文件材料归档制度
一、学校应建立和完善归档制度，做到应归档的文件材料必须完整、准确、系统，不得分散存放在各业务部门。
二、本校在党政管理活动中形成的文件材料，在文件材料告一段落或全部办理完毕后，承办人应该把原稿、正文及有关材料移交文书保存，以便立卷归档。
三、本校教学管理部门在每学年教育教学实践中和教育教学研究中，各在教学活动中形成的全部教学文件材料集中归档。
四、本校在科研中形成的科研课题总览表、申报表、课题实施方案、立项课题批准通知书、课题中期研究活动资料、结题申请表、结题报告、结题鉴定表等都应列入归档范围。
五、本校的基建材料应该在项目立项中就开始进行收集整理，项目竣工验收时完成文件材料的归档。
六、本校设备材料由学校购置的价值在800元以上或虽价值不足但重要的设备整套技术资料，在设备开箱后及时归档。
七、归档要求：
1、凡应归档材料应用规范纸张打印，用蓝、黑钢笔书写，严禁用圆珠笔和铅笔、复写纸，字迹要工整、清晰。
2、立卷要能反映本单位的历史，保持文字之间的相互联系，每份文件的正件与附件、印件与定稿，同一个问题的请示与批复、来文与复文、转发文与被发文放在一起，便于保管、查找和利用。
3、跨年度的请示与批复放在批复年立卷，无批复的请示放在请示年立卷，跨年度的计划放在针对的第一年立卷，跨年度的总结放在针对的最后一年立卷。
4、卷内文件材料应安排列顺序依次编好页码，写好卷内目录、备考表、案卷封面、案卷标题要简明，能正确反映卷内文件内容。
5、卷内文件材料要去掉金属物，破损文件要修复，案卷装订要结实、美观，不影响阅读。
八、归档时间：
1、文书档案按年度组卷，于每年的三月份开始立卷工作，到五月底完成此项工作，移交档案室。
2、教学档案按教学年度立卷，每年十月底前做好上一学年度立卷归档工作，上交档案室。
3、会计档案按会计年度在次年三月底前完成立卷归档案工作，由财务部门保管一年后上交档案室。
4、科技档案在工程竣工验收合格后3个月内立卷归档移交，设备开箱后半个月内移交档案室。
5、教师业务档案以个人为保管单位，随时收集归入档案袋，定期装订。
6、特种载体档案中，其中照片档案在站片冲洗加工后，连同底片由摄影者整理并编写文字说明，兼职档案员及时做好收集工作，于第二年三月底前向档案室归档。录像带和光盘待项目结束后将磁性载体转换成标准格式后半个月内向档案室归档。
篇2:学校各类文件材料归档范围和保管期限的规定
学校各类文件材料归档范围和保管期限的规定
一、文书档案的归档范围和保管期限
1、本校党政拟订的年度、学期工作计划、总结、目标管理及重要的专题工作总结等—永久;
2、本校党政会议记录及形成决定的重要材料—永久;
3、学校的校史、历史沿革、年鉴、大事记—永久;
4、学校机构建立、撤并、更改校名、启用印章的报告、请示、批复、通知等—永久;
5、本校一年一次编写的组织机构、校历、人员配备、教师任课一览表、全校教职工名单、中高级职称教师、干部名册、三十年教龄名单、学校领导干部名册等—永久;
6、本校关于干部职工录用、大学生分配等介绍信、干部调动有关材料—永久;
7、本校党员名单、教工团员名册、民主党派人员名单、组织关系介绍信及存根—永久;
8、本校干部工资统计年报、学校基本情况年报、学期报表、综合表以及其他一些重要的调查表等材料—永久;
9、本校党总支、党支部、团委改选、委员增补、校级领导班子调整、干部任免的通知、决定等文件材料—永久;
10、本校教职工辞职、退职报告和审批—永久;
11、本校教职工技术职称评聘批复、通知等—永久;
12、本校教职工获市区级以上各类名单批复、通知等文件材料—永久;
13、本校教职工违纪处分报告、调查材料、本人认识及上级机关的批复—永久;
14、教代会计划、总结报告、决议、议案处理、会议记录等材料—永久;
15、同学通讯录、校庆活动形成的文件材料—永久;
16、本校制定的各种规章制度、工作条例、岗位责任制—永久;
17、本校与有关单位签订的各种合同、协议书等材料—永久;
18、本校编辑的能反映职能活动的校报校刊—永久;
19、学校外事活动所形成的重要文件材料—永久;
20、本校负责人在全校性会议上的讲话稿及在上级召开会议上的发言、经验交流材料—永久;
21、上级领导来校视察、督导、检查工作所形成的各种材料—永久;
22、教师论文集及教学经验总结材料、省级以上刊物发表论文—永久;
23、上级对学校各类报告、请示的批复及报告、请示—永久;
24、本校教职工转正定级、调整工资审批表、各类保险缴费账单—长期;
25、上级机关要求学校在较长时间贯彻执行的如何教育体制改革决定、教育工作条例等重要指导工作文件—长期;
26、学校各部门工作计划、总结，学校各项重要活动通知及形成的文件材料—长期;
27、学校处理的重要来信、来访的有关材料—长期;
28、学校党总支各类活动通知及形成的文件材料—长期;
29、学校上报的无批复、未执行或未通过的请示、报告等文件材料—短期;
30、上级机关、党委要求的学校在短期内需要贯彻执行重要文件—短期。
二、教学档案归档范围和期限
1、教导处、政教处、团队工作计划、总结汇报、经验交流、调查材料会议记录、大事记等—永久;
2、学籍册、义教卡—永久;
3、毕业、结业、肄业名册及证书存根—永久;
4、高中毕业生高考名册、成绩及毕业去向—永久;
5、三好生、优秀干部、各种比赛、竞赛获奖名单—永久;
6、学校教学方面规章制度—永久;
7、初高中新生录取名单—长期;
8、学生花名册—长期;
9、学生会干部、团队学生干部名册—长期;
10、高中毕业生报考各级各类学校花名册、毕业登记表及统考成绩—长期;
11、学生学籍变更情况—长期;
12、学生成绩册及各类重大考试成绩统计—长期;
13、试卷分析、教学质量分析—长期;
14、教研组工作计划、总结及活动情况记录—长期;
15、班主任工作计划、总结—长期;
16、教学进度—长期;
17、课程安排、各学期教师任课安排—长期;
18、健康体质测试和学校运动会各项成绩—长期;
19、艺术节及各类专题活动所形成的材料—长期;
20、各种伤亡事故材料—长期;
21、下达给学校的招生计划及学校的招生简章规定—长期;
22、上级教育行政机关关于教学、招生、督导方面及专业文件—长期;
23、专业、学制、班级、课程设置的批示、批复、规定(与学校直接有关有为永久)—长期;
24、校级公开课教案、评课等有关材料—短期;
25、奖学金发放标准及名单—长期;
26、学生家长来信来访及处理结果材料—短期。
三、科技档案归档范围和保管期限
学术活动档案：
1、教育科研课题资料：包括每年度科研课题总览表、申报表、课题实施方案、方案论证表、立项课题批准通知书、课题中期研究活动资料、结题申请表、结题报告、结题重要佐证材料、结题鉴定表等—永久;
2、教育实验基地活动资料：包括活动计划、重要听课记录、研讨活动记录、实验论文、总结、统计资料、调查资料等—永久;
3、重大学术活动资料：包括主要报告(或开幕词)、讲稿、研讨记录(结论)、领导讲话稿、主持人小结(闭幕词)稿等;—永久。
基建档案：
1、可行性研究、任务书：
(1)项目建议书及批复—永久;
(2)设计任务书、计划任务书—永久。
2、设计基础材料：
工程地质、水文地岳、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明等材料—永久。
1、设计文件：
(1)初步设计—永久;
(2)技术设计—永久;
(3)施工图设计—短期;
(4)关键技术试验—永久;
(5)总体规划设计—永久;
(6)设计评价、鉴定及审批—永久。
2、工程管理文件：
(1)征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书—永久;
(2)承包合同、协议书—永久;
(3)施工执照—永久;
(4)环保三同时，消防、卫生等文件，水、暖、电供应协议书—永久;
(5)施工文件—永久。
1、施工文件：
A、土建放工文件：
(1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要—短期;
(2)原材料及构件出厂证明、质量鉴定—长期;
(3)建筑材料试验材料—长期;
(4)设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批—永久;
(5)施工定位测量、地勘察—永久;
(6)土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图—永久;
(7)隐蔽工程验收记录—永久;
(8)工程记录、测试、沉陷、位移、变形观察记录、事故处理报告—永久;
(9)分项、分部、单项工程质量、评定—长期;
(10)交工验收记录证明—长期;
(11)竣工报告、竣工验收报告—永久。
B、设备管线安装施工文件：
(1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要—短期;
(2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批—长期;
(3)施工检验、探勘记录—长期;
(4)隐蔽工程检查验收记录—长期;
(5)强度、密闭性试验报告—长期;
(6)设备调试记录—短期;
(7)施工安装、安装质量检查、评定、事故处理报告—长期;
(8)系统调试、试验记录—长期;
(9)管线标高、位置、坡度测量记录—长期;
(10)中间交工验收记录证明、工程质量评定—长期;
(11)竣工报告、竣工验收报告—长期。
C、电气、仪表安装放工文件：
(1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审—短期;
(2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批—长期;
(3)调试、整定记录—长期;
(4)性能测试、校核—长期;
(5)施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告—长期;
(6)电仪安装交接记录—短期;
(7)中间交工验收记录、工程质量评定—长期;
(8)竣工报告、竣工验收报告—长期。
D、竣工文件：
(1)项目竣工验收报告—永久;
(2)全部竣工图—永久;
(3)项目质量评审材料—永久;
(4)工程现场声像材料—永久;
(5)竣工验收会议决议文件—永久。
E、设备档案：
1、学校购置的价值在800元以上设备的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工人中产生的文字材料—长期。
(1)设备、仪器随机文件，包括维护、使用说明书、合格证、安装图、原理图、易损件图纸、保修卡、装箱单等。
(2)进口设备、贵重设备的报批、报关、检验、索赔及有关合同等材料。
(3)为维修、使用而索取或测绘的图纸等资料。
(4)修理记录
(5)有关部门对设备年检材料
四、会计档案归档范围和保管期限：
1、学校年度财务决算表册—永久;
2、现金日记帐—长期;
3、银行日记帐—长期;
4、银行对帐单—长期;
5、会计总帐、明细帐—短期;
6、会计月报表—短期;
7、会计记收凭证—短期;
8、会计保管清册和销毁册—永久。
五、特种载体档案归档范围和保管期限：
1、上级领导同志来我校视察的照片—永久;
2、全校毕业生毕业纪念照片—永久;
3、学校各项重大活动照片、录像—永久;
4、学校重大教育、教学活动的照片、录像、光盘—永久;
5、学校在市区级以上各项竞赛评比中取得的成果的照片—长期;
6、本校教师自制的多媒体课件—长期;
7、本校工会、共青团、学生会组织的活动产生的照片、录像—长期。
六、业务档案：
1、职务审报表;
2、年度考核表;
3、毕业证书复印件;
4、区级以上荣誉证书复印件;
5、专业技术职称登记表;
6、专业技术职称任免表;
7、教师获奖论文及在各种报刊杂志发表的文章、专著。
七、不归档范围：
1、重复文件;
2、校内各部门互相抄送的文件;
3、全校与有关单位一般性往来文件;
4、无查考利用价值的事务性、临时性文件;
5、一般性文件的历次修改稿;
6、上级机关下发的供参考的文件;
7、非隶属同级机关抄送的不需要办理的文件;
8、与本单位没有直接关系的简报。