学校各类文件材料归档范围和保管期限的规定
一、文书档案的归档范围和保管期限
1、本校党政拟订的年度、学期工作计划、总结、目标管理及重要的专题工作总结等—永久;
2、本校党政会议记录及形成决定的重要材料—永久;
3、学校的校史、历史沿革、年鉴、大事记—永久;
4、学校机构建立、撤并、更改校名、启用印章的报告、请示、批复、通知等—永久;
5、本校一年一次编写的组织机构、校历、人员配备、教师任课一览表、全校教职工名单、中高级职称教师、干部名册、三十年教龄名单、学校领导干部名册等—永久;
6、本校关于干部职工录用、大学生分配等介绍信、干部调动有关材料—永久;
7、本校党员名单、教工团员名册、民主党派人员名单、组织关系介绍信及存根—永久;
8、本校干部工资统计年报、学校基本情况年报、学期报表、综合表以及其他一些重要的调查表等材料—永久;
9、本校党总支、党支部、团委改选、委员增补、校级领导班子调整、干部任免的通知、决定等文件材料—永久;
10、本校教职工辞职、退职报告和审批—永久;
11、本校教职工技术职称评聘批复、通知等—永久;
12、本校教职工获市区级以上各类名单批复、通知等文件材料—永久;
13、本校教职工违纪处分报告、调查材料、本人认识及上级机关的批复—永久;
14、教代会计划、总结报告、决议、议案处理、会议记录等材料—永久;
15、同学通讯录、校庆活动形成的文件材料—永久;
16、本校制定的各种规章制度、工作条例、岗位责任制—永久;
17、本校与有关单位签订的各种合同、协议书等材料—永久;
18、本校编辑的能反映职能活动的校报校刊—永久;
19、学校外事活动所形成的重要文件材料—永久;
20、本校负责人在全校性会议上的讲话稿及在上级召开会议上的发言、经验交流材料—永久;
21、上级领导来校视察、督导、检查工作所形成的各种材料—永久;
22、教师论文集及教学经验总结材料、省级以上刊物发表论文—永久;
23、上级对学校各类报告、请示的批复及报告、请示—永久;
24、本校教职工转正定级、调整工资审批表、各类保险缴费账单—长期;
25、上级机关要求学校在较长时间贯彻执行的如何教育体制改革决定、教育工作条例等重要指导工作文件—长期;
26、学校各部门工作计划、总结，学校各项重要活动通知及形成的文件材料—长期;
27、学校处理的重要来信、来访的有关材料—长期;
28、学校党总支各类活动通知及形成的文件材料—长期;
29、学校上报的无批复、未执行或未通过的请示、报告等文件材料—短期;
30、上级机关、党委要求的学校在短期内需要贯彻执行重要文件—短期。
二、教学档案归档范围和期限
1、教导处、政教处、团队工作计划、总结汇报、经验交流、调查材料会议记录、大事记等—永久;
2、学籍册、义教卡—永久;
3、毕业、结业、肄业名册及证书存根—永久;
4、高中毕业生高考名册、成绩及毕业去向—永久;
5、三好生、优秀干部、各种比赛、竞赛获奖名单—永久;
6、学校教学方面规章制度—永久;
7、初高中新生录取名单—长期;
8、学生花名册—长期;
9、学生会干部、团队学生干部名册—长期;
10、高中毕业生报考各级各类学校花名册、毕业登记表及统考成绩—长期;
11、学生学籍变更情况—长期;
12、学生成绩册及各类重大考试成绩统计—长期;
13、试卷分析、教学质量分析—长期;
14、教研组工作计划、总结及活动情况记录—长期;
15、班主任工作计划、总结—长期;
16、教学进度—长期;
17、课程安排、各学期教师任课安排—长期;
18、健康体质测试和学校运动会各项成绩—长期;
19、艺术节及各类专题活动所形成的材料—长期;
20、各种伤亡事故材料—长期;
21、下达给学校的招生计划及学校的招生简章规定—长期;
22、上级教育行政机关关于教学、招生、督导方面及专业文件—长期;
23、专业、学制、班级、课程设置的批示、批复、规定(与学校直接有关有为永久)—长期;
24、校级公开课教案、评课等有关材料—短期;
25、奖学金发放标准及名单—长期;
26、学生家长来信来访及处理结果材料—短期。
三、科技档案归档范围和保管期限
学术活动档案：
1、教育科研课题资料：包括每年度科研课题总览表、申报表、课题实施方案、方案论证表、立项课题批准通知书、课题中期研究活动资料、结题申请表、结题报告、结题重要佐证材料、结题鉴定表等—永久;
2、教育实验基地活动资料：包括活动计划、重要听课记录、研讨活动记录、实验论文、总结、统计资料、调查资料等—永久;
3、重大学术活动资料：包括主要报告(或开幕词)、讲稿、研讨记录(结论)、领导讲话稿、主持人小结(闭幕词)稿等;—永久。
基建档案：
1、可行性研究、任务书：
(1)项目建议书及批复—永久;
(2)设计任务书、计划任务书—永久。
2、设计基础材料：
工程地质、水文地岳、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明等材料—永久。
1、设计文件：
(1)初步设计—永久;
(2)技术设计—永久;
(3)施工图设计—短期;
(4)关键技术试验—永久;
(5)总体规划设计—永久;
(6)设计评价、鉴定及审批—永久。
2、工程管理文件：
(1)征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书—永久;
(2)承包合同、协议书—永久;
(3)施工执照—永久;
(4)环保三同时，消防、卫生等文件，水、暖、电供应协议书—永久;
(5)施工文件—永久。
1、施工文件：
A、土建放工文件：
(1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要—短期;
(2)原材料及构件出厂证明、质量鉴定—长期;
(3)建筑材料试验材料—长期;
(4)设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批—永久;
(5)施工定位测量、地勘察—永久;
(6)土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图—永久;
(7)隐蔽工程验收记录—永久;
(8)工程记录、测试、沉陷、位移、变形观察记录、事故处理报告—永久;
(9)分项、分部、单项工程质量、评定—长期;
(10)交工验收记录证明—长期;
(11)竣工报告、竣工验收报告—永久。
B、设备管线安装施工文件：
(1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要—短期;
(2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批—长期;
(3)施工检验、探勘记录—长期;
(4)隐蔽工程检查验收记录—长期;
(5)强度、密闭性试验报告—长期;
(6)设备调试记录—短期;
(7)施工安装、安装质量检查、评定、事故处理报告—长期;
(8)系统调试、试验记录—长期;
(9)管线标高、位置、坡度测量记录—长期;
(10)中间交工验收记录证明、工程质量评定—长期;
(11)竣工报告、竣工验收报告—长期。
C、电气、仪表安装放工文件：
(1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审—短期;
(2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批—长期;
(3)调试、整定记录—长期;
(4)性能测试、校核—长期;
(5)施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告—长期;
(6)电仪安装交接记录—短期;
(7)中间交工验收记录、工程质量评定—长期;
(8)竣工报告、竣工验收报告—长期。
D、竣工文件：
(1)项目竣工验收报告—永久;
(2)全部竣工图—永久;
(3)项目质量评审材料—永久;
(4)工程现场声像材料—永久;
(5)竣工验收会议决议文件—永久。
E、设备档案：
1、学校购置的价值在800元以上设备的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工人中产生的文字材料—长期。
(1)设备、仪器随机文件，包括维护、使用说明书、合格证、安装图、原理图、易损件图纸、保修卡、装箱单等。
(2)进口设备、贵重设备的报批、报关、检验、索赔及有关合同等材料。
(3)为维修、使用而索取或测绘的图纸等资料。
(4)修理记录
(5)有关部门对设备年检材料
四、会计档案归档范围和保管期限：
1、学校年度财务决算表册—永久;
2、现金日记帐—长期;
3、银行日记帐—长期;
4、银行对帐单—长期;
5、会计总帐、明细帐—短期;
6、会计月报表—短期;
7、会计记收凭证—短期;
8、会计保管清册和销毁册—永久。
五、特种载体档案归档范围和保管期限：
1、上级领导同志来我校视察的照片—永久;
2、全校毕业生毕业纪念照片—永久;
3、学校各项重大活动照片、录像—永久;
4、学校重大教育、教学活动的照片、录像、光盘—永久;
5、学校在市区级以上各项竞赛评比中取得的成果的照片—长期;
6、本校教师自制的多媒体课件—长期;
7、本校工会、共青团、学生会组织的活动产生的照片、录像—长期。
六、业务档案：
1、职务审报表;
2、年度考核表;
3、毕业证书复印件;
4、区级以上荣誉证书复印件;
5、专业技术职称登记表;
6、专业技术职称任免表;
7、教师获奖论文及在各种报刊杂志发表的文章、专著。
七、不归档范围：
1、重复文件;
2、校内各部门互相抄送的文件;
3、全校与有关单位一般性往来文件;
4、无查考利用价值的事务性、临时性文件;
5、一般性文件的历次修改稿;
6、上级机关下发的供参考的文件;
7、非隶属同级机关抄送的不需要办理的文件;
8、与本单位没有直接关系的简报。
篇2:医院财务会计档案立卷、归档、调阅、销毁制度
医院财务管理制度--会计档案立卷、归档、调阅、销毁制度
为了加强对会计档案的科学管理，健全会计档案工作制度，根据中华人民共和国财政部、国家档案局颁发的《会计档案管理办法》的规定，结合本单位的实际情况，特制定本办法：
一、会计档案是指会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计专业材料，它是记录和反映经济业务活动的重要史料的证据。因此必须加强对会计档案的管理，建立和健全会计档案的立卷归档、保管、调阅和销毁等管理制度，切实把会计档案管好。
二、本单位每年形成的会计档案，应由财会部门按照归档要求，负责整理立卷及装订成册。当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由财会部门保管一年，第二年上半年应由财会部门编造清册移交档案室保管。
三、归档范围：
1、会计报表2、会计帐簿3会计凭证
实行会计电算化，年末必须将本年帐套数据软盘备份，每份数据均要备份二份，异地保管在指定的保管柜内。
四、整理方法：
1、分类：一般按年度形成分类，即首先按会计年度分开，然后按"类别名称"将会计档案分为报表、帐簿、凭证三大类。
帐薄：一般是一本为一卷(册)，即一个保管单位。活页帐应抽出空白页，再按会计科目顺序装订成册，并加具帐簿封面。
凭证：按会计凭证的材料形成时间为顺序，连同所附的原始凭证，按日、旬、月的先后整理装订成册，年内连续编号共几册，并填写封面和备注。每册厚度要适中，装订线处要封角并由立卷人、会计主管人员签名或盖章，履行签封手续，以示负责。
报表：按年报、季报、月报、旬报等分别组成保管单位，可按文书立卷要求进行，卷内目录一般填到月或季表类型。
2、组卷：
会计凭证中工资清单签名的一页，应按月、按年归入到当年度的文书档案中去，属长期保管。
3、卷内排列：一般应按会计材料形成时间顺序排列，报表卷内文字材料(如决算说明等)在前，表格在后。
4、编页号：只编有效页号，一页一号，活页空帐页要抽出。
5、装订：应拆除所有金属物，对已损坏的会计材料要进行裱糊，缺少装订线的要加边。
6、拟写案卷题名(标题)：一般应由责任者(即作者)、时间(针对年月)、内容和名称四部分组成。
7、案卷排列与编卷号：应先分报表、帐簿、凭证三大类，再按每类的不同保管期限顺序由长到短排列，一年度一个流水案卷号。
8、编制案卷目录：历年案卷目录分报表、帐簿、凭证装订成三本。
9、归档时间：当年的会计档案、在会计年度终了后，可暂由本单位财会部门保管一年，以方便利用。期满后，原则上应按期将会计档案移交给档案室保管。移交时，财会部门应编制会计档案移交清册(案卷目录)一式两份，交接双方应签字，一份由会计部门留存，一份随会计档案移交。若档案库房限制不能全部接收时，可暂留财会部门保留，但会计部门需编制会计档案案卷目录送档案室存档。
五、保管期限：
1、会计报表：
年报为永久;月报表和季报表为五年。
2、会计帐簿：总帐十五年;现金日记帐二十五年;银行日记帐二十五年;明细帐和辅助帐均为十五年。
3、会计凭证：十五年。
六、会计档案的保管和利用：
1、会计档案实行集中统一管理的原则。
2、对会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管。存放有序，查找方便。同时严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。
3、会计档案应为本单位积极提供利用，也可以为上级单位提供利用。调阅时，要严格办理手续。本单位人员调阅，要经会计主管人员同意;外单位人员借阅，要有调阅单位的正式介绍信，并注明调阅会计档案的内容，经单位领导人和会计主管人员批准后，办理调阅手续。在调阅过程中，只能调阅与调阅内容有关的资料，不能调阅与调阅内容无关的资料。原则上档案原件不得借出，也不得拆散原卷(宗)册。外单位调阅会计档案，要抄录和复制的由会计主管人员签署意见，经本单位领导批准。如有特殊需要，经本单位负责人批准后，提供查阅或者复制，并办理登记手续。各单位应当建立会计档案查阅、复制登记制度，为会计档案的利用提供依据。
七、会计档案的鉴定与销毁：
会计档案保管期满需要销毁,(除未了结的债权债务的原始凭证、涉及房地产权的转让契约外)，由档案室提出销毁意见，会同财会部门共同鉴定，严格审查、编造销毁清册，按不同情况分别报请主管领导或上级主管部门批准后销毁，销毁时应派人监销。销毁后，经销人、监销人、批准人均应销毁清册上签名盖章
篇3:文书档案立卷归档制度
文书档案立卷归档制度
(一)总则
第一条 根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作,特制定本制度。
第二条 归档的文件材料必须按年度立卷,本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料,都要按照本制度的规定,分别立卷归档。
第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。
(二)文件材料的收集管理
第四条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员,负责管理本部门的文件材料,并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。
第五条 凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。
第六条 一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时,必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。
2.本公司召开会议,由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续,档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。
第七条 各部门专(兼)职文书的职责:
1.了解本部门的工作业务,掌握本部门文件材料的归档范围,收集管理本部门的文件材料。
2.认真执行平时归档制度,对本部门承办的文件材料及时收集归卷,每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕,并向档案室办好交接签收手续。
3.承办人员借用文件材料时,应积极地提供利用,做好服务工作,并办理临时借用文件材料登记手续。
(三)归档范围
第八条 重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
第九条 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
第十条 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
第十一条 本公司的请示与上级机关的批复。
第十二条 本公司反映主要职能活动的报告、总结。
第十三条 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
第十四条 信访工作材料。
第十五条 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
第十六条 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
第十七条 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
第十八条 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
(四)平时归卷
第十九条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料,由专(兼)职文书集中统一保管。
第二十条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务,编制平时文件材料归卷使用的"案卷类目"。"案卷类目"的条款必须简明确切,并编上条款号。
第二十一条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料,收集齐全,加以整理,送交本部门专(兼)职文书归卷。
第二十二条 专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料,按照"案卷类目"条款,放入平时保存文件卷夹内"对号入座",并在收发文登记薄上注明。
(五)立卷(案卷质量要求)
第二十三条 为统一立卷规范,保证案卷质量,立卷工作由相关部室兼职档案员配合,档案室文书档案员负责组卷、编目。
第二十四条 案卷质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
第二十五条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第二十六条 在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开,文电应合一立卷;绝密文电单独立卷,少数普通文电如果与绝密文有密切联系,也可随同绝密文电立卷。
第二十七条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年,其它文件的立卷按照有关规定执行。
第二十八条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
第二十九条 卷内文件材料应按非列顺序,依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。
第三十条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。
第三十一条 有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明,也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。
第三十二条 案卷封面,应逐项按规定用毛笔或钢笔书写,字迹要工整、清晰。
第三十三条 案卷的装订和案卷各部分的排列格式:
案卷装订。装订前,卷内文件材料要去掉金属物,对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷,案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
第三十四条 案卷各部分的排列格式:软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表),以案卷号排列次序装入卷盒,置于档案柜内保存。
第三十五条 本制度自印发之日起实施。