材料设备采购程序
1. 目的和范围:
对采购过程及供应商进行控制,确保所采购物资型号、规格、技术参数等符合国家规范以及设计要求,并保证其质量满足公司经营运作与所开发的楼宇档次的要求。适用于工程项目所需的原、辅材料和设备的采购(其中包括甲供、乙供两种形式)以及对供应商的选择、评价和控制。
2. 职责
2.1 总经理和总经理室
2.1.1 副总经理参与重要甲供设备的合同谈判;
2.1.2总经理批准采购合同。
2.2由总经理室、工程材料部、设计研发部、审计核算部、项目经理部和监理单位共同成立采购审查委员会。
2.2.1由工程材料部分门别类准备合格供应商名录,提交采购委员会审查、筛选,采购必须在合格供应商范围内进行。
2.3 工程材料部
2.3.1负责设备、材料信息的收集,建立供应商信息库(材料样品室、供应商档案);
2.3.2 负责物资供应商的评价、选择与控制,并编制《合格供应商名录》,由工程材料部经理批准;负责对合格供应商进行动态考核,至少每年更新一次。
2.3.3 负责审批物资采购计划
2.3.4 负责组织采购物资招标,明确所采购物资的技术标准;
2.3.5 负责草拟采购合同,组织合同谈判(乙供材料除外);
2.3.6 负责监控采购合同的履行状况;
2.3.7 负责验证采购产品的质量、规格和数量(项目部);
2.4 审计核算部
2.4.1 参与物资供应商的选择;
2.4.2 参与甲供物资合同的谈判;
2.4.3 参与采购合同的审核与会签。
2.5 经营销售部
参与对有关售楼书中所承诺的重点材料、设备的规格、档次、功能等项目的招标书审核。
2.6财务计统部
2.6.1 参与物资供应商的选择;
2.6.2 参与甲供物资合同谈判;
2.6.3 参与采购合同的审核与会签。
2.7设计研发部
配合工程材料部对影响建筑外观和使用功能的材料、设备进行确认。
3. 工作程序
3.1 合格供应商选择
3.1.1 供应商能力调查
由工程材料部采购资料员负责收集供应商和厂家提供的营业执照、法人资格、生产许可证、质量鉴定书等资料。进行全面的比较、选择,建立供应商信息库(包括材料样品室、供应商名录、设备材料推荐书等)。
3.1.2 供应商能力评价
评价内容:
A.厂家能力的评价点:资质证书(包括企业质量认证、产品生产许可证、特殊产品认证、产品质量检验证书)产品的技术先进性、生产规模、生产工艺、生产设备、检测手段、业绩、售后服务等。
B.供应商能力评价点:资质证书(包括工商登记营业执照代理或专营证书等)注册资金、代理品牌、经营规模、业绩、信誉、售后服务等。
评价方法:
工程材料部材料经理和设备经理分别根据厂家、供应商评价的侧重点组织相关部门人员以及采购资料员采取以下一种或几种评价方法对供应商进行评价(必要时邀请采购委员会成员参与)。
A.实地考察生产线及公司状况。
B.实地考察产品在建设项目实际应用情况。
C.实地或通过其他方式了解用户对厂家及其产品的使用、服务情况。
D.从行业机构中了解厂家及其产品的市场率及用户反映情况。
E.资质评价:要求供应商提供营业执照、生产许可证。
F.样品评价:要求供应商提供样品,公司对所提供的样品进行检测、评价或试用。
G.业绩评价:对供应商以往提供同类物资的质量状况与信誉,如交验合格率、供货是否及时以及售后服务是否良好等进行评价。
3.1.3 编制合格供应商名录
3.1.3.1公司合格供应商名录中应包含两类:一是公司汇总各方意见后形成的合格供应商;二是针对公司采购的主要设备材料(量大、高价值)确定若干家厂商作为长期合作的战略伙伴。
3.1.3.2工程材料部采购资料员将以上评价结果分类填入《供应商评价表》,对各供应商及其产品进行综合分析、比较、选择出合格的供应商及其产品,列入《合格供应商名录》,同一种物资应有多个合格供应商可供选择。《合格供应商名录》报送公司采购审查委员会审批。
3.2 物资采购
3.2.1 甲供物资的采购验收
甲供物资包括:电梯、空调设备、消防工程设备、冷却塔、水泵、净水设备、自动供水设备、污水处理设备、发电机组、安防监控设备、高低压开关柜、变压器等。
3.2.1.1 《采购产品招标书》的编制
工程开工后工程材料部设备经理依据施工单位经监理单位和项目经理审查确认后报送的《甲供设备进场计划》(甲供设备进场计划必须在设备到场前半年报送到工程材料部)编写《采购产品招标书》。
3.2.1.2 招标、评标、签定合同
A.工程材料部经理根据公司所开发楼宇的档次及采购物资的类别、性能要求,根据《合格供应商名录》对供应商进行选择,(同一设备或材料必须有二家以上的供应商)分发产品招标书;执行《招标管理程序》。
B.收到投标书后工程材料部组织总经理室、研发部、审计部、财务部、项目部、监理单位有关人员对产品的外观、性能、制造工艺、维保服务、使用情况等及供应商的资信、实力、交货期、供应价进行综合评判(必要时到厂家和已使用该产品的项目考察),以开标报告的形式记录评判结果,确定入围供应商。
C.确认入围供应商后,工程材料部协同审计部、财务部、监理单位、总经理室有关人员与入围供应商进行商务谈判并形成会议记录,最后确认供应商。
D.工程材料部组织草签合同,并会同审计部、法律顾问及财务部对合同的准确性、合法性、付款方式的合理性以工作请示单的形式进行审核,经总经理批准后生效。
E.合同生效后,工程材料部资料员将合同原件分发给财务部、供应商,复印件分发给审计部、项目部。项目部资料员将合同复印件传递到监理单位。
3.2.1.3低值易耗零星物资的采购
由项目部经理通过工作请示单进行材料申请,由工程材料部材料员进行询价,经工程材料部、审计部、财务部审核后,报总经理批准即可。
3.2.1.4 验收
执行《施工管理程序》中"3.2.1.2 甲供材料、设备到场管理"的有关程序。
3.2.2 乙供物资的控制
乙供物资包括:钢筋、水泥、砂石、墙砖、面砖、地砖、照明箱、开关、灯具、插座、电线、管材、阀门等。
3.2.2.1 认价、确定品牌
A. 项目经理对监理单位审核过的由施工单位提供的乙供物资(除地材外)采购计划(施工单位按施工合同要求分阶段提交),进行确认,上报工程材料部,工程材料部应及时对材料、设备的品牌和标准进行确定,由工程材料部、审计核算部核定价格,设计研发部配合工程材料部对影响建筑外观和使用功能的材料、设备进行确认。
B 审计部将认价单及时下发到项目经理部,由项目经理部、监理单位、施工单位三方会签确认其中一家供应商。
3.2.2.2 验证
A.项目部经理委托监理公司监督施工单位根据国家规范、设计要求对乙供物资进行外观、性能验收,确认施工单位填写《材料报验单》,合格品批准进场使用。
B.施工单位在安装过程中造成产品损坏问题的由施工单位联系分包商进 行协调、处理。
3.3 合格供应商的评价:
A.工程材料部采购资料员负责建立供应商档案,其中包括:
●《供应商评价表》
●《产品使用情况表》(物业公司提供)
●《合格供应商考核表》
●《项目经理月报》(对材料、设备的评价部分)
B.项目竣工验收交付后,由工程材料部、审计部、财务部有关人员及时采取适当的方式对提供产品的合格供应商进行全面评价一次,填写《合格供应商考核表》并纳入合格供应商档案,评价时主要依据:
●进货检验记录
●采购合同
●产品使用情况表
C.项目交付使用一年后,由工程部材料或设备经理列出需了解的产品目录,由客户服务中心向物业公司收集产品使用情况的评价记录。
D.对考核中达不到规定要求的供应商,取消其合格供应商资格,一年内不得向其采购材料、设备。
4.相关文件
4.1 《施工管理程序》
4.2 《财务管理
制度》
5.相关表单、记录
5.1 供应商评价表
5.2 合格供应商考核
篇2:餐厅原材料采购制度
餐厅原材料采购制度
第一节采购管理的程序
采购业务是保证餐厅为客人提供优质服务的前提，本身由许多环节组成，只有将这些环节紧密连接，才能保证采购工作的顺利进行。
一.先申请再申批、确认采购单，生产部门提出采购要求、采购申请，必须经过分管领导或部门经理批准，采购员根据"采购申请单"的订货要求来制定采购计划。
二.按采购计划和订货单向供货商订货或去市场采购，同时给验收部门一份采购申请单，以备验收核对。
三.组织采购和运输：到货后，将货品交验收部门验收入库，鲜活原料要及时能知厨房办好申领手续及时领走，防止变质，影响食用。对于验收中发现未达到或不符合规格质量要求的原料，要及时与供货商交涉，要求更换、退货、索赔。
四.单据处理：验收部门将货票验证签字后，采购部门再交财务部审核，然后向供货商支付货款。
五.退货：退货是保证采购原料的品质、规格、价格、数量的重要手段，它包括采购部门向供应单位退货和仓储部门、生产部门向采购部门退货。退货的前提是未按合同或采购规格要求采购的商品及变质不能使用的商品。退货时环节不要擅自推卸责任，及时总结经验和教训，减少事故和损失。
第二节采购的指导思想
一.采购工作不能盲目进行，采购工作必须按厨师长和餐厅经理/主管下达的采购单进行。
二.采购的原材料须优质、低价，必须把采购适合客人需要的、低价的食品原材料作为采购的基本目标。采购是为了销售，其最终目的是为了满足客人的消费要求，因此，采购工作的组织必须建立在了解客人要求的基础上，并把餐厅目标市场调研与采购工作紧密地结合起来。客人需要的，成本价格又低;肯定能促进餐的销售;反之，必然导致物资积压或脱销，引起经营混乱。
三.采购部门要配合餐厅楼面部发挥引导消费、发掘潜在利润增长点的作用。
第三节采购的原则
一."勤进快销"原则，这样目的是用较少的资金经销更多的商品，实际是少批量多次采购，可防止库存积压，提高餐厅资金周转率。勤进与快销是互相联系、互为条件的。餐厅企业经营食品种类繁多，客人的消费带有很多的不定性，生产销售的产品保质的时间短，易变质。如果一次进货量太大，短时间内不能销售完就容易引起变质，必然造成浪费，影响经营成本。
"以进促销"的原则，先购进食品原材料组织生产出产品再进行促销活动。
篇3:集团材料采购招投标操作指引
1.目的
规范材料设备采购的招投标流程。
2.适用范围
适用于地区公司的材料设备采购招投标操作。
3.职责
集团工程管理部建材采购中心负责本指引的编制、解释及监督工作，地区公司负责执行。
4.方法与过程控制
4.1.招标
4.1.1.参加投标的供应商必须按《供应商资质审查操作指引》-(XXGC09-01-001)进行资质审查。
4.1.2.参加投标的单位不得少于三家。
4.1.3.采购工作小组应起草标准招标文件，经采购领导小组批准后生效。
4.1.4.招标文件09应包括正文和附件，正文包括：招标内容和范围、项目简介、工期质量要求、付款方式、投标须知、投标截止日期、开标时间和地点、评标办法、违约责任、投标文件格式、特别约定等;附件包括：招标图纸、合同条件等。
4.1.5.对于集团确定的网上招标产品，工程管理部负责在A-HOUSING.COM上填写招标文件，根据《供应商投标资格审批表》-(XXGC09-01-F04)选择投标单位。
4.1.6.采购领导小组指定人员负责在网上审核标书。
4.1.7.标书通过网上审核后，网站将自动向邀请投标单位发出招标通知，工程管理部应督促供应商投标，并解释供应商在投标时提出的疑问。
4.2.定标
4.2.1.HOUSING.COM网站自动在规定的时间开标，工程管理部负责组织采购工作小组召开评标会议。
4.2.2.地区公司工程管理部及成本部分别负责技术标书和经济标书的评审，由工程管理部负责形成评标意见，填写《评标、定标审批表》-(XXGC09-01-F06)报地区公司招标领导小组确定优先中标供应商，领导小组认为有必要时，可以拟定约谈供应商名单，工作小组根据领导小组的意见与供应商约谈，形成约谈记要并填写《评标、定标审批表》-(XXGC09-01-F06)报领导小组最后确认中标供应商。
4.2.3.在A-HOUSING.COM上完成定标操作，上传《评标、定标审批表》-(XXGC09-01-F06)。
4.2.4.工程管理部负责发《中标通知》-(XXGC09-01-F07)及《未中标通知》-(XXGC09-01-F08)。
4.2.5.工程管理部负责管理招标资料(招标文件、投标文件、供应商招标资格审批表、答疑记录、评标定标审批表、会议纪要等)。
4.3.废标
4.3.1.如果出现以下情况：(1)有效投标少于三份;(2)招标产品出现大的设计变更，使投标报价无效，则本次招标为废标，需重新组织招标，否则不得重新招标。
4.3.2.出现废标后，工程管理部应填写《废标审批表》-(XXGC09-01-F05)，经采购领导小组审核，组长批准后方可定为废标。
4.3.3.在A-HOUSING.COM上进行废标操作并上传《废标审批表》-(XXGC09-01-F05)。
4.4.其它
本指引中所指工程管理部、成本管理部在集团统一采购时分别指集团工程管理部建材采购中心、集团财务部成本管理组。
4.5.相关表格
XXGC09-01-F04《供应商投标资格审批表》
XXGC09-01-F05《废标审批表》
XXGC09-01-F06《评标、定标审批表》
XXGC09-01-F07《中标通知》
XXGC09-01-F08《未中标通知》