术部负责工程建设过程所需各类文件、资料及制度的建档与管理;人力资源部负责企业所有人员及制度的建档与管理;财务部负责所有财务文件、资料及制度的建档与管理;行政管理部负责其他文件、资料及制度的建档与管理,同时负责其他部门移交档案的管理。
(3)各档案点管理的文件、资料及制度各部门不得随意处置,由行政管理部定期归档统一处理。
第三章 平时归卷
第5条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料,由专(兼)职文书集中统一保管。
第6条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务,编制平时文件材料归卷使用的《案卷类目》。《案卷类目》的条款必须
简明确切,并编上条款号。
第7条公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料收集齐全,并加以整理,送交本部门专(兼)职文书归卷。
第8条 专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料,按照《案卷类目》条款,放入平时保存文件卷夹内“对号入座”,并在收发文登记簿上注明。
第四章 立卷
第9条 案卷质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
第10条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第11条 在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开,文件应合一立卷。绝密文电应单独立卷,少数普通文件如果与绝密文件有密切联系,也可随同绝密文件立卷。
第12条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,应放在复文立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年,其他文件的立卷按照有关规定执行。
第13条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起。
第14条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写《卷内文件目录》。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。
第15条 有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在《备考表》内。若无情况可说明,也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。
第16条 案卷封面,应逐项按规定用毛笔或钢笔书写,字迹要工整、清晰。
第五章 档案借阅、利用工作
第17条 企业内档案利用的方式
(1)提供档案原件。
(2)提供档案复印件。
(3)提供文献索引资料。
第18条 借阅管理
(1)凡需使用档案者,均须填写《文件调阅单》,依据调阅权限和档案密级,经各级领导签批后方能调阅。
(2)案卷一般仅供在档案室阅看,立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。
(3)借阅期限不得超过____天,到期归还;如需再借,应办理续借手续。
(4)借阅档案者应爱护档案,确保档案的完整性,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时,须当面查看清楚,如发现遗失或损坏,应及时报告主管领导。
(5)外单位借阅档案时,应持有单位介绍信,经总经理批准后方可借阅,且不得带离档案室。其摘抄内容也须总经理同意且审核后方能带出。
第六章 档案销毁管理
第19条 对已失效的档案,由档案管理员登记造册,经相关领导共同鉴定,报总经理批准后,按规定销毁。
第20条 经批准销毁的档案,可单独存放半年,经验证确无保留价值时,再行销毁,以免误毁。
第21条 销毁文件必须在指定地点进行,并指派专人监销,文件销毁后,监销人应在销毁注册上签字。
第七章 附则
第22条 本制度由行政管理部负责解释、补充,由总经理批准后实施
篇2:档案管理制度
档案管理制度
1、公司档案：公司章程、规划、年度计划、经营情况、统计资料、财务审计、会议记录、决议、决定、委任书、聘书、协议、合同、项目方案、可行性研究报告、通知、房地产产权证、工程图纸文件和涉及土地、施工的各类文件、批复、工程竣工档案资料以及员工薪资、人事档案等具有保存和参考价值的文件材料。
2、档案由专人负责管理，并明确具体责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。
3、人事档案
(1),员工个人档案。在职员工个人档案由公司负责保管;离职员工档案保存期限为一年;列为储备人才的人员资料，保存期限为半年。
(2),其它人事资料。公司规章制度资料永久保存;有关章程制订的文件保存五年;有关员工任用、岗位变动的文件保存一年;工资表及奖金、补贴等相关资料保存二年。
四、其它档案的保存期限
(一)永久保存
1、有关仪式、庆典、纪念的重要文件;
2、建筑物的新建、改建及增建的文件和工程竣工档案资料及图纸、资料;
3、土地取得及处分的重要文件(土地证、土地评估资料);
4、建筑物取得及处分的重要文件(房产证、房产评估资料);
5、公司章程。
6、建设设计与重大的计改的图纸资料。
(二)保存10年
1、有关年度及每月的决算文件;
2、有关账目的决算记录及整理的重要文件(总决算表、现金收支表);
3、有关账目传票的记录;
4、有关收入、支出的原始凭证;
5、有关财产的评估及折旧的文件;
6、有关税收方面的文件;
7、重要的统计资料。
(三)保存五年
1、会议记录、纪要、决议;
2、有关政府法令的文件;
3、有关诉讼的文件;
4、有关政府机关重要的许可申请及报告文件;
5、有关政府机关的指示及各种命令传达书;
6、有关重要的合同、契约、协定及备忘录文件;
7、有关劳动协约及工会协定的文件;
8、有关经营协议及团体联系的文件;
9、有关贷款的重要文件;
10、有关投资及融资的重要文件。
(四)保存三年
1、经营会议、部门会议、办公会议记录;
2、发文薄、收文薄;
3、有关规定的制定，及施行的文件;
4、有关政府机关的许可、申请许可及报告的文件;
5、有关安全管理的文件;
6、有关转账整理的文件。
(五)保存二年
1、有关登记简易的文件;
2、有关和政府机关交涉联络的文件;
3、有关简易的契约协定及备忘录文件;
4、有关建筑物及保存物品、火灾保险的文件;
5、有关银行存款及转账存款的文件。
五、档案借阅
1、公司领导借阅非密级档案，可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。
2、公司其他人员借阅档案，经主管领导批准，并办理借阅手续。
3、借阅的档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借。如工作需要摘录和复制，密级档案必须由总经理批准方可摘录和复制;一般内部档案资料由各部门领导批准方可摘录和复制。
六、档案的销毁
1、任何部门或个人无权随意销毁公司档案材料。
2、按规定需要销毁时，密级档案须经总经理批准，一般内部档案须经主管领导批准后方可销毁。
3、经批准销毁的档案，由档案管理员填写销毁清单，专人监督销毁。
篇3:营运招商部档案管理制度
营运招商部档案管理制度
行政档案
部门签报
公司上级行政文档(总办 / 人力资源 / 行政)
营运招商部每月工作业绩及奖金分配方案
工作计划和小结
用资计划
备忘录(与其他部门)
租赁档案
大厦租户档案(每户一档)
租赁合同(中英文版本)
其他合同(停车协议 、 电话线转让协议)
租户资质文件(营业执照复印件或注册登记证复印件、税务登记证复印件)
来往信函
租赁保证金复印件
商务中心租户档案(每户一档)
租赁合同(中英文版本)
其他合同(停车协议)
租户资质文件(营业执照复印件或注册登记证复印件、税务登记证复印件)
来往信函
租赁保证金复印件
租户信息卡
数据线清单
家具清单
员工登记表
zz大厦资料
产权证件复印件
楼层平面图
各单元资料
预期客户档案
中介公司
潜在客户