某置业公司档案管理制度
1. 总则
1.1为加强公司档案的管理、收集和整理工作,有效保护和利用档案,实现档案管理的规范化、制度化,更好地为公司各项工作服务,根据公司实际情况,特制定本制度。
1.2 本制度所称的档案,是指公司建立以来以集体和个人在工作活动中形成的有保存价值的各种证件(书)、政府部门批文、图表、声像、计算机软件等不同形式的历史记录。
1.3 各类档案按年度整理,各部必须按照规定定期向公司办公室移交入库,集中管理,任何单位和个人不得占为己有。公司档案实行二级管理,文书档案、人事档案、会计档案、重要业务档案(如合同、协议)都应交公司办公室管理,一般性的业务档案由各部指定专人管理.
2. 公司办公室档案管理的基本任务
2.1 负责接收、收集、整理、保管、统计本公司及各部门移交的各类档案;
2.2 按有关规定为公司各部及个人提供档案借阅服务aishibei.com,并记录档案的利用情况;
2.3 划定档案秘级,保守档案秘密,鉴定档案和保管期限,按规定手续销毁已无保存价值的档案;
3. 文件材料的归档范围
3.1 凡是反映公司工作活动,具有查考利用价值的文件、材料(公文、电报、图表、书信、音像、盘片、照片等)都属归档范围;
3.2 公司文件材料应归档的有:
3.2.1 公司颁发的各种正式文件的签发稿、印本,重要文件修改稿;
3.2.2 公司的请示与上级机关的批复文件,各部门的请示与本公司的批复文件;
3.2.3 项目建设前期、中、后办理的各类证件(书)和资料以及公司各类经营证件;
3.2.4 公司召开的各种会议的全套文件以及会议形成的声像材料;
3.2.5 公司领导公务活动形成的重要文件、电报、电话记录等;
3.2.6 反映公司经营活动和科学技术管理的专业重要文件资料;
3.2.7 公司的统计报表和统计分析资料(包括计算机盘片等);
3.2.8 公司及各部门制订的工作条例、章程、制度等文件资料;
3.2.9 公司的历史沿革、大事记、年鉴,反映公司重要活动、事件的剪报、声像材料,荣誉奖励证书,有纪念意义的实物、展览照片、录音、录像等文件材料;
3.2.10 公司解决法律纠纷问题形成的文件材料;
3.2.11 公司与有关单位签订的各种合同、协议等文件材料;
3.2.12 公司固定资产、资产、物资、档案等移交凭证;
3.2.13 公司领导认为有存档价值的其它文件材料。
4. 立卷归档要求
4.1公司各部室或个人在办理完毕公司各类证件(书)、行政批文等资料应及时送公司办公室存档备案;
4.2各部门必须严格遵守归档制度,不得无故延期或不交应归档的文件材料,如有材料还需使用,应先归档后借阅;
4.3归档案卷质量的总要求是:遵循文件材料的形成规律的特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。
5.档案保管期限
5.1文件档案保管期限定产为永久、长期和短期。长期为5-10年,短期为5年以下,专门档案按国家有关规定执行。
5.2 档案保管期限的确定原则:
5.2.1 凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的,列为永久保存,主要包括;公司处理重要问题形成的文件材料、召开重要会议的文件材料、重要请示、总结、结合统计报表、机构演变、公司领导人任免、会计资料,重大项目的协议、合同等;
5.2.2 凡是反映公司一般活动,在较长时间内对公司工作有查考价值的文件材料,列为长期保管,主要包括:公司一般问题的文件材料,一般会议的主要文件材料、一般经济往来形成的合同、协议、考察报告等;
5.2.3凡是在较短时间内对公司有查考价值的文件材料列为较短保管,主要包括:公司一般事务性的文件材料,各部的工作总结、计划等。
6.档案的鉴定与销毁
6.1 档案鉴定工作由公司办公室主持,对被鉴定的档案材料,提出存毁意见。
6.2 档案材料经审定已属无效,经公司领导同意方可销毁,销毁档案材料要有2人以上并在指定地点进行销毁,监销人员在销毁清册上签字。
7. 档案的借阅
7.1 公司各部借阅本部门业务档案需经本部审批后审阅。
7.2 公司各部借阅非本部门的业务档案,需经公司领导批准。
7.3 借阅档案必须严格履行登记顺序,归还的档案要进行检查、清点,并在登记簿上注销。
7.4 借阅人对档案要妥善保管,不得私自复印,如工作需要,须按公司有关保密规定办理。
8.罚则
公司各部门和私人违反本制度造成档案泄密,给公司带来经济损失的,视其情节轻重予以处罚直至追究刑事责任
篇2:档案管理制度
档案管理制度
1、公司档案：公司章程、规划、年度计划、经营情况、统计资料、财务审计、会议记录、决议、决定、委任书、聘书、协议、合同、项目方案、可行性研究报告、通知、房地产产权证、工程图纸文件和涉及土地、施工的各类文件、批复、工程竣工档案资料以及员工薪资、人事档案等具有保存和参考价值的文件材料。
2、档案由专人负责管理，并明确具体责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。
3、人事档案
(1),员工个人档案。在职员工个人档案由公司负责保管;离职员工档案保存期限为一年;列为储备人才的人员资料，保存期限为半年。
(2),其它人事资料。公司规章制度资料永久保存;有关章程制订的文件保存五年;有关员工任用、岗位变动的文件保存一年;工资表及奖金、补贴等相关资料保存二年。
四、其它档案的保存期限
(一)永久保存
1、有关仪式、庆典、纪念的重要文件;
2、建筑物的新建、改建及增建的文件和工程竣工档案资料及图纸、资料;
3、土地取得及处分的重要文件(土地证、土地评估资料);
4、建筑物取得及处分的重要文件(房产证、房产评估资料);
5、公司章程。
6、建设设计与重大的计改的图纸资料。
(二)保存10年
1、有关年度及每月的决算文件;
2、有关账目的决算记录及整理的重要文件(总决算表、现金收支表);
3、有关账目传票的记录;
4、有关收入、支出的原始凭证;
5、有关财产的评估及折旧的文件;
6、有关税收方面的文件;
7、重要的统计资料。
(三)保存五年
1、会议记录、纪要、决议;
2、有关政府法令的文件;
3、有关诉讼的文件;
4、有关政府机关重要的许可申请及报告文件;
5、有关政府机关的指示及各种命令传达书;
6、有关重要的合同、契约、协定及备忘录文件;
7、有关劳动协约及工会协定的文件;
8、有关经营协议及团体联系的文件;
9、有关贷款的重要文件;
10、有关投资及融资的重要文件。
(四)保存三年
1、经营会议、部门会议、办公会议记录;
2、发文薄、收文薄;
3、有关规定的制定，及施行的文件;
4、有关政府机关的许可、申请许可及报告的文件;
5、有关安全管理的文件;
6、有关转账整理的文件。
(五)保存二年
1、有关登记简易的文件;
2、有关和政府机关交涉联络的文件;
3、有关简易的契约协定及备忘录文件;
4、有关建筑物及保存物品、火灾保险的文件;
5、有关银行存款及转账存款的文件。
五、档案借阅
1、公司领导借阅非密级档案，可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。
2、公司其他人员借阅档案，经主管领导批准，并办理借阅手续。
3、借阅的档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借。如工作需要摘录和复制，密级档案必须由总经理批准方可摘录和复制;一般内部档案资料由各部门领导批准方可摘录和复制。
六、档案的销毁
1、任何部门或个人无权随意销毁公司档案材料。
2、按规定需要销毁时，密级档案须经总经理批准，一般内部档案须经主管领导批准后方可销毁。
3、经批准销毁的档案，由档案管理员填写销毁清单，专人监督销毁。
篇3:营运招商部档案管理制度
营运招商部档案管理制度
行政档案
部门签报
公司上级行政文档(总办 / 人力资源 / 行政)
营运招商部每月工作业绩及奖金分配方案
工作计划和小结
用资计划
备忘录(与其他部门)
租赁档案
大厦租户档案(每户一档)
租赁合同(中英文版本)
其他合同(停车协议 、 电话线转让协议)
租户资质文件(营业执照复印件或注册登记证复印件、税务登记证复印件)
来往信函
租赁保证金复印件
商务中心租户档案(每户一档)
租赁合同(中英文版本)
其他合同(停车协议)
租户资质文件(营业执照复印件或注册登记证复印件、税务登记证复印件)
来往信函
租赁保证金复印件
租户信息卡
数据线清单
家具清单
员工登记表
zz大厦资料
产权证件复印件
楼层平面图
各单元资料
预期客户档案
中介公司
潜在客户