EJ-QP6.3 外来文件的控制 页 码: 1/2
1.目的:
对外来文件的接收、处理、归档管理实施控制,确保文件的正常管理和能及时处理、遵守和执行。
2.适用范围:
适用于政府主管部门及上级公司、上级物业主管部门及其它管理关系单位发给公司的文件。
3.引用文件:
3.1质量手册第4.5章
3.2 ISO9002标准第4.5章
4.职责:
4.1总经理或副总经理负责审批各类外来文件、责成有关部门处理。
4.2综合办公室负责处理除工程维修部工程技术文件、分承包合同、工程移交文件、经营管理部的经营合同、协议书以外的外来文件,包括上级公司、政府主管部门传来的文件及有关物业管理的法令、法规、各类规章制度的接收、登记、整理并保存原始件,将各部门传来的文件整理呈交总经理或副总经理审批,工程维修部及经营管理部的文件由综合办公室登记后保存一份原件。
4.3各部门负责本部门业务往来中的外来文件及有关物业管理合同的法令、法规的接收,经公司副总经理批准后,负责根据领导的批示处理有关文件。
5.工作程序:
5.1外来文件的接收:
5.1.1上级公司文件由综合办公室派专人领取,政府主管部门下发的文件由收发员送综合办公室,综合办公室应填写《外来文件接收登记表》。
5.1.2公司各部门的业务往来文件接收后,统一送交综合办公室进行分类,登记在《外来文件接收登记表》上。
5.2外来文件的处理:5.2.1上级公司、政府主管部门的文件由综合办公室填写《外来文件处理表》,综合办公室主任填写呈办意见并由总经理或副总经理批阅,综合办公室根据批示转相关部门,并督促确保文件按总经理或副总经理批示执行。
5.2.2外来的有关物业管理的法令、法规,经总经理批示后,由经营管理部送交综合办公室并存档,有关部门需要时,综合办公室将复印件盖上受控文件专用章,并做好《文件/资料发放登记表》。
5.2.3传真由综合办公室在《外来文件接收登记表》上登记后,转相关部门,并由综合办公室存档。
5.3外来文件的档案管理:
5.3.1上级公司和政府主管部门的文件由综合办公室在年底或次年初提出销毁、立卷、归档意见,报公司领导批准后,对不需要使用查阅的文件填写《外来文件销毁登记表》后进行销毁,对有价值的文件进行装订成册,并保存。
5.3.2日常业务文件由综合办公室征求相关部门意见后,提出具体处理措施报有关领导进行相应处理,建立文件处理档案。
5.3.3归档文件借阅时受综合办公室监督,并做好借阅登记。
6.支持性文件与质量记录:
6.1《外来文件接收登记表》 EJ-QR-QP6.3-01
6.2《外来文件处理表》 EJ-QR-QP6.3-02
6.3《外来文件销毁登记表》 EJ-QR-QP6.3-03
6.4《文件/资料借阅登记表》 EJ-QR-QP6.1-01
6.5《文件/资料发放登记表》 EJ-QR-QP6.1-04
篇2:外来文件的控制程序
EJ-QP6.3 外来文件的控制 页 码: 1/2
1.目的:
对外来文件的接收、处理、归档管理实施控制,确保文件的正常管理和能及时处理、遵守和执行。
2.适用范围:
适用于政府主管部门及上级公司、上级物业主管部门及其它管理关系单位发给公司的文件。
3.引用文件:
3.1质量手册第4.5章
3.2 ISO9002标准第4.5章
4.职责:
4.1总经理或副总经理负责审批各类外来文件、责成有关部门处理。
4.2综合办公室负责处理除工程维修部工程技术文件、分承包合同、工程移交文件、经营管理部的经营合同、协议书以外的外来文件,包括上级公司、政府主管部门传来的文件及有关物业管理的法令、法规、各类规章制度的接收、登记、整理并保存原始件,将各部门传来的文件整理呈交总经理或副总经理审批,工程维修部及经营管理部的文件由综合办公室登记后保存一份原件。
4.3各部门负责本部门业务往来中的外来文件及有关物业管理合同的法令、法规的接收,经公司副总经理批准后,负责根据领导的批示处理有关文件。
5.工作程序:
5.1外来文件的接收:
5.1.1上级公司文件由综合办公室派专人领取,政府主管部门下发的文件由收发员送综合办公室,综合办公室应填写《外来文件接收登记表》。
5.1.2公司各部门的业务往来文件接收后,统一送交综合办公室进行分类,登记在《外来文件接收登记表》上。
5.2外来文件的处理:5.2.1上级公司、政府主管部门的文件由综合办公室填写《外来文件处理表》,综合办公室主任填写呈办意见并由总经理或副总经理批阅,综合办公室根据批示转相关部门,并督促确保文件按总经理或副总经理批示执行。
5.2.2外来的有关物业管理的法令、法规,经总经理批示后,由经营管理部送交综合办公室并存档,有关部门需要时,综合办公室将复印件盖上受控文件专用章,并做好《文件/资料发放登记表》。
5.2.3传真由综合办公室在《外来文件接收登记表》上登记后,转相关部门,并由综合办公室存档。
5.3外来文件的档案管理:
5.3.1上级公司和政府主管部门的文件由综合办公室在年底或次年初提出销毁、立卷、归档意见,报公司领导批准后,对不需要使用查阅的文件填写《外来文件销毁登记表》后进行销毁,对有价值的文件进行装订成册,并保存。
5.3.2日常业务文件由综合办公室征求相关部门意见后,提出具体处理措施报有关领导进行相应处理,建立文件处理档案。
5.3.3归档文件借阅时受综合办公室监督,并做好借阅登记。
6.支持性文件与质量记录:
6.1《外来文件接收登记表》 EJ-QR-QP6.3-01
6.2《外来文件处理表》 EJ-QR-QP6.3-02
6.3《外来文件销毁登记表》 EJ-QR-QP6.3-03
6.4《文件/资料借阅登记表》 EJ-QR-QP6.1-01
6.5《文件/资料发放登记表》 EJ-QR-QP6.1-04
篇3:公司供应商评审控制程序
公司供应商评审控制程序（七）
1、目的：
建立供应商评审工作指引，确保来料合格。
2、范围：
提供生产性物品之采购供应商，外发加工供应商。
3、职责：
3.1供应商住收集：董事长.
3.2现场评估：采购组/品管.
3.3样品评估：QC/工程部
3.4周期性评估：采购组
3.5合格供应商批准:董事长
4、定义：
AVL——合格供应商清单
5、程序内容：
5.1供应商评估分两种方法：
a.首次合作之供应商(包括首次合作之物品)选择样品评估或现场评估,问卷评估三者居一即可。
b.所有经首次评审合格之供应商，合作一个月后，必须做周期性评估。
5.2新供应商之首次评估。
5.2.1第一种方法——样品评估
a.适用时机：新的供应商第一次合作前，老的供应商提供新物品前，有一年未合作之老供应商(产品)。
b.评审方法：采购据生产需求，提供技术资料给供应商，要求做样板，采购收到供应商样板之后交IQC或工程部做各种检测，IQC或工程部根据有关标准判定是否合格后，将有关之检查报告反应给董事长，董事长根据样品检查报告判别供应商是否合格，合格后方将此供应商纳入AVL中。
5.2.2第二种方法——现场评估及问卷评估。
a.适用时机：同5.2.1之a条。
b.评审方法：采购组、品管据与供应商约定之时机去供应商处看厂，按照供应商现场评估报告中规定之项目做好记录结果，评审小组会议决定此供应商是否合格，合格后方可将此纳入AVL中。
c.对距离远之供应商，由采购组向供应商发出问卷评估，根据供应商对问卷项目这答复，评审小级会议判别此供应商是否合格，合格后纳入AVL中。
5.3制定AVL：
经首次评估合格之供应商，由采购组制作AVL，董事长审核，批准签名后方可生效。
5.4周期性评估：
5.4.1所有供应商在合作后，必须做周期性评审。
5.4.2周期性评审方法：
a.IQC每月统计每个供应商交货之合格率交采购组。
b.采购组每月统计每个供应商之准时交货率。
c.采购组统计每个供应商每月准时交货率及交货合格率记在供应商周期性考核表中。
d.判别及处理：
——合格率及准时交货率均在95%以上为A级，有优先获取订单之权力。
——合格率及准时交货率在80%—95%以内为B级，视为正常不于处理。
——合格率及准时交货率80%以下时评为C级，需观察一个月是否有改正，如没有改正，由采购组开出取消资格通知书，经董事长签字，审核批准后从AVL中取消。
5.5对于评审不合格，但仍需向其采购时，需经董事长批准方可。
6.相关文件：采购控制程序
7.相关记录：
7.1IQC报表
7.2供应商现场评估报告
7.3合格供应商清单
7.4供应商问卷调查表
7.5供应商周期考核表