1.目的
对公司所有的文件和资料进行控制，确保相关部门和人员能够得到并使用文件的有效版本，防止文件的流失、泄密。
2.适用范围
本程序适用于与公司有关的所有文件与资料。
3.职责
3.1总经办是文件与资料控制的管理部门。
3.2各部门负责相关文件的编制和对接收之文件与资料的保管与维护及其使用前的培训。
4.定义
4.1受控文件：维持本公司质量管理体系运作，相关部门必须遵照执行的文件。受控文件在发放之前由总经办盖"受控"章识别，发放和回收时均应办理登记手续。
4.1.1用于指导本公司质量体系运行及操作的指导性文件，分四级：
a.一级文件：质量手册;
b.二级文件：程序文件;
c.三级文件：作业文件(作业规程、检验标准、管理办法、责权利书等);
d.四级文件：质量记录格式。
4.1.2外来文件：包括行业、地区、国家、国际标准;客户提供的技术文件、图纸;国家颁布的有关政策、法规。
4.2非受控文件:质量文件的参考资料或与产品品质无直接关系的文件。分发及回收时办理登记手续，修订时可不作版本控制，废止后按规定回收销毁。
a.部门管理文件;
b.公司级管理文件：内容涉及多个部门，需由多个部门协调配合才能完成某项业务并以公司名义发出的文件。
5.工作程序(附流程图)
5.1文件与资料的编制、批准
5.1.1质量手册和程序文件由总经理指派专人编制，其它文件与资料由各相关职能部门编制。
5.1.2文件与资料审批：
文件类型文件名称初审核准
受控文件质量手册、程序文件管理者代表总经理
作业文件、质量记录部门主管管理者代表
非受控文件部门管理文件部门主管总经办
公司级管理文件总经办总经理
5.2文件与资料的编号、版本号、修改状态号规则
5.2.1文件版本号用大写英文字母A、B、C……依次排序。
5.2.2文件修改状态号用阿拉伯数字0、1、2、3……表示。
5.2.3文件与资料编号规则：
质量手册：
S-QM-XX
流水号
质量手册代号
公司代号
程序文件：
S-QP-XX
流水号
程序文件代号
公司代号
作业文件：
S QW XX
流水号
作业文件代号
质量记录:
AA--BB -- XX
流水号
岗位编号
部门编号
其它文件与资料:
S- AA- BB- XX-CC
流水号
年度末二位数
岗位编号
部门编号
公司代号
部门编号：
总经办01业务部02设计部03财务部04人事行政部05
企管部06公宣部07电脑部08设备部09发展计划部10
质管部11工厂部12绸庄部30
5.3文件与资料的发布
5.3.1经批准的质量手册、程序文件、作业文件、质量记录表统一由文控员编目，并负责填制"受控文件清单"，报管理者代表审批发放。
5.3.2部门内部管理文件发放前，必须报总经理备案。
5.3.3所有经批准的文件与资料均由文控员负责发放，并必须在"文件收发登记表"上签字。
5.3.4发放的受控文件在封面盖"受控"章。
5.4文件与资料的修改和作废
5.4.1每年年底对质量手册、程序文件、作业文件的有效性进行评审，必要时可以作出修改。
5.4.2文件的修改，由申请修改的部门填写"文件修订申请表"，报总经办核准批，转相关职能部门草拟修订内容，递交原审批部门负责人审批。
5.4.3形成文件的基本条件发生重大变化，因而需进行大幅度修改时，由原编制部门进行换版，原文件收回作废。
5.4.4经审批后的"文件修订申请表"由总经办保存，并执行5.3。
5.5文件与资料的存档、销毁。
5.5.1已发行的文件与资料的原稿(正本)，均由文控员列册存档，保存的原版文件加盖"原版文件"章。
5.5.2各类表单、记录由相关部门或指定人员按规定保存期限存档，保存期终止时交文控员按规定程序销毁。
5.5.3现场使用的文件可置于现场，非现场使用的文件由使用部门集中保管。
5.5.4已作废的文件和资料由总经办文控员负责收回，收回的失效文件需加盖"作废"章。
5.5.5收回的失效文件资料和过期表单、记录积存时间已达到销毁时限的规定时，由文控员填写"文件记录销毁申请单"，经管理者代表批准后按规定程序销毁。
5.6文件与资料的使用和更新
5.6.1颁发有效版本文件时，必须同时回收失效文件，回收数量是原颁发数量，并登记"文件收发登记表"。
5.6.2确有保留需要的文件，由使用人员填写"文件留用申请单"经部门主管同意，总经办批准、备案后，在保留的失效版本上加盖"参考使用"章，作为特殊情况留用。
5.6.3文件使用部门因文件丢失、损坏、缺页等，可以用书面方式向总经办申请，由文控员核实并对责任人按制度处罚后，予以补发。
5.6.4文件补发程序同5.3.3-5.3.4。
5.6.5总经办资料室需准备一套文件与资料的副本，并加盖"副本"章。由文控员负责版本或修改版的及时更新。
5.6.6 总经办每年6月、12月底或文件专管人离职时，依据"文件收发登记表"、 "受控文件清单"核查现场使用的文件与资料是否完整、有效。
5.7外来文件的控制
5.7.1总经办应将外来文件登录于"外来文件管制表"，并视类别填写送阅单，在文件上加盖"受控"章，分送给需要部门传阅，按规定时间及时回收。
5.7.2国家法律、法规、行业标准以及可能影响公司整体作业的外来文件，总经办需列册存档。
5.7.3外来文件由责任部门(使用部门)受控使用后，交总经办文控员存档。
5.7.4总经办文控员每年至少全面核查一次被本公司利用的外来文件的版本变化情况，如有版本升级、变更等情况，需填写"外来文件变更报告表"，报请管理者代表批准后获取，并按照5.7.1-5.7.3管理。
5.8文件的对外控制
5.8.1一切文件(含受控文件和非受控文件)须严格遵守《XX公司保密规定》，未经总经理批准不得外发、外传、外借，不得查阅、复制、抄录。
5.8.2经批准可外发的文件，按照5.3.3执行。
6.相关文件
6.1《质量记录控制程序》
6.2《XX公司保密规定》
7.记录
7.1 文件修订申请单
7.2 文件收发登记表
7.3 受控文件清单
7.4 文件记录销毁申请单
7.5 文件留用申请单
7.6 外来文件管制表
7.7外来文件变更报告表
篇2:3C文件和资料控制
3C文件和资料控制
1、目的
对文件的编制、批准、发放、使用、更改、回收、保存、作废和销毁等进行控制，确保相关部门及时得到并使用有效版本。防止误用失效或作废的文件和资料。
2 范围
本程序适用于公司内部质量管理体系有关文件(包括质量手册、程序文件、作业指导文件、质量计划、技术文件等)的控制，以及外来文件和标准的控制与管理。
3 职责
3.1 总经理负责批准、发布《质量手册》。
3.2 质量负责人批准、发布程序文件。
3.3 质检部负责体系文件及部分外来文件的归口管理、控制及对体系文件的定期评审。
3.4 技术开发部负责技术文件及部分外来文件的归口管理、控制。
3.5 办公室负责行政管理文件及部分外来文件的归口管理、控制。
3.6 各部门负责相关文件的编制、使用和保存。
3.7 各部门负责本部门与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。
4 程序
4.1 文件的分类
4.1.1 按文件性质分类
a)质量手册，其中包括形成文件的质量方针和质量目标的声明。
b)为质量管理体系所编制的程序文件。
c)公司为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件，包括质量计划、技术标准、企业标准、作业指导书、工艺规程、检验规程、技术文件等。
d)强制性产品认证工厂质量保证能力要求所要求的记录，包括质量记录、表格等。
e)外来文件包括法律法规、行政文件、国际先进标准、国家标准、行业标准和顾客提供的图样或技术资料等。
4.1.2 按文件载体分类：
a)纸张性文件。
b)非纸张性文件。
4.2 文件的编号
4.2.1 质量手册编号
Q/DQ·RH-QM-****
年代号
连接符
质量手册
连接符
企业缩写
企业标准代号
例如："Q/DQ·RH-QM-20**"表示沈阳市长白电器有限公司发布的《质量手册》是企业标准，发布年代20**年。
4.2.2 程序文件编号
Q/DQ·RH-QP**-****
年代号
连接符
文件序号
程序文件
连接符
企业缩写
企业标准代号
例如：Q/DQ·RH-QP03-20**《文件和资料控制程序》表示沈阳市长白电器有限公司发布的程序文件，对应《质量手册》的第3个文件，发布年代20**年。
4.2.3 质量记录编号
本条详见Q/DQ·RH-QP04-20**《质量记录控制程序》
4.2.4 其他企业标准文件的编号
Q/DQ·RH-□□-**-****
年代号
连接符
序号
连接符
部门代码
连接符
企业缩写
企业标准代号
各部门代码规定如下：
办公室-BG,技术开发部-JS,生产经营部-SC,质检部-ZJ,工装设备部-GZ,物保部-WB,……
例如：Q/DQ·RH-JZ-01-20**《纸箱包装材料检验规程》表示沈阳市长白电器有限公司质检部发布的第1个检验规程，发布年代20**年。
4.2.5 技术图样和文件的编号按国家标准或行业标准及设计文件完整性标准执行。
4.2.6 外来文件编号按各自原来的编号。
4.3 文件的编写和审批
4.3.1 《质量手册》由质检部组织编写，经质量负责人审核，总经理批准。
4.3.2 程序文件由相关部门编写，各归口管理部门部长审核，质量负责人批准。
4.3.3 其他文件分别由相关部门编制，各部门负责人审批，重大项目由质量负责人或总经理批准。
4.3.4 确保文件的正确、清晰、协调、易于识别和检索。
4.4 文件的发放
4.4.1 文件发放时办理登记手续，签字领用，文件的发放、回收要填写"文件发放回收记录"
4.4.2 公司范围内及向审核机构发放的文件为"受控"文件，在封面加盖"受控"印章。向顾客提供的文件为"非受控"文件。
4.4.3 受控文件发放要注明发放编号，按DC01~DC99发放号进行发放，发放编号原则如下：
DC**
序号(从01开始)
文件发放代号
4.4.4 当使用的文件严重破损并影响使用时，应到发放部门办理更换手续，仍沿用原文件分发号，破损文件由质检部收回。
4.4.5 若文件丢失，应向发放部门说明丢失原因，申请补发。补发的文件应给予新的分发号，并注明原文件分发号作废。
4.4.6 提供给认证机构和供方的文件，按内部受控文件处理。
4.5 文件的评审
每年三季度由质检部会同办公室组织使用部门参加，对现有体系文件的适用性、协调性进行评审，必要时进行修订。
4.6 文件的更改与换版
4.6.1 体系文件的更改，由质检部组织实施。填写"文件更改申请通知",经总经理或质量负责人批准后实施。质检部应保留文件更改内容的记录。
4.6.2 其他文件的更改，由相应主管部门填写"文件更改申请通知",经原审核人员审批。若指定其他人员审批时，应获得审批所需依据的有关背景资料。
4.6.3 文件更改时，要按规定做好记录。所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。
4.6.4 文件页数较多，更改页数较少，则仅更改修改之页，更换修改之页后，文件的版本号不变，页/章版号须变更，页/章版号用依次用"A"、"B"、"C"、"D"、"E"表示。
4.6.5 任何页/章的版号更改五次时，即页/章版号为"E"时，要更换版本，重新印发。新版本文件各页/章的版号重新由"A"开始，质量记录表格每更改一次要换版本。
4.6.6 文件更改的方式，如换版、换页、局部修改等，需在"文件更改申请通知"中注明。
4.6.7 非受控文件不需要随受控文件的更改而更改。
4.7 文件的保存及销毁
4.7.1 与质量管理体系相关的文件，应分类存放在干燥、通风、安全的地方。
4.7.2 所有的文件原稿及其"文件发放回收记录"由质检部统一保存。各部门设专人负责保存相关的文件，以方便存取和查阅。
4.7.3 质检部负责编制并及时更新"受控文件清单",以反映版本最新状况。
4.7.4 所有失效或作废文件由相关部门资料员及时从所有发放或使用场所撤出，加盖"作废"印章，确保防止作废文件的非预期使用。
4.7.5 如因法律或其他原因需保留的任何已作废的文件，都应在文件封皮右上角加盖"作废"印章。
4.7.6 对要销毁的作废文件，由相关部门填写"文件销毁申请记录",经质量负责人批准后，由质检部授权相关部门销毁。
4.7.5 作废留用的文件，应办理手续，加标识并单独存放。
4.8 外来文件控制
4.8.1 外来文件由相关部门管理。收到外来文件时，应识别其适用性及版本的有效性，控制分发以确保其有效。
4.8.2 技术开发部负责收集国际、国家和行业标准的最新版本，适时宣贯，并编写或更新"外来文件目录".
4.9 文件管理
确保文件整洁和清晰，任何人不得在受控文件上乱涂画、拆页，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。
4.10 记录
记录是一种特殊的文件，按Q/DQ·RH-QP04-20**《质量记录控制程序》执行。
4.11 非纸张性文件的控制
4.11.1 分类
a)电子文件(即文件贮存在磁盘或光盘上)。
b)胶片文件。
c)音像文件(文件贮存在录音录像带、胶卷或其它数码设备上的声音或图像信息文件)。
4.11.2 要求
a)设计和开发中涉及计算机软件开发平台时，方案评审阶段应对特殊要求提出说明，确定应编制的文档的种类并备案，作为应交付资料的一部分。
b)在不同的设计和开发阶段，技术开发部应检查应交付的文档的正确性、完整性。
c)在产品鉴定前，项目负责人应会同技术开发部对所开发的软件的正确性进行测试，并检查应交付的文档的正确性和完整性。
4.11.3 签署
a)一般应复制成纸张性文件后，进行手签。
b)对不能制成纸张性文件的，在文件审签完成后，由审签人员在纸张性的审批结论上签署。
c)在磁盘上签署。
4.11.4 贮存
a)非纸张性文件应有源盘、拷贝盘。其中原盘存于质检部，拷贝盘提供使用。
b)非纸张性文件应贮存在适宜的环境条件下，如防潮、防尘、防阳光直射、防压、防震、防磁等。
c)胶片文件可复制成纸张性文件进行控制，并妥善保存原件。
4.11.5 更改
a)由设计者或编制者填写"文件更改申请通知",经签署完整后，技术开发部方可接收，并存人磁盘。
b)对零星的更改单，经签署后可暂时更改蓝图或复印图，到一定阶段时集中更改磁盘。
c)磁盘更改由质检部负责，更改完成后绘制白图或底图，交设计者校核无误后，按更改后的磁盘更改相应的磁盘，将原始文件覆盖，作为新版本由质检部存档。
5 相关文件
5.1 Q/DQ·RH-QP04-20**《质量记录控制程序》
6 质量记录
6.1 Q/DQ·RH-QR03-01文件发放回收记录
6.2 Q/DQ·RH-QR03-02文件更改申请通知
6.3 Q/DQ·RH-QR03-03受控文件清单
6.4 Q/DQ·RH-QR03-04文件销毁申请记录
6.5 Q/DQ·RH-QR03-05外来文件清单
6.6 Q/DQ·RH-QR03-06文件借阅、复制记录